Trois raisons de passer à la facturation électronique

Les processus de la chaîne d'approvisionnement devenant de plus en plus automatisés, de nombreuses organisations envisagent de numériser le cycle de la commande à l'encaissement. Le processus est souvent divisé en trois étapes de numérisation :l'approvisionnement, la réception des marchandises, et la facture et le paiement entrants.

De nombreuses entreprises ont commencé le voyage, mais ralentissent leurs efforts pour le terminer. Des mandants concurrents rendent difficile le changement organisationnel. Il n'est pas rare d'avoir trois ou quatre vice-présidents seniors ou cadres de niveau C impliqués dans l'initiative.

Les efforts bloqués en matière de numérisation sont souvent enracinés dans des priorités contradictoires. Une entreprise peut mettre davantage l'accent sur la croissance des revenus que sur l'optimisation des flux de trésorerie ou la réduction des dépenses globales. Mais pour ceux qui poursuivent les deux derniers objectifs, la facturation électronique peut offrir des avantages considérables.

La réception d'une facture papier est problématique. Il arrive souvent dans une variété de formats, tels que des fichiers PDF envoyés par courrier électronique, des télécopies ou des feuilles de papier envoyées par la poste. L'acte d'entrer les informations dans un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) peut être coûteux, long et sujet aux erreurs. En revanche, le transfert des données d'une facture numérique via EDI ou XML vers l'ERP élimine le besoin d'interaction humaine, évite les erreurs de saisie et accélère l'approbation et le paiement des factures.

Il y a trois autres avantages importants à obtenir une fois qu'une facture entrante a été numérisée :

Possibilité de profiter des remises des fournisseurs. Les entreprises qui profitent des remises des fournisseurs peuvent accélérer leurs flux de trésorerie et réduire leurs dépenses d'exploitation. Mais beaucoup ne peuvent pas le faire car le processus d'introduction de la facture dans l'ERP, puis d'approbation, prend beaucoup de temps. La numérisation des factures entrantes accélère le processus de saisie et nettoie les mauvaises données. L'effort élimine la possibilité qu'un ERP rejette une facture car elle n'a pas de numéro d'identification unique et ne peut pas être traitée dans certains délais.

Automatisation du rapprochement des factures. La plupart des systèmes ERP ont la capacité d'automatiser la correspondance à deux ou trois voies une fois les données numérisées. Mais ceux qui ont plusieurs systèmes sont souvent incapables d'automatiser l'échange de données entre les systèmes internes. Les entreprises qui n'ont pas investi dans un ERP et qui utilisent toujours un logiciel de comptabilité auront du mal à numériser le processus de rapprochement.

La bonne nouvelle est qu'un processus de commande à l'encaissement numérisé, utilisant une société d'intégration dans le cloud, peut fournir une correspondance automatisée à deux ou trois voies dans le cloud, sans avoir besoin de s'appuyer sur un ERP pour cette fonction. Une correspondance à deux facteurs peut comparer la facture à la commande d'achat, tandis qu'une correspondance à trois facteurs ajoute la réception des marchandises. Tout écart de quantité ou de produit peut être rapidement identifié et mis en évidence avant le paiement. Par conséquent, les entreprises ne paient pas pour les factures « invalides ».

Réduction des dépenses de main-d'œuvre. En plus des dépenses liées à la saisie d'une facture dans un ERP ou un système comptable, il existe des coûts cachés associés aux fournisseurs qui recherchent le statut d'approbation et de paiement de la facture. Il n'est pas rare de recevoir plusieurs appels téléphoniques d'un fournisseur pour le paiement d'une seule facture. Si le processus est numérisé, il est plus facile de produire des tableaux de bord spécifiques aux fournisseurs qui indiquent le statut de la facture et la date de paiement. De tels tableaux de bord numériques éliminent le coût caché de la communication avec les fournisseurs sur un processus qui leur est généralement caché.

La numérisation du processus de facturation entrante offre une multitude d'avantages potentiels, certains évidents et d'autres pas pleinement appréciés. Si la réduction des dépenses, l'optimisation des flux de trésorerie et l'amélioration du processus de commande à l'encaissement sont importantes pour votre entreprise, envisagez de numériser vos factures entrantes.

Steve Scala est vice-président exécutif du développement d'entreprise chez DiCentral, un fournisseur mondial de services gérés d'intégration interentreprises (B2Bi).