Comprendre les systèmes d'inventaire de codes-barres :comment ils fonctionnent et pourquoi ils sont importants

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Mis à jour le 20 novembre 2024

Table des matières

• Qu'est-ce qu'un système d'inventaire de codes-barres ?
• Quels secteurs gèrent les stocks ?
• Limites de la surveillance des stocks
• Outils et technologies de gestion des stocks
• Avantages d'un système d'inventaire de codes-barres efficace
• Que rechercher dans un système d'inventaire de codes-barres
• Comment mettre en œuvre un système d'inventaire de codes-barres
• Réflexions finales
• Questions fréquemment posées

Points clés à retenir

Un système d'inventaire par codes-barres est une méthode numérique de suivi et de gestion des stocks utilisant des codes-barres uniques pour identifier et surveiller les produits, permettant une numérisation efficace, des mises à jour en temps réel et une tenue de registres précise tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Les entreprises collectent, achètent, utilisent, déplacent et distribuent de nombreux produits, biens et équipements. Le suivi de ces éléments constitue un défi permanent, mais la technologie a évolué pour faciliter le travail.  Les étiquettes à codes-barres, les scanners et les systèmes de gestion des stocks aident les organisations à mieux suivre leurs actifs physiques. 

Les entreprises veulent créer, commercialiser et vendre des produits. La gestion des stocks à mesure que les articles passent de la conception à la livraison est une partie essentielle de l'opération. Dans ce guide, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur un système d'inventaire par codes-barres.

Un système d'inventaire par codes-barres est une méthode numérique de suivi et de gestion des stocks qui utilise des codes-barres, du matériel et des logiciels pour automatiser le contrôle des stocks et améliorer la précision, l'efficacité et la productivité. Ce sont les composants et fonctions clés d'un système d'inventaire de codes-barres efficace.

1. Codes-barres :identifiants uniques contenant des informations sur le produit telles que le style, les dimensions et d'autres détails.
2. Matériel :
   • Imprimantes pour produire des étiquettes à codes-barres
   • Lecteurs ou scanners de codes-barres pour numériser et télécharger des informations
   • Appareils mobiles dotés de caméras pouvant faire office de lecteurs de codes-barres
3. Logiciel :logiciel de gestion des stocks qui stocke et catégorise les données des codes-barres numérisés, permettant des mises à jour et un suivi en temps réel.

Le système fonctionne en codant les données dans une série de barres verticales et d'espaces qui représentent des nombres ou des caractères. Une fois numérisées, ces informations sont traduites en données utilisables pour la gestion des stocks.

Les avantages de l'utilisation d'un système d'inventaire par codes-barres incluent :

• Amélioration de la précision du suivi des stocks
• Mises à jour en temps réel sur les niveaux de stock
• Un inventaire plus rapide et plus efficace
• Meilleur contrôle des mouvements et de l'emplacement des stocks
• Réduction des erreurs humaines lors de la saisie des données
• Capacité améliorée de prévention du vol et de la perte
• Amélioration du traitement des commandes et de la satisfaction des clients

Un système d’inventaire par codes-barres peut être personnalisé pour diverses industries et besoins commerciaux, des magasins de détail aux entrepôts et installations de fabrication. Il permet aux entreprises d'automatiser de nombreuses tâches manuelles de contrôle des stocks, ce qui entraîne une productivité accrue et une gestion des stocks plus précise.

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Quelles industries gèrent les stocks ?

Les détaillants, les fabricants, les entrepôts, les distributeurs et les entreprises de logistique considèrent que la gestion de ces systèmes est au cœur de leurs opérations. Mais presque toutes les entreprises doivent suivre soit les produits qu'elles vendent à des tiers, soit les équipements et autres biens essentiels à leurs opérations :

• Les organismes de santé accumulent les équipements nécessaires pour traiter et héberger les patients pendant que les prestataires dispensent les soins.
• Les sociétés pétrolières et gazières doivent veiller à ce que leurs produits soient acheminés depuis la raffinerie jusqu'à leur destination finale.
• Les services publics ont investi des milliards de dollars dans des centrales électriques et des réseaux intelligents pour acheminer l'énergie de la source à la destination.
• Les entreprises de télécommunications et de câblodistribution ont installé le câblage et une large gamme d'équipements réseau qui fournissent aux clients un accès au réseau et transportent le contenu souhaité.
• Les entités gouvernementales et civiles utilisent l'équipement et les stocks nécessaires à la police, aux pompiers et aux agences municipales.
• La défense est un domaine dans lequel un équipement spécialisé est nécessaire pour mener à bien la mission et doit être suivi pour des raisons de sûreté et de sécurité.
• L'éducation commence par les installations où les cours ont lieu et inclut tous les équipements et fournitures présents dans le bâtiment, tels que les équipements sportifs, les manuels et les ordinateurs.

Ainsi, ce ne sont pas seulement les détaillants, les entrepôts, les fabricants et les distributeurs qui doivent maintenir des inventaires précis et qui ont besoin d’un système d’inventaire efficace par codes-barres. Chaque entreprise dispose de matériaux qu'elle doit suivre dans une certaine mesure.

Limites de la surveillance des stocks

Le suivi des stocks est important car bien le faire aide les organisations à bien des égards, mais les entreprises excellent rarement dans ce domaine. Ce travail peut être négligé car la direction se concentre sur le cœur de métier et non sur la logistique interne.

En outre, les entreprises trouvent souvent le processus fastidieux et frustrant pour de nombreuses raisons. Traditionnellement, les organisations géraient leur inventaire manuellement. Ils ont saisi les informations au crayon et au papier ou dans une feuille de calcul Excel, et certains ont peut-être créé des étiquettes en papier imprimées sur place.

Ensuite, l'entreprise a procédé à des inventaires réguliers pour s'assurer que les méthodes de suivi papier et crayon et les feuilles de calcul étaient assez précises. Le processus prenait beaucoup de temps et ne présentait des informations précises que pendant une courte période (voire pas du tout), essentiellement immédiatement après la fin du décompte.

De plus, les humains commettent parfois des erreurs, notamment lorsqu’ils comptent et suivent des centaines, des milliers et des dizaines de milliers de produits. En conséquence, la gestion des stocks est rapidement devenue une perte de productivité majeure. Les employés y ont consacré beaucoup de temps mais n'ont pas créé de dossiers impeccables. Le dépannage pour découvrir la cause première d'un écart nécessitait parfois de répéter l'intégralité du processus.

Le suivi des produits a toujours été complexe et le devient encore plus à mesure que des spécialistes émergent dans des domaines tels que la gestion de la chaîne d'approvisionnement, mais comme différentes entreprises tout au long de la chaîne d'approvisionnement utilisent des systèmes informatiques différents, un manque de visibilité persiste.

De plus, la circulation des marchandises est devenue plus dispersée. Les petites et grandes entreprises peuvent vendre leurs produits localement, dans les environs immédiats, dans tout le pays et même dans le monde entier. À mesure qu'ils se développent sur de nouveaux marchés, ils doivent s'assurer de suivre les directives locales.

En conséquence, l’espace de stockage est souvent mal utilisé. Une installation ou un entrepôt d'entreprise est rempli de nombreux articles :présentoirs, bannières, stands, documentation, fournitures, agencements de magasin et marchandises à différentes étapes d'assemblage. Ils sont souvent dispersés dans les installations de stockage plutôt que d’être hébergés de manière efficace. 

Une erreur de gestion des actifs fait des ravages sur la chaîne d'approvisionnement, le processus de fabrication et la livraison. Chaque fois que des problèmes surviennent, le travail est retardé, et parfois tout doit s'arrêter parce que l'équipe ne peut pas avancer alors que chaque étape du processus dépend de la réalisation de l'étape précédente.

D’autres effets d’entraînement se produisent. Les équipes sont bloquées sur un projet, retardant l'achèvement ou la livraison des produits à d'autres clients. Les entreprises doivent réorganiser les fournitures nécessaires. Ils se précipitent souvent pour rattraper leur retard et commettent d’autres erreurs, ce qui finit par diminuer la qualité et l’efficacité de leur travail. Ils terminent un projet en retard et démarrent également le suivant en retard. La frustration et le stress s'accumulent, créant un environnement de travail tendu.

Les décomptes des stocks sont inexacts. Si la commande d’un client est retardée, les plaintes auprès des représentants du service client augmentent et les clients se tournent vers les concurrents. Trop de stocks encombrent l’espace de stockage – et le capital. Essentiellement, les inefficacités se répercutent tout au long de la chaîne d'approvisionnement et ont un impact négatif sur les partenaires, les détaillants, les prestataires de services, les consommateurs et, à terme, les parties prenantes.

Mais la gestion des stocks devient beaucoup plus simple grâce aux progrès technologiques. Des solutions telles que les étiquettes à codes-barres, les étiquettes d'actifs et les étiquettes de contrôle des stocks aident les entreprises à mieux comprendre et contrôler leurs marchandises.

Une étiquette de code-barres est une représentation visuelle d'un article. Généralement, le code comporte des chiffres, des lettres et des symboles, avec des caractères codés en noir et blanc.

Un système d’inventaire par codes-barres attribue un identifiant distinct à chaque produit ou équipement. En conséquence, une entreprise peut associer plusieurs points de données au numéro, notamment le fournisseur, les dimensions du produit, le poids et même des données variables, telles que le nombre de produits en stock. 

Le numéro d'identification est stocké dans une base de données et le système utilise des scanners pour documenter et suivre où va l'article, s'il a été utilisé et d'autres données. Au fil des années, un certain nombre de normes ont évolué, établissant comment les codes étaient construits et ce qu'ils signifient afin que les scanners comprennent ce qu'ils regardent et ce qu'ils voient.

La technologie s'est améliorée et est devenue plus intelligente. De nos jours, les entreprises disposent de plus d’informations que jamais. Aux informations d'identification de base de l'actif s'ajoutent son historique, y compris la maintenance et les réparations, le fournisseur d'origine, son emplacement actuel et l'endroit où il est prévu.

Un autre avantage est que les étiquettes à codes-barres se sont adaptées aux conditions du monde réel. Ils tiennent désormais compte de variables telles que l’exposition à des conditions météorologiques difficiles, aux produits caustiques et aux produits chimiques. Par conséquent, différents types d'étiquettes à codes-barres ont vu le jour pour différents cas d'utilisation :

• Feuille Metalphoto® Etiquettes sont recouverts d'une surface antiadhésive pour repousser la peinture, les acides, les produits caustiques puissants et autres produits chimiques.
• Étiquettes rigides Metalphoto® sont conçus pour résister aux environnements les plus difficiles, utilisés pour les applications de suivi en intérieur et en extérieur, et durent souvent des décennies.
• Étiquettes en polyester de qualité supérieure sont conçus pour marquer et identifier clairement les actifs intérieurs, tels que le matériel de bureau. 
• Étiquettes en polyester inviolables inclure des étiquettes adhésives en polyester blanc brillant qui révèlent un message « VOID » sur l'actif et lorsque l'étiquette est retirée de sa surface de contact. Ils gardent les objets sensibles clairement marqués et sécurisés.
• Étiquettes en polyester en deux parties être accompagné d'un numéro d'identification correspondant à joindre aux dossiers d'une entreprise.
• Étiquettes en vinyle destructibles sont conçus pour être difficiles, voire impossibles, à retirer en un seul morceau. L'étiquette se fracture si elle est altérée. 
• Étiquettes et tags en vinyle fonctionne bien pour l'étiquetage intérieur.
• Étiquettes en plastique amovibles sont des étiquettes en polypropylène à orientation biaxiale qui sont recouvertes d'un adhésif d'application amovible qui peut être proprement retiré ou repositionné.

En plus des nombreux choix, les fournisseurs collaborent avec les clients pour créer des étiquettes à codes-barres pour leurs applications uniques. Par exemple, Camcode a travaillé avec Displays2go pour développer des étiquettes de rack en polyester personnalisées pour leur entrepôt. En plus des étiquettes de rack standard, les deux hommes ont conçu une solution permettant de scanner facilement les racks hauts et bas. Plutôt que de demander aux employés de se pencher pour atteindre des étagères très basses ou de s'étirer pour atteindre des étagères plus hautes, ils ont déployé un système de double étiquette.

Dans ce cas, une étiquette de rack avait une certaine couleur et une flèche pointant vers le bas pour un niveau inférieur et une couleur différente avec une flèche pointant vers le haut pour les niveaux supérieurs. L'étiquetage a facilité la numérisation par les employés et a entraîné moins d'erreurs car les différentes couleurs identifiaient clairement les différents niveaux.

Avantages d'un système d'inventaire de codes-barres efficace

Marquer les équipements avec des codes-barres et déployer des scanners et des logiciels de gestion des stocks est une bonne décision commerciale. La mise en œuvre d'un système complet d'inventaire par codes-barres présente des dizaines d'avantages pour rationaliser le suivi des actifs et renforcer le contrôle des stocks :

Améliorer le suivi de localisation

En fin de compte, l’objectif de ces technologies est d’obtenir plus de visibilité sur les flux de travail de l’entreprise. Les étiquettes de codes-barres améliorent la gestion des stocks en améliorant le suivi et la précision des stocks.

Améliorer les rapports

De nos jours, les entreprises collectent plus d’informations que jamais. En soi, la collecte de données n’a que peu de valeur. Mais une fois les données d'inventaire stockées dans une base de données centrale, les entreprises disposent d'un nombre pratiquement infini de possibilités pour les exploiter.

Par exemple, l'exportation de données vers une feuille de calcul pour une analyse sophistiquée dans un autre programme se fait facilement. Les particuliers peuvent trier les actifs par catégorie et analyser la durée de vie attendue par rapport à la durée de vie réelle. Ils peuvent utiliser ces informations pour déterminer quel équipement du fournisseur est supérieur. Les projections financières deviennent plus précises car elles sont basées sur les actifs qui nécessitent un remplacement ou un entretien important sur une période spécifique. En résumé, l'abondance de données à portée de main permet de prendre de meilleures décisions.

Automatiser les processus manuels 

La gestion des stocks est un problème majeur pour de nombreuses organisations, dont les processus obsolètes et la documentation manuelle ralentissent le processus. Les étiquettes d'inventaire à code-barres permettent d'automatiser de nombreux processus d'inventaire qui autrement prendraient du temps et seraient inefficaces. Les processus automatisés soulagent les employés d’un travail souvent répétitif et banal, leur permettant ainsi de gagner un temps considérable qu’ils peuvent consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. L'automatisation réduit également les erreurs humaines dans la documentation.

Gagnez du temps

Les nouvelles fonctionnalités transforment la gestion de la production de réactive à proactive. Traditionnellement, les entreprises géraient par derrière :en s’appuyant sur des informations historiques pour comprendre les performances et apporter des changements. Désormais, ils gèrent de manière proactive, disposant des informations en temps réel, ce qui leur permet de s'ajuster à la volée.

Rationaliser les inventaires

Ces nouvelles solutions n'élimineront pas le besoin d'inventaires et d'audits périodiques, mais elles rendront le processus plus simple et moins fréquent. Sans étiquettes d’inventaire, les entreprises démarrent le processus à l’aveugle :elles ont peu ou pas d’informations sur ce qu’elles utilisent. Grâce à lui, ils n’ont pas à passer autant de temps à compter manuellement les ressources. Au lieu de cela, ils analysent rapidement leur inventaire et vérifient son exactitude.

Améliorer la tenue des dossiers

Les entreprises doivent tenir des registres pour diverses réglementations de conformité, comme les rapports financiers et fiscaux. Ils doivent savoir quelle quantité de stocks ils avaient sous la main à différents moments. Les codes-barres améliorent la visibilité, réduisant ainsi le temps nécessaire au calcul de ces détails importants.

Améliorer les prévisions

Un inventaire trop important entraîne du gaspillage et augmente les frais généraux liés au stockage à long terme. Les étiquettes vous aident à suivre facilement les points de données autour de votre inventaire et à prédire plus précisément diverses variables, telles que la quantité d'inventaire nécessaire pour les prochaines semaines, le mois suivant ou le trimestre à venir.

Devenez plus rentable

Une meilleure visibilité des actifs fournit aux entreprises des images plus précises et plus actuelles de leur flux de matières. Ils peuvent ajouter d’autres éléments si nécessaire et trouver des moyens d’atténuer l’impact de tout retard. La visibilité leur permet de mieux planifier le personnel et de maximiser le retour sur leurs coûts de main-d'œuvre.

L'analyse avancée des données leur fournit des projections précises, ce qui leur permet de réduire les coûts du système. Essentiellement, ces capacités améliorent les résultats en utilisant plus efficacement les ressources de l'entreprise.

En raison de ses nombreux avantages, le marché des scanners de codes-barres est en croissance :il était évalué à 6,34 milliards de dollars en 2020 et devrait croître à un TCAC (taux de croissance annuel composé) de 7,5 % entre 2021 et 2027, pour atteindre près de 10,52 milliards de dollars.

Que rechercher dans un système d'inventaire de codes-barres

Chaque entreprise a besoin d'un système d'inventaire par codes-barres. De quelles fonctionnalités devraient-ils avoir besoin ?

Large intégration

Les systèmes de codes-barres fournissent des informations à un certain nombre d'autres applications :systèmes de fabrication, systèmes de gestion d'entrepôt et solutions de gestion d'installations. Le système doit disposer d'une large suite d'interfaces de programmation d'applications (API) ouvertes qui se connectent aux solutions de pointe.

Facile à numériser

Le système de codes-barres doit être flexible. La solution devrait prendre en charge la lecture angulaire pouvant être lue à des distances de quelques dizaines de pieds, comme les étiquettes de codes-barres rétroréfléchissantes des entrepôts.

Comment mettre en œuvre un système d'inventaire de codes-barres

La mise en œuvre d'un système d'inventaire par codes-barres peut révolutionner la façon dont les entreprises gèrent leurs stocks, rationaliser leurs opérations et améliorer leur efficacité globale. Cette approche moderne de la gestion des stocks exploite la technologie pour automatiser le suivi, réduire les erreurs humaines et fournir des informations en temps réel sur les niveaux et les mouvements des stocks.

1. Choisissez le bon type de code-barres :
   Choisissez le type de code-barres qui correspond le mieux à vos besoins, tel que des codes UPC, QR ou des codes-barres spécifiques à un secteur.
2. Sélectionnez le matériel approprié :
   Investissez dans l'équipement nécessaire, notamment :
   • Imprimantes de codes-barres pour produire des étiquettes
   • Scanners ou lecteurs de codes-barres (portables, fixes ou basés sur un appareil mobile)
   • Ordinateurs ou appareils mobiles pour la saisie et la numérisation de données
3. Mettre en œuvre un logiciel de gestion des stocks :
   Choisissez un logiciel qui s'intègre à vos systèmes existants (par exemple, point de vente, comptabilité) et prend en charge la fonctionnalité de codes-barres.
4. Générer et attribuer des codes-barres :
   Créez des codes-barres uniques pour chaque produit, y compris des informations pertinentes telles que les détails du produit, le SKU et l'emplacement.
5. Étiquetez votre inventaire :
   Imprimez et appliquez des étiquettes de codes-barres sur tous vos produits, en garantissant un placement et une taille cohérents.
6. Configurez votre base de données :
   Saisissez les informations sur le produit dans votre logiciel de gestion des stocks, en les reliant aux codes-barres correspondants.
7. Établir des procédures d'inventaire :
   Définir et mettre en œuvre des processus standardisés pour :
   • Analyse de l'inventaire entrant et sortant
   • Mise à jour des niveaux de stock
   • Effectuer des inventaires réguliers
   • Gestion des emplacements de produits
8. Formez votre personnel :
   Formez les employés à l'utilisation du nouveau système, notamment aux techniques de numérisation et aux procédures de saisie de données appropriées.
9. Tester et affiner :
   Effectuez un essai de votre nouveau système, identifiez tout problème et effectuez les ajustements nécessaires.
10. Intégration à d'autres processus métier :
    Connectez votre système d'inventaire de codes-barres à d'autres aspects de votre entreprise, tels que l'exécution des commandes, les achats et les rapports financiers.

Voici un tableau pratique pour vous guider tout au long du processus de mise en œuvre d'un système d'inventaire de codes-barres.

Étape Action Description 1Choisissez le type de code-barresSélectionnez les codes UPC, QR ou codes-barres spécifiques à l'industrie2Sélectionnez le matérielInvestissez dans des imprimantes, des scanners et des appareils mobiles de codes-barres3Installez un logicielChoisissez un logiciel de gestion des stocks compatible avec les codes-barres et les systèmes existants4Générez des codes-barresCréez des codes-barres uniques pour chaque produit avec des informations pertinentes5Étiquetez l'inventaireImprimez et appliquez des étiquettes de codes-barres de manière cohérente sur tous les produits6Configurez la base de donnéesSaisissez les informations sur le produit dans le logiciel, en établissant un lien avec les codes-barres correspondants7Établissez procéduresDéfinir les processus de numérisation, de mise à jour des stocks et d'inventaire8Former le personnelÉduquer les employés sur l'utilisation du système, les techniques de numérisation et la saisie des données9Tester et affinerEffectuer un essai, identifier les problèmes et apporter les ajustements nécessaires10Intégrer les processusConnecter le système de codes-barres au traitement des commandes, aux achats et aux rapports financiers

En suivant ces étapes, vous pouvez mettre en œuvre avec succès un système d'inventaire de codes-barres qui améliore la précision, l'efficacité et la productivité de vos opérations commerciales.

Réflexions finales

Les entreprises s’appuient sur une grande variété d’équipements pour fonctionner sans problème. La gamme comprend des articles utilisés en interne ainsi que des produits qu'ils livrent aux clients.

Le suivi des articles au fur et à mesure de leur évolution à travers différents cycles s'est avéré difficile, mais de nouvelles solutions de codes-barres rationalisent le processus. Ils offrent aux entreprises une plus grande visibilité sur leurs processus commerciaux, réduisent le gaspillage de la chaîne d'approvisionnement et améliorent les marges bénéficiaires, rendant ainsi l'entreprise plus formidable.

Les entreprises manquent souvent de l’expertise nécessaire pour déployer ces solutions et ont besoin de l’aide d’experts tiers. Camcode propose des services complets de gestion des stocks proposés par une équipe expérimentée et leader du secteur. Vous obtiendrez une analyse experte de vos applications et de vos exigences pour vous aider à développer une solution de suivi des actifs entièrement personnalisée pour une meilleure gestion des stocks.

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Questions fréquemment posées