Comprendre les systèmes d'inventaire par code-barres : fonctionnement et importance

Gestionnaire du marché des immobilisations

Mis à jour le 20 novembre 2024

Table des matières

• Qu'est-ce qu'un système d'inventaire par code-barres ?
• Quelles industries gèrent l'inventaire ?
• Limitations de la surveillance des stocks
• Outils et technologies de gestion des stocks
• Avantages d'un système d'inventaire par code-barres efficace
• Ce qu'il faut rechercher dans un système d'inventaire par code-barres
• Comment implémenter un système d'inventaire par code-barres
• Réflexions finales
• Questions fréquemment posées

Point clé à retenir

Un système d'inventaire par code-barres est une méthode numérique de suivi et de gestion des stocks utilisant des codes-barres uniques pour identifier et surveiller les produits, permettant une numérisation efficace, des mises à jour en temps réel et une tenue de registres précise tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Les entreprises collectent, achètent, utilisent, déplacent et distribuent de nombreux produits, biens et équipements. Le suivi de ces articles a été un défi constant, mais la technologie a évolué pour faciliter le travail. Les étiquettes à code-barres, les scanners et les systèmes de gestion des stocks aident les organisations à mieux suivre leurs actifs physiques.

Les entreprises veulent créer, commercialiser et vendre des produits. La gestion des stocks au fur et à mesure que les articles passent de la conception à la livraison est une partie vitale de l'opération. Dans ce guide, nous discuterons de tout ce que vous devez savoir sur un système d'inventaire par code-barres.

Un système d'inventaire par code-barres est une méthode numérique de suivi et de gestion des stocks qui utilise des codes-barres, du matériel et des logiciels pour automatiser le contrôle des stocks et améliorer la précision, l'efficacité et la productivité. Voici les composants et fonctions clés d'un système d'inventaire par code-barres efficace.

1. Codes-barres : Identifiants uniques contenant des informations sur le produit comme le style, les dimensions et d'autres détails.
2. Matériel :
   • Imprimantes pour produire des étiquettes à code-barres
   • Lecteurs ou scanners de codes-barres pour numériser et télécharger des informations
   • Appareils mobiles avec caméras qui peuvent agir comme lecteurs de codes-barres
3. Logiciel : Logiciel de gestion des stocks qui stocke et catégorise les données des codes-barres scannés, permettant des mises à jour et un suivi en temps réel.

Le système fonctionne en encodant les données dans une série de barres verticales et d'espaces qui représentent des chiffres ou des caractères. Lorsqu'il est scanné, cet information est traduite en données exploitables pour la gestion des stocks.

Les avantages de l'utilisation d'un système d'inventaire par code-barres incluent :

• Amélioration de la précision dans le suivi des stocks
• Mises à jour en temps réel sur les niveaux de stock
• Comptages d'inventaire plus rapides et plus efficaces
• Meilleur contrôle sur le mouvement et l'emplacement des stocks
• Réduction des erreurs humaines dans la saisie des données
• Capacité améliorée à prévenir le vol et les pertes
• Amélioration de l'exécution des commandes et de la satisfaction client

Un système d'inventaire par code-barres peut être personnalisé pour divers secteurs et besoins commerciaux, des magasins de détail aux entrepôts et installations de fabrication. Il permet aux entreprises d'automatiser de nombreuses tâches manuelles de contrôle des stocks, ce qui entraîne une productivité accrue et une gestion des stocks plus précise.

Vous souhaitez une liste de contrôle GRATUITE pour l'étiquetage et le suivi d'actifs ?

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour recevoir gratuitement au format PDF notre liste de contrôle de gestion d'actifs, qui contient les questions critiques à laquelle répondre pour tout projet d'étiquetage, ainsi que des conseils clés pour l'étiquetage, vous permettant de mettre en place votre système de gestion d'actifs plus rapidement.

Obtenir la liste de contrôle ›

Quelles industries gèrent l'inventaire ?

Les détaillants, fabricants, entrepôts, distributeurs et entreprises logistiques trouvent que la gestion de ces systèmes est au cœur de leurs opérations. Mais à peu près toutes les entreprises se retrouvent à suivre soit les produits qu'elles vendent à d'autres, soit les équipements et autres biens essentiels à leurs opérations :

• Les organisations de santé accumulent l'équipement nécessaire pour traiter et loger les patients pendant que les prestataires prodiguent des soins.
• Les entreprises pétrolières et gazières doivent s'assurer que leurs produits circulent de la raffinerie à leur destination finale.
• Les services publics ont investi des milliards de dollars dans les centrales électriques et les réseaux intelligents pour déplacer l'énergie de la source à la destination.
• Les entreprises de télécommunications et de câble ont posé des câbles et une large gamme d'équipements réseau qui offrent aux clients l'accès au réseau et transportent le contenu souhaité.
• Les entités gouvernementales et civiles utilisent l'équipement et les stocks nécessaires pour la police, les pompiers et les agences municipales.
• La défense est un domaine où un équipement spécialisé est nécessaire pour accomplir la mission et doit être suivi pour la sécurité et la sûreté.
• L'éducation commence par les installations où se tiennent les cours et inclut tous les équipements et fournitures dans le bâtiment, tels que l'équipement sportif, les manuels scolaires et les ordinateurs.

Donc, ce n'est pas seulement les détaillants, les entrepôts, les fabricants et les distributeurs qui doivent maintenir des comptes d'inventaire précis et avoir besoin d'un système d'inventaire par code-barres efficace. Chaque entreprise a des matériaux qu'elle doit suivre à un certain degré.

Limitations de la surveillance des stocks

La surveillance des stocks est importante car bien la faire aide les organisations de nombreuses manières, pourtant les entreprises excellent rarement dans ce domaine. Ce travail peut être négligé car la direction se concentre sur l'activité principale, pas sur la logistique interne.

De plus, les entreprises trouvent souvent le processus consommateur et frustrant pour de nombreuses raisons. Traditionnellement, les organisations géraient leurs stocks manuellement. Elles saisissaient les informations au crayon et sur papier ou dans un tableau Excel, et certaines pouvaient avoir créé des étiquettes papier imprimées sur site.

Ensuite, l'entreprise effectuait des comptages d'inventaire réguliers pour s'assurer que le suivi au crayon et sur papier et les méthodes de tableur étaient quelque peu précis. Le processus était chronophage et ne présentait des informations précises que pour une courte période (le cas échéant), essentiellement immédiatement après la fin d'un comptage.

En outre, les humains font parfois des erreurs, surtout lorsqu'ils comptent et suivent des centaines, des milliers et des dizaines de milliers de produits. En conséquence, la gestion des stocks est rapidement devenue un gouffre de productivité majeur. Les employés y passaient beaucoup de temps mais ne créaient pas des registres impeccables. Le dépannage pour découvrir la cause profonde d'un écart nécessitait parfois de répéter tout le processus.

Le suivi des produits a toujours été complexe et est devenu encore plus complexe avec l'émergence de spécialistes dans des domaines comme la gestion de la chaîne d'approvisionnement, mais comme différentes entreprises tout au long de la chaîne d'approvisionnement utilisent différents systèmes informatiques, il y a eu un manque de visibilité.

De plus, le mouvement des biens est devenu plus dispersé. Les petites et grandes entreprises peuvent vendre leurs produits localement, dans la région immédiate, à travers le pays et même dans le monde entier. À mesure qu'elles s'étendent à de nouveaux marchés, elles doivent s'assurer de respecter les directives locales.

En conséquence, l'espace de stockage est souvent mal utilisé. Une installation ou un entrepôt d'entreprise est rempli de nombreux articles : présentoirs, bannières, supports, littérature, fournitures, accessoires de magasin et biens à divers stades d'assemblage. Ils sont souvent dispersés dans les installations de stockage plutôt que d'être logés efficacement.

Une erreur de gestion d'actifs fait des ravages sur la chaîne d'approvisionnement, le processus de fabrication et la livraison. Chaque fois que des problèmes surviennent, le travail est retardé, et parfois tout doit s'arrêter parce que l'équipe ne peut pas avancer lorsque chaque étape du processus dépend de l'achèvement de l'étape précédente.

D'autres effets d'entraînement surviennent. Les équipes sont bloquées sur un projet, retardant l'achèvement ou la livraison de produits à d'autres clients. Les entreprises doivent réapprovisionner les fournitures nécessaires. Elles se précipitent souvent pour rattraper le retard et commettent d'autres erreurs, réduisant finalement la qualité et l'efficacité de leur travail. Elles terminent un projet en retard et commencent le suivant également en retard. La frustration et le stress s'accumulent, créant un environnement de travail tendu.

Les comptages d'inventaire sont inexacts. Si la commande d'un client est retardée, les plaintes auprès des représentants du service client augmentent et les clients se tournent vers les concurrents. Trop d'inventaire immobilise l'espace de stockage – et le capital. En substance, les inefficacités se répercutent tout au long de la chaîne d'approvisionnement et affectent négativement les partenaires, les détaillants, les fournisseurs de services, les consommateurs et éventuellement les parties prenantes.

Mais la gestion des stocks devient beaucoup plus simple grâce aux avancées technologiques. Des solutions comme les étiquettes à code-barres, les étiquettes d'actifs et les étiquettes de contrôle des stocks aident les entreprises à obtenir plus de visibilité et de contrôle sur leurs biens.

Une étiquette à code-barres est une représentation visuelle d'un article. Généralement, le code comporte des chiffres, des lettres et des symboles, avec des caractères encodés en noir et blanc.

Un système d'inventaire par code-barres attribue un identifiant distinct à chaque produit ou pièce d'équipement. Par conséquent, une entreprise peut associer plusieurs points de données au numéro, y compris le fournisseur, les dimensions du produit, le poids et même des données variables, comme le nombre en stock.

Le numéro d'identification est stocké dans une base de données, et le système utilise des scanners pour documenter et suivre où va l'article, s'il a été utilisé et d'autres données. Au fil des ans, un certain nombre de normes ont évolué qui ont établi comment les codes étaient construits et ce qu'ils signifient afin que les scanners comprennent ce qu'ils regardent et ce qu'ils voient.

La technologie s'est améliorée et est devenue plus intelligente. Aujourd'hui, les entreprises ont plus d'informations que jamais. Avec les informations de base d'identification d'actifs vient son historique, y compris la maintenance et les réparations, le fournisseur d'origine, son emplacement actuel et l'endroit où il est prévu d'être.

Un autre avantage est que les étiquettes à code-barres se sont adaptées aux conditions réelles. Elles prennent désormais en compte des variables, telles que l'exposition à des conditions météorologiques difficiles, aux caustiques et aux produits chimiques. Par conséquent, différents types d'étiquettes à code-barres ont émergé pour divers cas d'utilisation :

• Étiquettes Metalphoto® en feuille sont revêtues d'une surface antiadhésive pour repousser la peinture, les acides, les caustiques forts et autres produits chimiques.
• Étiquettes Metalphoto® rigides sont conçues pour résister aux environnements les plus difficiles, utilisées pour le suivi en intérieur et en extérieur, et durent souvent des décennies.
• Étiquettes en polyester premium sont conçues pour marquer et identifier clairement les actifs intérieurs, tels que l'équipement de bureau.
• Étiquettes en polyester inviolables incluent des étiquettes adhésives en polyester blanc brillant qui révèlent un message « VOID » sur l'actif et lorsque l'étiquette est retirée de sa surface d'accouplement. Elles gardent les articles sensibles clairement marqués et sécurisés.
• Étiquettes en polyester en deux parties sont fournies avec un numéro d'identification correspondant à joindre aux dossiers de l'entreprise.
• Étiquettes en vinyle destructibles sont conçues pour être difficiles — presque impossibles — à retirer en une seule pièce. L'étiquette se fracture si elle est trafiquée.
• Étiquettes et tags en vinyle fonctionnent bien pour l'étiquetage intérieur.
• Étiquettes en plastique amovibles sont des étiquettes en polypropylène biaxialement orienté avec un adhésif d'application amovible qui peut être retiré ou repositionné proprement.

En plus des nombreux choix, les fournisseurs collaborent avec les clients pour créer des étiquettes à code-barres pour leurs applications uniques. Par exemple, Camcode a travaillé avec Displays2go pour développer des étiquettes de rayonnage en polyester personnalisées pour leur entrepôt. En plus des étiquettes de rayonnage standard, les deux ont conçu une solution pour la numérisation facile des rayonnages hauts et bas. Au lieu de faire plier les employés pour atteindre les rayonnages très bas ou s'étirer pour atteindre les plus hauts, ils ont déployé un système à double étiquette.

Dans ce cas, une étiquette de rayonnage avait une certaine couleur et une flèche pointant vers le bas pour un niveau inférieur et une couleur différente avec une flèche pointant vers le haut pour les niveaux supérieurs. L'étiquetage a rendu facile pour les employés de numériser et a conduit à moins d'erreurs car les différentes couleurs identifiaient clairement les différents niveaux.

Avantages d'un système d'inventaire par code-barres efficace

Marquer l'équipement avec des codes-barres et déployer des scanners et des logiciels de gestion des stocks est une bonne décision commerciale. Il y a des dizaines d'avantages à mettre en place un système d'inventaire par code-barres complet pour rationaliser le suivi des actifs et renforcer le contrôle des stocks :

Améliorer le suivi de localisation

En fin de compte, l'objectif de ces technologies est d'obtenir plus de visibilité dans les flux de travail de l'entreprise. Les étiquettes à code-barres améliorent la gestion des stocks en renforçant le suivi et la précision des stocks.

Améliorer les rapports

Aujourd'hui, les entreprises collectent plus d'informations que jamais. Par elle-même, la collecte de données a peu de valeur. Mais une fois les données d'inventaire stockées dans une base de données centrale, les entreprises gagnent un nombre pratiquement infini de possibilités pour les exploiter.

Par exemple, l'exportation de données vers un tableau pour une analyse sophistiquée dans un autre programme se fait facilement. Les individus peuvent trier les actifs par catégorie et analyser la durée de vie prévue versus réelle. Ils peuvent utiliser ces informations pour déterminer quel équipement de fournisseur est supérieur. Les projections financières deviennent plus précises car elles sont basées sur les actifs qui nécessitent un remplacement ou une maintenance significative sur une période spécifique. En somme, l'abondance de données à portée de main conduit à une meilleure prise de décision.

Automatiser les processus manuels

La gestion des stocks est un point de douleur majeur pour de nombreuses organisations, dont les processus obsolètes et la documentation manuelle ralentissent le processus. Les étiquettes d'inventaire à code-barres permettent d'automatiser de nombreux processus d'inventaire qui autrement sont chronophages et inefficaces. Les processus automatisés libèrent les employés de travaux souvent répétitifs et banals, économisant un temps significatif qu'ils peuvent consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. L'automatisation réduit également les erreurs humaines dans la documentation.

Gagner du temps

Les nouvelles capacités transforment la gestion de la production de réactive à proactive. Traditionnellement, les entreprises géraient à partir de l'arrière : en s'appuyant sur des informations historiques pour comprendre la performance et apporter des changements. Maintenant, elles gèrent de manière proactive, ayant l'information en temps réel, donc elles ajustent sur le vif.

Rationaliser les comptages d'inventaire

Ces nouvelles solutions n'élimineront pas le besoin de comptages d'inventaire et d'audits périodiques, mais elles rendent le processus plus simple et moins fréquent. Sans étiquettes d'inventaire, les entreprises commencent le processus à l'aveugle : elles ont peu ou pas de visibilité sur ce qu'elles utilisent. Avec, elles n'ont pas à passer autant de temps à compter les ressources manuellement. Au lieu de cela, elles scannent rapidement leur inventaire et vérifient son exactitude.

Améliorer la tenue des registres

Les entreprises doivent tenir des registres pour diverses réglementations de conformité, comme les rapports financiers et fiscaux. Elles doivent savoir combien d'inventaire elles avaient en main à différents moments. Les codes-barres améliorent la visibilité, réduisant le temps nécessaire pour calculer ces détails importants.

Améliorer les prévisions

Trop d'inventaire mène au gaspillage et augmente les coûts généraux pour le stockage à long terme. Les étiquettes vous aident à suivre facilement les points de données autour de votre inventaire et à prédire plus précisément une variété de variables, comme la quantité d'inventaire nécessaire pour les prochaines semaines, le mois prochain ou le trimestre à venir.

Devenir plus rentable

Une meilleure visibilité des actifs fournit aux entreprises des images plus précises et plus opportunes de leur flux de matériaux. Elles peuvent ajouter plus d'articles si nécessaire et trouver des moyens d'atténuer l'impact de tout retard. La visibilité leur permet de mieux planifier le personnel et de maximiser les retours sur leurs coûts de main-d'œuvre.

L'analyse de données avancée leur fournit des projections précises, donc ils réduisent les coûts du système. En substance, ces capacités améliorent le résultat net en faisant une utilisation plus efficace des ressources de l'entreprise.

En raison des nombreux avantages, le marché des scanners de codes-barres est en croissance : il était évalué à 6,34 milliards de dollars en 2020 et devrait croître à un TCAC (taux de croissance annuel composé) de 7,5 % de 2021 à 2027, atteignant près de 10,52 milliards de dollars.

Ce qu'il faut rechercher dans un système d'inventaire par code-barres

Chaque entreprise a besoin d'un système d'inventaire par code-barres. Quelles fonctionnalités devraient-elles exiger ?

Intégration large

Les systèmes de codes-barres fournissent des informations à un certain nombre d'autres applications : systèmes de fabrication, systèmes de gestion d'entrepôt et solutions de gestion d'installations. Le système doit avoir une large suite d'interfaces de programmation d'applications (API) ouvertes qui se connectent aux solutions leaders.

Facile à scanner

Le système de codes-barres doit être flexible. La solution doit prendre en charge la numérisation sous angle qui peut être lue à des distances de quelques dizaines de pieds, comme les étiquettes à code-barres d'entrepôt rétro-réfléchissantes.

Comment implémenter un système d'inventaire par code-barres

L'implémentation d'un système d'inventaire par code-barres peut révolutionner la façon dont les entreprises gèrent leurs stocks, rationalisent les opérations et améliorent l'efficacité globale. Cette approche moderne de la gestion des stocks utilise la technologie pour automatiser le suivi, réduire les erreurs humaines et fournir des informations en temps réel sur les niveaux et les mouvements de stock.

1. Choisir le bon type de code-barres :
   Décidez du type de code-barres qui convient le mieux à vos besoins, comme UPC, codes QR ou codes-barres spécifiques à l'industrie.
2. Sélectionner le matériel approprié :
   Investissez dans l'équipement nécessaire, y compris :
   • Imprimantes à code-barres pour produire des étiquettes
   • Scanners ou lecteurs de codes-barres (portables, fixes ou basés sur appareils mobiles)
   • Ordinateurs mobiles ou appareils pour la saisie de données et la numérisation
3. Implémenter un logiciel de gestion des stocks :
   Choisissez un logiciel qui s'intègre à vos systèmes existants (par ex., PDV, comptabilité) et prend en charge la fonctionnalité de code-barres.
4. Générer et attribuer des codes-barres :
   Créez des codes-barres uniques pour chaque produit, y compris des informations pertinentes telles que les détails du produit, SKU et emplacement.
5. Étiquetez votre inventaire :
   Imprimez et appliquez des étiquettes à code-barres sur tous vos produits, en assurant un placement et une taille cohérents.
6. Configurez votre base de données :
   Entrez les informations sur les produits dans votre logiciel de gestion des stocks, en les liant aux codes-barres correspondants.
7. Établissez des procédures d'inventaire :
   Définissez et implémentez des processus standardisés pour :
   • Numériser les entrées et sorties d'inventaire
   • Mettre à jour les niveaux de stock
   • Effectuer des comptages d'inventaire réguliers
   • Gérer les emplacements des produits
8. Formez votre personnel :
   Éduquez les employés sur l'utilisation du nouveau système, y compris les techniques de numérisation appropriées et les procédures de saisie de données.
9. Testez et affinez :
   Effectuez un essai de votre nouveau système, identifiez les problèmes et apportez les ajustements nécessaires.
10. Intégrez avec d'autres processus métier :
    Connectez votre système d'inventaire par code-barres avec d'autres aspects de votre entreprise, tels que l'exécution des commandes, les achats et les rapports financiers.

Voici un tableau pratique pour vous guider dans le processus d'implémentation d'un système d'inventaire par code-barres.

Étape	Action	Description
1	Choisir le type de code-barres	Sélectionner UPC, codes QR ou codes-barres spécifiques à l'industrie
2	Sélectionner le matériel	Investir dans des imprimantes, scanners et appareils mobiles à code-barres
3	Implémenter le logiciel	Choisir un logiciel de gestion des stocks compatible avec les codes-barres et les systèmes existants
4	Générer les codes-barres	Créer des codes-barres uniques pour chaque produit avec les informations pertinentes
5	Étiqueter l'inventaire	Imprimer et appliquer les étiquettes à code-barres de manière cohérente sur tous les produits
6	Configurer la base de données	Entrer les informations produits dans le logiciel, en les liant aux codes-barres correspondants
7	Établir les procédures	Définir les processus pour la numérisation, la mise à jour des stocks et la réalisation des comptages d'inventaire
8	Former le personnel	Éduquer les employés sur l'utilisation du système, les techniques de numérisation et la saisie de données
9	Tester et affiner	Effectuer un essai, identifier les problèmes et apporter les ajustements nécessaires
10	Intégrer les processus	Connecter le système de codes-barres avec l'exécution des commandes, les achats et les rapports financiers

En suivant ces étapes, vous pouvez implémenter avec succès un système d'inventaire par code-barres qui améliore la précision, l'efficacité et la productivité de vos opérations commerciales.

Réflexions finales

Les entreprises comptent sur une grande variété d'équipements pour fonctionner sans heurts. La gamme comprend des articles utilisés en interne ainsi que des produits qu'elles livrent aux clients.

Le suivi des articles au fur et à mesure qu'ils passent par divers cycles a été un défi, mais les nouvelles solutions de codes-barres rationalisent le processus. Elles offrent aux entreprises une plus grande visibilité sur leurs processus métier, réduisent le gaspillage de la chaîne d'approvisionnement et améliorent les marges bénéficiaires, rendant l'entreprise plus formidable.

Les entreprises manquent souvent de l'expertise nécessaire pour déployer ces solutions et ont besoin d'aide d'experts tiers. Camcode offre des services complets de gestion des stocks par une équipe expérimentée et leader du secteur. Vous obtiendrez une analyse experte de vos applications et exigences pour vous aider à développer une solution de suivi d'actifs complètement personnalisée pour une meilleure gestion des stocks.

Contactez Camcode dès aujourd'hui pour en savoir plus.

Questions fréquemment posées