Top 3 stratégies éprouvées pour une intégration fluide des systèmes MRO

La technologie revêt une importance capitale pour la chaîne d'approvisionnement de la maintenance, réparation et opérations (MRO). De la surveillance d'état à la hiérarchie des actifs, en passant par le suivi des stocks et la gestion des dépenses, le rôle de la technologie est absolument vital.

Sans la capacité de communiquer efficacement, l'intégration complète de la chaîne d'approvisionnement devient d'autant plus difficile. Les entreprises pourraient bricoler des processus qui, en surface, pourraient sembler intégrés, mais ne le sont pas en réalité. Ils pourraient conduire à une saisie d'informations dans deux systèmes différents, augmentant la probabilité d'erreurs humaines et déclenchant des rapports d'écarts de factures (IDR) qui nécessitent du temps et des ressources pour être traités.

Par contraste, l'implémentation d'une intégration de systèmes MRO force un examen des processus métier existants et révèle des opportunités d'optimisation là où c'est possible. L'idée est d'éliminer les erreurs et de permettre à la technologie, par l'intégration des systèmes, de fonctionner comme prévu. Les avantages incluent la visibilité des données et des stocks, un traitement des commandes plus précis et plus rapide, une réduction des coûts de transaction et une plus grande efficacité de la main-d'œuvre.

L'objectif ultime est de tirer le meilleur de chacun des systèmes impliqués, et de rendre le MRO aussi exempt d'erreurs que possible. Voici trois meilleures pratiques pour vous y aider.

Reconnaître et comprendre le besoin

En examinant le processus métier et en déterminant les données qui doivent circuler entre les systèmes, vous devez identifier le système de référence pour les stocks. C'est crucial pour garantir que les transactions sont effectuées dans le système de référence, par opposition à une origine dans un autre système puis une tentative d'interface de ces données vers le système de référence.

Par exemple, si vous effectuez la réception des marchandises dans un système, l'émission des marchandises devrait être faite dans le même système. Sinon, cela pourrait entraîner des écarts de solde de stock.

De plus, vous devez définir à l'avance le volume attendu de transactions, tel que le nombre de SKU dans le magasin, le nombre possible de lignes de bons de commande à traiter, et la fréquence des transferts de données, pour déterminer l'infrastructure IT optimale nécessaire pour l'interface. Si le système n'est pas capable de gérer le volume, il ne servira pas l'objectif désigné.

Identifier et impliquer les parties prenantes vitales

L'élément le plus critique dans l'implémentation de l'intégration de systèmes MRO est d'avoir les parties prenantes clés, particulièrement l'équipe IT, engagées tout au long du projet. L'équipe IT devrait être engagée tôt dans le processus lorsque les discussions de planification sont initiées. Les équipes métier devraient être tout aussi engagées pour s'assurer que les interfaces sont alignées avec les attentes métier. Achats, supply chain, finance, opérations et maintenance devraient tous être impliqués dans les discussions et la planification.

La facturation est la fin du flux de processus MRO, et cause le plus de douleur si l'interface n'est pas correctement conçue. Les représentants des comptes fournisseurs de l'équipe finance devraient être consultés pour définir et documenter les exigences de transmission et de réconciliation des factures, afin que le flux de processus AP soit fluide.

La formation des utilisateurs finaux est également importante. Vous pouvez construire l'interface la plus efficace au monde, mais si les utilisateurs ne sont pas bien formés, c'est un effort gaspillé.

Les utilisateurs finaux devraient être formés sur le système dans lequel ils effectuent des transactions, ainsi que sur la façon dont les données sont transférées entre les systèmes. De plus, il est recommandé de fournir un guide de référence rapide d'une page aux utilisateurs finaux, couvrant les points clés de la formation. Comprendre comment fonctionne le flux de processus de données aide les utilisateurs finaux à utiliser pleinement les capacités du système.

Les tests d'acceptation utilisateur (UAT) sont une étape du plan de projet qui offre aux utilisateurs métier l'opportunité de tester l'interface et d'identifier les ajustements nécessaires. Cette étape vise à garantir que l'interface fait ce pour quoi elle a été conçue. Assez de temps devrait être alloué à cette tâche, et l'entreprise devrait profiter pleinement de cette opportunité pour assurer un résultat réussi.

Inclure des ressources pour la surveillance et l'amélioration de l'interface

Enfin, vous ne pouvez pas simplement partir une fois l'interface système mise en production. Du temps doit être alloué pour l'hyper-soin post mise en production, pour garantir que les utilisateurs finaux sont pleinement à l'aise avec l'interface. Au moins deux semaines pour cette tâche sont généralement recommandées. De plus, des mécanismes de gestion des erreurs et des rapports automatisés devraient être développés pour gérer proactivement les problèmes et minimiser la charge pour les utilisateurs. Le but entier de la nouvelle interface est d'aider l'entreprise, par opposition à ajouter une charge supplémentaire.

Pour les interfaces qui impactent les soldes de stock, un processus de réconciliation d'inventaire hebdomadaire devrait être implémenté pour garantir que les deux systèmes ne divergent pas. Par exemple, un instantané d'inventaire du système de référence serait envoyé électroniquement au système externe pour comparer et identifier les écarts. Les utilisateurs métier devraient ensuite suivre pour réconcilier et faire les ajustements nécessaires. Sur la même ligne, une réconciliation similaire devrait être mise en place pour les lignes de bons de commande ouverts entre les deux systèmes.

Lorsqu'elle est bien faite, l'intégration de systèmes MRO ajoute un élément significatif d'automatisation et de procédures gain de temps qui réduisent davantage les coûts de la supply chain.

Stanley Perli est directeur senior des applications métier d'entreprise pour Synovos.