Les tenants et aboutissants d'un contrat de maintenance

La maintenance joue un rôle crucial dans l'établissement d'opérations commerciales fluides dans chaque installation. Les entreprises qui ne peuvent pas (ou ne veulent pas) s'occuper de leurs actifs physiques chercheront à sous-traiter les travaux de maintenance. Et vous ne pouvez pas le faire sans signer un certain type de contrat de maintenance.

Pour comprendre ce qui fait un bon contrat et comment en négocier un, nous devons d'abord discuter des circonstances idéales pour l'externalisation des travaux de maintenance. Commençons.

Qu'est-ce qu'un contrat de maintenance de service ?

Un contrat de maintenance de service est un accord juridique entre une entreprise et un prestataire de services de maintenance . Il précise les termes et conditions de l'accord entre les deux parties. Des entrepreneurs en maintenance peuvent être embauchés pour effectuer une variété de différents services de maintenance, de l'entretien général aux réparations spécialisées.

Tous les détails négociés entre les deux parties seront précisés dans le contrat. Cela renforcera l'engagement du fournisseur de services. Plus d'informations sur ce qu'il faut inclure dans un contrat sont expliquées plus loin dans l'article.

Pourquoi externaliser la maintenance ?

La maintenance des équipements et des installations peut être configurée de quatre manières différentes : 

1. travail effectué par une équipe de maintenance interne 
2. le travail est effectué par des techniciens OEM (Original Equipment Manufacturer)
3. tous les travaux sont confiés à des prestataires de maintenance tiers
4. diverses combinaisons des trois façons ci-dessus

La seule situation dans laquelle une organisation n'aura pas à se soucier des contrats de maintenance est si tout le travail est effectué par une équipe interne. Cependant, c'est assez rare. Selon notre enquête de maintenance de février 2021, seulement 10 % des installations ne sous-traitent aucun travail de maintenance.

Comme indiqué sur l'image ci-dessus, les raisons les plus courantes d'externaliser les activités de maintenance sont :

• il y a tout simplement trop de travail pour l'équipe interne
• cela n'a aucun sens de garder un employé à temps plein pour une tâche spécialisée qui doit être effectuée occasionnellement (comme l'embauche d'un plombier à temps plein)   
• l'organisation manque de connaissances ou d'outils spécialisés pour effectuer certaines réparations 
• Les OEM fournissent un service de maintenance dans le cadre de la vente de l'équipement
• dans certaines situations, les sous-traitants de maintenance pourraient être plus rentables
• l'organisation trouve plus simple de tout sous-traiter 

Chaque entreprise aura ses propres raisons d'engager des entrepreneurs de maintenance. Dans de tels cas, un contrat de maintenance fiable est là pour assurer un niveau de service élevé à moindre coût.

Types de contrats de maintenance à long terme (AMC vs CMC)

Il existe deux principaux types d'accords de service de maintenance à long terme appelés AMC et CMC.

AMC signifie contrat de maintenance annuel . CMC est l'acronyme de contrat de maintenance globale . Ils sont utilisés pour embaucher des prestataires de services indépendants pour tout type de travaux d'entretien - de l'aménagement paysager et l'entretien des bâtiments à l'entretien des machines et des équipements informatiques.

AMC et CMC couvrent les frais de service pour la maintenance continue régulière et les réparations d'urgence. Lorsqu'un actif tombe en panne, l'entrepreneur en maintenance enverra immédiatement du personnel de service. Ils le répareront et remplaceront les pièces de rechange (si nécessaire).

Un contrat de maintenance annuel est un excellent moyen de couvrir les besoins de maintenance de base, tandis qu'un contrat de maintenance complet couvre tous les frais de pièces de rechange, de main-d'œuvre ou de transport supplémentaires qui surviennent pendant que les techniciens effectuent la maintenance de routine. Les services de maintenance annuels ne couvrent pas les dépenses supplémentaires pouvant survenir au cours du processus de maintenance.

En bref, AMC a un coût initial inférieur mais peut entraîner des frais supplémentaires. CMC coûte plus cher mais il n'y a pas de factures supplémentaires à payer.

Durée d'un contrat

Généralement, la durée d'un contrat de maintenance de service est d'un an. Cela est vrai pour AMC et CMC. Si la relation client-fournisseur se renforce, elle peut être plus longue (les contrats de maintenance de 3 et 5 ans ne sont pas si rares).

Les contrats à long terme profitent à la fois à l'entreprise et à l'entreprise de maintenance. Voici quelques avantages pour l'entreprise :

• Contrôle qualité :L'entrepreneur d'entretien entretiendra les actifs sur une base régulière. Étant donné que le contrat est à long terme, l'entrepreneur est incité à assurer le bon fonctionnement de la machine. Cela permet de réduire les pannes et d'améliorer les résultats.
• Durée de vie et performances accrues :Le contrat à long terme garantit que la machine est régulièrement entretenue, ce qui augmentera sa durée de vie et améliorera ses performances globales.
• Tranquillité d'esprit :Gérer les opérations de maintenance est beaucoup de travail. Avoir un entrepreneur fiable signifie que l'organisation a une chose de moins à se soucier.
• Coûts-avantages :Les entrepreneurs offrent un prix réduit pour les contrats à long terme. Cela peut aider à réduire le coût de maintenance annuel sans entraver le niveau de service.

Les fournisseurs de maintenance préfèrent également les contrats de maintenance à long terme. S'ils peuvent nouer des relations solides avec les clients existants, ils s'assurent des revenus réguliers, ce qui est toujours agréable. Ils sont incités à fournir un service satisfaisant pour améliorer la réputation de leur marque et obtenir de précieuses recommandations.

Méthodes de tarification

Le prix d'un contrat de maintenance dépend de nombreux facteurs tels que la gamme de services, le nombre maximal de pannes à réparer, le nombre d'actifs et la durée du contrat.

Différents entrepreneurs de maintenance proposeront différentes méthodes de tarification. Ils sont généralement négociés entre le vendeur et le fournisseur de services pour voir ce qui fonctionne pour les deux. Les plus courants sont :

• Tarification basée sur le temps :Le contrat spécifie un taux horaire fixe et est calculé en fonction du nombre total d'heures de travail que le vendeur passe.
• Tarification par appareil :Le vendeur et l'entreprise conviennent d'un prix forfaitaire pour l'entretien d'un seul appareil pendant la durée du contrat. Pour obtenir le prix total, le prix par appareil est multiplié par le nombre d'appareils couverts par le contrat.
• Tarification basée sur la durée de vie de l'actif :Au fur et à mesure qu'une machine vieillit, le besoin d'entretien augmente. Le fournisseur peut chercher à augmenter le prix de ces actifs.
• Remplacement vs réparation :Un fournisseur doit-il réparer ou remplacer certains actifs/composants lorsqu'ils tombent en panne ? Le prix du contrat peut changer en fonction de la manière dont l'organisation souhaite gérer cela.

Le contrat peut avoir d'autres exigences spécifiques de la part du client qui entraîneront un coût supplémentaire. Les termes, conditions et le prix final du contrat dépendent fortement des négociations entre les deux parties.

Les responsables de la maintenance et les responsables des installations qui sont en contact avec les fournisseurs doivent avoir les compétences et les connaissances nécessaires pour négocier un bon contrat de maintenance. Voici quelques conseils utiles pour négocier de meilleures conditions.

Qu'est-ce qui est inclus dans un contrat de maintenance ?

Un contrat de maintenance de service contiendra généralement les détails suivants :

• Nom et contact : Le contrat doit contenir des détails tels que les noms des deux entreprises, leur adresse enregistrée, les détails des signataires et le ou les emplacements où le service est attendu.
• Détails de l'équipement  :Spécifications techniques, emplacement, conditions de fonctionnement et autres informations pertinentes concernant la machine à entretenir.
• L'étendue des responsabilités pour le prestataire de services doit être clairement défini pour éviter toute ambiguïté à l'avenir.
• Attentes du client :L'entrepreneur ne peut pas terminer les tâches si l'entreprise et ses travailleurs ne sont pas coopératifs. Le contrat contiendra également des détails sur ce que l'entrepreneur attend du client.
• Temps de réponse :On s'attend à ce que l'entrepreneur offre le service dès que possible. Le temps de réponse maximal, en particulier pour les actifs critiques, doit être clairement défini. Tout délai de réponse au-delà de ce délai constitue une rupture de contrat.
• Heure d'achèvement du service :L'entrepreneur doit terminer le service dans un délai raisonnable. Le contrat doit décrire ces stipulations.
• Rémunération : Au cas où le vendeur endommagerait l'équipement ou d'autres biens. Le retard de service peut également justifier une indemnisation s'il est spécifié dans le contrat.
• Prix . Le contrat mentionnera clairement le prix du contrat, la durée et les modalités de paiement.
• Force majeure . C'est la partie du contrat qui libère les deux parties de leurs obligations en cas de circonstances extraordinaires. C'est une norme dans tous les contrats juridiques.

Au-delà de ceux-ci, tout ce qui est négocié par l'entreprise et l'entrepreneur peut être ajouté au contrat de service.

Comment rédiger des contrats de maintenance ?

Il n'y a pas de règle absolue sur la façon de rédiger des contrats de maintenance. La chose la plus importante à garder à l'esprit est que le contrat est exécutoire par des moyens légaux. Des termes et conditions bien pensés devraient être une évidence.

Les détails du contrat différeront selon les circonstances, les règles du pays et les coutumes du lieu.

Vous pouvez jeter un coup d'œil à ce guide qui explique comment rédiger un contrat de maintenance de base. Pour voir à quoi ils ressemblent dans la pratique, vous pouvez vous référer aux modèles répertoriés ci-dessous.

Modèles de contrat de maintenance courants

Une entreprise peut créer un contrat de maintenance dans un but précis ou en regroupant toutes les exigences de maintenance. Vous n'avez pas à réinventer la roue pour chaque nouveau contrat. Il existe de nombreuses ressources et modèles qui peuvent constituer un excellent point de départ pour créer un nouveau contrat :

• Modèle de contrat de maintenance des équipements
• Contrat de maintenance CVC
• Modèle de contrat de maintenance du bâtiment
• Modèle de contrat de maintenance informatique
• Contact de maintenance préventive
• Modèle de contrat d'entretien ménager

Bien que les modèles soient excellents, les entreprises qui embauchent des fournisseurs de services de maintenance indépendants doivent examiner attentivement leurs besoins spécifiques et s'assurer de les inclure dans le contrat de maintenance final.

Utilisation de la GMAO Limble pour gérer les contrats de maintenance et les fournisseurs

Pour conclure, discutons de la manière dont les organisations peuvent traiter efficacement les fournisseurs et les contrats. Nous entendons par là avoir un accès rapide aux informations nécessaires et la possibilité de savoir si le travail effectué par le fournisseur correspond à ce qui a été convenu dans le contrat.

En règle générale, les responsables de la maintenance doivent traiter avec deux types de fournisseurs : 

1. ceux qui fournissent des services de maintenance
2. ceux chez qui ils achètent des pièces détachées et du matériel

Un logiciel de maintenance moderne comme Limble CMMS peut rationaliser le suivi et la gestion de tout type de fournisseur. Nous allons nous concentrer sur les entrepreneurs car c'est le sujet de cet article.

Outre les contrats de maintenance eux-mêmes, les responsables doivent avoir un accès rapide et facile à d'autres informations sur les fournisseurs, telles que les noms, adresses, e-mails et numéros de téléphone. Cela peut sembler trivial au début, mais c'est très utile lorsque vous avez des contrats avec plusieurs fournisseurs et supervisez plusieurs emplacements.

L'image ci-dessous montre comment Limble conserve toutes les informations sur les fournisseurs dans un emplacement centralisé :  

Si vous regardez l'image de plus près, vous verrez que Limble vous permet d'associer des fournisseurs aux actifs qu'ils gèrent.

Pour rationaliser la communication, les entreprises peuvent donner aux entrepreneurs de maintenance un accès limité au logiciel Limble. Les bons de travail peuvent être envoyés directement au fournisseur via notre logiciel (voir comment cela fonctionne dans la pratique ici). Le fournisseur reçoit les ordres de fabrication et les instructions de travail jointes, exécute le travail, saisit le temps et les pièces de rechange dépensés et clôture le bon de travail.

De cette façon, les responsables de la maintenance et des installations ont un enregistrement clair du temps d'un fournisseur, des pièces utilisées, des factures du fournisseur et d'autres données souhaitées. Ils peuvent utiliser ces données pour générer des rapports et suivre combien d'argent ils dépensent pour des fournisseurs spécifiques.

Vous pouvez en savoir plus sur les capacités de gestion des fournisseurs de Limble ici . Pour toute question supplémentaire, n'hésitez pas à créer un fil de discussion dans les commentaires ci-dessous.