Avantages d'un modèle d'exploitation d'automatisation (Partie 1)

Note de l'éditeur : Cet article est le premier d'une série en trois parties.

Lorsque je parle avec des clients, on me demande souvent des conseils pratiques sur la façon de progresser rapidement et avec succès dans les premières étapes de l'exploitation de l'automatisation des processus robotiques (RPA). Les dirigeants qui cherchent à opérer à grande échelle (là où les avantages à l'échelle de l'entreprise sont les plus importants) se posent généralement ces trois questions :

• "Comment démarrer sur la bonne voie pour évoluer rapidement ?"

• "De quelles ressources aurons-nous besoin pour être autonome ?"

• "Comment devrions-nous nous organiser pour réussir avec l'automatisation ?"

Pour que les organisations obtiennent les avantages attendus de leurs programmes d'automatisation, il est important d'avoir une stratégie pour chacune des questions ci-dessus. Ces questions, et bien d'autres, trouvent finalement une réponse grâce à un modèle d'exploitation d'automatisation qui est unique à chaque organisation.

En termes simples, pour faire évoluer efficacement l'automatisation, vous avez besoin d'un modèle d'exploitation d'automatisation (ne vous inquiétez pas, je vais expliquer ce que cela signifie et comment le faire dans cette série de blogs).

Le modèle opérationnel d'automatisation fournit une vue complète des décisions de gestion de programme à prendre, telles que les rôles et les responsabilités, la gouvernance et la gestion de l'infrastructure.

Nous examinerons quelques-unes de ces décisions importantes lorsque vous créerez votre propre modèle d'exploitation d'automatisation unique dans cette série en trois parties. La première partie (cet article) présentera quatre étapes par lesquelles de nombreuses organisations progressent pour atteindre l'automatisation à grande échelle et explorera la question « par où commencer ». Les deuxième et troisième parties de cette série examineront chaque étape plus en détail afin d'examiner les ressources, le parrainage de la direction et la justification du financement nécessaires à mesure que le modèle d'exploitation de l'automatisation mûrit.

Commencer à évoluer :les quatre étapes d'automatisation

La plupart des organisations passeront par quatre étapes sur la voie d'une mise à l'échelle réussie de l'automatisation (comme indiqué dans le diagramme ci-dessous). Au fur et à mesure que le programme d'automatisation d'une entreprise franchit ces étapes, le sponsor exécutif, les sources du pipeline d'automatisation et la justification du financement changeront tous. En conséquence, la portée du modèle d'exploitation de l'automatisation va mûrir.

Étape 1 – Prouver

Au stade de la preuve, les processus initiaux identifiés pour l'automatisation commencent à prouver la technologie d'automatisation et à développer un sponsor pour la valeur. Il s'agit généralement d'un seul service avec moins de 10 robots logiciels, car les processus initiaux sont destinés à garantir que la RPA "fonctionne" dans leur environnement spécifique. Certaines organisations peuvent prendre jusqu'à trois mois dans cette phase, tandis que d'autres passent par un projet pilote beaucoup plus rapidement (parfois en quelques semaines).

Étape 2 – Établir

Dans cette étape d'automatisation, l'accent est mis sur la production et la livraison de plusieurs processus, généralement au sein d'une seule unité commerciale. Cette étape peut prendre de trois à six mois. Il peut y avoir un risque de stagnation à ce stade si le pipeline d'automatisation provient principalement d'une unité commerciale et que la sensibilisation à la RPA est limitée dans toute l'entreprise. De plus, si le responsable de l'unité commerciale ne définit pas et ne tient pas l'organisation responsable de découvrir et de fournir un résultat commercial important avec l'automatisation, il devient difficile de démontrer le potentiel.

Le modèle opérationnel d'automatisation de chaque organisation passera par des itérations pour aboutir à la bonne approche des éléments clés, tels que la structure organisationnelle, la stratégie d'admission, la gouvernance, les contrôles des risques et la gestion du changement.

Étape 3 :Développer

À ce stade, le modèle opérationnel d'automatisation est entièrement défini et définit une approche standardisée pour intégrer des unités commerciales supplémentaires. Cette étape peut durer un à trois ans, car tous les avantages de la RPA sont compris aux niveaux supérieurs et plusieurs secteurs d'activité s'engagent à automatiser à grande échelle. Au stade de l'expansion, les indicateurs de performance clés (KPI) sont bien définis et mesurés.

Étant donné que les développeurs du centre d'excellence en automatisation (CoE) se concentreront sur les opportunités à haut retour sur investissement, il devient clair que pour traiter de nombreuses opportunités d'automatisation simples, au niveau de l'équipe et personnalisées, l'organisation doit améliorer les compétences de ses employés. L'amélioration des compétences du personnel consiste à aider certains employés à devenir des développeurs citoyens afin de créer des automatisations pour leurs équipes, leurs services ou pour eux-mêmes.

Approfondir : Votre organisation est-elle prête à répondre à son besoin croissant de compétences en automatisation ?

Étape 4 - Échelle

À ce stade, le CoE est en mesure de produire des automatisations sophistiquées en utilisant une combinaison de technologies pour répondre aux besoins des clients dans toute l'organisation. L'idée d'un « robot pour chaque personne » s'est imposée et des champions commerciaux sont répartis dans toute l'entreprise pour soutenir l'adoption de la RPA. Les développeurs citoyens proposent une automatisation ascendante des tâches dirigée par les employés et des processus plus simples. Au stade de la mise à l'échelle, le sponsor exécutif est un PDG ou un directeur financier (CFO) et la RPA est désormais un pilier des programmes globaux de transformation numérique.

Ces premières étapes, du début à la mise à l'échelle, sont les points d'inflexion critiques lorsque la portée de l'automatisation passe du service à l'ensemble de l'organisation dans le modèle de maturité « l'automatisation d'abord » (illustré ci-dessous).

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Passons maintenant à la question "comment commencer ?"

Commencer sur la bonne voie (pour pouvoir rapidement faire évoluer l'automatisation)

Nous avons déjà écrit sur l'identification des bons processus à automatiser, donc l'accent est mis ici sur la création d'une feuille de route pluriannuelle en engageant le plus large éventail d'employés avec un processus transparent pour hiérarchiser les automatisations potentielles. Il est important que cet élément d'« apport de processus » d'un modèle d'exploitation d'automatisation soit personnalisé pour que votre organisation respecte votre culture et votre approche du calcul du retour sur investissement (ROI).

L'admission au processus d'automatisation est l'approche spécifique que votre organisation adoptera pour découvrir et hiérarchiser les candidats à l'automatisation. Pour votre programme d'admission de processus d'automatisation, vous voudrez considérer :

• Engagement commercial  :À quel niveau de l'entreprise êtes-vous en mesure de trouver des idées d'automatisation ?

• Priorité  :Quel système de classement utiliserez-vous pour choisir un candidat à l'automatisation plutôt qu'un autre ? Comment chaque opportunité aide-t-elle à atteindre les objectifs de résultats commerciaux descendants ?

• Arriéré  :Combien d'opportunités d'automatisation ont été soumises mais pas évaluées ?

• Débit  :Combien de temps faut-il pour qu'une idée d'automatisation soumise soit évaluée, développée et déployée ?

• Désabonnement  :À quelle fréquence les idées d'automatisation sont-elles évaluées mais ne sont finalement pas avancées pour le développement ?

• Automatisations sélectionnées par le CoE ou pilotées par les employés  :Combien d'opportunités ne se classent pas assez haut par rapport aux objectifs pour être priorisées pour l'automatisation par le CoE ? Comment ces problèmes commerciaux seront-ils résolus (c'est-à-dire le développement des citoyens) ?

Vous n'avez pas à comprendre comment accomplir les éléments ci-dessus par vous-même. Avec un outil comme UiPath Automation Hub , vous pouvez "externaliser, hiérarchiser et gérer les idées RPA, ainsi que valider et partager des automatisations citoyennes".

L'objectif est de pouvoir créer des feuilles de route d'automatisation pluriannuelles pour la plupart des départements de l'organisation. L'approche évolue généralement à travers les quatre étapes décrites précédemment dans cet article.

La plupart des organisations commençant par la RPA passeront avec succès par une étape de test pour tester la technologie avec un groupe initial de personnes qui avaient un ensemble spécifique de cas d'utilisation au sein d'un département et plaideront pour l'expansion. Cependant, une fois que les premiers résultats sont positifs et que le potentiel infini de l'automatisation peut être évident, il existe toujours un risque de stagnation ou d'échec (comme illustré dans le graphique ci-dessous).

Pour rester sur la ligne d'accélération de l'automatisation dans le graphique ci-dessus, les organisations utilisent généralement deux approches pour créer un pipeline d'automatisation robuste :

1. Une approche descendante qui guide la priorité du CoE pour les robots sans surveillance. Dans ce modèle, les cadres et les équipes de transformation de l'entreprise ont généralement des projets de transformation majeurs qui définissent les priorités pour l'intégration de l'automatisation dans le CoE. La découverte de l'automatisation descendante peut également être soutenue par UiPath Process Mining ou des experts en la matière (PME) pour comprendre le nombre d'étapes manuelles dans un processus, les solutions de contournement et le nombre d'exceptions à un processus.

2. Une approche ascendante qui donne aux employés le pouvoir de soumettre et d'auto-évaluer des idées d'automates à livrer par le CoE ou via leur propre assistant numérique en utilisant l'automatisation assistée. Ces automatisations pilotées par les employés sont importantes lorsque la découverte d'automatisation descendante ne suffit pas pour faire évoluer la RPA, car un centre d'excellence centralisé ne peut pas développer seul toutes les automatisations requises.

Note de l'éditeur : Si vous n'êtes pas familier avec robots surveillés et non surveillés , cette courte vidéo explique la différence :

Dans l'approche ascendante, les employés individuels documentent un processus à l'aide d'un outil tel que UiPath Task Capture et soumettent leurs idées pour qu'elles soient développées par des développeurs RPA via des outils tels que UiPath Automation Hub.

Article connexe : Un robot pour chaque personne :la prochaine vague de productivité personnelle

Un client récent démontre comment une mise à l'échelle rapide peut avoir un effet considérable sur l'entreprise. Ce fabricant de haute technologie avait une exposition limitée à la RPA mais souhaitait doubler ses revenus tout en maintenant un effectif relativement stable. Pour réaliser l'aspiration à la croissance des revenus, ils ont considéré la RPA comme un moyen de contrôler les dépenses d'exploitation dans les fonctions commerciales, générales et administratives tout en augmentant considérablement les investissements dans la recherche et le développement.

Le client utilise la RPA comme base de son programme de perfectionnement numérique pour des carrières à l'épreuve du temps. Quelques mois seulement après avoir développé leur modèle d'exploitation d'automatisation, ils opèrent désormais à grande échelle et automatisent plus de 30 nouveaux processus chaque mois. Ils ont réalisé un investissement considérable dans la prise en charge des processus en organisant plus de 40 ateliers avec des employés du monde entier, ce qui a abouti à un pipeline approuvé de 200 automatisations qui devraient permettre d'économiser plus de 250 000 heures de travail manuel.

De plus, en investissant tôt dans un modèle opérationnel d'automatisation, le directeur financier a désormais confiance dans la rigueur des bots logiciels pour prendre en charge 70% des fonctions qui relevaient auparavant d'un sous-traitant de processus métier (BPO). Cela donne à l'équipe financière plus de contrôle sur l'amélioration des mesures financières, telles que l'encours quotidien des ventes, pour stimuler la création de valeur.

Dans la deuxième partie de cette série, nous nous concentrerons sur le prochain élément critique qui consiste à disposer des bonnes ressources et du parrainage de la direction pour évoluer.

La troisième partie de cette série rassemblera tous les éléments du programme sous un modèle opérationnel d'automatisation pour répondre à la question "comment devrions-nous nous organiser pour réussir ?". Restez à l'écoute pour ces prochains articles !