Cinq dispositions clés que vous devriez avoir dans vos contrats de chaîne d'approvisionnement

Les partenariats intelligents et la gestion des relations sont essentiels à toute stratégie d'approvisionnement, mais le contrat de chaîne d'approvisionnement est ce qui compte lorsque des questions surviennent ou que les choses tournent mal. Les contrats définissent les attentes, guident la résolution des différends et décrivent comment et quand les obligations des parties prennent fin. Bien faire les choses est crucial.

Les dispositions exactes des contrats de chaîne d'approvisionnement varieront en fonction de l'entreprise et de votre secteur d'activité. Mais certaines dispositions qui devraient rarement, voire jamais, être exclues. Voici cinq clauses clés qui devraient être des éléments de base des contrats de la chaîne d'approvisionnement.

1. Protégez vos informations confidentielles et le savoir-faire de l'entreprise. Cela vous aide à maintenir vos avantages concurrentiels. Y parvenir dans la pratique peut être compliqué, car cela nécessite une protection à la fois pratique et contractuelle. Voici les caractéristiques d'une solide protection des informations confidentielles dans un contrat de chaîne d'approvisionnement :

Définissez clairement les informations confidentielles. Assurez-vous de bien détailler exactement ce qui comprend des informations confidentielles dans votre contrat de fournisseur. Pensez à inclure des informations financières, les prix des produits, les projections commerciales, les conceptions, les composites, les moules, les outils, l'équipement, les détails d'autres fournisseurs et tout processus spécialisé, entre autres.

Limiter l'accès à toute information confidentielle. Cette clause doit décrire les mesures pratiques que votre fournisseur doit prendre pour empêcher le personnel (ou toute autre personne, y compris les fournisseurs et sous-traitants tiers) d'accéder à vos informations confidentielles et à votre savoir-faire. Ces étapes peuvent inclure :

• Barrières physiques,
• Accès restreint aux ressources numériques,
• Mesures de sécurité,
• Demander à des tiers d'accepter la clause de confidentialité de votre accord (ou des exigences de confidentialité similaires),
• Affecter la responsabilité du maintien de la confidentialité à un membre particulier de l'équipe du fournisseur, et
• S'assurer que les informations confidentielles seront restituées à la fin du contrat.

Détails à qui appartient toute propriété intellectuelle développée. Votre fournisseur peut développer I.P. tout en travaillant sur votre projet. Le contrat décrivant votre accord doit clairement céder les droits à la propriété intellectuelle. à votre entreprise, si vous souhaitez en revendiquer la propriété.

Décrire les procédures d'audit. Les meilleures pratiques signifient déployer des efforts bien au-delà du libellé du contrat. Vous devriez avoir la possibilité de visiter les sites de vos fournisseurs et d'examiner leurs dossiers pour vous assurer que les mesures requises sont en place et respectées. Votre contrat doit préciser comment et quand ces audits peuvent avoir lieu.

2. Détaillez vos exigences en matière de matériaux et de qualité. Des chaînes d'approvisionnement diversifiées permettent de répondre aux attentes des consommateurs, d'augmenter les bénéfices, d'innover et de rester compétitif. Ils compliquent également la gestion et la garantie de la qualité. Des contrats de fournisseur clairs et concis peuvent aider à atténuer les problèmes de matériaux et de qualité.

L'inclusion d'une clause détaillant les exigences exactes en matière de matériaux peut empêcher les fournisseurs de passer à des matériaux de qualité inférieure. Vous devez décrire le type, la couleur, la forme, la taille, le poids et les sources acceptables des fournitures.

En ce qui concerne les exigences de qualité, votre contrat doit définir une norme minimale ferme de qualité. Vous devez spécifier l'objectif du produit et préciser que les produits livrés doivent être adaptés à l'usage. Tous les tests d'assurance qualité requis doivent être clairs, de même que les conséquences du non-respect des normes requises.

3. Protégez votre I.P. des contrefaçons. La loi sur la propriété intellectuelle dans toute juridiction où vous opérez offre une certaine protection contre les contrefaçons, tant que vous enregistrez votre I.P. là. Cette protection peut être amplifiée par des dispositions sur les dommages-intérêts, qui offrent de fortes incitations aux fournisseurs pour protéger votre propriété intellectuelle, et une disposition pour une injonction immédiate en cas de violation.

Les dispositions sur les dommages-intérêts liquidés indiquent que, lorsque votre I.P. est utilisé à mauvais escient, vendu ou « pris en otage » lors d'un litige ou à la suite de la résiliation du contrat, votre fournisseur sera tenu de vous verser une somme d'argent prédéterminée.

Une disposition d'injonction vous donne la possibilité d'exiger légalement de votre fournisseur qu'il cesse de faire ce qu'il fait qui contrevient aux termes de votre contrat. Dans le cadre de la propriété intellectuelle, votre fournisseur devrait immédiatement cesser de vendre les produits contrefaits.

Les ventes à des tiers non approuvées devraient également être couvertes par la clause de dommages et intérêts. Cela empêche votre fournisseur de vendre des produits excédentaires ou des produits que vous rejetez. Vous pouvez également y parvenir en exigeant de votre fournisseur qu'il fournisse une certification de destruction tierce ou qu'il vous renvoie vos produits.

4. Inclure des conditions pour promouvoir la performance contractuelle. L'importance de clauses de performance soigneusement rédigées dans vos contrats de chaîne d'approvisionnement n'a jamais été aussi évidente que tout au long de la pandémie. Les comparutions devant les tribunaux et la négociation de règlements relatifs à l'inexécution pendant la pandémie se poursuivront pendant des années.

Les dispositions qui favorisent la performance peuvent être bénéfiques dans ces cas. Ceux-ci incluent :

• Garanties de performance d'une société mère,
• Pénalités financières en cas de retard,
• Clauses de résiliation pour non-exécution,
• Clauses de suspension ou de résiliation pour retard d'exécution,
• Dispositions d'entiercement,
• Les obligations de performance, et
• Droits qui permettent à un autre fournisseur d'intervenir là où le fournisseur n'a pas livré.

5. Prévoyez la fin de votre contrat. Les contrats de la chaîne d'approvisionnement doivent décrire les circonstances dans lesquelles les parties peuvent résilier un contrat et ce qui se passe une fois cette résiliation effectuée. Vous devez être clair sur ce qui est dû à qui et quelles mesures doivent être prises avant et après la résiliation.

Des obligations claires dès le départ minimisent le risque de litige. Si une résiliation survient, elle définit des attentes claires pour ce qui va suivre — encore une fois, limitant la portée de tout litige.

Grâce à ces protections contractuelles et à des relations solides et stratégiques avec la chaîne d'approvisionnement, vous pouvez mieux positionner votre entreprise pour réussir à l'avenir.

Hannah Genton est partenaire fondatrice de CGL LLP .