Comment chacun dans votre établissement peut gagner du temps grâce à de meilleurs rapports de maintenance

Cet article explique comment les rapports de maintenance peuvent avoir un impact sur tout le monde dans une installation et comment améliorer le processus de création de rapports pour gagner du temps, quel que soit le rôle que vous occupez.

Table des matières

1. Introduction :Pourquoi les rapports d'entretien à l'ancienne ne suffisent plus
2. La vue d'ensemble :comment de meilleurs rapports de maintenance font la différence pour tout le monde
3. Qui gagne du temps avec les rapports de maintenance numériques et pourquoi c'est important
1. Techniciens de maintenance
2. Responsables de maintenance
3. Responsables des opérations
4. Ingénieurs
5. Exécutifs
4. Fonctionnalités de GMAO Fiix qui permettent de gagner du temps sur les rapports de maintenance

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Quel que soit votre rôle ou votre titre, le temps est une ressource précieuse et on a parfois l'impression qu'il n'y en a tout simplement pas assez. Aujourd'hui, nous examinons donc l'un des domaines les plus importants où tous les membres de votre chaîne de commandement pourraient probablement gagner beaucoup plus de temps :les rapports.

Tout d'abord :utiliser un stylo et du papier ou des feuilles de calcul Excel pour gérer la maintenance peut être inefficace et une énorme perte de temps. Ces techniques et méthodes de maintenance obsolètes peuvent ajouter des heures de travail à votre journée une fois que vous ajoutez l'impact de la paperasse perdue, documentez les protocoles à la main, parcourez les fichiers pour créer des rapports et saisissez des données.

Comment un meilleur rapport de maintenance fait une différence pour tout le monde

Le bon logiciel de maintenance peut éliminer bon nombre de ces inefficacités et vous faire gagner du temps, en particulier en ce qui concerne la création de rapports

Pouvoir automatiser les rapports de maintenance et cibler des données spécifiques rend les rapports plus rapides et plus faciles et aide tout le monde dans une installation à prendre des décisions plus rapides et plus éclairées. Cela peut inclure des décisions sur tout à partir de quel actif travailler à côté de la meilleure façon de conclure un nouveau contrat massif. L'ensemble de l'organisation peut bénéficier d'un énorme avantage grâce à ce processus de prise de décision plus efficace.

Ces gains de temps peuvent conduire à des résultats plus sains, à un environnement de travail plus sûr, à moins de temps d'arrêt et à une stratégie de maintenance préventive plus durable.

Qui gagne du temps avec les rapports de maintenance numériques (et pourquoi est-ce important) ?

Technicien de maintenance

Des rapports de maintenance précis et utiles commencent par le technicien. Sans leur diligence dans la journalisation des informations, il n'y a pas assez de données solides pour créer des rapports de maintenance. Lorsque la saisie des données prend trop de temps, elle passe au second plan par rapport à d'autres priorités, comme la réparation d'un autre actif. Cela crée des données inexactes ou manquantes. Les techniciens peuvent gagner du temps en remplaçant le stylo et le papier ou la feuille de calcul Excel par un logiciel de maintenance. Un logiciel, comme une GMAO mobile, donne aux techniciens la possibilité d'enregistrer des informations sur le chantier en appuyant simplement sur quelques boutons. Cela remplace le temps passé à remplir des rapports ou à consigner des données dans une feuille de calcul à la fin d'une longue journée.

Responsable de la maintenance

Les responsables de la maintenance sont souvent ceux qui sont chargés de créer les rapports de maintenance. Ce sont eux qui doivent passer au peigne fin des jours, des semaines ou des mois de fichiers papier ou de feuilles de calcul Excel pour additionner et calculer les données. Ce système augmente les risques d'erreurs dans les rapports de maintenance. Pire encore, parce que ce processus prend tellement de temps, les rapports sont souvent ignorés lorsque des questions plus importantes sont soulevées. Avec un logiciel de maintenance, des rapports peuvent être créés avec des modèles. Ils peuvent également être automatisés et envoyés régulièrement dans la boîte de réception du responsable de la maintenance. Cela fait gagner du temps au responsable de la maintenance et améliore le processus de rapport de maintenance.

Responsable des opérations

Le responsable des opérations utilise les rapports de maintenance pour prendre des décisions critiques sur les calendriers de production, la budgétisation et plus encore. Même un seul rapport de maintenance peut avoir un impact sur tout, de l'utilisation de la main-d'œuvre aux protocoles de santé et de sécurité. Les responsables des opérations doivent être capables d'identifier et d'analyser les informations importantes d'un rapport de maintenance rapidement et avec certitude. Si le processus prend trop de temps, les décisions urgentes peuvent être repoussées et les délais peuvent être manqués. Cela peut avoir un effet d'entraînement négatif énorme sur les opérations de l'installation. Avec un logiciel de maintenance, les données sont plus précises, les rapports peuvent être personnalisés et des informations supplémentaires peuvent être générées en quelques minutes. Grâce à ces capacités, les responsables des opérations peuvent être plus agiles, prendre des décisions plus intelligentes et créer une atmosphère de fiabilité au sein d'une installation.

La possibilité d'automatiser les rapports de maintenance et de cibler des données spécifiques rend les rapports plus rapides et plus faciles et aide tout le monde dans une installation à prendre des décisions plus rapides et plus éclairées.

Ingénieur

Les ingénieurs se concentrent sur l'augmentation de la fiabilité des actifs et la garantie de processus efficaces pour la gestion et la production des actifs. Les rapports de maintenance éclairent les décisions des ingénieurs. L'utilisation d'un logiciel de maintenance leur permet de générer des rapports et de repérer les tendances et les modèles à partir des résultats. Il aide également les ingénieurs à appliquer ce qu'ils apprennent de ces rapports de manière pratique pour améliorer la fiabilité des actifs. C'est un processus beaucoup plus rapide que d'essayer d'utiliser un stylo et du papier ou des feuilles de calcul Excel pour extraire les données des tendances. Lorsque les décisions sont prises plus rapidement, tout, de la consommation d'énergie à l'efficacité des actifs, peut être optimisé plus rapidement. Cela peut entraîner une réduction des coûts d'inventaire, de main-d'œuvre et plus encore.

Exécutif

Gagner du temps sur les rapports de maintenance est essentiel pour les dirigeants qui souhaitent que la maintenance passe d'un centre de coûts à un centre de profit. Les dirigeants prennent chaque jour d'énormes décisions, comme former des partenariats ou faire des achats importants. L'accès et la compréhension rapides des informations signifient que les dirigeants peuvent prendre ces décisions plus rapidement. Faire ces choix quelques jours ou semaines plus tôt pourrait signifier une énorme augmentation des résultats. Le logiciel de maintenance accélère le reporting et donc le transfert de connaissances jusqu'à la C-suite. Il permet également la personnalisation, de sorte que les données sont compréhensibles et les rapports informent des décisions spécifiques avec des informations à jour.

Fiix fonctionnalités de GMAO qui permettent de gagner du temps sur les rapports de maintenance

Voici cinq outils disponibles dans le logiciel de GMAO de Fiix qui aideront tout le monde dans une installation, à créer et à analyser des rapports de maintenance plus rapidement et plus intelligemment :

Créateur et planificateur de rapports personnalisés

La GMAO de Fiix dispose de plus de 100 modèles prédéfinis pour les rapports de maintenance qui peuvent être générés instantanément ou programmés à intervalles réguliers. Des rapports de maintenance personnalisés peuvent également être configurés et automatisés dans la GMAO. Le rédacteur de rapports de maintenance personnalisés vous permet de créer une bibliothèque de rapports adaptés à vos besoins spécifiques. Concevez et créez des modèles de rapports à déployer rapidement et enregistrez-les dans la GMAO afin de pouvoir les exécuter à tout moment.

L'outil de création et de planification de rapports personnalisés facilite la création de rapports et l'obtention des données dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. La facilité d'utilisation permet à tout le monde dans l'établissement d'analyser rapidement les tendances et de repérer les problèmes récurrents. Les informations recueillies à partir des rapports de maintenance peuvent être utilisées pour suivre les coûts de maintenance, optimiser les calendriers de MP, analyser les processus de réparation, revoir les KPI et prévoir quand les pièces doivent être remplacées.

Codes d'échec

Les codes d'échec suivent un cadre problème/cause/action au sein de la GMAO. La première étape consiste à répertorier les problèmes courants pour un actif, les causes probables de chaque problème et chaque action possible pour corriger la cause. Vous pouvez ensuite configurer la GMAO avec les codes d'échec les plus courants d'un actif. Les techniciens peuvent rapidement sélectionner un code d'échec prédéfini lors de l'exécution d'un ordre de travail. Ils peuvent alors voir tous les détails d'un problème, pourquoi il s'est produit et quelques options pour le résoudre.

Les codes d'échec rendent les rapports plus rapides et plus efficaces pour tout le monde. Les techniciens peuvent spécifier la source d'un problème et la solution en quelques clics. Les responsables peuvent créer des rapports de maintenance basés sur des codes de panne courants en quelques minutes seulement. Les rapports peuvent indiquer des tendances qui aideront à prévenir de futures pannes. Les codes de défaillance aident également les ingénieurs à identifier et à éliminer les problèmes récurrents, à évaluer la maintenance préventive et à améliorer la fiabilité des actifs. Enfin, les rapports sur les codes de défaillance courants peuvent aider les dirigeants à réduire les coûts.

Profils d'utilisateurs

Les profils d'utilisateurs peuvent être configurés sur la GMAO de Fiix et renseignés avec des informations sur chaque membre de l'équipe de maintenance. Le profil peut inclure des informations telles que l'historique des bons de travail et les certifications en matière de santé et de sécurité. La fonction de reporting GMAO permet aux responsables de maintenance de créer rapidement des rapports pour un utilisateur individuel. Le niveau de compétence de tous les employés et la progression de leur travail peuvent être suivis, entre autres facteurs.

Avoir des rapports d'utilisateurs à portée de main pourrait avoir une variété d'avantages. La préparation et la réussite des audits sont plus faciles, car des rapports réguliers sur la formation des employés permettent d'identifier plus rapidement les domaines d'amélioration et de collecter la documentation appropriée. Les coûts de main-d'œuvre peuvent être maximisés. Des techniciens dotés d'un talent particulier pour réparer certains actifs peuvent être identifiés, ce qui contribue à réduire les temps d'arrêt.

Le gain de temps sur les rapports de maintenance est essentiel pour les dirigeants qui souhaitent que la maintenance passe d'un centre de coûts à un centre de profit.

Traqueur en ligne/hors ligne

La GMAO Fiix permet aux utilisateurs de définir un actif comme hors ligne lorsqu'il fait l'objet d'une maintenance préventive ou de réparations. L'utilisateur peut ensuite définir l'actif comme en ligne lorsqu'il est à nouveau prêt pour la production. La GMAO informe automatiquement les utilisateurs de la disponibilité du système. Il suit également la durée pendant laquelle un actif est hors ligne sans avoir besoin de minuteurs, de stylo et de papier ou de feuilles de calcul Excel.

Les données en ligne/hors ligne peuvent être facilement extraites lors de la création de rapports de maintenance. Tout le monde, du responsable de la maintenance à un ingénieur ou un cadre, peut voir quels actifs ont subi le plus de temps d'arrêt au cours d'une période donnée. Ces données peuvent être utilisées pour calculer plusieurs métriques de maintenance, comme le temps moyen entre les pannes. Ces informations peuvent être précieuses pour prendre toutes sortes de décisions financières, telles que la réparation ou le remplacement, l'utilisation de la main-d'œuvre et les calendriers de production.

Base de données d'inventaire

La GMAO de Fiix donne aux utilisateurs la possibilité de suivre toutes les pièces et fournitures en un seul endroit, ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps lors de la création de rapports d'inventaire. Le fait d'avoir toutes les données d'inventaire sur une seule plate-forme vous permet de suivre les quantités, la fréquence de rotation, le nombre de cycles et plus encore, le tout dans un seul rapport. Vous n'avez plus besoin de passer toute la journée dans la salle des stocks ou de parcourir des feuilles de calcul pour compiler l'inventaire et faire des calculs.

Des données d'inventaire détaillées, accessibles et à jour peuvent avoir un impact considérable sur la productivité, les coûts et la fiabilité des actifs. Il permet des décisions d'achat plus intelligentes, une budgétisation plus précise, des temps de réparation plus courts et une planification PM plus efficace. Les responsables de maintenance peuvent sélectionner plus facilement les fournisseurs. Les ingénieurs peuvent recommander des pièces qui améliorent la fiabilité des actifs. Enfin, les dirigeants peuvent facilement envoyer des rapports à ceux qui en ont le plus besoin, comme le service financier, et aider à établir des budgets qui fonctionnent mieux pour l'entreprise.

En savoir plus sur les avantages du logiciel de gestion de la maintenance et sur la manière dont il peut être utilisé pour aider tout le monde dans une installation à rendre la maintenance plus efficace :

• Qui est réellement responsable de la maintenance ?
• Créer un programme de maintenance productive totale :par où commencer ?
• Conseils pour utiliser un logiciel de maintenance pour gagner du temps et dépenser plus efficacement