Clarifier les distinctions : instructions de travail, processus et procédures

La terminologie industrielle regorge de concepts écrits qu'il est essentiel de connaître pour mettre en place et garantir une organisation efficace. Les identifier précisément permet d'établir et maintenir une documentation industrielle adaptée aux besoins et objectifs de l'entreprise.

Instructions de travail, processus et ensemble de procédures sont parfois confondus par abus de langage ou méconnaissance. Ce sont pourtant trois notions bien distinctes. Il faut comprendre leur spécification et leurs différences. Alors, comment créer des instructions de travail ?

Instruction de travail : le « comment » d'une procédure

L'instruction de travail répond à la question « comment ? » dans la procédure, abordée plus loin.

Elle spécifie les actions à réaliser pour effectuer une tâche donnée à un poste donné et décrit ces actions en étapes simples. Elle doit être très détaillée, peut aussi concerner l'enchaînement des séquences d'opérations d'un poste à l'autre.

Dans la documentation industrielle, l'instruction est décrite par du texte, mais rien n'empêche d'enrichir le support par formats visuels (images, vidéos...). Aujourd'hui, grâce aux médias numériques actuels, les éléments visuels sont non seulement plus facilement intégrables, mais recommandés car ils facilitent la compréhension des instructions par les opérateurs chargés de leur exécution.

Le processus, ou séquence d'activités constituant la chaîne de valeur

Selon la définition de l'EFQM (European Foundation for Quality Management), le processus est « le moyen par lequel l'organisation met en œuvre et déploie les compétences de son personnel pour produire des résultats ».

Plus généralement, le processus désigne à la fois la séquence d'activités et les procédures pas à pas dans la chaîne de valeur de l'entreprise et les ressources déployées pour les atteindre. Par ressources, on entend les moyens humains et matériels. En résumé, il couvre toutes les étapes de transformation des données d'entrée (matières premières) en données de sortie (produits finis), c'est-à-dire le cycle de vie du produit. L'aboutissement peut être la livraison client ou sa consommation interne par un autre processus.

L'évaluation de sa performance se base sur sa capacité à fournir la satisfaction client ou à garantir la qualité du résultat avant de passer au processus suivant. L'amélioration et la révision continue, par approche processus, des flux qui le composent est un enjeu capital.

La procédure : qui fait quoi ?

La procédure décrit l'organisation. Plus précisément, c'est l'ensemble des règles pour une activité. Elle décrit la méthode de travail et le processus opératoire, ainsi que les différents acteurs (opérateurs, services) qui réaliseront les tâches.

Pour aller plus loin, une procédure est faite pour répondre à la question « qui fait quoi ? » sans entrer dans le détail du « comment ? ». Elle mentionne aussi les outils utilisés pour appliquer la méthode. On parle de « traitements » pour les désigner.

Ces procédures doivent être spécifiées et agrégées dans un document écrit et intégrées à la documentation industrielle de l'entreprise.