Relier la maintenance, la production et la finance : 4 étapes éprouvées pour améliorer la communication interdépartementale

La clé pour améliorer la communication entre les départements est en réalité très simple :la compréhension mutuelle et l’alignement.

Cela semble évident. Mais en pratique, cela peut s’avérer difficile.

Si vous travaillez dans la maintenance, la production ou la finance, vous êtes impliqué dans la gestion des actifs. Et parce que la gestion d’actifs est l’affaire de tous, cela signifie que tout le monde doit être impliqué et travailler vers des objectifs communs. Les exigences ISO 55001 stipulent que le quoi , quand , comment , et qui de communication doit être déterminé. Il est cependant facile de comprendre qu'il peut souvent être difficile de comprendre les autres départements. Voici donc 4 étapes simples que votre organisation peut suivre pour que la magie opère.

1. Partagez vos objectifs.
2. Établissez des relations.
3. Formez des équipes interfonctionnelles.
4. Utilisez des outils de communication.

Mais d'abord, un petit mot sur la rivalité.

Vous travaillez probablement dans un département. Vous rencontrez probablement une rivalité avec un autre département, n'est-ce pas ? De façon régulière ? Même un conflit interdépartemental ? Des parties de tennis par courrier électronique de plus en plus tendues. Des regards sales sur la fontaine à eau. Chuchotements et ricanements dans le couloir. Jeter l’autre département « sous le bus » lors de la réunion hebdomadaire. Ce n’est pas rare du tout selon une étude. On pourrait probablement dire que c’est la nature humaine. Vous mettez les gens dans des « équipes » et ils veulent naturellement surpasser les autres – les rivaux – même lorsqu'ils travaillent pour la même entreprise.

C'est une chose difficile à éliminer, la rivalité. Mais en fin de compte, cela fait perdre du temps et de l'argent.

Mais quel est le problème entre maintenance, production et finance ? Si vous travaillez dans des industries de transformation ou de fabrication, vous avez probablement entendu dire :

Finances : Pourquoi le responsable de la maintenance doit-il acheter les garnitures mécaniques les plus chères ? Il y en a plein de moins chers ? N'obtiennent-ils pas de profits et de pertes ?

Entretien : C'est ridicule. Nous planifier et planifiez le jour d'arrêt de maintenance, puis la production démarre et l'annule. Encore! Ils n’ont rien dit lors de la réunion d’hier.

Production : Pourquoi la finance insiste-t-elle pour acheter des emballages bon marché à l’étranger ? Cela bousille la machine à emballer tous les deux jours. Ils ne subissent pas la pression que nous subissons. La maintenance a-t-elle trouvé quelqu'un capable de le réparer ?

Cela vous semble familier ?

C'est pourquoi la haute direction organisationnelle doit favoriser des relations départementales positives autour d'objectifs partagés et communs. Faites communiquer les gens et répartissez-les dans des équipes interfonctionnelles à chaque occasion.

Jetons un coup d'œil aux quatre étapes simples mais essentielles pour améliorer la communication, la compréhension et l'alignement entre la maintenance, la production et les finances.

1. Partager des objectifs

Il est essentiel de surmonter les différences et de réussir. Cela commence par trouver un terrain d’entente, et un bon point de départ est de trouver des objectifs communs. Dans le contexte de la gestion des actifs, les objectifs de tous les départements doivent découler du plan organisationnel global :

Cela signifie donc que même si les départements ont leurs propres buts, objectifs et tâches, tout doit découler du plan organisationnel, c'est-à-dire de l'ensemble d'objectifs partagés sur lesquels chacun a une « ligne de mire ». Cela crée l'alignement souhaité.

Un exemple d’objectif de maintenance qui « affecte » traditionnellement la production est la planification des temps d’arrêt pour effectuer la maintenance préventive (PM). Il s’agit souvent d’un désalignement et de la cause de frictions entre les deux. La production est sous pression pour atteindre les chiffres . Et s’il est en retard, alors il considère les PM comme quelque chose qui peut être reporté à une autre fois. La maintenance considère les PM comme essentiels au maintien des performances des actifs, c'est-à-dire pour atteindre les chiffres . La maintenance et la production doivent s'entendre et s'en tenir au plan et celui-ci doit être dérivé du plan organisationnel.

2. Établir des relations

Prendre cette mesure, c'est amener les gens à parler, et bien souvent, cela se fait de manière informelle. Les gens ont besoin de se connaître. À quoi bon si l’équipe de production et l’équipe de maintenance sont situées dans des bâtiments différents et se voient rarement ? Et si l’équipe financière fonctionnait 100% à distance ? Voici quelques idées que votre organisation pourrait mettre en œuvre :

Déjeuners d'équipe :Faites commander les pizzas et les boissons gazeuses de temps en temps. Cela peut aider à promouvoir une discussion informelle. Peut-être le planifier après la clôture d'un projet ou une période d'arrêt pour maintenance.

Créer des clubs/équipes :Et si vous créiez une équipe de football ou de basket-ball en entreprise ? Il existe de nombreuses options pour réunir différentes personnes.

Retraites trimestrielles :Événements de team building pour résoudre des problèmes en groupe ou simplement des escapades pour les chefs d'équipe seniors de la maintenance, de la production et des finances. Celles-ci ont un coût, mais permettront d’établir des relations plus solides à long terme et d’atteindre les objectifs. Et c'est un résultat plus solide.

3. Former des équipes interfonctionnelles

Le meilleur moment pour le faire est lors d’un projet de gestion d’actifs. Par exemple, l'introduction ou la mise à niveau d'une nouvelle ligne de processus. Il s'agit d'un excellent exemple de cas où des équipes doivent être formées à partir de différents départements :production, maintenance, finances, projets, achats, santé et sécurité, etc. Mais le fait est qu’il doit être mené et géré comme un projet professionnel. Voici les étapes essentielles pour former une équipe interfonctionnelle réussie :

1. Identifiez l'expertise requise pour obtenir un résultat positif. Cela ne sert à rien d’avoir l’apprenti de 1ère année chargé d’élaborer le plan de maintenance.
2. Sélectionnez les bonnes personnalités :vous avez besoin d'esprit d'équipe. Dirigeants, abeilles ouvrières et tout le reste. Ce n'est pas une équipe pleine d'ego.
3. Assurez-vous d'un leadership de qualité :le projet sera une courbe d'apprentissage pour tous, mais assurez-vous d'avoir des chefs de projet expérimentés qui le piloteront.
4. Soyez clair sur l'objectif de chaque membre de l'équipe. La confusion coûte cher.
5. Créer une charte d'équipe :consensus et accord sur les objectifs. Vous vous souvenez de « la ligne de mire » ?
6. Définissez un budget spécifique.
7. Créez des calendriers et des plans de projet et assurez-vous que tout le monde dispose d'une visibilité à tout moment.
8. Créez des lignes de communication et un plan de communication.

4. Utiliser des outils de communication

Que ce soit sur un projet ou non, quels sont les outils que nous pouvons utiliser pour réunir la maintenance, la production et la finance afin de communiquer efficacement ? Heureusement pour vous, il y en a plein :

Intranet et forums – Un référentiel ouvert d'informations où la finance pourrait télécharger les performances financières de l'entreprise ; la production pourrait afficher les objectifs et la conformité, et la maintenance pourrait démontrer les KPI pour la gestion du travail et la disponibilité. Les forums sont particulièrement utiles pour le transfert de connaissances entre les départements.

Newsletters numériques – Ceux-ci remplacent les anciennes copies papier. Livré par courrier électronique, il constitue un excellent moyen de transmettre rapidement des informations à tous les services d'une organisation. Idéal pour présenter des études de cas :production introduisant de nouveaux emballages recyclables ; maintenance mise à niveau vers un nouvel EAM ou GMAO; financer l'obtention de fonds pour une nouvelle ligne de traitement.

Affichage numérique – . Ces panneaux sont programmables et peuvent afficher toutes sortes de mises à jour du service et constituent une excellente alternative aux newsletters pour ceux qui ne travaillent pas sur ordinateur :les techniciens et les opérateurs par exemple.

Outils de collaboration – Il en existe de nombreux, tels que Google Meet et Docs, Teams, etc. Ces outils permettent aux départements et aux équipes de collaborer en temps réel via le partage de fichiers, le partage d'applications, l'utilisation d'appels vidéo et vocaux et même la messagerie instantanée. Un endroit idéal pour partager des informations interservices.

EAM/GMAO – Plutôt que d’être intégrées et les problèmes qui en découlent, ces fonctions peuvent être intégrées dans un système ERP. Cela permet de disposer d’une source unique d’informations pour les finances et la maintenance. Une plus grande conscience des coûts est obtenue grâce au logiciel qui n'est pas isolé de l'ERP, et la synchronisation entre les deux permet une productivité accrue et une communication plus facile. De plus, les analyses et les KPI sont facilement communiqués à tous, qu'il s'agisse de la disponibilité des actifs, des bons de travail en cours ou du MTBF.

Voici donc quatre étapes simples pour contribuer à améliorer la communication entre la maintenance, la production et les finances et, en fait, avec n'importe quel service de votre organisation dans le contexte de la gestion des actifs. La communication, tout comme la culture, peut faire ou défaire les organisations.

Comme quelqu'un l'a dit un jour, « le travail d'équipe permet de réaliser un rêve ».