Relier maintenance, production et finance : 4 étapes éprouvées pour améliorer la communication inter-départements

La clé pour améliorer la communication entre départements est en fait assez simple : compréhension mutuelle et alignement.

Ça sonne évident. Mais en pratique, c'est souvent un défi.

Si vous êtes en maintenance, production ou finance, vous êtes impliqué dans la gestion d'actifs. Et comme la gestion d'actifs est l'affaire de tous, cela signifie que tout le monde doit être impliqué et travailler vers des objectifs communs. La norme ISO 55001 exige que le quoi, quand, comment et qui de la communication soient déterminés. On voit bien pourtant que comprendre les autres départements est souvent une lutte. Voici 4 étapes simples que votre organisation peut prendre pour y parvenir.

1. Partager les objectifs.
2. Construire des relations.
3. Former des équipes transverses.
4. Utiliser des outils de communication.

Mais d'abord, un mot sur la rivalité.

Vous travaillez probablement dans un département. Vous vivez probablement de la rivalité avec un autre département, non ? Régulièrement ? Même des conflits inter-départements ? Échanges de mails de plus en plus tendus. Regards noirs à la machine à café. Chuchotements et ricanements dans le couloir. Jeter l'autre département « sous le bus » en réunion hebdomadaire. Ce n'est pas rare selon une étude. On pourrait dire que c'est la nature humaine. On met les gens en « équipes » et ils veulent naturellement surpasser les autres – les rivaux – même en travaillant pour la même entreprise.

C'est dur à éliminer, la rivalité. Mais ultimement, ça gaspille temps et argent.

Mais quel est le problème entre maintenance, production et finance ? Si vous travaillez dans l'industrie de process ou manufacturière, vous avez probablement entendu ceci :

Finance : Pourquoi le responsable maintenance doit-il acheter les joints mécaniques les plus chers ? Il y en a plein de moins chers ? Ils ne comprennent pas le compte de résultat ?

Maintenance : C'est ridicule. Nous planifions et programmons l'arrêt maintenance, puis production l'annule. Encore ! Ils n'ont rien dit à la réunion d'hier.

Production : Pourquoi la finance insiste-t-elle pour acheter des emballages bon marché à l'étranger ? Ça dérègle la machine d'emballage un jour sur deux. Ils ne comprennent pas la pression qu'on subit. La maintenance a-t-elle quelqu'un capable de le réparer ?

Ça vous parle ?

C'est pourquoi la direction doit favoriser des relations positives entre départements autour d'objectifs partagés et communs. Faites communiquer les gens et mettez-les en équipes transverses à chaque opportunité.

Examinons les quatre étapes simples mais critiques pour une meilleure communication, compréhension et alignement entre maintenance, production et finance.

1. Partager les objectifs

C'est crucial pour surmonter les différences et réussir. Ça commence par trouver un terrain d'entente, et un bon début est de trouver des objectifs communs. Dans le contexte de la gestion d'actifs, les objectifs de tous les départements doivent dériver du plan organisationnel global :

Cela signifie que même si les départements ont leurs propres objectifs, tâches, tout doit dériver du plan organisationnel, c'est-à-dire l'ensemble d'objectifs partagés dont tout le monde a une « ligne de mire ». Cela crée l'alignement souhaité.

Un exemple d'objectif maintenance qui traditionnellement « affecte » la production : l'arrêt planifié pour faire de la maintenance préventive (PM). C'est souvent un désalignement et source de friction. La production est sous pression pour faire les chiffres. Si elle est en retard, elle voit les PM comme reportables. La maintenance voit les PM comme essentielles à la performance des actifs, donc à faire les chiffres. Maintenance et Production doivent s'accorder sur le plan et le respecter, et il doit dériver du Plan Organisationnel.

2. Construire des relations

Cette étape, c'est faire parler les gens, souvent informellement. Les gens doivent se connaître. À quoi bon si l'équipe production et l'équipe maintenance sont dans des bâtiments différents et se voient rarement ? Et si la finance opère 100 % à distance ? Voici des idées à implémenter :

Déjeuners d'équipe : Commandez pizzas et boissons de temps en temps. Ça favorise la discussion informelle. Peut-être planifier après une clôture de projet ou une période d'arrêt maintenance.

Créer clubs/équipes : Et si on créait une équipe de foot ou basket de l'entreprise ? Tant d'options pour rassembler des gens différents.

Retraites trimestrielles : Événements team building pour résolution de problèmes en groupe ou simples escapades pour les leaders seniors de maintenance, production, finance. Ça a un coût mais apporte relations plus solides et atteinte d'objectifs à long terme. Et ça, c'est un meilleur résultat net.

3. Former des équipes transverses

Le meilleur moment, c'est sur un projet de gestion d'actifs. Par exemple, l'introduction ou la mise à niveau d'une nouvelle ligne de process. C'est un excellent exemple de moment où il faut former des équipes de différents départements : production, maintenance, finance, projets, achats, santé-sécurité, etc. Mais l'important est que ce soit géré comme un projet professionnel. Voici les étapes critiques pour former une équipe transversale réussie :

1. Identifier l'expertise requise pour un résultat réussi. Pas question de confier le plan de maintenance à un apprenti de 1re année.
2. Sélectionner les bonnes personnalités – il faut des joueurs d'équipe. Leaders, ouvriers, et tout entre. Pas une équipe piena d'égos.
3. Assurer un leadership de qualité – le projet sera une courbe d'apprentissage pour tous, mais assurez-vous d'avoir des chefs de projet expérimentés pour le piloter.
4. Clarifier le rôle de chaque membre. La confusion coûte.
5. Créer une charte d'équipe : consensus et accord sur les objectifs. Rappelez-vous, « la ligne de mire » ?
6. Fixer un budget spécifique.
7. Créer plannings et plans de projet et assurer la visibilité à tous en tout temps.
8. Créer lignes de communication et plan de communication.

4. Utiliser des outils de communication

Que ce soit sur un projet ou pas, quels outils pour réunir maintenance, production, finance et communiquer efficacement ? Heureusement, il y en a beaucoup :

Intranet & forums – Dépôt d'information ouvert où la finance pourrait publier la performance financière ; la production montrer objectifs et conformité, et la maintenance démontrer KPIs de gestion de travail et disponibilité. Les forums sont particulièrement bons pour le transfert de connaissances entre départements.

Newsletters numériques – Remplacent les vieilles copies papier. Envoyées par email, excellent moyen de transmettre rapidement l'info à tous les départements. Idéal pour présenter des cas d'étude : production introduisant emballages recyclables ; maintenance passant à un nouvel EAM ou GMAO ; finance obtenant financement pour une nouvelle ligne.

Signalétique numérique – Ces panneaux sont programmables et peuvent afficher toutes sortes de mises à jour départementales, bonne alternative aux newsletters pour ceux qui ne travaillent pas sur ordinateur : techniciens, opérateurs par exemple.

Outils de collaboration – Il y en a beaucoup : Google Meet et Docs, Teams, etc. Ces outils permettent aux départements et équipes de collaborer en temps réel par partage de fichiers, d'apps, appels vidéo/voix, messagerie instantanée. Excellent endroit pour partager l'information inter-départementale.

EAM / GMAO – Plutôt que d'être intégrés et les problèmes qui s'ensuivent, ces fonctions peuvent être intégrées nativement dans un ERP. Cela permet une source unique d'information pour finance et maintenance. Meilleure visibilité des coûts grâce au logiciel non cloisonné de l'ERP, et la synchronisation entre les deux permet productivité accrue et communication plus facile. Par-dessus tout, analytiques et KPIs sont facilement communiqués à tous – que ce soit disponibilité actifs, bons de travail ouverts ou MTBF.

Voilà quatre étapes simples pour améliorer la communication entre maintenance, production, finance et, en fait, tout département dans le contexte de la gestion d'actifs. La communication – comme la culture – peut faire ou défaire les organisations.

Comme quelqu'un l'a dit un jour, « le travail d'équipe fait marcher le rêve ».