Fixed Asset Management 101 :Comment maximiser la valeur des immobilisations

Les entreprises utilisent différents types d'actifs pour créer de la valeur, des machines complexes aux biens numériques en passant par les liquidités. Parmi elles, les immobilisations sont celles qui ont les impacts financiers et opérationnels à long terme les plus importants.

Une gestion efficace des immobilisations est alors primordiale pour augmenter l'efficacité, réduire les coûts d'exploitation et augmenter la rentabilité. Restez avec nous pendant quelques minutes pour découvrir les meilleures pratiques et éviter les erreurs courantes de gestion des immobilisations.

Que sont les immobilisations ?

Les immobilisations ont généralement un long cycle de vie des actifs. Investopedia offre une excellente définition :

« Une immobilisation est une propriété ou un équipement tangible à long terme qu'une entreprise possède et utilise dans le cadre de ses opérations pour générer des revenus. Les immobilisations ne devraient pas être consommées ou converties en espèces dans un délai d'un an. Les immobilisations corporelles apparaissent le plus souvent au bilan en tant qu'immobilisations corporelles (immobilisations corporelles). Ils sont également appelés immobilisations. »

Dans une usine automobile, divers actifs sont utilisés pour assembler le véhicule. Les matières premières comprennent différents métaux et divers autres composants. Ils ont une durée de vie limitée dans les installations de fabrication car ils sont consommés assez rapidement. Pour cette raison, les matières premières sont classées dans les actifs courants et non dans les immobilisations.

D'autre part, les bras robotiques utilisés pour assembler les voitures, le terrain sur lequel l'usine est construite et la structure de l'usine construite au-dessus ont tous une longue durée de vie attendue. Nous pouvons donc les classer en immobilisations.

Qu'est-ce que la gestion des immobilisations ?

Les immobilisations sont acquises avec une mise de fonds importante. L'augmentation de la durée de vie utile de ces actifs fait partie d'une planification financière prudente. Gestion des actifs fixes (souvent abrégé en FAM) est la discipline qui suit, gère, surveille et entretient les immobilisations.

Auparavant, la gestion des immobilisations devait s'appuyer sur la tenue de dossiers physiques et des traces papier. Cette opération était lourde, chronophage et sujette à des erreurs. Aujourd'hui, divers outils logiciels sont utilisés pour rationaliser le suivi des actifs et les travaux de maintenance.

Les principaux objectifs de la gestion des immobilisations sont :

• Suivre les immobilisations . Utilisé en comptabilité financière pour tenir à jour les registres des actifs et le bilan. Ceci est très important pour la budgétisation, les prévisions et les calculs d'amortissement des actifs.
• Détection et prévention du vol . Les immobilisations étant chères, le vol est souvent une préoccupation viable. C'est l'une des raisons pour lesquelles les solutions de gestion des immobilisations offrent des fonctionnalités de suivi des actifs spécifiques pour surveiller l'emplacement des actifs.
• Maintenir des conditions de travail optimales grâce à programmes de maintenance proactifs . Une partie importante de la gestion des immobilisations consiste à maintenir les actifs en bon état de fonctionnement. Une maintenance régulière est nécessaire pour éviter les pannes inattendues qui raccourcissent la durée de vie des actifs et induisent des problèmes opérationnels.
• Augmentation de la disponibilité de la machine . Éviter les pannes des machines grâce à des actions proactives réduit les temps d'arrêt des machines et améliore la disponibilité et la fiabilité des machines.
• Amélioration des taux d'utilisation des actifs . Une surveillance régulière des actifs alerte la gestion des problèmes de sous-utilisation et de performance des machines. De cette façon, des mesures correctives précoces peuvent être prises pour augmenter l'OEE et les taux d'utilisation des actifs.
• Prolongation de la durée de vie des actifs . Une surveillance et une maintenance constantes contribuent à maintenir les actifs en bon état. Éviter les pannes de machines et autres incidents catastrophiques augmentera la durée de vie des immobilisations.

Prendre bien soin d'actifs coûteux conduit à une rotation plus faible des actifs et à des dépenses en capital moins fréquentes. Il est difficile de dire non à cela.

Défis FAM courants

La gestion des immobilisations doit surmonter certains obstacles pour être efficace. Les défis courants sur la flore végétale incluent :

• Les erreurs manuelles (comme les erreurs de saisie de données) peuvent rendre difficile la surveillance et le suivi précis des informations sur les actifs.
• Le flux d'informations doit passer par plusieurs départements. Cela peut considérablement ralentir la prise de décision.
• Les menaces de cybersécurité représentent un risque pour tout système numérique. Les infrastructures critiques ont récemment fait l'objet d'attaques de cybersécurité régulières. Il est essentiel de suivre les meilleures procédures de sécurité des données et d'utiliser des fournisseurs de logiciels fiables.
• La collecte de données et la génération de rapports exploitables peuvent être un défi si l'organisation gère des actifs à l'aide de plusieurs applications ou s'appuie sur des feuilles de calcul et des enregistrements papier.
• Gérer l'inventaire d'un grand nombre d'actifs est tout sauf simple. Bien qu'il ne fasse pas partie intégrante de la gestion des immobilisations, le suivi des stocks est souvent accessoire au suivi des immobilisations.
• Le suivi d'un grand nombre d'actifs dans une grande organisation génère de gros volumes de données. Le stockage, la gestion et l'analyse des « données volumineuses » nécessitent une gestion appropriée des données.

Voici une bonne nouvelle. Tous ces problèmes potentiels peuvent être évités en mettant en œuvre le bon logiciel et en suivant les meilleures pratiques.

Meilleures pratiques de gestion des actifs fixes

Pour tirer le meilleur parti des immobilisations, vous devez suivre les meilleures pratiques de l'industrie. Ils aideront à atteindre les objectifs clés avec moins de résistance.

1) Définir les limites du projet

Une entreprise industrielle peut avoir un très grand nombre d'immobilisations. Chacun d'eux peut être suivi et surveillé à travers plusieurs paramètres différents. Tenir compte de chaque point de données peut devenir contre-productif en raison du volume important de données générées.

Pour l'éviter, le périmètre du projet de gestion des immobilisations doit être défini avant la phase de planification. Les plans illimités se révéleront être des projets sans fin avec d'énormes dépassements de coûts, accomplissant très peu.

2) Mettre en place la chaîne de commande

Même avec l'utilisation de logiciels, quelqu'un doit être à la barre. La responsabilité du suivi et de la surveillance doit être attribuée avec des mesures bien définies et mesurables.

Le gestionnaire des opérations/des actifs responsable de la gestion des immobilisations sélectionne les actifs qui doivent être suivis. Naturellement, en fonction de la structure organisationnelle, d'autres membres du personnel seront chargés de soutenir et d'exécuter les plans et programmes de maintenance des actifs.

La répartition des responsabilités entre les différents membres de l'équipe et les différents départements doit être établie avec une chaîne de commandement bien définie.

3) Mettre en œuvre un balisage et un suivi appropriés

Le suivi des actifs est l'une des principales fonctions de la gestion des immobilisations. Chaque organisation devra relever des défis spécifiques.

Considérez une opération commerciale où les immobilisations doivent être fréquemment transportées vers des emplacements éloignés. De tels emplacements peuvent ne pas avoir de couverture réseau pour envoyer des informations de suivi. Les gestionnaires de flotte ont souvent recours à un équipement de suivi GPS pour maintenir la visibilité des actifs dans les zones reculées.

Outre le GPS, le suivi de la localisation et l'identification des actifs peuvent être effectués via Bluetooth, RFID et des étiquettes d'actifs (codes-barres ; codes QR).

La mise en œuvre, sans une méthodologie de suivi appropriée, est une perte d'efforts, de temps et de capital.

4) Éliminer les éléments fantômes

Les actifs devenus inutilisables ou qui n'existent même pas physiquement, mais qui sont toujours répertoriés dans le registre des actifs, sont appelés actifs fantômes.

Garder des actifs fantômes dans les livres a des implications financières négatives. Les impôts fonciers, les primes d'assurance, etc., devront être payés s'ils sont toujours inscrits dans les livres. Ils faussent la valeur d'entreprise dans les états financiers.

Les entreprises doivent occasionnellement effectuer des audits physiques de leurs actifs pour trouver et éliminer les actifs fantômes.

5) Mettre en œuvre un logiciel de gestion des immobilisations

Les outils numériques facilitent grandement la gestion des immobilisations. Cependant, l'achat de logiciels performants est également un investissement à long terme. Il ne peut pas être abandonné sur un coup de tête. La sélection du logiciel doit se faire sur la base d'une analyse minutieuse des besoins et du budget de l'organisation.

Considérations clés qui jouent un rôle dans le choix du processus de sélection du logiciel :

• Le coût du logiciel (et du matériel auquel il se connecte) doit correspondre au budget opérationnel et offrir un modèle de paiement approprié (qui peut aller de paiements uniques à des abonnements mensuels/annuels).
• Les fournisseurs de logiciels qui offrent un support technique et client solide sont toujours un choix plus sûr.
• La fonctionnalité de la solution sélectionnée doit correspondre à vos besoins spécifiques.
• Choisissez un fournisseur qui garantit des mises à jour régulières et des correctifs de sécurité.
• Renseignez-vous sur les options de mise en œuvre. La plupart des fournisseurs proposent des solutions basées sur le cloud, mais certains sont également ouverts aux installations sur site.

Un système de gestion des immobilisations peut aider à automatiser des parties importantes de vos flux de travail de gestion des immobilisations. L'automatisation réduit le nombre de personnes nécessaires à la gestion des actifs physiques et réduit les frais généraux associés.

6) Conseils et pratiques supplémentaires

En plus des pratiques mentionnées dans la section précédente, il existe d'autres pratiques de FAM avantageuses à considérer :

• Profitez pleinement de l'amortissement financier pour réduire les impôts et les primes d'assurance.
• Se conformer à toutes les réglementations nécessaires, y compris les réglementations en matière de sécurité des données.
• Évitez l'utilisation de feuilles de calcul pour marquer et suivre. C'est un exercice truffé d'erreurs qui fait plus de mal que de bien.
• L'achat et l'approvisionnement de nouvelles immobilisations doivent être effectués après avoir examiné le moment le plus avantageux d'un point de vue financier.

Bien faire toutes ces choses sera extrêmement utile pour la gestion globale des actifs d'entreprise (EAM) et la gestion de l'inventaire des actifs.

Utilisez la GMAO comme logiciel de gestion des immobilisations

Les solutions de GMAO modernes peuvent couvrir tous vos besoins de gestion des immobilisations. Ils vous permettent de :

• créer et mettre à jour facilement votre registre d'actifs
• connectez-vous à des traceurs GPS et utilisez Bluetooth et des codes-barres pour faciliter plusieurs options de suivi des actifs
• se connecter à l'équipement de surveillance de l'état pour suivre l'état et les performances de l'équipement en temps réel
• planifier et coordonner tous les travaux de maintenance et de réparation et les ressources (outils, pièces, main-d'œuvre) pour maintenir les actifs dans des conditions de fonctionnement optimales
• suivre une grande quantité de données sur les actifs pour générer des rapports exploitables et contrôler les coûts liés aux actifs

Cerise sur le gâteau, les solutions de GMAO comme Limble peut également être intégré aux solutions ERP et SAP courantes. Il peut s'agir d'une exigence importante pour les entreprises qui souhaitent garantir un flux de données sans entrave dans tous les départements.

Gestion des actifs fixes sur pilote automatique

Les immobilisations ont une longue espérance de vie et nécessitent souvent d'importantes dépenses en capital. Une gestion efficace des actifs est nécessaire pour tirer le meilleur parti de vos immobilisations.

Aujourd'hui, la gestion des immobilisations est facilitée à l'aide de solutions logicielles évolutives.

Néanmoins, les organisations doivent mettre en œuvre et suivre les meilleures pratiques de gestion des immobilisations. C'est le seul moyen d'assurer le bon fonctionnement de l'entreprise, de minimiser les coûts d'exploitation, de réduire les temps d'arrêt des équipements et d'améliorer la productivité globale de l'entreprise.