Votre magasin MRO est-il un piège de productivité ?

La clé de tout processus de travail conforme aux meilleures pratiques est de s'assurer que toute activité en cours est réalisée de la manière la plus efficace, la plus efficace et la plus sûre possible, de préférence au coût total le plus bas possible. Dans le monde de la gestion des matériaux, et en particulier dans l'environnement de stockage MRO (maintenance, réparation et exploitation), il existe un certain nombre de processus de travail de meilleures pratiques conçus pour gérer et contrôler l'inventaire de la salle de stockage (et les investissements associés) et d'autres ressources ( personnes, équipements, informations, etc.) à leurs niveaux optimaux, y compris :

• Ajouter/modifier/supprimer un processus
• Comptage de cycles
• Analyse ABC
• Achats et expédition
• Inspection entrante/assurance qualité
• Réception et stockage
• Kitting et livraison
• Processus des pièces de rechange réparables
• Retour au stock/fournisseur
• Bilan d'obsolescence

Le fait d'avoir (ou de ne pas avoir) des processus et des procédures efficaces, efficients et sûrs en place pour les éléments ci-dessus (et d'autres) déterminera en grande partie les capacités potentielles de l'organisation de votre magasin. La simple existence de pratiques exemplaires documentées fournit un outil de communication pour s'assurer que la main-d'œuvre possède le niveau approprié de connaissance et de compréhension de ce que sont les pratiques exemplaires et de la façon dont elles sont liées les unes aux autres. L'exécution est également critique. La mesure dans laquelle ces processus et procédures sont mis en œuvre et suivis aura également un impact sur les performances globales de l'exploitation de votre entrepôt.

Mais même avec des processus de « classe mondiale » et une exécution sans faille, il existe de nombreuses opportunités pour que des choses se produisent dans le magasin qui auront un impact sur la productivité si les bons fondamentaux ne sont pas en place. Par exemple :

• Disposition et utilisation inefficaces des rayonnages, des étagères et des bacs, nécessitant du temps supplémentaire pour stocker, prélever ou déplacer des matériaux
• Prise en charge logicielle et système inadéquate pour la maintenance des données et le suivi des transactions, entraînant la perte d'informations clés ou le suivi en dehors du système
• Ruptures de stock et erreurs d'inventaire entraînant une pénurie de matériaux requis, des retards dans l'achèvement des travaux de maintenance et/ou une perte de production
•  Tâches de magasinier étroitement attribuées et/ou manque de formation polyvalente qui réduit l'utilisation des ressources et empêche la couverture des employés manquants

Croyez-le ou non, cependant, l'un des plus gros obstacles à la productivité réside dans une donnée qui donne à réfléchir que nous avons trouvée sur la base de nombreuses années et de plusieurs centaines d'exemples d'évaluation des opérations de stockage :40 % à 50 % de tous les services de maintenance ont un " réserve "ouverte", où le "système d'honneur" est en vigueur.

Un débarras ouvert n'est pas nécessairement un débarras avec des portes déverrouillées ou manquantes, même si nous en voyons beaucoup ! Cela ne signifie même pas que le magasin est sans personnel. Cela implique cependant que l'accès est généralement illimité, que des contrôles limités (le cas échéant) sont en place et que les personnes qui entrent dans la réserve sont essentiellement libres de se déplacer sans surveillance aussi longtemps qu'elles le souhaitent et de sortir ce qu'elles veulent. Oui, ils sont censés enregistrer ce qu'ils ont retiré, d'où le concept de « système d'honneur », qui n'est typiquement ni un système, ni tout à fait honorable, et n'est presque jamais efficace.

Avec le possible exception d'une véritable urgence, même si les pièces prises sont correctement vérifiées, le temps considérable passé par les mécaniciens à se déplacer vers et depuis le magasin, à faire du lèche-vitrines pour ce dont ils ont besoin et à remplir les documents est en grande partie improductif. C'est du temps qui serait mieux utilisé en faisant travailler les mécaniciens sur l'équipement, ce pour quoi ils sont payés. Pourtant, il n'est pas rare de trouver des organismes de maintenance qui prétendent « avoir besoin de plus de monde » alors que leurs mécaniciens consacrent chacun une heure ou plus par jour à ces activités sans valeur ajoutée.

Ce que l'on voit aussi souvent dans ce type d'environnement est que la maintenance prétend avoir un manque total et total de confiance dans "le magasin" pour avoir ce dont ils ont besoin (ou veulent) quand ils en ont besoin (ou le veulent). Ce qu'ils ne réalisent pas, c'est qu'ils reflètent en fait leur propre incapacité à suivre le simple « système d'honneur ». Pour contourner cette barrière perçue, ils font de grands efforts - souvent en contournant la procédure établie - pour s'assurer qu'il existe des «stocks de sécurité» adéquats de pièces stockées dans des casiers, des bureaux, des remorques, des espaces ouverts, etc.

Bien sûr, aucun de ces matériaux n'est suivi dans le système de contrôle des stocks, donc très peu de gens savent où ils se trouvent, ou même qu'ils existent. Lorsqu'une exigence se présente, l'article peut ne pas être dans le magasin et personne ne sait qu'il est sur place, il est donc acheté à nouveau, généralement dans l'urgence avec des frais d'expédition supplémentaires et/ou des frais de transport premium ajoutés. Oh, et pendant que nous y sommes, juste pour nous assurer que cela ne se reproduise plus jamais, si nous en avons besoin d'un, prenons-en deux et mettons le plus en place !

Il est facile de reconnaître que c'est inefficace et coûteux. Cependant, ce que beaucoup de gens ne comprennent pas, c'est qu'il existe d'autres impacts secondaires, tels que :

• Augmentation de la réception de pièces incorrectes ou de mauvaise qualité, généralement en raison de la précipitation et/ou du fait que les mauvaises personnes prennent des décisions d'approvisionnement
• Inventaires gonflés - à la fois dans et hors des livres
• Obsolescence accrue – en raison du fait que les matériaux ne sont pas correctement suivis

Tous ces éléments entravent la communication, la coordination et la coopération, et érodent davantage la relation de confiance entre la maintenance et « le magasin ».

Pour optimiser pleinement la productivité des opérations combinées de maintenance et des magasins, il est important de disposer de l'infrastructure de base (bâtiments, aménagements, ressources, etc.) ainsi que des processus de travail conformes aux meilleures pratiques. . Mais il s'agit avant tout d'établir la relation de travail (oserais-je dire « partenariat ? ») entre les deux groupes qui définit les rôles et les responsabilités de chacun. Permettre aux mécaniciens de se concentrer sur la maintenance et la fiabilité de l'équipement tout en laissant le personnel du magasin gérer les matériaux optimisera non seulement la productivité de la main-d'œuvre, mais cela peut également présenter d'autres avantages importants :

• Diminution des besoins/dépenses en matériel en raison de réparations moins nombreuses et moins coûteuses
• Diminution des coûts d'expédition en raison de la diminution des ruptures de stock et des commandes urgentes
• Amélioration de la précision des données
• Inventaire obsolète minimal
• Niveaux de qualité et de service des fournisseurs fiables
• Moins de blessures/accidents

Si ces choses sont importantes pour vous et que vous faites partie du groupe de 40 à 50 % mentionné ci-dessus, fermez votre entrepôt, mettez les bonnes personnes et les bons processus en place et sortez du piège de la productivité.

Cet article a été publié pour la première fois dans l'édition de septembre du bulletin d'information RxToday de Life Cycle Engineering.

À propos de l'auteur :
Doug Wallace, CPIM, possède plus de 30 ans d'expérience combinée dans les opérations de chaîne d'approvisionnement et le conseil en gestion, spécialisé dans les domaines de la planification d'entreprise mondiale, du contrôle de la production et des stocks et de la gestion des matériaux. En tant qu'expert en gestion des matériaux pour l'ingénierie du cycle de vie), il se concentre principalement sur la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière d'approvisionnement, d'exploitation d'entrepôt, d'optimisation des stocks et d'utilisation des systèmes commerciaux et d'information associés. Il peut être contacté à [email protected]. Pour plus d'informations sur l'ingénierie du cycle de vie, visitez www.LCE.com.