Aller au-delà d'ALCOA+ :normes d'intégrité des données pour les inspections BPF de l'UE

Tous les fabricants de médicaments qui distribuent au sein de l'Union européenne (UE) doivent se conformer aux bonnes pratiques de fabrication (BPF). Coordonnées par l'Agence européenne des médicaments (EMA) en partenariat avec la Commission européenne, les inspections BPF évaluent si les médicaments sont de haute qualité, adaptés à leur utilisation prévue et répondent aux exigences d'autorisation de mise sur le marché et/ou d'essai clinique.

Les inspections BPF peuvent être de routine (programmées régulièrement) ou « motivées » (en cas de suspicion de non-conformité). Quoi qu'il en soit, si vous ne disposez pas d'ensembles de données impeccables maintenant, il est déjà trop tard.

Dans cet article, nous explorerons ce que signifie l'intégrité des données par rapport à la conformité aux BPF de l'UE, comment les inspecteurs évaluent l'intégrité des données et neuf lacunes en matière de conformité manquées par de nombreuses usines. Ensuite, nous explorerons les meilleures stratégies et outils pour améliorer la conformité.

Qu'est-ce que l'intégrité des données et pourquoi est-elle importante pour la conformité aux BPF de l'UE ?

Dans le contexte de la conformité aux BPF, l'intégrité des données désigne l'exactitude et la cohérence de toutes les données et de la documentation créées lors des tests, de la fabrication, du conditionnement, de la distribution et/ou de la surveillance des médicaments dans l'UE.

Les autorités réglementaires utilisent des enregistrements de données pour évaluer l’efficacité, la sécurité et la qualité des médicaments. C'est pourquoi l'intégrité des données est si importante ; pour faciliter une prise de décision fondée sur des preuves, toutes les données doivent être suffisamment claires et organisées.

EudraLex, la compilation officielle des réglementations et lignes directrices de l'UE pour les produits médicaux, indique que l'intégrité des données exige que les usines utilisent un système de gestion de la qualité (QMS) – un système formalisé de processus, de documents et de responsabilités liés au contrôle de la qualité. Avec autant de types de données, la plupart des fabricants s'appuient sur des outils logiciels pour gérer la collecte, le stockage et l'organisation.

ALCOA+ et les bases de l'intégrité des données

La plupart des équipes de maintenance et de qualité connaissent les principes d'intégrité des données attribuables, lisibles, contemporains, originaux et précis (ALCOA) :

• Attribuable (A) :  Chaque tâche et ses données associées sont clairement liées à la personne qui a effectué la tâche.

• Lisible (L) :  Les humains, les ordinateurs, ou les deux, peuvent lire et interpréter les données, qui sont conservées en permanence.

• Contemporain (C) :  Les données en temps réel sont créées lorsque la tâche est effectuée.

• Original (O) :  Les données restent dans leur format d'origine, à l'exception des copies vérifiées qui préservent le contenu et la signification.

• Précis (A) :  Les données constituent un enregistrement véridique de la tâche effectuée (ce qui implique de s'assurer que tous les outils et équipements produisent des enregistrements précis).

La Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis a développé l'ALCOA pour la première fois dans les années 1990. Mais dans les années 2010, la FDA a ajouté des principes supplémentaires :

• Terminé :  Les données sont présentées dans leur intégralité sans omissions.

• Cohérent :  La documentation est ordonnée et organisée chronologiquement.

• Durable :  Les organisations conservent les données pendant la durée requise sur un support suffisamment durable (qui peut varier selon les autorités de réglementation régionales).

• Disponible :  La documentation est toujours facilement accessible.

La version mise à jour englobant ces nouveaux principes s'appelle ALCOA-CCEA, ou ALCOA+.

Et depuis 2023, selon l'International Society for Pharmaceutical Engineering (ISPE), les experts ont discuté de l'ajout d'un autre + pour étendre l'exhaustivité et la disponibilité :

• Traçabilité :  Les conditions de stockage des données, les avis et les révisions sont clairement suivis.

La traçabilité est déjà une exigence décrite dans les chapitres 1, 5 et 8 de la partie I des BPF de l'UE. Bien qu'elle ne fasse pas partie d'ALCOA+ à ce jour, une récente révision du chapitre 4 des BPF de l'UE introduit officiellement la traçabilité dans une prochaine mise à jour connue sous le nom d'ALCOA++.

Comment les inspecteurs BPF évaluent la conformité à l'intégrité des données : hypothèses et réalité

Pour rester conforme, il ne suffit pas de simplement conserver la bonne documentation et de suivre les principes ALCOA+. Pour obtenir votre certificat GMP , vous devez respecter toutes les réglementations et directives applicables pour les cas d'utilisation de vos produits :usage humain, usage vétérinaire et/ou médicaments expérimentaux.

Mais de nombreuses usines émettent des hypothèses sur ce que recherchent les inspecteurs de conformité réglementaire – des hypothèses qui diffèrent des véritables objectifs des inspecteurs.

Réaliser et documenter les tâches de maintenance

• Hypothèse :  Il suffit de terminer et de documenter toutes les tâches planifiées.

• Réalité :  Les inspecteurs veulent savoir pourquoi vous effectuez des tâches de MP spécifiques, à quelle fréquence (et pourquoi vous avez choisi cette fréquence), comment vous évaluez la criticité, quel processus vous utilisez pour évaluer la pertinence et l'importance de vos procédures de MP et à quelle fréquence vous auditez vos procédures.   - en d'autres termes, ce ne sont pas seulement le « quoi » et le « quand », mais le « pourquoi » et le « comment » qui comptent.

Adapter les processus

• Hypothèse :  Si les techniciens terminent et documentent toutes les tâches, vous pouvez modifier les listes de contrôle et les processus au sein des équipes ou des sites.

• Réalité :  La cohérence est la clé ; même des écarts mineurs peuvent affecter la qualité, la sécurité et l'intégrité, compromettant le contrôle et la conformité.

Établir des pistes d'audit

• Hypothèse :  Les pistes d'audit sont synonymes d'intégrité des données.

• Réalité :  L'intégrité des données nécessite un stockage sécurisé, un contrôle d'accès et un examen régulier ; ce qui signifie que même des pistes d'audit précises et complètes peuvent manquer d'intégrité.

Utiliser une GMAO/EAM pour la gestion de la qualité

• Hypothèse :  L'utilisation d'un logiciel de GMAO/EAM garantit la conformité.

• Réalité :  Votre GMAO/EAM peut vous aider à stocker et à organiser des données, mais sa conformité est aussi grande que vos processus de gestion des données. Vous devez suivre, examiner, réviser et documenter les modifications apportées à ces processus pour rester conforme.

Les inspecteurs auditeront vos données et vos systèmes de tenue de dossiers, mais l'intégrité ne s'arrête pas là. Les inspections évaluent également les comportements des utilisateurs, les décisions et la preuve du contrôle des processus.

9 lacunes en matière de conformité que de nombreuses équipes manquent 

Pour vous préparer aux inspections de conformité aux BPF pharmaceutiques, vous devez regarder au-delà de la chaîne de production. De nombreuses organisations se concentrent sur les tests de fournitures, de production, de sécurité et d'assurance qualité, mais surestiment leur maturité dans d'autres domaines.

1. Organigrammes ou qualifications des équipes non conformes :  Les inspecteurs examinent les organigrammes (organigrammes) pour évaluer la taille, l'expérience et les qualifications de l'équipe. Ils nécessitent également une documentation sur les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe. Sans cela, l'intégrité de vos opérations, procédures et données devient discutable.
2. Formation inadéquate :  Les usines doivent former les nouveaux membres de l'équipe sur leur système de gestion de la qualité ainsi que sur les tâches spécifiques à leur rôle, tandis que le personnel existant doit recevoir une formation régulière sur le terrain. Les équipes doivent documenter toutes les formations et les chefs de service doivent régulièrement évaluer l'efficacité des programmes de formation. Des programmes de formation insuffisants démontrent une incapacité potentielle à préserver l'intégrité des données.
3. Entretien des installations médiocre :  Avec un soin considérable apporté aux processus de fabrication et de contrôle qualité, de nombreuses usines négligent un entretien approprié. Planifiez les inspections et les remplacements des équipements de sécurité, entretenez les CVC pour réguler l'humidité et la température, et maintenez les installations propres pour des opérations sûres et fiables. Une maintenance inefficace des installations compromet votre environnement de production, affectant le contrôle qualité.
4. Mauvais entretien de l'équipement :  Un équipement mal entretenu peut produire des produits incohérents, de mauvaise qualité, voire dangereux. De plus, les pannes et pannes d'équipement ont un impact sur la disponibilité et peuvent même compromettre la sécurité des équipes. Assurez-vous donc de nettoyer, calibrer et entretenir tous les équipements et de documenter chaque tâche. Sans un entretien approprié, l'équipement peut mal fonctionner, rendant même les données générées automatiquement peu fiables.
5. Documentation absente des processus de maintenance :  Les inspecteurs BPF évaluent bien plus que la simple qualité et la sécurité des médicaments fabriqués. La documentation des processus est un élément essentiel de GMP et comprend les stratégies et procédures de maintenance. Conservez une documentation claire et à jour de tous les processus de maintenance pour rester conforme. Sans cela, vous ne pouvez pas prouver votre adhésion aux processus standards (ou la justification de ceux-ci).
6. Enregistrements d'étalonnage et de maintenance insuffisants :  Des normes d'étalonnage strictes protègent les utilisateurs finaux des produits incohérents et dangereux. Toutes les équipes ne stockent pas les enregistrements d'étalonnage avec les enregistrements de maintenance, ce qui pose des problèmes de disponibilité qui compromettent l'intégrité des données. Centralisez les enregistrements d'étalonnage et de maintenance dans votre logiciel GMAO/EAM pour améliorer la cohérence, la disponibilité et la conformité globale.
7. Échec de réalisation d'audits internes :  Les inspections formelles BPF ne sont pas les seuls audits requis. Les fabricants doivent également mener, suivre et établir des procédures documentées pour les inspections et les audits internes. Cela comprend l'inspection de toutes les installations, actifs, outils, processus, documentation et certifications des employés. La plupart des usines doivent effectuer ces audits chaque année, au minimum.
8. Tenue de archivage électronique non conforme :  UE  L'annexe 11 des BPF réglemente les systèmes et logiciels de documentation informatisés pour fournir des enregistrements précis, sécurisés et traçables qui facilitent le contrôle qualité. Pour rester conformes, les usines doivent effectuer des audits internes basés sur les risques de ces systèmes et de leurs ensembles de données les plus critiques.
9. Absence de validation ou de revalidation du logiciel :  Les usines utilisant une GMAO non validée comme système de gestion de la qualité (QMS) peuvent être non conformes en raison de problèmes de sécurité et de documentation, y compris les contrôles de signature électronique. Chaque fois que votre GMAO est mise à jour, vous devez revalider. Même avec une documentation par ailleurs parfaite, si l'inspection révèle un logiciel non validé, vous pourriez avoir du mal à réussir les audits.

Comment renforcer la conformité avant votre prochaine inspection

Êtes-vous prêt pour votre prochain audit? En plus de tout écart ou déficience identifié lors de votre dernière inspection, suivez ces étapes pratiques pour améliorer la conformité de votre usine.

Mesurer les processus et les flux de travail par rapport aux exigences de conformité

Il ne suffit pas que vos processus fonctionnent correctement. S'ils ne répondent pas aux exigences BPF, vous ne passerez pas l'inspection. GMP nécessite des révisions et des mises à jour régulières des processus. Profitez donc de cette opportunité pour apporter des améliorations exceptionnelles en fonction des meilleures pratiques, des commentaires de l'équipe et des directives GMP actuelles.

Standardiser la documentation et les pistes d'audit

Un chapitre entier d'EudraLex est consacré à la documentation, et pour cause. Une documentation efficace prouve l'intégrité des données. Capturez, stockez, organisez et mettez à jour tous les bons de travail, inspections et autres enregistrements dans un système centralisé. Tous les systèmes ou outils utilisés doivent répondre aux normes de sécurité des données, fournir des pistes d'audit traçables et lier les signatures électroniques avec des horodatages. Améliorez votre système de gestion de la qualité avec des outils logiciels simples mais robustes qui réduisent le travail manuel et améliorent la conformité.

Donner la priorité aux performances des éléments

Un équipement fiable et efficace ne vous aide pas seulement à réussir les inspections :il augmente la productivité et la rentabilité. Mettez en œuvre des stratégies de maintenance proactives, y compris la maintenance prédictive, pour minimiser les temps d'arrêt grâce à la détection des pannes potentielles. Utilisez des capteurs, des outils et des logiciels intégrés pour suivre l'état des actifs en temps réel, améliorant ainsi la fiabilité et l'intégrité.

Adopter un logiciel qui simplifie la conformité

Un système de gestion informatisé de la maintenance (GMAO) ou un système de gestion des actifs d'entreprise (EAM) peut collecter des données à partir de capteurs d'équipement et d'outils de terrain sur site, les faire correspondre aux bons de travail actifs et aux données historiques, et hiérarchiser les travaux de maintenance. Certains outils génèrent même des alertes en temps réel et des ordres de travail automatisés en réponse à une détection de panne potentielle.

Comment eMaint prend en charge la conformité aux BPF de l'UE

La conformité aux BPF de l'UE est complexe et les réglementations spécifiques aux logiciels telles que l'Annexe 11 peuvent ajouter à la confusion. Mais avec des tableaux de bord intégrés, des pistes d'audit complètes (y compris des signatures électroniques conformes) et des contrôles d'accès personnalisables, eMaint garde vos données claires, complètes et conformes.

Vous pensez qu'une GMAO/EAM est trop complexe pour votre équipe ? eMaint propose des programmes de formation pour une intégration fluide et efficace, et fournit même une assistance à la validation.

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