Maîtriser la conformité UID : 3 règles essentielles que tout fournisseur DoD doit suivre

Le Département de la Défense des États-Unis (DoD) exige un système de marquage particulier pour tous les équipements et pièces. Ce code d'identification unique est requis pour le suivi des produits et est connu dans l'industrie militaire sous le nom de marquage UID. La norme militaire 130 (MIL-STD-130) établit des directives pour les individus et les entreprises pour le marquage UID. De plus, le MIL-STD-130N Change 1 définit l'UID comme « un système d'établissement d'identifiants globalement uniques et non ambigus au sein du Département de la Défense, qui servent à distinguer une entité ou relation discrète d'autres entités ou relations semblables ou différentes. »
Spécifiquement, le MIL-STD-130 exige que les entrepreneurs et sous-traitants militaires apposent des étiquettes d'identification unique (UID) sur leurs équipements. Le programme UID exige que des numéros uniques soient attribués aux équipements tangibles appartenant au gouvernement et achetés par le gouvernement, comme établi par les règles et directives de la norme militaire. Le numéro doit être appliqué sur ou directement marqué sur l'actif pour son cycle de vie. Ce numéro est l'identifiant unique d'article (UII), et il est conçu pour être globalement unique.
Les étiquettes UID doivent satisfaire une large gamme d'applications, et plusieurs règles doivent être respectées pour la conformité UID. Nous mettons en évidence trois de ces règles clés :

1. Savoir quels articles nécessitent l'UID
2. Se familiariser avec les exigences des étiquettes UID
3. Savoir comment maintenir les étiquettes UID lisibles

Continuez à lire pour en savoir plus sur les règles clés pour la conformité UID.

1. Savoir quels articles nécessitent l'UID

La meilleure façon d'atteindre la conformité UID est de savoir quels articles nécessitent le marquage UID .

• L'UID est requis par le DoD pour tous les équipements avec un coût d'acquisition supérieur à 5 000 $
• L'UID est requis pour les équipements critiques pour la mission, contrôlés, à contrôle de série ou consommables
• Tous les entrepreneurs pour l'US DoD doivent appliquer une étiquette UID sur tous les articles tangibles vendus à l'armée américaine

Pour les fournisseurs de l'US DoD avec une clause de contrat se référant à DFARS 252.211-7003 et l'identification et l'évaluation des articles, il y a d'autres exigences spécifiques. Premièrement, une étiquette UID doit être placée sur les produits qui coûtent 5 000 $ ou plus. Les étiquettes UID sont également requises sur les articles gérés par un numéro de série, considérés comme critiques pour la mission, faisant partie d'un inventaire contrôlé, et qui sont un matériau ou consommable nécessitant une identification permanente.

2. Se familiariser avec les exigences des étiquettes UID

Le MIL-STD-130 exige que toutes les étiquettes UID comportent un UII encodé dans un code-barres 2D Data Matrix en plus des informations de suivi de produit lisibles par l'homme. La matrice contient des données qui sont scannées et interprétées en trois parties : code d'entité commerciale et gouvernementale (CAGE), numéro de série et numéro de pièce. Ensemble, ces trois parties créent l'UID sérialisé unique que le DoD utilise pour la gestion du cycle de vie de ses articles. La technologie requise utilisée pour marquer les articles afin de les rendre lisibles par machine, ou scannables, est le symbole 2D Data Matrix ECC 200. Il convient de noter que les articles, étiquettes et plaques de données peuvent être marqués directement avec le code de matrice de données 2D pour la conformité UID, et la matrice peut être encodée par marquage laser, gravure chimique, micro-percussion ou jet d'encre.
Tous les produits finis vendus à l'US DoD doivent répondre à cette exigence, tout comme tous les actifs intégrés dans les produits. L'UII sur chaque étiquette UID doit être capable d'être scanné et d'avoir ses informations stockées dans le Registre IUID, une base de données centrale maintenue par le DoD. De plus, toutes les étiquettes UID doivent rester attachées de manière permanente à ces produits tout au long de leur durée de vie.
Pour vous aider à vous familiariser avec les exigences des étiquettes UID, nous soulignons certaines des exigences générales du MIL-STD-130N :

4.1 Méthodes d'application – Le marquage requis doit être appliqué sur une plaque d'identification, bande d'identification, étiquette d'identification, ou label d'identification solidement fixé à l'article, ou doit être appliqué directement sur la surface de l'article et se conformer à 4.2, 4.3, 4.5., et 4.7.

4.2 Emplacement, taille et contenu – Dans la mesure du possible, l'emplacement du marquage sur les articles doit garantir sa lisibilité pendant l'utilisation normale. La taille du marquage doit satisfaire aux exigences de lisibilité de 4.3.

4.3 Permanence et Lisibilité – La lisibilité est requise pour la lecture humaine. La hauteur de caractère minimale recommandée pour le texte lisible par l'homme est de 0,2 cm, 0,08 pouces, ou 5,76 pts.

4.4 Plaques d'identification, étiquettes d'identification et bandes d'identification – Les plaques, étiquettes et bandes d'identification en métal et plastique rigide, et leurs dispositions de fixation doivent se conformer aux exigences de MIL-DTL-15024, MIL-DTL-19834, ou GG-P-455 selon le cas.

4.7 Type de lettrage – Les lettres doivent être en majuscules dans une police sans empattement, et les chiffres doivent être arabes, sauf lorsque des chiffres romains sont utilisés pour la désignation de type selon les spécifications ou normes applicables. La génération de caractères par des processus automatisés est préférée.

 

3. Savoir comment maintenir les étiquettes UID lisibles

Pour rester conforme, vos étiquettes et marques UID doivent rester lisibles tout au long du cycle de vie de l'actif. Exigence générale 4.3 du MIL-STD-130N, Permanence et Lisibilité :

Le marquage direct sur pièce et les plaques d'identification, bandes d'identification, étiquettes d'identification ou labels d'identification utilisés doivent être aussi permanents que l'espérance de vie normale de l'article et être capables de résister aux tests environnementaux et procédures de nettoyage spécifiés pour l'article auquel ils sont fixés. La méthode de marquage appropriée doit être sélectionnée pour garantir que la marque résistera aux processus de reconstruction spécifiés (voir 4.3.a pour exception).

Lors de l'achat de vos étiquettes UID, assurez-vous qu'elles sont durables et du type approprié pour les conditions dans lesquelles votre actif sera utilisé. Les bonnes étiquettes durables resteront lisibles et vous aideront à rester conforme. Les options incluent, sans s'y limiter, les étiquettes UID en aluminium anodisé photosensible, les étiquettes UID en feuille flexible, les étiquettes UID tactiques, les étiquettes conçues pour résister à l'abrasion extrême de sable ou gravier, et les étiquettes résistant à la peinture ou au contact avec des acides forts ou des caustiques.
L'industrie de la défense doit se préoccuper du système de code d'identification unique pour tous les équipements et pièces. Le marquage UID peut être déroutant, et les entreprises veulent rester en conformité. Ainsi, vous devriez savoir quels articles nécessitent l'UID, vous familiariser avec les exigences des étiquettes UID, et maintenir les étiquettes UID lisibles tout au long du cycle de vie de l'actif.
Images via Flickr par The National Guard et DVIDSHUB