Considérations clés pour la gestion des demandes commerciales liées au COVID-19

Alors que les retombées économiques du COVID-19 continuent d'avoir un impact sur les fabricants et leurs fournisseurs dans le monde entier, de nombreuses entreprises sont confrontées à d'importants obstacles financiers.

Les entreprises confrontées à de telles difficultés rechercheront souvent des moyens d'extraire de la valeur ajoutée ou de réduire les coûts de leur chaîne d'approvisionnement, en particulier lorsqu'il existe un déséquilibre dans le pouvoir de négociation qui favorise le client.

Ces efforts se répartissent généralement en deux catégories :les concessions commerciales et les actions en responsabilité. Cet article examine ces deux catégories et fournit un aperçu général de certaines considérations clés que les fournisseurs doivent garder à l'esprit lorsqu'ils reçoivent de telles demandes de leurs clients.

Concessions commerciales

La première catégorie comprend les demandes — ou, dans certains cas, les demandes — de concessions commerciales. Bien que les conditions commerciales de tout contrat de fourniture soient sujettes à négociation, cet article se concentre sur les demandes de modification d'un accord existant entre les parties, et non sur les discussions pouvant avoir lieu pour de nouveaux contrats ou de nouvelles affaires.

De telles demandes peuvent prendre plusieurs formes. Par exemple, les clients peuvent demander des réductions de prix, des délais de paiement prolongés ou un allègement des obligations d'achat minimum. Bien que ces demandes puissent prendre de nombreuses formes, la caractéristique commune qu'elles partagent toutes est qu'elles modifient le statu quo d'une manière qui profite au client au détriment du fournisseur, que ce soit en réduisant les paiements au fournisseur, ou en déplaçant les coûts ou le risque vers le fournisseur.

Dès réception d'une demande de concession commerciale, les fournisseurs doivent d'abord examiner leurs contrats afin de s'assurer qu'ils comprennent parfaitement les droits et obligations respectifs des parties. Bien que la plupart des contrats ne permettent pas de modifier unilatéralement les conditions commerciales, les dispositions autorisant de telles modifications dans certaines circonstances ne sont pas rares, en particulier dans les cas où le contrat repose sur les conditions générales d'un client.

Si les contrats applicables permettent au client d'apporter unilatéralement la modification demandée à la relation, les options du fournisseur peuvent être limitées. Cependant, ce n'est pas parce qu'un client invoque des dispositions particulières du contrat à l'appui de sa demande que le fournisseur doit le croire sur parole. Le fournisseur doit toujours prendre soin d'examiner le contrat et de confirmer si les dispositions en question soutiennent clairement les droits que le client revendique, ou si le fournisseur a des motifs de contester la réclamation.

Même si le contrat en question ne confère pas au client un droit clair à la concession demandée, cela ne met pas nécessairement fin à la discussion. D'autres considérations et formes d'effet de levier entreront souvent en jeu, car les fournisseurs doivent considérer la « vue d'ensemble » de la relation client. Même si un fournisseur gagne la bataille et résiste avec succès à la demande de concessions du client, le fournisseur peut perdre la guerre proverbiale si son succès finit par lui coûter des affaires sur la route.

Par exemple, dans les situations où le client a la capacité de trouver facilement des ressources pour l'entreprise — que ce soit parce qu'il exerce ses activités dans le cadre d'une série d'accords à court terme ou parce que le contrat offre au client un droit de résiliation anticipée — le client peut être en mesure de remplacer facilement un fournisseur qui n'est pas disposé à respecter les conditions commerciales révisées que ses concurrents pourraient être disposés à offrir. Les fournisseurs de « produits » fongibles peuvent être particulièrement vulnérables à de telles ressources.

Une telle perte d'activité immédiate peut être moins préoccupante pour les fournisseurs dont les produits sont plus difficiles à trouver à court terme, que ce soit en raison des termes du contrat ou en raison d'autres obstacles à l'approvisionnement, tels que les droits de propriété intellectuelle ou les longs délais/ coût élevé de la ressource. Cependant, même les fournisseurs dont les produits sont difficiles à trouver peuvent subir une perte d'activité à moyen ou long terme s'ils tombent en disgrâce auprès d'un client et perdent de nouvelles affaires ou un futur renouvellement de contrat.

En plus du risque de perdre des affaires futures s'ils refusent d'accéder aux demandes des clients, les fournisseurs doivent examiner quels autres problèmes peuvent exister dans la relation et s'il peut les utiliser à son avantage. Par exemple, si le fournisseur fait face à des réclamations potentielles de son client (voir la discussion ci-dessous), il peut être en mesure de négocier un accord sur des concessions commerciales pour une libération de ces réclamations. Alternativement, si le fournisseur soumissionne sur de nouvelles affaires avec le client, le fournisseur peut être en mesure de tirer parti d'un accord sur des concessions commerciales pour obtenir un avantage pour obtenir de nouvelles affaires, comme un droit de dernier refus. Dans les deux cas, une meilleure pratique consiste à s'assurer qu'un tel accord est réduit à un écrit approprié - ne pas compter sur la bonne volonté du client, ou sur un accord ou un accord non écrit. Ces assurances moins tangibles ne sont souvent pas juridiquement exécutoires et manquent de durabilité à mesure que les souvenirs s'estompent et que les employés quittent l'entreprise.

Réclamations des clients

Séparées des demandes de considérations commerciales, il existe des situations dans lesquelles un client peut avoir une réclamation légale affirmative pour une performance défectueuse (ou prétendument défectueuse) basée sur la récupération par le fournisseur. De telles réclamations peuvent prendre diverses formes. Cependant, certains des problèmes les plus courants impliquent souvent des réclamations au titre de la garantie pour des produits défectueux, des retards de livraison ou des pertes de productivité annuelles. Dans des temps meilleurs, les clients ont peut-être passé outre ces problèmes, ou les ont mis en veilleuse, pour la santé de la relation. Cependant, en période de soudure, certains clients peuvent considérer de telles réclamations comme un moyen d'extraire des dollars supplémentaires de leurs fournisseurs et d'améliorer leurs propres résultats. De tels problèmes peuvent être particulièrement préoccupants lorsqu'ils sont motivés par les directeurs des achats ou les cadres du client qui peuvent être confrontés à des pressions internes pour renforcer leurs mesures personnelles pour le trimestre ou l'année.

Les efforts d'un client pour poursuivre de telles réclamations historiques peuvent impliquer des problèmes supplémentaires qui peuvent ne pas être présents lors du traitement d'autres réclamations invoquées plus rapidement. Par exemple, les fournisseurs peuvent être entravés dans leur capacité à se défendre contre de telles réclamations en raison de la difficulté accrue à recueillir les informations nécessaires. Avec le temps, les souvenirs s'estompent, les employés passent à autre chose et les documents peuvent ne plus être disponibles. Bien que ces mêmes problèmes puissent également avoir un impact sur les informations disponibles pour le client afin d'étayer sa réclamation, ils peuvent être particulièrement aigus pour un fournisseur essayant d'établir pourquoi il n'est pas légalement responsable d'un produit qui peut s'être cassé ou autrement échoué, pendant l'utilisation.

Cependant, tous les problèmes qui surviennent dans le cadre d'une ancienne réclamation ne présentent pas un inconvénient pour le fournisseur. Reconnaissant les difficultés qui peuvent exister lors de la défense contre de telles réclamations, la loi offre souvent aux fournisseurs des défenses juridiques supplémentaires. Par exemple, dans le cas de contrats impliquant la vente de marchandises, l'article 2-607 du Uniform Commercial Code (qui a été promulgué dans les 50 États) exige que les acheteurs notifient les réclamations pour violation « dans un délai raisonnable » après avoir découvert la violation, ou bien renoncer à tout recours auquel il aurait pu autrement avoir droit. Bien que ce qui constitue un « délai raisonnable » pour donner un avis soit sujet à controverse, si un client n'a pas donné un avis adéquat de la violation lorsqu'un problème s'est produit pour la première fois, les fournisseurs peuvent être en mesure de faire valoir que le client ne peut pas maintenant poursuivre sa réclamation.

En plus des exigences de notification, la plupart des juridictions imposent un délai de prescription qui exige que les réclamations soient déposées dans un délai particulier, que la notification ait été donnée ou non lorsque le problème est survenu pour la première fois. Le délai imparti en vertu du délai de prescription applicable varie considérablement en fonction de la juridiction et du type de réclamation. Cependant, dans le cas des contrats de vente de biens régis par le Uniform Commercial Code, le délai de prescription sera généralement de quatre ans.

En plus des défenses juridiques, il peut y avoir des problèmes supplémentaires, moins tangibles, qui profitent au fournisseur. Bien qu'il ne s'agisse en aucun cas d'une règle absolue, les affirmations historiques peuvent souvent être d'un mérite incertain. En termes simples, la plupart des réclamations dans lesquelles la responsabilité du fournisseur est claire sont résolues dans le cours des affaires et ne restent pas sur l'étagère pendant des années avant d'être soulevées. En plus des mérites, les fournisseurs doivent tenir compte des motivations du client. Si la motivation principale d'un client pour faire valoir une réclamation semble être basée sur un effort pour améliorer les performances financières, le fournisseur peut être en mesure de résoudre la réclamation avec une remise plus importante s'il est prêt à résoudre la réclamation rapidement.

Tous les litiges doivent être traités à la lumière des contrats et des circonstances spécifiques en cause. Cependant, les problèmes présentés dans cet article représentent des considérations clés que les fournisseurs et les clients doivent prendre en compte lorsqu'ils tentent de gérer l'impact de COVID-19 sur leurs relations commerciales.

Nicholas Ellis est avocat chez Foley &Lardner LLP.