La maintenance différée expliquée :comment une GMAO maintient vos opérations sur la bonne voie

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Qu'est-ce que la maintenance différée ? Gardez une longueur d'avance avec une GMAO

La maintenance différée fait référence au report des tâches de maintenance, qu'elles soient planifiées ou non, généralement en raison d'un manque de budget. Au fil du temps, les tâches de maintenance différées s'accumulent, créant un retard de maintenance.

Maintenir un retard de maintenance a longtemps été accepté comme normal; cependant, reporter régulièrement la maintenance comporte des risques. À mesure que le retard de maintenance augmente, il devient plus difficile de se rattraper et de hiérarchiser efficacement les tâches. Avec une maintenance différée, des tâches importantes peuvent passer entre les mailles du filet et de petits problèmes peuvent dégénérer en panne d'équipement s'ils ne sont pas traités en temps opportun.

Certaines entreprises ont même choisi une stratégie de maintenance jusqu'à la panne qui permet aux machines de continuer à fonctionner jusqu'à leur panne. Cependant, cette pratique accélère l’usure des équipements, réduit la durée de vie des actifs et augmente le risque de pannes et de temps d’arrêt inattendus. Souvent, la maintenance différée coûte plus de temps et d'argent que ce que le simple fait de suivre la maintenance aurait coûté en premier lieu.

Heureusement, un logiciel de système de gestion informatisé de la maintenance (GMAO) permet de maintenir votre maintenance à jour et dans le respect du budget.

Maintenant que nous avons décrit les grandes lignes, examinons de plus près les facteurs spécifiques qui contribuent à la maintenance différée et comment les outils de gestion modernes offrent des solutions viables.

Quand la maintenance peut-elle être différée ?

Il n’existe que quelques raisons impérieuses de reporter systématiquement la maintenance pendant de longues périodes – une approche qui entraîne généralement une augmentation des dépenses en temps et en ressources. Cependant, des circonstances spécifiques peuvent justifier un report temporaire, comme l'alignement des calendriers de maintenance sur les priorités opérationnelles ou les cycles budgétaires.

Ces scénarios se répartissent souvent en deux catégories principales :

• Maintenance différée stratégique :La maintenance différée stratégique consiste à reporter délibérément les tâches de maintenance moins critiques pour allouer des ressources aux plus urgentes. Pour les composants non critiques, il peut être judicieux de laisser une machine fonctionner jusqu’à une panne. Cette stratégie est utilisée lorsque le temps d'arrêt provoqué par une panne ne perturbe pas de manière significative les opérations ou lorsque le coût de la maintenance préventive dépasse le coût de remplacement de l'unité. Cela nécessite une préparation solide, notamment la disponibilité des pièces et du personnel nécessaires pour gérer efficacement les pannes et minimiser les temps d'arrêt.
• Entretien différé involontaire :En revanche, une maintenance différée involontaire se produit en raison de facteurs incontrôlables tels que des coupes budgétaires soudaines ou des contraintes de ressources inattendues. Ce type de report de maintenance n'est pas planifié et peut entraîner une cascade de problèmes où des problèmes mineurs s'aggravent, entraînant des perturbations majeures et une augmentation des coûts de réparation.

Qu’est-ce qui pousse une organisation vers l’un de ces types de maintenance différée ? Voici les facteurs contributifs.

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Raisons de la maintenance différée

• Contraintes budgétaires
  Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations choisissent de reporter la maintenance, mais la principale raison est le coût. Lorsque les ressources financières sont limitées, les responsables de la maintenance doivent souvent faire des choix difficiles quant aux tâches à prioriser. Les tâches hautement prioritaires présentant un caractère critique de maintenance important peuvent avoir la priorité, tandis que les réparations et les remplacements moins urgents sont reportés. Même si le report de la maintenance peut sembler une solution à court terme, il est important de considérer les conséquences à long terme sur votre budget. Les réparations d’urgence, bien plus coûteuses que l’entretien de routine, résultent souvent de tâches différées. De plus, les temps d'arrêt imprévus peuvent laisser les travailleurs inactifs et arrêter la production, entraînant des pertes de productivité substantielles.

• Prise de décision inefficace
  Même lorsqu'un financement supplémentaire peut être demandé, la lenteur des processus d'approbation peut retarder les activités de maintenance. S'il faut des semaines à la direction pour approuver le financement nécessaire, les tâches en attente peuvent facilement s'accumuler dans le retard de maintenance. Une prise de décision efficace et des approbations rapides sont essentielles pour éviter les reports de maintenance.

• Politiques de l'entreprise
  Même pour les entreprises qui n'appliquent pas intentionnellement une stratégie d'exécution jusqu'à l'échec, des ordres de suspension peuvent être placés sur des travaux pour diverses raisons, entravant la capacité de l'équipe à poursuivre une tâche de maintenance.

• Manque de planification
  Une mauvaise planification entraîne souvent un manque de ressources, qu'il s'agisse de pièces ou de techniciens, pour effectuer les tâches de maintenance à temps, ce qui conduit à leur report. Par exemple, sans une bonne gestion des stocks de pièces de rechange, les équipes risquent de ne pas disposer de pièces de rechange, ce qui peut conduire à mettre les tâches en veilleuse, car elles ne peuvent être achevées tant que les pièces n'ont pas été commandées et livrées. De même, un personnel insuffisant peut laisser les équipes sans le personnel nécessaire pour effectuer les tâches de maintenance à temps. De plus, certaines analyses ou réparations peuvent être trop complexes pour l'équipe existante, nécessitant le recours à des sous-traitants tiers, qui ne sont pas toujours disponibles et peuvent être coûteux.

• Urgences imprévues
  Des événements inattendus peuvent détourner l’attention et les ressources des tâches de maintenance de routine. Les situations d'urgence peuvent nécessiter une réaffectation des fonds de la maintenance planifiée pour résoudre le problème immédiat. Par exemple, en cas de dysfonctionnement d'un équipement médical critique, assurer la sécurité des techniciens aurait la priorité sur les tâches de maintenance non urgentes, comme l'entretien d'un système CVC fonctionnel.

• Manque d'expertise
  La valeur des compétences spécialisées ne peut être surestimée en matière de maintenance. Il est essentiel de disposer de personnel en interne ou d'avoir accès à des personnes possédant les connaissances nécessaires pour identifier les problèmes avant qu'ils ne dégénèrent. La détection des besoins de maintenance peut nécessiter des compétences ou une formation spécifiques qui méritent un investissement.

• Niveaux d'effectifs
  Un autre obstacle à l’identification des besoins de maintenance est le manque de personnel. Sans personnel suffisant, les équipes de maintenance peuvent renoncer aux contrôles de routine qui pourraient détecter rapidement des problèmes potentiels. Le temps nécessaire à la révision et à l'inspection des actifs ne doit pas être négligé.

• Une mentalité de maintenance corrective
  S'appuyer uniquement sur une maintenance corrective (régler les problèmes à mesure qu'ils surviennent) peut également contribuer à une maintenance différée. Sans un plan de maintenance proactif, identifier la cause première des pannes devient difficile. De plus, la budgétisation de la maintenance corrective est difficile, car les coûts sont imprévisibles et peuvent augmenter rapidement sans données et documentation appropriées.

• Manque de données sur les performances
  Les réparations peuvent facilement passer entre les mailles du filet et être négligées sans une approche basée sur des mesures et un effort pour suivre les indicateurs de performance clés (KPI) de maintenance.

Maintenant que nous savons pourquoi la maintenance pourrait être reportée, passons à la vitesse supérieure et voyons comment repérer quand une maintenance différée a réellement lieu.

Reconnaître les signes d'une maintenance différée

Les signes d’une maintenance différée varient énormément selon le secteur, l’actif et la fonction. Cela dit, voici quelques symptômes universels d'un équipement nécessitant un entretien :

À quoi faut-il faire attention

1. Bruits  :Une pièce d'équipement peut émettre un son étrange, comme un cliquetis, ou devenir plus forte que d'habitude.
2. Odeur  :L'équipement peut dégager une odeur de brûlé, de gaz ou de moisissure, ou toute autre odeur inhabituelle qui pourrait vous faire plisser le nez.
3. Vibrations  :L'équipement peut trembler ou frémir.
4. Chaleur  :Les machines peuvent devenir chaudes et surchauffer avant de tomber en panne.
5. Fuites  :Si du liquide s'échappe de l'équipement, cela peut indiquer une panne imminente.
6. Mabesse  :Toute usure visible, y compris la rouille, la peinture écaillée et les fissures, pourrait également indiquer que l'entretien a été reporté trop longtemps.

Repérer l’un de ces signes suggère qu’il est temps de planifier des travaux d’entretien. Si plusieurs apparaissent en même temps, cela indique un retard de maintenance différée.

Bien entendu, un spécialiste peut identifier de nombreux autres indicateurs d'entretien différé — la liste ci-dessus n'est pas exhaustive.

La clé est de surveiller les panneaux et de réagir par des contrôles programmés. Les ignorer pourrait entraîner de graves répercussions.

Quels sont les risques d'une maintenance différée ?

Il existe de nombreux risques à retarder la maintenance et à accumuler un retard important. Certains des risques les plus complexes dans tous les secteurs incluent les problèmes de conformité et de préparation aux audits, ainsi que les problèmes liés à l'exactitude des données que votre organisation utilise pour suivre les KPI.

• Problèmes de conformité et de préparation à l'audit : Les retards de maintenance peuvent entraîner de multiples problèmes, affectant la conformité d’un site et sa capacité à passer un audit. Un équipement sous-performant peut créer des violations des règles de sécurité ou des codes du bâtiment. Entre-temps, si un inspecteur d'audit examine l'arriéré et détermine que la maintenance a été trop différée ou qu'il existe des lacunes ou des incohérences dans la documentation relative à la maintenance et aux délais de maintenance, votre audit pourrait aboutir à des conclusions réglementaires qui vous mettent en non-conformité. En fait, une division au niveau de l'État de Virginie a récemment été confrontée à des conclusions réglementaires après qu'un audit d'État a découvert que les dossiers de l'organisation étaient truffés d'inexactitudes, de lacunes et de statuts incorrects. De plus, sur l'échantillon de 70 ordres de travail examinés par les auditeurs, tous les 70 avaient été reportés au moins une fois, et un avait été reporté quatre fois. Ces deux problèmes (non-conformité et mauvais dossiers de maintenance qui ne créent pas la piste d'audit appropriée) pourraient entraîner des poursuites judiciaires, des amendes ou même un arrêt.

• Distorsion des mesures de fiabilité et de performances :Un autre problème majeur lié au retard dans la maintenance des actifs est le potentiel de développement de KPI peu fiables. En effet, une maintenance trop différée produit des mesures qui ne représentent pas véritablement vos actifs et vos opérations – et plus vous restez longtemps sans une maintenance appropriée, plus ces KPI deviennent biaisés. Par exemple, un score d'efficacité globale de l'équipement (OEE) peut sembler bon en soi, mais il ne représente pas une vue d'ensemble. Vos actifs fonctionnent peut-être bien pour le moment, mais plus ils sont en retard en termes de maintenance, plus ils risquent de tomber en panne, ce qui réduira la disponibilité et créera des perturbations dans le flux de travail global. Et plus ces actifs sont critiques, plus le risque de temps d’arrêt imprévus est élevé. Bien que les calculs OEE tentent de prendre en compte les temps d'arrêt imprévus, ils s'appuient principalement sur des données historiques pour ce faire. Comme il est difficile pour les calculs d'anticiper la gravité des impacts qu'aura une maintenance différée, si vous retardez les réparations, vous n'aurez pas une image vraiment précise du risque de panne, de temps d'arrêt et du fardeau financier associé. De même, la maintenance différée peut fausser les mesures du temps moyen de réparation (MTTR). Par exemple, plutôt que de commander des pièces plus coûteuses et de prendre le temps de réparer la cause profonde de la sous-performance d’un actif, un technicien peut trouver une solution rapide. Bien que cette réparation provisoire maintienne le MTTR à un niveau bas, elle donne un coup de pouce à l'avenir et conduira probablement à une réparation plus importante qui prendra plus de temps et entraînera des pics importants dans les données MTTR à l'avenir. Il serait donc naturel de penser qu'avoir un taux de conformité de maintenance préventive (PM) élevé signifierait que des KPI comme l'OEE et le MTTR seraient plus précis et que votre risque de report est faible. Mais ce n’est pas toujours le cas. Les établissements peuvent se retrouver dans une situation de conformité élevée des mesures de prévention et de risque de report élevé lorsque le personnel se concentre principalement sur le traitement des problèmes programmés. réparer de manière appropriée. Toutefois, si la direction décide de retarder continuellement l'approbation de réparations critiques imprévues, coûteuses et même de remplacements d'actifs, le risque de report peut augmenter considérablement.

Les autres risques clés liés au retard de la maintenance incluent :

• Coût des réparations : Retarder la maintenance peut entraîner des réparations d’urgence plus coûteuses. De plus, le coût des pièces de rechange augmentera probablement avec le temps en raison de l'inflation.
• Réduit Efficacité globale de l'équipement (OEE)  : Reporter les réparations nécessaires peut diminuer l’efficacité de l’équipement. Une maintenance différée peut entraîner une disponibilité moindre des machines, des calendriers de production perturbés et une qualité de produit compromise.
• Risques pour la sécurité : Un équipement mal entretenu peut présenter des risques de sécurité importants, augmentant le risque d'accidents, de violations potentielles de l'OSHA et d'amendes coûteuses.
• Dégradation des actifs : Retarder la maintenance peut réduire la durée de vie et la valeur des actifs, voire entraîner une panne prématurée des équipements et un retour sur investissement inférieur.
• Perte de revenus : Les temps d’arrêt opérationnels inattendus résultant d’une maintenance différée peuvent nuire à la production et aux bénéfices. Les entreprises peuvent également perdre des clients en raison d'une atteinte à leur réputation.
• Bien-être réduit : Lorsque des actifs vitaux ne fonctionnent pas conformément aux normes prévues, un bruit excessif ou d'autres signes d'usure peuvent avoir un impact négatif sur les conditions de travail et, par conséquent, sur le bien-être du personnel.

Comment s'accumule un retard de maintenance

Nous avons déjà expliqué comment une organisation pourrait avoir besoin de différer la maintenance (via une maintenance différée stratégique ou involontaire) et pourquoi (en raison de facteurs tels que les contraintes budgétaires, les politiques de l'entreprise et le manque d'expertise). Mais comment le retard qui en résulte s'accumule-t-il réellement ?

Si une organisation a accumulé un retard en raison d’une maintenance différée stratégique, ce retard est intentionnel et très probablement quelque chose que le personnel de l’organisation gardera gérable. Ils rattraperont leur retard sans trop de difficulté le moment venu.

Cependant, si un retard s’accumule en raison d’une maintenance différée involontaire, il peut facilement se transformer en un volant d’inertie problématique. Par exemple, l’arriéré peut commencer parce qu’une entreprise ne dispose pas des ressources nécessaires pour résoudre le problème de performance fondamental d’un actif. Au lieu de cela, ils retardent la réparation. Aujourd’hui, l’actif est sous-performant et met à rude épreuve ses autres composants mécaniques qui étaient probablement en bon état avant que le problème de performance racine ne survienne. Étant donné que ces autres composants mécaniques sont désormais soumis à des contraintes supplémentaires, ils s’usent plus rapidement que prévu. En conséquence, ces pièces nécessitent plus qu’un simple entretien :elles doivent être réparées (et le calendrier de maintenance préventive de l’organisation est bouleversé). Cependant, l'organisation ne dispose toujours pas des ressources nécessaires pour effectuer les réparations véritablement nécessaires. Le personnel doit donc soit apporter des solutions provisoires, soit différer à nouveau, et le retard continue de croître.

Il est facile de comprendre à quelle vitesse la croissance du retard peut s’accélérer pour les organisations qui fonctionnent de manière trop modeste. Ces problèmes s’aggravent encore plus et encore plus rapidement pour les organisations axées sur la croissance et qui ajoutent des sites et des actifs à leur charge de maintenance. Avec davantage de mécanismes à surveiller et à gérer, le risque de report augmentera naturellement proportionnellement.

Stratégies pour remédier aux retards de maintenance différée

Il est important d'avoir une stratégie pour traiter et tenter de réduire un retard de maintenance différée.

Cela peut vous aider à auditer soigneusement vos besoins de maintenance et à hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance, de leur sécurité et de leurs objectifs principaux.

Une fois ce qui précède établi, il est judicieux de construire et de mettre en œuvre une stratégie de maintenance.

De plus, l'utilisation d'un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) peut vous aider à suivre, allouer et planifier les tâches et les ressources.

Décomposons-le en étapes :

1. Audit diagnostique

Énumérez toutes les tâches de maintenance nécessaires (y compris les détails des actifs impliqués), l'équipement, le matériel et/ou les outils nécessaires requis. Vous pourriez avoir besoin de l'aide de votre équipe ou d'un technicien de maintenance pour obtenir toutes les informations nécessaires à un audit de diagnostic.

2. Évaluation des risques

La sécurité est toujours une priorité absolue. Une fois que vous avez audité les tâches en cours, il est temps de réfléchir à l’impact potentiel d’un report. Cela doit inclure les dangers potentiels, tels que le risque pour votre personnel, le grand public ou l'environnement.

3. Priorisation

Une fois que vous avez établi les risques les plus immédiats pour la sécurité et les opérations, il est temps d’établir des priorités. Effectuer une maintenance d'urgence en fonction de la criticité de chaque tâche.

4. Allocation des ressources

Orientez la main-d'œuvre, les matériaux et le budget vers les tâches les plus prioritaires dès que possible. Il pourrait être utile dans la prise de décision interne de calculer le coût des tâches de maintenance par rapport au coût de remplacement des actifs (en cas de panne due à une détérioration).

5. Utiliser la technologie

Si possible, le moment est venu d'investir dans des technologies telles que les logiciels de GMAO ou les capteurs Internet des objets (IoT) pour vous aider à surveiller les équipements de manière plus stratégique et à réagir plus rapidement aux pannes ou aux risques potentiels. Une GMAO vous permet de planifier des tâches, de suivre les activités et les ressources, de gérer les stocks et d'enregistrer des données en temps réel qui peuvent être analysées pour éviter les temps d'arrêt.

6. Analyse des causes profondes (RCA)

Une fois les risques immédiats en termes de sécurité et d’objectifs commerciaux résolus, il est temps de tirer les leçons de ce qui n’a pas fonctionné. Organisez des réunions régulières avec le personnel, les techniciens de maintenance et d’autres parties prenantes pour partager des informations, des conseils et des analyses. Une communication claire, des commentaires bidirectionnels et une culture d'ouverture aideront votre équipe à mieux anticiper les problèmes futurs.

7. Mettre en œuvre des stratégies préventives

Le choix d'une approche de maintenance proactive, préventive ou prédictive peut vous aider à réduire votre retard de maintenance différée en signalant les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent, en planifiant des contrôles réguliers et en utilisant des données et des logiciels pour éclairer les décisions de maintenance avant que les problèmes ne deviennent critiques. Cela peut améliorer la fiabilité de l'organisation, augmenter la durée de vie des actifs et éviter les temps d'arrêt inattendus ou les réparations d'urgence coûteuses.

Exemple de maintenance différée :Aéroport international de Denver

À l’aéroport international de Denver (DIA), un exemple frappant des défis et des conséquences d’une maintenance différée se dévoile. Malgré les milliards dépensés en agrandissement, l’aéroport a du mal à entretenir ses infrastructures existantes. Un audit de la ville a révélé que l'aéroport a pris du retard dans l'entretien de ses bâtiments et de ses équipements, avec plus de 7 000 tâches de maintenance en retard sur trois ans.

Cette négligence en matière de maintenance a conduit à des escaliers mécaniques et à des trottoirs roulants hors d'usage, ce qui a eu un impact sur le flux de passagers et sur la fonctionnalité globale de l'aéroport. L'équipe de maintenance, en sous-effectif de 23 %, a été fréquemment affectée à des réparations d'urgence, laissant les inspections de routine et les travaux préventifs sans réponse.

La situation chez DIA illustre l'effet boule de neige de la maintenance différée :des problèmes mineurs se transforment en perturbations majeures, coûtant plus cher à long terme en raison des réparations d'urgence et de la diminution de la durée de vie des équipements. L'accent mis par l'aéroport sur de grands projets tout en négligeant l'entretien de base sert de mise en garde sur l'importance d'équilibrer l'expansion avec les tâches de maintenance essentielles.

5 étapes pour prévenir et réduire la maintenance différée

En examinant les répercussions de la DIA, il devient clair que des stratégies de gestion efficaces sont essentielles pour éviter des résultats similaires. Voici les étapes clés à envisager de mettre en œuvre dans le cadre de votre approche de maintenance des installations. Si certaines peuvent être des suggestions évidentes, d'autres peuvent être moins apparentes mais tout aussi cruciales.

• Étape 1 :Consigner l'activité de maintenance :La centralisation des données autour des actifs, des équipements, des demandes de travail et des ordres de travail est essentielle pour prévenir et réduire un retard de maintenance différée. Investir dans une GMAO ou un système EAM permet de capturer des informations cruciales telles que le temps de clé, le temps d'exécution, les coûts de maintenance et les garanties, qui sont utiles pour les audits et les cas de retour sur investissement.
• Étape 2 :Réaliser un audit :La collecte de données permet d'auditer l'ampleur des problèmes liés à la maintenance. Les principales considérations incluent la question de savoir si les garanties sont sur le point d'expirer, la fréquence et l'imprévisibilité des pannes d'équipement, ainsi que les menaces pour la sécurité du personnel et de la production.
• Étape 3 : Donner la priorité au backlog actuel :Classez l’arriéré en tâches d’attention immédiate et différée. Utilisez des critères tels que le coût, le délai moyen de réparation, le cycle de vie des actifs et les dépendances de réparation pour hiérarchiser efficacement les tâches de maintenance.
• Étape 4 : Inspecter l'équipement pour détecter tout signe d'entretien différé :utilisez la liste de contrôle dont nous avons parlé précédemment pour examiner les actifs qui ne sont pas inclus dans le backlog actuel et déterminer s'ils nécessiteront bientôt une attention particulière. Des signes tels que des bruits et des odeurs inhabituels, des vibrations et une chaleur excessives et des fuites indiquent tous que l'équipement a besoin d'être entretenu ou réparé.
• Étape 5 :Démarrez ou augmentez la maintenance préventive (MP) :Les tâches de maintenance préventive sont cruciales pour éviter une maintenance d'urgence et différée. Le logiciel de GMAO facilite la planification des MP, les listes de contrôle personnalisées et les MP basées sur l'exécution.
• Étape 6 :Obtenez un budget supplémentaire  :indiquez où votre budget actuel est alloué pour obtenir des fonds supplémentaires. Démontrer comment investir dans la maintenance permet d'économiser de l'argent à long terme en évitant des réparations coûteuses et des temps d'arrêt.

Comment lutter contre la maintenance différée avec la GMAO et l'IIoT

Le logiciel de système de gestion informatisé de la maintenance (GMAO) aide les équipes de maintenance à suivre les ordres de travail, la planification et la surveillance des KPI de maintenance, garantissant ainsi que les tâches sont terminées à temps.

Les appareils IIoT, tels que les capteurs de surveillance d'état, peuvent être installés sur vos machines pour collecter automatiquement des données clés, telles que les changements de vibrations et de température, qui indiquent l'état de santé de votre équipement. Le logiciel d'analyse de données peut ensuite analyser les données des capteurs pour faire des prédictions précises sur les besoins de maintenance de votre équipement.

Ces technologies deviennent vos yeux et vos oreilles, vous donnant une visibilité sur les performances des équipements et les exigences de maintenance basées sur les données directement issues des machines. Cela vous permet de prioriser la maintenance plus efficacement et de réduire les risques de maintenance différée.

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