Maîtriser la GMAO :Guide étape par étape pour intégrer en toute transparence un logiciel de maintenance

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Mesures de maintenance essentielles que tout planificateur doit connaître
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Lorsque votre organisation achète un logiciel de GMAO/maintenance, l'un de vos premiers défis sera de savoir comment configurer et utiliser votre nouveau système. Votre service informatique ou vos consultants peuvent installer et effectuer la configuration initiale du système pour vous. Cependant, le planificateur de maintenance ou le responsable de la maintenance doivent décider comment configurer et utiliser le système !

Cela vous est-il déjà arrivé ?😒

Vous devrez trouver un moyen de commencer à utiliser le système sans s’enliser ou ralentir les opérations de maintenance. Après tout, le travail critique ici est la maintenance continue des équipements et des installations.

Pensez-y…

Le logiciel de gestion de la maintenance n'est qu'un outil. Il ne doit pas retarder ou retarder les travaux de maintenance parce qu'il doit être configuré ou parce qu'il présente un flux de travail compliqué.

Alors, comment pouvons-nous y parvenir avec un minimum de perturbations ?

Quelques décisions de configuration du logiciel de GMAO à prendre

1. Comment allez-vous saisir les données dans le système ? Quel ordre devez-vous mettre dans les données ? Devez-vous saisir toutes vos données ?

L’un des premiers éléments que vous installerez sera votre équipement et vos installations. Si vous disposez des informations dans un fichier délimité par des virgules, vous pourrez probablement en importer une grande partie. Les fichiers texte délimités par des virgules sont quelque chose que la plupart des programmes peuvent créer. Supposons que vous ayez une liste d’équipements dans une feuille de calcul Excel. Vous devriez pouvoir utiliser Excel pour l'enregistrer dans un fichier délimité par des virgules.

Une fois que vous avez tous vos actifs et installations dans le système, vous souhaiterez ajouter d'autres informations telles que les pièces de rechange et les fournitures, les techniciens, etc. Ensuite, vous commencez à définir les tâches de maintenance non planifiées et planifiées sur différents équipements ou installations. Ce processus peut prendre un certain temps !

Il est donc généralement préférable de commencer par quelques tâches de type panne. Vous pouvez également disposer d'une tâche de dépannage générique pour tout type de maintenance. De cette façon, vous pouvez commencer à créer des bons de travail et à utiliser le système dès que possible.

Voir « Huit conseils de configuration du logiciel de GMAO/de maintenance » pour des suggestions sur la façon de procéder. Ceci est particulièrement utile si vous n'avez jamais utilisé de logiciel de GMAO auparavant dans l'organisation.

2. Quel type de maintenance – dépannage ou préventif, devriez-vous cibler en priorité ?

Vous devriez probablement cibler les travaux de dépannage en premier. Créez des définitions de tâches pour ce type de travail et créez des bons de travail. Pour accélérer la mise en route du système, vous souhaiterez peut-être créer quelques tâches de répartition génériques et créer des bons de travail. Au fur et à mesure que vous utilisez le système, vous pouvez ajouter des tâches et des instructions plus spécialisées.

Plus vite vous pourrez commencer à gérer la maintenance en cas de panne, plus vite vous pourrez la maîtriser d'une manière ou d'une autre. Il s'agit de la maintenance la plus coûteuse et la cause de la plupart des insatisfactions, des problèmes et des retards opérationnels.

3. Quel type de workflow de maintenance utiliserez-vous ? Qui sera responsable de l'envoi des bons de travail et de la collecte des commentaires ?

Vous disposerez normalement d'un flux de travail dans lequel quelqu'un accepte les demandes de travail, crée des bons de travail, planifie la maintenance préventive et les transmet aux techniciens ou aux sous-traitants pour qu'ils les effectuent. Cette personne jouera essentiellement le rôle de planificateur de maintenance ou de superviseur de maintenance (voir « Rôle du planificateur de maintenance dans les programmes de gestion de la maintenance "). Dans les petites installations de maintenance, la personne peut même être un administrateur de bureau ou une autre personne non chargée de la maintenance.

Mais ce n'est qu'une partie de l'histoire…

Une fois terminé, il doit y avoir un moyen de récupérer le statut du bon de travail et tout autre commentaire dans le système. Selon les capacités du logiciel de maintenance que vous utilisez, celle-ci doit être effectuée manuellement par quelqu'un ou de manière automatisée par les techniciens eux-mêmes. De plus, le planificateur ou le superviseur de la maintenance doit garder un œil sur les choses et s'assurer que le travail est terminé à temps et ne reste pas en attente.

4. Quel genre de résultats attendez-vous ? Quels rapports ou analyses de données vous aideront à déterminer si vous obtenez ces résultats ?

Le reporting est un élément très important de votre système de gestion de la maintenance. Sans cela, vous et les autres n'avez aucun moyen de savoir avec certitude comment vous performez. Idéalement, le logiciel de maintenance doit être capable de vous présenter un bref résumé de statistiques utiles telles que l'arriéré des bons de travail, le nombre moyen de jours pour terminer les bons de travail, les bons de travail et les demandes de travail en attente, les équipements nécessitant le plus de temps de maintenance en cas de panne, etc.

Vous pouvez télécharger nos « Mesures de maintenance clés " guide mentionné ci-dessous pour une liste de statistiques importantes et comment les utiliser.

Utilisez ces informations pour identifier les domaines de préoccupation et d’amélioration. Vous devriez commencer à constater une réduction progressive de la maintenance en cas de panne au fil du temps et une augmentation correspondante de la maintenance planifiée/préventive. Une fois que cela se produit, votre logiciel de gestion de la maintenance est sur la bonne voie pour être rentabilisé !

Guide de sélection des logiciels de gestion de la maintenance

Êtes-vous actuellement à la recherche d’un progiciel de GMAO pour votre organisation ? Vous trouverez ensuite ce Guide de sélection des logiciels de GMAO très utile pour vous aider à faire le bon choix. Grâce à une série de questions et de listes de contrôle, vous pouvez identifier le bon choix pour vos besoins spécifiques parmi plusieurs produits concurrents.

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