Seul à la maison :Guide de survie du travail à distance (Partie 1)

D'accord, à moins que vous n'ayez vécu complètement hors réseau ces derniers mois, vous saurez qu'il est fort probable que vous travaillerez à domicile dans un avenir prévisible. Cependant, votre expérience de travail à domicile est également très susceptible d'avoir des résultats mitigés, en fonction des outils de collaboration et de l'infrastructure d'entreprise fournis. Cet article fait partie d'une série sur la façon dont vous pouvez tirer le meilleur parti de cette situation, ce qui, espérons-le, contribuera à ouvrir la voie à une méthode de travail plus flexible, une fois la situation actuelle passée.

Si votre entreprise est déjà passée à une solution entièrement basée sur le cloud, telle que Teams et Office365, vous êtes chez vous et au sec. Ici, tout, les fichiers, les programmes, les données, les outils et tout ce dont vous aurez besoin sont dans le cloud. Tant que vous avez une connexion Internet, que ce soit à la maison, dans le train, au café, vous pouvez vous connecter et travailler comme vous le faites normalement, ce qui signifie que c'est comme d'habitude.

L'une des exigences clés pour toute solution basée sur le cloud est la connectivité. La plupart d'entre nous seront à la maison, que ce soit en utilisant notre connexion haut débit à domicile ou un point d'accès sans fil pour téléphone portable. Dans la plupart des cas, le travail à distance n'aura pas les mêmes défis que le travail sur le réseau interne d'entreprise basé sur MPLS. Lorsque vous travaillez à domicile, votre connexion est directe via Internet, évitant les pare-feu d'entreprise, les serveurs DNS, le point de rupture et toute latence géographique liée au locataire. Avoir une connexion directe signifie que vous pouvez en fait bénéficier de meilleures performances à la maison (à moins que votre connexion à domicile ne soit très lente) que ce à quoi vous pourriez être habitué au bureau.

Cependant, vous pouvez constater que même si vous exécutez un outil de collaboration basé sur le cloud, certaines de vos données et programmes clés peuvent toujours être stockés sur des serveurs de fichiers ou des partages de fichiers internes. L'accès à ceux-ci ne peut se faire que via une connexion VPN et vous aurez besoin d'un jeton (un jeton matériel qui ressemble à un porte-clés ou un jeton logiciel à une application sur votre smartphone) pour vous aider à vous authentifier lors de la connexion. Bien que sécurisé, cela peut être fastidieux, mais vous pouvez contourner ce problème. Le moyen le plus simple consiste à déplacer vos fichiers clés vers OneDrive (autre solution de stockage en nuage recommandée par l'entreprise) à l'aide de votre gestionnaire de fichiers ou de la messagerie électronique de l'entreprise. En fonction de la durée pendant laquelle vous devez travailler loin du bureau, vous pouvez trouver de plus en plus de fichiers et de données stockés dans le cloud.

Certains d'entre vous se rendront compte que votre environnement de bureau est toujours géré en interne par le service informatique dans les centres de données sur site appartenant à l'entreprise. C'est la situation la moins préférée. Vous devrez accéder via VPN et votre expérience de travail sera tolérable mais pas la plus productive.

Heureusement, tout n'est pas perdu. Si vous vous trouvez dans cette situation, la plupart des fournisseurs d'outils de collaboration basés sur le cloud offrent un accès limité dans le temps à leurs produits. Microsoft et Google sont les derniers à proposer cela. Dans le pire des cas, vous vous inscrivez en tant qu'individu et, dans certains cas, téléchargez une application ou une applet de navigateur. Cela signifie que vous pouvez toujours collaborer, mais l'expérience ne sera pas aussi transparente que l'exécution d'une solution entièrement basée sur le cloud, car le partage des données de l'entreprise peut ne pas être aussi facile, pris en charge ou autorisé. Mais c'est mieux que l'alternative.

Le prochain défi dépend de la réussite du programme d'adoption des outils de collaboration (souvent appelé déploiement). La plupart des utilisateurs avec qui j'ai parlé me ​​disent qu'ils pourraient être plus productifs s'ils savaient comment mieux utiliser les outils. Donc, en supposant que cela soit vrai pour vous, cliquez sur le guide « Commencer » (Teams ou Google). Après vous être familiarisé avec la vue d'ensemble, vous devriez vous associer à un collègue et essayer certaines des fonctionnalités pour renforcer votre confiance en vous exploitant l'outil, en organisant des réunions, en partageant l'écran ou le programme prévu, en testant des enregistrements, etc. Cela permet de gagner du temps et embarras (et peut-être perte de réputation) lorsque vous le faites pour de vrai avec un client précieux, une opportunité de vente importante ou un public plus large.

La plupart de ces outils ont des fonctionnalités spécifiques qui améliorent ou minimisent les distractions. Ceux-ci peuvent inclure le flou d'arrière-plan (pratique si vous avez laissé des vêtements suspendus à la cimaise ou si vous avez de jeunes enfants en liberté) et l'enregistrement afin que d'autres collègues puissent rattraper les réunions auxquelles ils n'ont pas pu assister. Vous devez également configurer une équipe ou Google Hangout pour partager des conseils et des astuces ainsi que pour fournir un réseau d'assistance informel. Il est recommandé d'avoir une section « Foire aux questions » (FAQ), une section « À savoir » (N2K) pour épingler les informations importantes, une section « Actualités » pour les informations à jour et de dernière minute telles que lorsque nous pouvons retourner au bureau, ainsi que d'autres domaines spécifiques tels que les informations sur les applications, les clients ou les intérêts spécifiques, par exemple les réunions, le partage de données, etc. Cela signifie que tout le monde a accès aux mêmes informations, plutôt que d'essayer de les comprendre eux-mêmes.

L'un des défis du travail à distance est de manquer les interactions informelles, les blagues, les histoires et les plaisanteries qui soutiennent l'environnement de bureau réel. Vous ne voulez pas perdre cela, mais en même temps, vous ne voulez pas que ce bavardage informel encombre les zones de travail. Alors pourquoi ne pas créer un canal, une équipe ou un lieu de rencontre appelé « WaterCooler » où une telle communication informelle peut avoir lieu. Vous pouvez même organiser une vidéoconférence chaque midi et héberger une salle à manger virtuelle.

Eh bien, cela devrait suffire à vous occuper et à commencer à travailler, mais n'oubliez pas que votre clavier et votre téléphone portable contiennent probablement plus de bactéries que votre siège de toilette, alors n'oubliez pas de les nettoyer régulièrement aussi. Dans mon prochain article, je partagerai quelques idées sur la façon de rendre le travail à distance plus productif et j'espère que vous deviendrez aussi ingénieux et efficace que Kevin, plutôt que les deux autres !!!

Connectez-vous avec Mark Sweeney (Directeur des services professionnels)