Procédures de rédaction :simples et efficaces en passant au numérique

Les procédures sont parmi les éléments les plus importants du système de documentation industrielle. Chacun d'eux sert de point de repère pour les employés concernés et c'est sa capacité à les guider qui détermine leur efficacité dans leurs fonctions respectives. C'est donc en s'assurant de disposer de procédures bien conçues que les entreprises se mettent dans de bonnes conditions pour atteindre les objectifs fixés.

Mais rédiger des procédures est un travail relativement complexe et spécialisé. Cette tâche implique beaucoup d'efforts en termes de collecte des informations nécessaires, de création du document lui-même et de sa mise à jour. Et dans ces 3 activités, le numérique apporte un soutien considérable. Voyons comment la numérisation de la rédaction des procédures la rend plus facile et plus rapide avec des outils dédiés …

Collecter des informations plus facilement

Dans l'industrie comme dans d'autres domaines, pour réaliser correctement une action ou une séquence d'actions, il faut un document de référence; c'est la procédure. Sans être aussi détaillée que le mode opératoire, elle permet à l'utilisateur d'effectuer son travail dans le respect des normes, des exigences réglementaires, des exigences de qualité et éventuellement des délais préétablis. Il existe des procédures de maintenance, de contrôle des non-conformités, d'archivage, de traçabilité des produits et d'audit interne, pour n'en citer que quelques-unes.
Cependant, pour rédiger des procédures, il est nécessaire de collecter toutes les informations censées eux au préalable. Pour cela, les outils des nouvelles technologies sont précieux. Grâce à des modules spécifiquement développés, il est plus facile et plus rapide de rechercher, saisir et classer les données nécessaires pour ensuite les organiser et le processus d'écriture peut commencer. Il est évident que réaliser cette mission sur ordinateur et tablette est beaucoup plus pratique et moins chronophage que de le faire sur papier, en utilisant la méthode traditionnelle.

Création du contenu de la procédure :rapidité et simplicité grâce à l'outil numérique

Une fois les données recueillies, la procédure peut être élaborée et rédigée. Là encore, le numérique rend les choses moins fastidieuses tout en élargissant les possibilités grâce aux fonctionnalités offertes par les logiciels que l'on pourrait comparer au mind mapping.
Il est possible de produire des procédures visuelles et interactives sous forme de logigrammes, constitués de symboles, connecteurs et autres éléments graphiques représentant les actions à réaliser, leur enchaînement, ainsi que les résultats à obtenir.

En matière de rédaction des procédures, la norme ISO 9001 permet une totale liberté de forme, dès lors que les documents concernés répondent aux exigences suivantes :simplicité, concision, adéquation du contenu à l'utilisateur, structure et organisation.

Les solutions logicielles d'instruction de travail numérique, telles que nous les développons chez Picomto, permettent de créer facilement et rapidement des procédures en quelques clics .

La technologie numérique pour une meilleure mise à jour de la procédure

Il ne suffit pas de bien rédiger des procédures et de les formaliser de manière intelligente. Comme tout document industriel, ils font l'objet d'améliorations régulières.
Booster les procédures en les mettant à jour au fur et à mesure des remontées d'information des collaborateurs s'inscrit directement dans une démarche d'amélioration continue et une démarche qualité, pour une satisfaction client optimale.

Rédiger des procédures efficaces, c'est aussi les confronter à la réalité du terrain, apporter des actions correctives si nécessaire.

Pourquoi utiliser des logiciels spécifiques à l'industrie et ces normes ?

Chez Picomto, nous développons notre solution d'instruction de travail numérique dans le respect des réglementations industrielles (ISO 9001, FDA, GMP etc…) et avec pour objectif :

• Créer une procédure claire et efficace en quelques minutes grâce à un outil de création dédié
• Consulter des procédures claires et sans ambiguïté pour les techniciens
• Fournir un outil pour simplifier et faciliter la collecte de données sur le terrain

Il existe bien sûr d'autres cas d'utilisation pour l'utilisation de logiciels dédiés. N'hésitez pas à contacter nos spécialistes.