Maîtriser la gestion d'actifs immobiliers : avantages clés et meilleures pratiques

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Mis à jour le 30 septembre 2024

Table des matières

• Qu'est-ce que la gestion d'actifs immobiliers ?
• Pourquoi la gestion d'actifs immobiliers est-elle importante ?
• 11 meilleures pratiques pour la gestion d'actifs immobiliers
• Automatiser la gestion d'actifs immobiliers avec un logiciel
• La gestion d'actifs immobiliers commence par un étiquetage efficace

Point clé à retenir

Une gestion d'actifs immobiliers efficace implique l'achat stratégique, le suivi, la maintenance et l'optimisation des actifs immobiliers physiques d'une organisation pour contrôler les coûts, augmenter l'efficacité et maximiser le retour sur investissement.

C'est formidable pour une entreprise d'avoir des produits recherchés, un personnel compétent et une chaîne d'approvisionnement rationalisée. Mais même ainsi, les entreprises doivent gérer chaque actif au sein de leur organisation pour contrôler les coûts et fonctionner plus efficacement. Et oui, cela inclut d'avoir une stratégie en place pour vos actifs les plus coûteux : votre immobilier.

Cela inclut tous les biens immobiliers que votre entreprise achète, comme les bâtiments de bureaux, les véhicules et les usines. En tant qu'entreprise, chaque actif que vous possédez a un potentiel d'optimisation. Vous devez acheter et gérer stratégiquement les propriétés pour obtenir un ROI maximal — mais dans un marché rempli de coûts croissants et de pénuries, il n'a jamais été aussi difficile de faire de la gestion d'actifs immobiliers.

Apprenez ce qu'est la gestion d'actifs immobiliers, pourquoi elle est si importante et les meilleures pratiques pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos pratiques de gestion d'actifs immobiliers.

La gestion d'actifs immobiliers est un sous-ensemble de la gestion d'actifs dans son ensemble. Avec la gestion d'actifs régulière, les organisations suivent chaque actif qui appartient à l'entreprise. Cela inclut à la fois les actifs tangibles, comme les véhicules, et les actifs intangibles, comme les logiciels.

La gestion d'actifs immobiliers concerne la gestion des biens immobiliers physiques qu'une organisation utilise pour faire fonctionner l'entreprise. Elle s'intéresse principalement à l'entretien des installations, ainsi qu'à l'analyse de la valeur et de l'efficacité de ces actifs pour générer des revenus pour l'entreprise.

Donc, non seulement la gestion d'actifs immobiliers examine les coûts d'exploitation, mais elle se concentre également sur les mesures de réduction des coûts pour que l'organisation puisse fonctionner avec un budget plus léger sans compromis.

Chaque entreprise est différente, mais la gestion d'actifs immobiliers inclut généralement le suivi d'actifs tels que :

• Équipements
• Véhicules
• Électronique comme les tablettes et imprimantes
• Espaces de bureau
• Usines
• Infrastructures de services publics
• Systèmes dans les bâtiments, tels que les alarmes incendie et CVC

Plus souvent qu'autrement, les organisations qui font de la gestion d'actifs immobiliers embauchent également un gestionnaire d'actifs immobiliers pour superviser l'ensemble du processus. Il s'agit d'un employé dédié qui gère les biens immobiliers de l'entreprise et peut également être appelé « gestionnaire de bâtiment ». Le gestionnaire de bâtiment répertorie tous les actifs immobiliers, suit ce qui a été acheté, remplace les biens obsolètes et aide l'organisation à suivre la maintenance.

En fonction des besoins de l'organisation, un gestionnaire immobilier pourrait :

• Établir un budget pour de nouveaux actifs immobiliers
• Prendre possession des actifs immobiliers
• Intégrer les actifs immobiliers dans le flux de travail quotidien de l'organisation
• Gérer les services publics et les baux
• Superviser la maintenance préventive et corrective
• Optimiser les postes de travail et les aménagements de bureau
• Organiser la sécurité, les services de nettoyage ou le stationnement

Essentiellement, la gestion d'actifs immobiliers examine la valeur d'une propriété et tous les actifs tangibles au sein de cette propriété. C'est un processus souvent négligé qui présente de nombreux avantages pour les organisations en termes d'économies de coûts et de productivité.

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Pourquoi la gestion d'actifs immobiliers est-elle importante ?

Les actifs immobiliers sont un investissement en capital dans votre entreprise. Chaque bureau, atelier, usine ou pipeline que vous installez a une valeur réelle pour l'entreprise. Mais chaque actif générateur de revenus nécessite de l'argent pour fonctionner efficacement, et c'est pourquoi la gestion d'actifs immobiliers est si importante.

Avec la bonne approche, la gestion d'actifs immobiliers peut aider les organisations à :

• Repérer les inefficacités : La gestion de vos actifs immobiliers et le suivi de l'équipement permettent d'identifier ce qui ne fonctionne pas. Par exemple, vous pourriez découvrir que votre système CVC n'est pas efficace et qu'il coûte à votre entreprise des milliers de dollars chaque année. Vous ne le sauriez jamais sans collecter les bonnes données, et la gestion d'actifs immobiliers vous aide à faire exactement cela.
• Tenir de meilleurs registres : Où sont tous vos actifs immobiliers ? La gestion d'actifs immobiliers aide votre équipe à tenir de meilleurs registres de ce que vous possédez et de sa valeur pour l'entreprise. Sachez ce que vous avez, où tout se trouve et combien de vie vous pouvez encore tirer de vos actifs grâce à la gestion d'actifs immobiliers.
• Optimiser l'espace de bureau : La location d'espace de bureau peut coûter 23 $ ou plus le pied carré. L'espace de bureau est important, mais il peut vite vider votre compte en banque si vous n'optimisez pas chaque pouce d'espace. La gestion d'actifs immobiliers vous aidera à déterminer combien d'espace vous avez besoin et comment en tirer le plus de valeur.
• Fidéliser les employés : Les employés ont besoin des bons outils pour faire leur travail. Des installations bien gérées gardent les employés heureux et productifs pendant qu'ils sont au travail, ce qui peut améliorer la rétention. Et si vous travaillez dans une usine, une gestion d'actifs immobiliers cohérente peut garder vos employés en sécurité sur le lieu de travail, ce qui fait de la gestion d'actifs immobiliers un must pour les fabricants.
• Économiser de l'argent : De l'espace au sol ou vertical inutilisé aux bâtiments inefficaces, il y a de nombreux coûts associés aux actifs immobiliers. Mais quand vous suivez vos actifs dans le temps, vous pouvez utiliser les données pour trouver des solutions créatives à des problèmes coûteux. Par exemple, si vous réalisez que le soleil tape sur votre bâtiment, vous pourriez essayer d'installer des panneaux solaires pour compenser les coûts de climatisation. Avec la gestion d'actifs immobiliers de votre côté, vous pourrez réduire les coûts avec des approches qui fonctionnent vraiment.

11 meilleures pratiques pour la gestion d'actifs immobiliers

La gestion d'actifs immobiliers profite clairement aux organisations, mais comment pouvez-vous tirer plus de profit du suivi d'actifs ? Chaque organisation est différente, mais ces 11 meilleures pratiques peuvent vous aider à économiser plus d'argent tout en comprenant mieux les actifs immobiliers qui soutiennent votre entreprise.

1. Justifier chaque dépense par rapport aux revenus

Certaines entreprises achètent des actifs comme réserves de valeur, mais à quel point vos actifs immobiliers sont-ils réellement précieux ? Chaque actif que vous achetez devrait être justifié par les rendements générés par cet actif.

Avant d'acheter un actif, demandez-vous :

• À quel moment atteindrez-vous le point mort ?
• Quel est le coût total de possession ?
• Comment financerez-vous l'achat de cet actif ?
• Quel est le coût de maintenance de cet actif immobilier ?
• Combien d'employez-vous avez-vous besoin d'embaucher pour gérer cet actif ?

Il est tentant d'ajouter plus d'actifs à votre organisation, mais ne laissez pas l'enthousiasme prendre le dessus. Assurez-vous que les actifs supplémentaires sont vraiment nécessaires et que vous avez la capacité de les maintenir à long terme.

2. Créer des protocoles de gestion d'actifs immobiliers

Que ce soit votre CVC de bureau ou le système de réfrigérant de votre usine, la documentation est votre meilleure amie. La gestion d'actifs immobiliers peut souvent être réduite à des listes de contrôle actionnables que vous pouvez partager avec les employés comme guides de référence utiles, ce qui garantit que vous prenez bien soin de vos actifs.

N'oubliez pas de mettre à jour vos protocoles au fil du temps. Les gens sont peu susceptibles d'utiliser vos procédures opérationnelles standard si elles datent de cinq ans, alors assurez-vous de revoir vos protocoles au moins une fois par an.

3. Collaborer avec la comptabilité et la direction

La gestion d'actifs immobiliers ne peut pas se faire dans le vide. Une équipe de décideurs doit se réunir pour gérer les actifs correctement. Plus souvent qu'autrement, les gestionnaires immobiliers doivent rencontrer les PDG et les gestionnaires ainsi que la comptabilité.

Puisque une grande partie de la gestion d'actifs immobiliers se résume aux revenus, à l'appréciation, à l'amortissement et aux autres implications fiscales, c'est toujours une bonne idée d'avoir un comptable à table. Ils peuvent aider les organisations à déduire les coûts des actifs immobiliers de la manière la plus efficace, donc ne prenez jamais de décisions sur ces actifs sans consulter un CPA d'abord.

4. Investir dans la maintenance de routine

Tout comme votre voiture ou votre maison, les actifs physiques comme votre bâtiment de bureau ont besoin d'une maintenance régulière. La maintenance réactive sera toujours nécessaire, mais c'est une bonne idée d'implémenter aussi des plans de maintenance proactive.

La maintenance proactive garantit que vos actifs immobiliers restent en parfait état physique au fil du temps. Bien que vous ne puissiez pas prévenir chaque panne inattendue, la maintenance proactive peut réduire considérablement les perturbations. Suivez les directives du fabricant pour investir dans la santé globale de vos actifs. Cela inclut la planification de la maintenance de :

• Imprimantes
• Toits
• Lutte antiparasitaire
• Stationnement
• Nettoyage en profondeur
• Systèmes d'urgence
• CVC
• Fenêtres
• Plomberie

5. Étiqueter les actifs importants

Vous n'avez probablement pas besoin d'ajouter des étiquettes d'actifs à des bâtiments entiers, mais les étiquettes d'identification de propriété sont un outil utile pour suivre les actifs physiques et les systèmes à l'intérieur d'un bâtiment.

Par exemple, si vous avez plusieurs systèmes CVC dans votre bâtiment qui ont été installés à des moments différents, ils nécessitent probablement des calendriers de maintenance différents. Au lieu de mettre tous les systèmes CVC sur le même calendrier de maintenance, des étiquettes d'actifs durables facilitent la tâche à votre équipe d'installations pour différencier les divers actifs.

Les étiquettes d'actifs durables de Camcode sont durables et permettent à votre équipe d'obtenir des informations immédiates d'une simple pression sur un bouton. Avec des étiquettes à code-barres et des tags d'actifs conçus pour répondre aux besoins de divers besoins de suivi d'actifs immobiliers, des étiquettes GMAO aux tags d'actifs de gestion d'installations, étiquettes de sécurité et étiquettes à code-barres inviolables, et étiquettes conçues pour une utilisation dans des environnements difficiles, Camcode offre les outils de suivi d'actifs dont vous avez besoin pour construire une base solide pour une gestion d'actifs immobiliers efficace.

Avec des tags d'actifs immobiliers associés à un logiciel de gestion de maintenance tel que les logiciels de maintenance préventive, GMAO ou de gestion d'installations, les employés peuvent scanner le code-barres ou le code QR pour voir l'historique d'un actif. L'étiquetage est indispensable si vous voulez réduire les malentendus et économiser plus d'argent sur la maintenance des actifs.

6. Connaître vos actifs immobiliers

À quelle fréquence regardez-vous physiquement vos actifs immobiliers ? Si vous dirigez une entreprise multinationale, obtenir une vue de vos actifs peut être difficile. Même ainsi, inspecter les principaux actifs immobiliers au moins une fois par an est une bonne idée. Une inspection rapide vous aidera à déterminer ce qui, le cas échéant, nécessite une gestion pratique.

7. Se concentrer sur les rendements futurs, pas sur les coûts à court terme

La gestion d'actifs immobiliers consiste à regarder vers l'avenir. Il est tentant de viser des économies de coûts à court terme pour préserver vos KPI trimestriels, mais la pensée à court terme est dangereuse pour les actifs immobiliers.

Par exemple, si vous payez de votre poche pour un nouveau système téléphonique dans tous vos emplacements, cela pourrait initialement ressembler à une hémorragie d'argent. Mais ce coût initial pourrait avoir du sens à long terme car il rend vos propriétés plus efficaces et résilientes.

Évitez la tentation de rogner sur les coûts ou de refuser des innovations parce qu'elles coûtent de l'argent au départ. La gestion d'actifs immobiliers nécessite d'investir dans vos actifs pour qu'ils résistent à l'épreuve du temps, alors ne laissez pas le choc des prix vous empêcher de prendre de bonnes décisions à long terme pour l'entreprise.

8. Externaliser si nécessaire

Certaines organisations ont les ressources internes pour gérer les actifs immobiliers elles-mêmes. Mais les PME n'ont souvent pas ces ressources, et c'est normal. Il est très courant pour les entreprises d'externaliser les tâches de maintenance d'actifs immobiliers selon un calendrier prédéterminé.

Par exemple, au lieu de changer vous-même tous les filtres à air de votre bâtiment, vous pouvez engager une équipe professionnelle pour venir chaque mois et le faire pour vous. En cas de doute, il est bon d'externaliser les tâches ennuyeuses aux professionnels. Avec le temps, il est généralement moins cher d'externaliser ces tâches au lieu d'embaucher un personnel interne à temps plein — de plus, cela garantit que vous ne devenez jamais trop submergé pour suivre la maintenance.

9. Autonomiser les employés

Les gestionnaires de bâtiments ont beaucoup de responsabilités, mais cela ne signifie pas qu'ils sont seuls responsables de tous vos actifs immobiliers. Tout le monde dans l'organisation est responsable de prendre soin de vos actifs, y compris vos employés. Assurez-vous que les employés sont régulièrement formés sur les meilleures façons de prendre soin de vos actifs. Cela facilitera grandement le travail de votre gestionnaire de bâtiment et garantira que vous tirerez plus de vie de vos actifs immobiliers, aussi.

10. Optimiser les factures de services publics

Les factures de services publics sont généralement basées sur l'utilisation, donc elles sont des fruits à portée de main pour optimiser vos actifs immobiliers. Vérifiez vos factures de services publics pour voir combien d'énergie, de gaz et d'eau chaque actif immobilier consomme. Si vous voyez une pointe notable, vous pouvez travailler avec votre compagnie de services publics pour négocier de meilleurs tarifs ou trouver des changements pour réduire les coûts, comme l'installation de panneaux solaires ou de toilettes à faible débit.

11. Établir des repères avec des données

L'établissement de repères aide les organisations à voir ce qui est normal pour chaque actif immobilier en temps réel. Par exemple, vous pourriez voir qu'un emplacement fonctionne à un coût inférieur à tous vos autres emplacements. Vous pouvez examiner de plus près l'emplacement optimisé pour voir si vous pouvez imiter leurs processus dans vos autres emplacements.

Quand vous savez ce qui est normal, vous pouvez identifier les problèmes plus rapidement. Puisque le temps c'est de l'argent, l'établissement de repères peut littéralement faire économiser à votre entreprise des milliers de dollars en actifs et productivité perdus.

Automatiser la gestion d'actifs immobiliers avec un logiciel

La gestion d'actifs immobiliers est un must, mais c'est beaucoup d'informations à gérer. Il est impossible de gérer tous vos actifs avec précision dans un tableau Excel, et c'est pourquoi il est si important pour les organisations d'investir dans un logiciel de gestion d'actifs immobiliers.

Avec le bon logiciel de votre côté, vous pouvez automatiser :

• Alertes de service
• Rapports
• Ordres de travail

L'automatisation élimine l'erreur humaine et l'oubli de l'équation. Elle permet également d'optimiser vos actifs immobiliers avec moins d'employés, réduisant encore les coûts.

La gestion d'actifs immobiliers commence par un étiquetage efficace

L'objectif ultime de la gestion d'actifs immobiliers est d'aider les organisations à obtenir un meilleur retour sur leur investissement. Suivez ces directives pour presser encore plus de valeur des actifs dans lesquels vous avez déjà investi.

Mais vous ne pouvez gérer que ce que vous mesurez, alors comment pouvez-vous mesurer efficacement les actifs physiques aussi efficacement que les actifs intangibles ? Tout commence par des étiquettes durables.

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