Pourquoi les projets ERP échouent ? Comment assurer le succès

On pense que l'échec de la mise en œuvre de l'ERP peut être considéré comme l'une des erreurs les plus coûteuses qu'une entreprise puisse jamais commettre. Selon Gartner, les défaillances multiples d'ERP peuvent dépasser 73,4%. Pendant ce temps, McKinsey, une société de conseil internationale, estime que plus de 75 % de toutes les conversions numériques échouent. Cependant, les personnes qui envisagent un nouveau système ERP sont confrontées à des statistiques inquiétantes :la recherche montre qu'environ la moitié des projets ERP échouent, la plupart dépassant les coûts, les délais en baisse et les améliorations ne répondant pas aux attentes.

Bien que les compétences du système ERP évoluent constamment au cours du projet de mise en œuvre de l'ERP, certaines activités stratégiques importantes ont lieu tôt - avant que les entreprises ne développent une compréhension de l'ERP. Le résultat :les erreurs commises au début ont conduit au mauvais projet dans son ensemble. Ils échouent en raison du processus de mise en œuvre de l'ERP. Pour réduire ce risque, préparez votre travail et l'équipe de mise en œuvre de l'ERP.

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Causes réelles de défaillance dans les systèmes ERP

Le déploiement et la maintenance de grands logiciels de planification des ressources d'entreprise (ERP) peuvent coûter des millions, voire des milliards de dollars. Les activités critiques, telles que l'évaluation des risques, l'analyse des bénéfices, les objectifs de performance et les flux de trésorerie sont généralement négligées. Au lieu de cela, il est dépensé sur des hypothèses irresponsables selon lesquelles l'ordinateur transformera l'entreprise magique en un modèle rentable. Cette méthode risquée crée une série d'événements qui conduisent souvent à une défaillance du nœud.

Le résultat est que le logiciel ERP est une mauvaise décision d'investissement. Les chefs d'entreprise concluent que le logiciel ne fonctionne pas ou est trop complexe pour fonctionner dans un environnement unique. En fait, choisir le bon package "précis" est susceptible de conduire à un autre échec - c'est encore plus cher que le premier.

Meilleures pratiques commerciales

Les progiciels ERP, même ceux liés à l'industrie, sont conçus pour un grand nombre d'entreprises qui souhaitent réussir en suivant les meilleures pratiques commerciales. Cependant, les logiciels ne tiennent souvent pas leurs promesses car ils ne veulent pas changer l'intérêt pour les processus actuels.

Cela entraîne des modifications de programme coûteuses pour reproduire ces processus. Si vous pouvez accepter de développer les meilleures pratiques pour votre entreprise sur la base de ces processus, choisissez la bonne solution. Lors du choix d'un système ERP, il n'est pas rare que les responsables attribuent un projet à un responsable de la gestion des applications.

Budget de mise en œuvre

De nombreuses entreprises associent la main à un chef de projet choisi, finançant leurs efforts ou limitant le montant à des plans de projet difficiles. Cependant, la règle générale est que - le plan de travail doit être une à trois fois le prix du progiciel. Des différences peuvent survenir en raison du nombre de demandes de conseils externes et de la répartition géographique de l'entreprise.

Cependant, 5 à 10 % du plan d'affaires doivent être réservés à au moins un consultant en gestion de projet. Cependant, le fournisseur est encouragé à installer et à développer le package, et non à améliorer les processus métier. De plus, ils n'ont pas les ressources ou l'expérience pour évaluer et recommander des améliorations des processus métier, et ils ne considèrent pas cela comme leur travail.

Calendrier du projet

Les plans de projet sont tout aussi cruciaux pour les projets ERP que les plans d'action. Certaines entreprises tentent de retarder les projets ERP en fixant une date de début, puis en essayant de fixer des jalons moyens (et souvent irréalistes). Un plan de projet réussi commence par une réunion d'introduction et se poursuit logiquement par une décision de commencer. Les projets doivent être correctement financés et organisés pendant la journée de travail prolongée, sans projets d'une durée supérieure à 15 jours. Le plan de projet est la base de la mise en œuvre réussie de l'ERP ; il doit être développé et étroitement surveillé.

Formation pertinente

La formation traditionnelle, fournie à l'origine par le fournisseur du logiciel, est cruciale pour le succès des opérations ERP. Pour des raisons évidentes, les utilisateurs doivent connaître le progiciel choisi pour pouvoir leur faire confiance pour effectuer leurs tâches. Tout de même, il existe deux manières basiques de résoudre ce problème, la première est censée considérer le fournisseur pour prendre en charge toute la formation. Il est possible d'utiliser une approche de coach, où le fournisseur forme plusieurs personnes, qui forment ensuite le reste du personnel.

Cette dernière approche réduit le fardeau de votre plan d'affaires en développant des utilisateurs dédiés qui ont tendance à s'approprier le processus. Cependant, il n'y a pas de règles de base sur le pourcentage de temps ou de plan opérationnel qui détermineraient la quantité de formation nécessaire. Tout de même, la formation des employés, telle que la formation DevOps est requis pour la réussite de l'application ERP. Ils proposent des exercices réguliers tout au long du projet, en accordant une attention particulière aux semaines précédant la mise en œuvre.

Éducation appropriée

L'éducation est différente de la formation et donne aux employés des connaissances sur la méthodologie de leurs activités. Les membres du conseil d'administration, les plans de production ou même les auditeurs des coûts ne sont efficaces que s'ils comprennent ce dont ils ont besoin pour faire le travail dans un environnement ERP. On ne peut pas s'attendre à ce qu'un éditeur de logiciels forme ses employés. En fait, la phase de formation doit commencer avant de sélectionner un package. Cela permet aux employés clés d'évaluer correctement vos processus commerciaux en fonction des exigences logicielles et des offres de chaque fournisseur.

Les entreprises qui profitent de cette première opportunité devraient suivre une formation avant d'installer de nouveaux logiciels. Engagez-vous à vous former, ainsi que vos employés, au fonctionnement de l'entreprise et envisagez une aide extérieure si nécessaire. Par exemple, des programmes de formation ERP réussis ont été développés en collaboration avec des associations professionnelles et des consultants indépendants spécialisés dans la formation en gestion d'entreprise.

Charger mène au succès

La grande majorité des erreurs dans le système ERP sont dues à un manque d'attention aux problèmes de gestion importants mentionnés ci-dessus. Même les vrais logiciels échouent dans des situations similaires. Blâmer ou modifier un système ERP est simplement un moyen d'attirer l'attention sur le travail des gens, pas sur des erreurs techniques. Pour enregistrer un projet ERP en échec, recommencez. Avant de jeter votre système actuel, évaluez les mesures qui ont été prises (ou non prises) pour en arriver là où vous en êtes aujourd'hui. D'un autre côté, on pense que, selon certains aspects, le logiciel respectif pourrait ne pas convenir au domaine spécifique.

Cependant, le logiciel n'est pas la cause de l'erreur. Au lieu de cela, l'entreprise manque d'attention. Bien que le logiciel soit incompatible, ces problèmes ne sont pas aussi courants que le pensent les chefs d'entreprise. Les entreprises utilisent régulièrement des systèmes ERP pour accroître leur avantage concurrentiel ; le niveau croissant de service client; augmenter la productivité et l'utilisation des installations, et réduire les listes.

Objectifs mal définis

De nombreuses entreprises considèrent l'application du logiciel ERP comme l'épine dorsale de tous les problèmes, mais elles ne prennent pas assez de temps pour définir les détails de ce qu'elles essaient d'accomplir ou comment elles mesurent à quoi devrait ressembler le succès. Chaque service espère souvent des améliorations différentes, comment les organisations peuvent-elles savoir quelles exigences sont prioritaires ? Si vous n'avez pas de carte détaillée de l'endroit où vous voulez aller et vous guide à chaque étape, vous risquez de vous perdre en raison de perturbations politiques dangereuses, de réflexions éphémères et de petits obstacles - ce qui devient un projet hors des rails. .

Manque de communication ouverte

De nombreuses opérations ERP souffrent d'une communication inadéquate entre la direction, l'équipe de projet, les employés et les vendeurs de logiciels. Par exemple, ne pas fixer d'heure de rendez-vous hebdomadaire régulière entre le chef de projet ERP et l'équipe de direction conduit à des malentendus. Organiser des réunions d'information régulières pour les employés.

Assurez-vous que les documents, les projets et l'avancement du projet en cours sont disponibles pour toutes les personnes impliquées. Il vaut mieux se perdre dans une communication excessive que dans une communication insuffisante. Si vos employés ne comprennent pas les activités quotidiennes de la mise en œuvre de l'ERP et sa direction, vous devrez résoudre les problèmes de communication.

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Leçons précieuses tirées des échecs majeurs de l'ERP - Pour assurer le succès

Il ne fait aucun doute que les systèmes Enterprise - Resource - Planning (E-R-P) peuvent apporter des avantages incommensurables aux entreprises de fabrication. Bien que nous sachions tous que l'ERP est l'épine dorsale de l'organisation, il joue un rôle critique et crucial en termes de succès. Surtout, les analystes ont réalisé qu'environ 70,5% des projets basés sur l'ERP échouent, encore et encore; les entreprises ont dévié des idées fausses habituelles sur l'ERP. Alors quels sont les résultats ? Erreurs coûteuses et dommages permanents. Utilisez les leçons tirées des échecs ERP passés pour assurer un avenir meilleur pour votre travail.

Supposez des délais longs et planifiez en conséquence

La mise en œuvre réussie de l'ERP ne se fait pas du jour au lendemain. Près de 59,6 % des projets ERP prennent plus de temps que prévu initialement. L'une des plus grandes erreurs des responsables informatiques dans l'espace de production ERP est de s'appuyer sur un nouveau système qui effectuera les opérations jusqu'à une certaine date. Les délais ne doivent jamais faire partie d'un plan d'action, alors soyez flexible avec le calendrier de votre projet.

Pour qu'un système ERP nouveau ou mis à niveau fonctionne correctement, non seulement il est nécessaire de prévoir du temps supplémentaire, mais il est également important de ne pas sous-estimer le temps nécessaire à sa bonne maintenance à l'avenir. Les ERP ne sont pas des investissements ponctuels :à mesure que les entreprises grandissent, la complexité de ces ERP augmente également.

Définir des perspectives budgétaires réalistes

Les ERP sont chronophages et intensifs pour l'industrie et ont des coûts supplémentaires sous forme de frais, de maintenance, de développement et de matériel. Étant donné que 76,4 % des projets ERP dépassaient les coûts dans le passé, une planification et une évaluation détaillées sont nécessaires. Pour rendre l'application fluide et rentable, comparez les paramètres ERP d'organisations similaires et assurez-vous que la couverture est aussi parfaite que possible. Il est également important de ne pas oublier les coûts inférieurs qui peuvent survenir, tels que la formation du personnel, la correction des erreurs et l'analyse des données.

Soyez patient et soyez prêt à résoudre les problèmes

Le débogage est une partie importante de toute opération réussie - et ce n'est pas une étape sur laquelle vous pouvez vous permettre de spéculer. Pour éviter des perturbations majeures dans votre organisation, utilisez une approche étape par étape pour utiliser un ERP nouveau ou mis à jour. Une étude a révélé qu'environ 85,8 % des entreprises finissent par ajuster leur ERP, ce qui nécessite plus de temps pour la mise en œuvre et le test. Il est également important de garder à l'esprit que même si l'adaptation peut bien fonctionner à court terme, vous pouvez avoir du mal à prendre en charge la personnalisation à long terme.

Savoir ce que vous voulez

Les ERP jouent un rôle important dans la gestion ultime des entreprises, mais ils ne sont pas la réponse au défi de chaque entreprise. Ces systèmes jouent un rôle très particulier et ne disposent pas des outils nécessaires pour effectuer toutes les tâches, telles que la collecte des paiements ou l'envoi de factures. Pour ce type d'entreprise, il peut être plus rentable de choisir une solution tierce pouvant être intégrée à l'ERP existant.

Facteurs à prendre en compte lors du choix du logiciel E-R-P

Mettre à jour ou remplacer

Vous pouvez facilement intégrer un élément, comme une paie, dans une application existante. Il réduit l'encombrement et les coûts. Vous pouvez utiliser les solutions ERP existantes pour la mobilité, l'intégration, la flexibilité et la distribution. Dans le même temps, l'apprentissage automatique, l'analyse des prédictions et les rapports ERP avancés passeront au niveau supérieur.

Préparation et réglages

Les solutions ERP sur site doivent être mises en place par une personne ayant des connaissances techniques. Pour S-a-a-S ERP, la configuration est aussi simple que l'activation d'un compte d'accès au serveur. Qu'elle soit intégrée ou unique au programme, votre formation doit être suffisante pour que les utilisateurs réguliers utilisent le système.

Rapports et panneau de contrôle

Les solutions ERP d'aujourd'hui offrent des rapports sophistiqués qui vous permettent de produire des rapports financiers cohérents en fonction de votre région. De même, recherchez des rapports agiles et spécifiques qui s'adapteront à l'évolution rapide des besoins et des distractions de l'entreprise. D'autre part, les panneaux de contrôle doivent permettre une combinaison de données quantitatives et qualitatives au niveau des utilisateurs, des rôles et des services.

Réflexions finales

Il est conclu que les défis de l'ERP lors de la mise en place d'un projet peuvent être immenses. Bien que les systèmes ERP puissent avoir leurs complications et leurs défis, une approche réfléchie et stratégique est de plus en plus importante. Assurez-vous que vous êtes prêt à gérer le temps et les ressources nécessaires pour fournir un support informatique et ERP continu. Avant de faire quoi que ce soit, assurez-vous que votre système ERP peut gérer certaines tâches. Compte tenu des limites de l'ERP, vous serez mieux assuré de gérer au mieux vos systèmes et vos données au bureau.

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