Maîtriser le GMAO : guide étape par étape pour intégrer harmonieusement un logiciel de maintenance

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Indicateurs de maintenance essentiels que tout planificateur doit connaître
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Quand votre organisation achète un logiciel GMAO/maintenance, l'un de vos premiers défis sera comment configurer et utiliser votre nouveau système. Votre département informatique ou des consultants peuvent installer et faire une configuration initiale du système pour vous. Cependant, le planificateur de maintenance ou le responsable maintenance doivent décider comment configurer et utiliser le système !

Cela vous est-il déjà arrivé ? 😒

Vous devrez trouver un moyen de commencer à utiliser le système sans l'embourber ou ralentir les opérations de maintenance. Après tout, le travail critique ici est la maintenance continue des équipements et installations.

Réfléchissez-y…

Le logiciel de gestion de maintenance n'est qu'un outil. Il ne devrait pas bloquer ou retarder le travail de maintenance parce qu'il a besoin d'être configuré ou qu'il a un flux de travail compliqué.

Alors comment pouvons-nous faire cela avec un minimum de perturbation ?

Quelques décisions de configuration GMAO à prendre

1. Comment allez-vous saisir les données dans le système ? Quel ordre devriez-vous mettre les données ? Avez-vous besoin de mettre toutes vos données ?

L'un des premiers éléments que vous mettrez est vos équipements et installations. Si vous avez l'information dans un fichier délimité par des virgules, vous pourrez probablement en importer une grande partie. Les fichiers texte délimités par des virgules sont quelque chose que la plupart des programmes peuvent créer. Disons que vous avez une liste d'équipements dans un tableau Excel. Vous devriez pouvoir utiliser Excel pour l'enregistrer en fichier délimité par des virgules.

Une fois que vous avez tous vos actifs et installations dans le système, vous voudrez ajouter d'autres informations comme les pièces de rechange et fournitures, techniciens, etc. Puis vous commencez à définir les tâches de maintenance non planifiées et planifiées sur différents équipements ou installations. Ce processus peut prendre du temps !

Donc il est généralement préférable de commencer avec quelques tâches de type correctif. Alternativement, avoir une tâche corrective générique pour tout type de maintenance. Ainsi, vous pouvez commencer à créer des ordres de travail et utiliser le système le plus tôt possible.

Voir « Huit conseils de configuration GMAO/logiciel de maintenance » pour des suggestions sur comment procéder. C'est particulièrement utile si vous n'avez pas utilisé de logiciel GMAO dans l'organisation auparavant.

2. Quel type de maintenance - corrective ou préventive - devriez-vous cibler en premier ?

Vous devriez probablement cibler le travail de maintenance corrective en premier. Créez des définitions de tâches pour ce type de travail et créez des ordres de travail. Pour rendre le démarrage plus rapide, vous pourriez vouloir créer quelques tâches correctives génériques et créer des ordres de travail. Au fur et à mesure que vous utilisez le système, vous pouvez ajouter plus de tâches spécialisées et instructions.

Plus vite vous pouvez commencer à gérer la maintenance corrective, plus vite vous pouvez la mettre sous une forme de contrôle. C'est la maintenance la plus coûteuse et la cause de la plupart de l'insatisfaction et des problèmes opérationnels et retards.

3. Quel type de flux de travail de maintenance utiliserez-vous ? Qui sera responsable d'envoyer les ordres de travail et de collecter les retours ?

Vous aurez normalement un flux de travail où quelqu'un accepte les demandes de travail, crée des ordres de travail, planifie la maintenance préventive et les transmet aux techniciens ou entrepreneurs pour compléter. Cette personne jouera essentiellement le rôle de planificateur de maintenance ou superviseur de maintenance (voir « Rôle du planificateur de maintenance dans les programmes de gestion de maintenance »). Dans de petites configurations de maintenance, la personne pourrait même être un administrateur de bureau ou une autre personne non-maintenance.

Mais ce n'est qu'une partie de l'histoire…

Une fois complété, il doit y avoir un moyen pour que le statut de l'ordre de travail et tout autre retour rentre dans le système. Selon les capacités du paquet logiciel de maintenance que vous utilisez, cela doit être fait manuellement par quelqu'un ou de façon automatisée par les techniciens eux-mêmes. Aussi, le planificateur ou superviseur de maintenance doit garder un œil sur les choses et s'assurer que le travail est complété à temps et non laissé en attente.

4. Quels résultats attendez-vous ? Quels rapports ou analyses de données vous aideront à identifier si vous obtenez ces résultats ?

Le reporting est un composant très important de votre système de gestion de maintenance. Sans lui, vous et les autres n'avez aucun moyen de savoir avec certitude comment vous performez. Idéalement, le logiciel de maintenance doit être capable de vous présenter un résumé court de statistiques utiles comme les heures de carnet d'ordres de travail, jours moyens pour compléter les ordres de travail, ordres de travail en attente et demandes de travail, équipements nécessitant le plus de temps de maintenance corrective, etc.

Vous pouvez télécharger notre guide « Indicateurs clés de maintenance » mentionné ci-dessous pour une liste de statistiques importantes et comment les utiliser.

Utilisez cette information pour identifier les domaines de préoccupation et d'amélioration. Vous devriez commencer à voir une réduction progressive de la maintenance corrective au fil du temps et une augmentation correspondante de la maintenance planifiée/préventive. Une fois que cela arrive, votre logiciel de gestion de maintenance est bien parti pour se payer lui-même !

Guide de sélection de logiciel de gestion de maintenance

Cherchez-vous actuellement un paquet logiciel GMAO pour votre organisation ? Alors vous trouverez ce Guide de sélection de logiciel GMAO très utile pour vous aider à faire le bon choix. Avec une série de questions et listes de contrôle, vous pouvez identifier le bon choix pour vos besoins spécifiques parmi plusieurs produits concurrents.

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