Maîtriser la gestion du patrimoine immobilier :avantages clés et bonnes pratiques

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Mis à jour le 30 septembre 2024

Table des matières

• Qu'est-ce que la gestion des actifs immobiliers ?
• Pourquoi la gestion des actifs immobiliers est-elle importante ?
• 11 bonnes pratiques pour la gestion des actifs immobiliers
• Automatiser la gestion des actifs immobiliers avec un logiciel
• La gestion des actifs immobiliers commence par un étiquetage efficace

Points clés à retenir

Une gestion efficace des actifs immobiliers implique l’achat, le suivi, la maintenance et l’optimisation stratégiques des actifs immobiliers physiques d’une organisation afin de contrôler les coûts, d’augmenter l’efficacité et de maximiser le retour sur investissement.

C’est formidable pour une entreprise de disposer de produits très demandés, d’un personnel compétent et d’une chaîne d’approvisionnement rationalisée. Mais malgré cela, les entreprises doivent gérer tous les actifs de leur organisation pour contrôler les coûts et fonctionner plus efficacement. Et oui, cela inclut la mise en place d'une stratégie pour vos actifs les plus chers :votre propriété.

Cela inclut toutes les propriétés achetées par votre entreprise, comme les immeubles de bureaux, les véhicules et les usines. En tant qu'entreprise, chaque actif que vous possédez a un potentiel d'optimisation. Vous devez acheter et gérer stratégiquement des propriétés pour obtenir un retour sur investissement maximal, mais dans un marché rempli de coûts croissants et de pénuries, il n'a jamais été aussi difficile de gérer des actifs immobiliers.

Découvrez ce qu'est la gestion d'actifs immobiliers, pourquoi elle est si importante et les meilleures pratiques pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos pratiques de gestion d'actifs immobiliers.

La gestion d'actifs immobiliers est un sous-ensemble de la gestion d'actifs dans son ensemble. Grâce à une gestion régulière des actifs, les organisations suivent chaque actif appartenant à l'entreprise. Cela inclut à la fois les actifs corporels, comme les véhicules, et les actifs incorporels, comme les logiciels.

La gestion des actifs immobiliers consiste à gérer les biens physiques d’une organisation qu’elle utilise pour maintenir son activité. Il s'agit en grande partie de l'entretien des installations, ainsi que de l'analyse de la valeur et de l'efficacité de ces actifs pour générer des revenus pour l'entreprise.

Ainsi, non seulement la gestion des actifs immobiliers examine les coûts d'exploitation, mais elle se concentre également sur les mesures de réduction des coûts afin que l'organisation puisse fonctionner avec un budget plus réduit sans compromis.

Chaque entreprise est différente, mais la gestion des actifs immobiliers comprend généralement le suivi des actifs tels que :

• Équipement
• Véhicules
• Appareils électroniques comme les tablettes et les imprimantes
• Espace bureau
• Usines
• Infrastructure utilitaire
• Systèmes au sein des bâtiments, tels que les alarmes incendie et le système CVC

Le plus souvent, les organisations qui gèrent des actifs immobiliers engagent également un gestionnaire d’actifs immobiliers pour superviser l’ensemble du processus. Il s’agit d’un employé dévoué qui gère les biens de l’entreprise et qui peut également être appelé « gestionnaire d’immeuble ». Le gestionnaire de l'immeuble répertorie tous les actifs immobiliers, suit ce qui a été acheté, remplace les biens obsolètes et aide l'organisation à assurer la maintenance.

En fonction des besoins de l'organisation, un gestionnaire immobilier pourrait :

• Budget pour les nouveaux actifs immobiliers
• Prendre possession des actifs immobiliers
• Intégrer les actifs immobiliers dans le flux de travail quotidien de l'organisation
• Gérer les services publics et les baux
• Superviser la maintenance préventive et corrective
• Optimiser les postes de travail et l'aménagement des bureaux
• Organiser la sécurité, les services de nettoyage ou le stationnement

Essentiellement, la gestion des actifs immobiliers examine la valeur d’une propriété et de tous les actifs corporels qu’elle contient. Il s'agit d'un processus souvent négligé qui présente de nombreux avantages pour les organisations en termes d'économies de coûts et de productivité.

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Pourquoi la gestion des actifs immobiliers est-elle importante ?

Les actifs immobiliers constituent un investissement en capital dans votre entreprise. Chaque bureau, atelier, usine ou pipeline que vous installez a une réelle valeur pour l’entreprise. Mais tout actif générateur de revenus nécessite de l'argent pour fonctionner efficacement, et c'est pourquoi la gestion des actifs immobiliers est si importante.

Avec la bonne approche, la gestion des actifs immobiliers peut aider les organisations :

• Rechercher les inefficacités :La gestion de votre patrimoine immobilier et le suivi de vos équipements permettent d'identifier ce qui ne fonctionne pas. Par exemple, vous constaterez peut-être que votre système CVC n’est pas efficace et qu’il coûte des milliers de dollars à votre entreprise chaque année. Vous ne le saurez jamais sans collecter les bonnes données, et c'est exactement ce que la gestion des actifs immobiliers vous aide à faire.
• Tenir de meilleurs enregistrements :Où sont tous vos biens immobiliers ? La gestion des actifs immobiliers aide votre équipe à conserver de meilleurs enregistrements de ce que vous possédez et de sa valeur pour l'entreprise. Sachez ce que vous avez, où tout se trouve et combien de vie vous pouvez tirer de vos actifs grâce à la gestion des actifs immobiliers.
• Optimiser l'espace de bureau :La location d'un espace de bureau peut coûter 23 $ ou plus par pied carré. L’espace de bureau est important, mais il peut rapidement vider votre compte bancaire si vous n’optimisez pas chaque centimètre carré d’espace. La gestion des actifs immobiliers vous aidera à déterminer la superficie dont vous avez besoin et comment en tirer le meilleur parti.
• Fidélisation des employés :Les employés ont besoin des bons outils pour faire leur travail. Des installations bien gérées assurent la satisfaction et la productivité des employés lorsqu’ils sont au travail, ce qui peut améliorer leur rétention. Et si vous travaillez dans une usine, une gestion cohérente des actifs immobiliers peut assurer la sécurité de vos employés au travail, ce qui fait de la gestion des actifs immobiliers un incontournable pour les fabricants.
• Économisez de l'argent :De la surface au sol ou de l'espace vertical inutilisé aux bâtiments inefficaces, les coûts associés au patrimoine immobilier sont nombreux. Mais lorsque vous suivez vos actifs au fil du temps, vous pouvez utiliser les données pour trouver des solutions créatives à des problèmes coûteux. Par exemple, si vous réalisez que le soleil tape sur votre bâtiment, vous pouvez essayer d’installer des panneaux solaires pour compenser les coûts de climatisation. Avec la gestion des actifs immobiliers à vos côtés, vous serez en mesure de réduire les coûts grâce à des approches réellement efficaces.

11 bonnes pratiques pour la gestion des actifs immobiliers

La gestion des actifs immobiliers profite clairement aux organisations, mais comment pouvez-vous tirer davantage parti du suivi des actifs ? Chaque organisation est différente, mais ces 11 bonnes pratiques peuvent vous aider à économiser plus d'argent tout en comprenant mieux les actifs immobiliers qui soutiennent votre entreprise.

1. Justifiez chaque dépense par rapport aux revenus

Certaines entreprises achètent des actifs comme réserves de valeur, mais quelle est réellement la valeur de vos actifs immobiliers ? Chaque actif que vous achetez doit être justifié par les rendements générés par cet actif.

Avant d'acheter un actif, demandez-vous :

• À quel moment atteindrez-vous le seuil de rentabilité ?
• Quel est le coût total de possession ?
• Comment allez-vous financer l'achat de cet actif ?
• Quel est le coût d'entretien de cet actif immobilier ?
• Combien d'employés devons-nous embaucher pour gérer cet actif ?

Il est tentant d’ajouter davantage d’actifs à votre organisation, mais ne laissez pas l’enthousiasme prendre le dessus sur vous. Assurez-vous que des actifs supplémentaires sont vraiment nécessaires et que vous avez la capacité de les maintenir à long terme.

2. Créer des protocoles de gestion des actifs immobiliers

Qu'il s'agisse du CVC de votre bureau ou du système réfrigérant de votre usine, la documentation est votre meilleur ami. La gestion des actifs immobiliers peut souvent être réduite à des listes de contrôle exploitables que vous pouvez partager avec les employés en tant que guides de référence utiles, qui garantissent que vous prenez bien soin de vos actifs.

N'oubliez pas de mettre à jour vos protocoles au fil du temps. Il est peu probable que les gens utilisent vos SOP si elles sont obsolètes depuis cinq ans, alors assurez-vous de revoir vos protocoles au moins une fois par an.

3. Collaborer avec la comptabilité et le leadership

La gestion d’actifs immobiliers ne peut pas se faire en vase clos. Une équipe de décideurs doit se réunir pour gérer correctement les actifs. Le plus souvent, les gestionnaires immobiliers doivent rencontrer les PDG et les gestionnaires ainsi que les comptables.

Étant donné qu’une grande partie de la gestion des actifs immobiliers se résume aux revenus, à l’appréciation, à la dépréciation et à d’autres implications fiscales, c’est toujours une bonne idée d’avoir un comptable à la table. Ils peuvent aider les organisations à amortir les coûts des actifs immobiliers de la manière la plus efficace possible. Ne prenez donc jamais de décisions concernant ces actifs sans consulter au préalable un CPA.

4. Investissez dans l'entretien de routine

Tout comme votre voiture ou votre maison, les actifs physiques comme votre immeuble de bureaux nécessitent également un entretien régulier. Une maintenance réactive sera toujours nécessaire, mais c'est également une bonne idée de mettre en œuvre des plans de maintenance proactifs.

Une maintenance proactive garantit que vos actifs immobiliers restent en parfait état physique au fil du temps. Même si vous ne pouvez pas prévenir toutes les pannes inattendues, une maintenance proactive peut réduire considérablement les interruptions. Suivez les directives du fabricant pour investir dans la santé globale de vos actifs. Cela inclut l'élaboration d'un plan pour maintenir :

• Imprimantes
• Toits
• Lutte antiparasitaire
• Stationnement
• Nettoyage en profondeur
• Systèmes d'urgence
• CVC
• Windows
• Plomberie

5. Étiqueter les actifs importants

Vous n'avez probablement pas besoin d'ajouter des étiquettes d'actifs à des bâtiments entiers, mais les étiquettes d'identification de propriété sont un outil utile pour suivre les actifs physiques et les systèmes à l'intérieur . un immeuble.

Par exemple, si vous avez plusieurs systèmes CVC dans votre bâtiment qui ont été installés à des moments différents, ils nécessitent probablement des calendriers d'entretien différents. Au lieu de soumettre tous les systèmes CVC au même calendrier de maintenance, des étiquettes d'actifs durables permettent à l'équipe de vos installations de différencier facilement les différents actifs.

Les étiquettes d'actifs durables de Camcode durent longtemps et permettent à votre équipe d'obtenir des informations immédiates en appuyant simplement sur un bouton. Avec des étiquettes de codes-barres et des étiquettes d'actifs conçues pour répondre aux besoins de divers besoins de suivi des actifs immobiliers, des étiquettes de GMAO aux étiquettes d'actifs de gestion des installations, en passant par les étiquettes de sécurité et les étiquettes de codes-barres inviolables, ainsi que les étiquettes conçues pour être utilisées dans des environnements difficiles, Camcode offre les outils de suivi des actifs dont vous avez besoin pour construire une base solide pour une gestion efficace des actifs immobiliers.

Avec les étiquettes d'actifs immobiliers payées avec un logiciel de gestion de la maintenance tel qu'un logiciel de maintenance préventive, un logiciel de GMAO ou un logiciel de gestion des installations, les employés peuvent scanner le code-barres ou le code QR pour voir l'historique d'un actif. L'étiquetage est indispensable si vous souhaitez réduire les malentendus et économiser davantage d'argent sur la maintenance des actifs.

6. Soyez familier avec vos actifs immobiliers

À quelle fréquence examinez-vous physiquement votre patrimoine immobilier ? Si vous dirigez une entreprise multinationale, il peut être difficile d’obtenir une idée visuelle de vos actifs. Néanmoins, inspecter les principaux actifs immobiliers au moins une fois par an est une bonne idée. Une inspection rapide vous aidera à déterminer ce qui, le cas échéant, nécessite une gestion pratique.

7. Concentrez-vous sur les rendements futurs et non sur les coûts à court terme

La gestion de patrimoine immobilier est avant tout tournée vers l’avenir. Il est tentant de viser des économies de coûts à court terme pour préserver vos KPI trimestriels, mais penser à court terme est dangereux pour le patrimoine immobilier.

Par exemple, si vous payez de votre poche pour un nouveau système téléphonique dans tous vos sites, vous pourriez au premier abord avoir l’impression que vous perdez de l’argent. Mais ce coût initial peut s'avérer judicieux à long terme, car il rend vos propriétés plus efficaces et plus résilientes.

Évitez la tentation de rogner sur les raccourcis ou de refuser les innovations parce qu’elles coûtent de l’argent au départ. La gestion d'actifs immobiliers nécessite d'investir dans vos actifs afin qu'ils résistent à l'épreuve du temps. Ne laissez donc pas le choc des autocollants vous empêcher de prendre de bonnes décisions à long terme pour l'entreprise.

8. Externaliser selon les besoins

Certaines organisations disposent des ressources internes nécessaires pour gérer elles-mêmes le patrimoine immobilier. Mais les PME ne disposent souvent pas de ces ressources, et ce n’est pas grave. Il est très courant que les entreprises externalisent les tâches de maintenance des actifs immobiliers selon un calendrier prédéterminé.

Par exemple, au lieu de changer vous-même tous les filtres à air de votre bâtiment, vous pouvez embaucher une équipe professionnelle qui viendra chaque mois et le fera à votre place. En cas de doute, il est bon de confier les tâches fastidieuses à des professionnels. Au fil du temps, il est généralement moins coûteux d'externaliser ces tâches au lieu d'embaucher du personnel interne à temps plein. De plus, cela garantit que vous ne serez jamais trop débordé pour suivre la maintenance.

9. Autonomisez les employés

Les gestionnaires d’immeubles ont de nombreuses responsabilités, mais cela ne signifie pas qu’ils sont seuls responsables de l’ensemble de votre patrimoine immobilier. Tout le monde dans l’organisation est responsable de prendre soin de vos actifs, y compris vos employés. Assurez-vous que vos employés sont régulièrement formés sur les meilleures façons de prendre soin de vos actifs. Cela facilitera grandement le travail de votre gestionnaire d'immeuble et vous assurera également de prolonger la durée de vie de votre patrimoine immobilier.

10. Optimiser les factures de services publics

Les factures de services publics sont généralement basées sur l’utilisation, elles constituent donc un moyen facile d’optimiser votre patrimoine immobilier. Vérifiez vos factures de services publics pour connaître la quantité d’énergie, de gaz et d’eau consommée par chaque actif immobilier. Si vous constatez une augmentation notable, vous pouvez travailler avec votre fournisseur de services publics pour négocier de meilleurs tarifs ou proposer des changements pour réduire les coûts, comme l'installation de panneaux solaires ou de toilettes à faible débit.

11. Benchmark avec des données

L’analyse comparative aide les organisations à voir en temps réel ce qui est normal pour chaque actif immobilier. Par exemple, vous pourrez peut-être constater qu'un emplacement fonctionne à un coût inférieur à celui de tous vos autres emplacements. Vous pouvez examiner de plus près l'emplacement optimisé pour voir si vous pouvez imiter leurs processus sur vos autres emplacements.

Lorsque vous savez ce qui est normal, vous pouvez identifier les problèmes plus rapidement. Puisque le temps, c'est de l'argent, l'analyse comparative peut littéralement faire économiser à votre entreprise des milliers de dollars en perte d'actifs et de productivité.

Automatiser la gestion des actifs immobiliers avec un logiciel

La gestion du patrimoine immobilier est indispensable, mais elle représente beaucoup d’informations à gérer. Il est impossible de gérer tous vos actifs avec précision dans une feuille de calcul Excel, et c'est pourquoi il est si important pour les organisations d'investir dans un logiciel de gestion d'actifs immobiliers.

Avec le bon logiciel à vos côtés, vous pouvez automatiser :

• Alertes de service
• Rapports
• Ordres de travail

L’automatisation supprime l’erreur humaine et l’oubli de l’équation. Cela permet également d'optimiser votre patrimoine immobilier avec moins d'employés, réduisant encore davantage les coûts.

La gestion des actifs immobiliers commence par un étiquetage efficace

L’objectif ultime de la gestion d’actifs immobiliers est d’aider les organisations à obtenir un meilleur retour sur investissement. Suivez ces directives pour tirer encore plus de valeur des actifs dans lesquels vous avez déjà investi.

Mais vous ne pouvez gérer que ce que vous mesurez, alors comment mesurer efficacement les actifs physiques aussi efficacement que les actifs incorporels ? Tout commence par des étiquettes durables.

Depuis des années, les fabricants et les entreprises font confiance aux étiquettes durables de suivi des actifs de Camcode. Constatez la différence par vous-même :obtenez dès maintenant un échantillon gratuit d'étiquettes d'actifs Camcode pour optimiser la gestion de vos actifs immobiliers.