Coûts et avantages des logiciels de maintenance : comment justifier votre investissement GMAO

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Budget pour un logiciel de maintenance

Les coûts d'un logiciel de maintenance seront plus élevés que vous ne le pensez !

Lors de l'achat d'un logiciel GMAO/de maintenance, vous devez souvent justifier l'achat en termes de coûts et d'économies attendus auprès de votre direction. Cela peut être difficile et fastidieux. Vous devez collecter à la fois les coûts possibles impliqués et les avantages.

Avec cela, vous pouvez prendre les bonnes décisions non seulement sur l'achat d'un logiciel GMAO, mais aussi sur le type de produit souhaité et le budget à prévoir.

L'achat et l'utilisation d'un logiciel GMAO pour votre programme de maintenance engendreront une variété de coûts. Ces coûts ne sont pas seulement financiers. Il y aura également d'autres coûts (temps passé) pour l'implémentation, la formation, l'utilisation continue, etc. Notez que certains coûts sont uniques aux logiciels installés sur site tandis que d'autres sont uniques aux logiciels basés sur le cloud (SaaS - Software as a Service).

1. Coûts de licence du logiciel GMAO

Cela représente le coût de la licence logicielle pour les logiciels sur site. C'est généralement un coût unique, sauf si vous souhaitez acheter des mises à niveau.

2. Coûts de support continu

Ce sera le coût des accords de support logiciel qui impliquent généralement la maintenance et les mises à jour du fournisseur pour les logiciels sur site. En général, ce support logiciel inclut les mises à jour et mises à niveau ainsi que le support si vous rencontrez des problèmes d'utilisation du logiciel.

3. Coûts de conseil et formation

Vous pourriez avoir besoin de consultants sur site (du fournisseur du logiciel ou d'une autre société) pour configurer le logiciel, effectuer d'autres configurations ou former les employés. Vous devez budgéter les coûts réels pour ce temps de conseil. S'ajoutent des éléments comme le temps passé par les employés à apprendre le logiciel, les coûts de votre département informatique pour configurer le matériel ou autre configuration initiale, etc.

4. Autres coûts logiciels et matériels

Pour exécuter le logiciel et sa base de données, vous aurez besoin d'ordinateurs et serveurs. Vous pourriez également avoir besoin d'acheter d'autres logiciels tiers pour faire fonctionner le système. Par exemple logiciel de base de données, licences de système d'exploitation, logiciel de serveur web, etc. Si vous utilisez le code-barres, vous pourriez avoir besoin d'acheter des lecteurs de codes-barres et autres logiciels.

5. Coûts d'abonnement annuels/mensuels

Si vous achetez une solution cloud où vous vous connectez et utilisez une solution hébergée, vous paierez des frais mensuels ou annuels plutôt qu'une licence unique. Généralement, les coûts de support et mises à jour sont inclus dans ces frais.

6. Coûts de migration des données

Cela implique le coût du transfert de données depuis un système existant ou la copie de données depuis des feuilles de calcul ou documents papier vers le nouveau système. Bien que l'équipe de maintenance puisse le faire elle-même, il y a toujours un coût dû aux heures de travail passées à le faire. Le magazine Plant Services a un article « La conversion de données vers un nouveau GMAO n'est peut-être pas aussi facile que vous le pensez » qui aborde certains pièges.

7. Coûts de gestion du système

Les coûts impliqués pour quelqu'un qui maintient le système logiciel lui-même. Par exemple : sauvegardes régulières, configuration des utilisateurs, support helpdesk et autres services de façon continue.

Avantages d'un programme de logiciel de maintenance

1. Réduction des pannes d'équipement grâce à une meilleure maintenance

Avec un logiciel de maintenance préventive, vous planifierez mieux la maintenance des équipements et serez moins susceptible de sauter la maintenance préventive. Cela signifie que vous devriez commencer à voir moins de pannes d'équipement au fil du temps.

2. Réduction des coûts d'heures supplémentaires grâce à moins de pannes

Moins de pannes d'équipement signifie moins d'urgences de maintenance où tout le personnel est nécessaire sur le pont pour réparer rapidement. Vous devriez donc voir une réduction des coûts d'heures supplémentaires car les techniciens de maintenance devraient faire moins d'heures supplémentaires pour réparer des équipements critiques en panne.

3. Amélioration de la gestion du carnet de maintenance (backlog)

Les travaux de maintenance en attente non effectués s'appellent le carnet de maintenance (backlog). Avec un logiciel GMAO, vous pourrez mieux suivre les travaux de maintenance dus ainsi que les éléments qui sont passés entre les mailles du filet. En savoir plus dans « Comment gérer le carnet de maintenance pour les équipements ».

4. Réduction des conflits de planification

Il y aura moins de conflits de planification dus à une maintenance planifiée au même moment où l'équipement est nécessaire par la production. Cela peut être un gros avantage. Si vous avez planifié une maintenance critique sur un équipement mais qu'elle entre en conflit avec les plannings de production ou d'opérations, vous ne serez pas très populaire !

Les calendriers de maintenance d'équipement créés à partir de votre logiciel GMAO peuvent vous aider à planifier la maintenance future et à reprogrammer si nécessaire. En savoir plus dans « Comment planifier la maintenance préventive avec un calendrier de maintenance ».

5. Réduction des coûts grâce à une durée de vie plus longue des actifs

Grâce à une meilleure maintenance, la plupart des équipements dureront plus longtemps avant d'avoir besoin d'être remplacés. Cela réduit les coûts d'investissement pour l'achat de nouveaux équipements au fil du temps.

6. Amélioration de la gestion des stocks

Une meilleure gestion des stocks est une source significative d'économies. Grâce à une meilleure planification de la maintenance, vous conserverez moins de pièces de rechange inutiles et potentiellement coûteuses. Vous réduirez les retards de réparation des pannes parce que vous n'avez pas de pièces de rechange. De plus, vous serez mieux en mesure d'évaluer les fournisseurs de pièces pour la qualité et la fiabilité.

7. Amélioration de l'analyse des problèmes et meilleurs rapports de gestion

Le logiciel de maintenance vous aidera à générer des statistiques sur votre performance. Vous pouvez les partager avec la direction. Ils auront une meilleure vision de la performance du département maintenance ainsi que des alertes sur les problèmes potentiels.

Par exemple : augmentations imprévues du carnet de maintenance, coûts de maintenance d'équipement en hausse, etc. En savoir plus sur ces indicateurs et comment les utiliser dans « 3 indicateurs de maintenance rapides pour les planificateurs de maintenance ».

8. Standardisation du travail de maintenance

Avec un bon logiciel GMAO, vous pouvez créer des modèles de tâches de maintenance standard pour créer des ordres de travail. Les instructions sur la façon de compléter la maintenance peuvent être standardisées dans ces modèles. Cela facilite la formation des nouveaux techniciens ainsi que l'amélioration des standards de maintenance.

9. Meilleure satisfaction des utilisateurs/clients

Les réductions de pannes d'équipement et une meilleure planification de la maintenance préventive créeront une meilleure impression. Les plans de maintenance sont moins susceptibles d'interférer avec les opérations ou de retarder la livraison des produits.
Vous pouvez voir un exemple d'étude de cas « Avantages GMAO & Retour sur Investissement (ROI) - Étude de cas » qui montre comment mettre des chiffres sur tous les avantages ci-dessus pour vous aider à calculer le Retour sur Investissement (RSI) de votre logiciel GMAO.

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Utilisez-le pour trouver les coûts et avantages impliqués dans l'utilisation d'un logiciel de gestion de maintenance. Cela vous aidera à faire un meilleur dossier auprès de votre direction sur pourquoi vous devriez acheter un programme logiciel de maintenance !

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