Rédaction de procédures numériques : Simple, Efficace et Fiable

Les procédures sont parmi les éléments les plus importants du système de documentation industriel. Chacune sert de référence pour les employés concernés et c'est sa capacité à les guider qui détermine leur efficacité à leur poste. C'est donc en s'assurant qu'elles ont des procédures bien conçues que les entreprises se mettent dans les bonnes conditions pour atteindre leurs objectifs.

Mais rédiger des procédures est un travail relativement complexe et spécialisé. Cela demande beaucoup d'efforts pour rassembler l'information nécessaire, créer le document et le mettre à jour. Et dans ces 3 activités, le numérique apporte un soutien considérable. Voyons comment la numérisation de la rédaction de procédures la rend plus facile et rapide grâce à des outils dédiés...

Collecter l'information plus facilement

Dans l'industrie comme ailleurs, pour effectuer correctement une action ou séquence, il faut un document de référence : la procédure. Sans être aussi détaillée que le mode opératoire, elle permet à l'utilisateur de travailler en conformité avec normes, exigences réglementaires, qualité et délais préétablis. Il existe des procédures pour la maintenance, le contrôle des non-conformités, l'archivage, la traçabilité produit, l'audit interne, etc.
Cependant, pour rédiger des procédures, il faut collecter au préalable toutes les informations devant y figurer. Pour cela, les outils des nouvelles technologies sont précieux. Grâce à des modules spécifiquement développés, il est plus facile et rapide de rechercher, saisir et classer les données nécessaires pour les organiser et commencer la rédaction. Il est évident que faire cette mission sur ordinateur et tablette est bien plus pratique et moins chronophage que sur papier, méthode traditionnelle.

Création du contenu de la procédure : rapidité et simplicité grâce à l'outil numérique

Une fois les données collectées, la procédure peut être développée et rédigée. Ici encore, le numérique rend les choses moins fastidieuses tout en élargissant les possibilités grâce aux fonctionnalités de logiciels comparables au mind mapping.
Il est possible de produire des procédures visuelles et interactives sous forme de logigrammes, composés de symboles, connecteurs et autres éléments graphiques représentant les actions à réaliser, leur séquence, ainsi que les résultats à obtenir.

Pour la rédaction, la norme ISO 9001 laisse une liberté totale de forme, tant que les documents respectent : simplicité, concision, adéquation du contenu à l'utilisateur, structure et organisation.

Les solutions logicielles d'instructions de travail numériques, comme celles que nous développons chez Picomto, permettent de créer facilement et rapidement des procédures en quelques clics.

Le numérique pour une meilleure mise à jour de la procédure

Il ne suffit pas de bien rédiger et formaliser intelligemment les procédures. Comme tout document industriel, elles sont sujettes à amélioration régulière.
Booster les procédures en les mettant à jour au fur et à mesure que les employés remontent l'information s'inscrit directement dans une démarche d'amélioration continue et qualité, pour une satisfaction client optimale.

Rédiger des procédures efficaces, c'est aussi les confronter à la réalité du terrain, prendre des mesures correctives si nécessaire.

Pourquoi utiliser un logiciel spécifique à l'industrie et ces normes ?

Chez Picomto, nous développons notre solution d'instructions de travail numériques en conformité avec les réglementations industrielles (ISO 9001, FDA, GMP, etc.) et avec l'objectif de :

• Créer une procédure claire et efficace en quelques minutes avec un outil de création dédié
• Consulter des procédures claires et sans ambiguïté pour les techniciens
• Fournir un outil pour simplifier et faciliter la collecte de données terrain

Il existe bien sûr d'autres cas d'usage pour un logiciel dédié. N'hésitez pas à contacter nos spécialistes.