Trois bonnes pratiques pour l'intégration de systèmes MRO

La technologie est d'une importance capitale pour la chaîne d'approvisionnement de maintenance, de réparation et d'exploitation (MRO). De la surveillance de l'état à la hiérarchie des actifs, en passant par le suivi des stocks et la gestion des dépenses, le rôle de la technologie est absolument vital.

Sans la capacité de communiquer efficacement, l'intégration complète de la chaîne d'approvisionnement devient d'autant plus difficile. Les entreprises pourraient bricoler des processus qui, à première vue, peuvent sembler intégrés, mais ne le sont pas en réalité. Ils pourraient conduire à la saisie d'informations dans deux systèmes différents, augmentant ainsi la probabilité d'erreurs humaines et déclenchant des rapports d'écart de facture (IDR) qui nécessitent du temps et des ressources pour être traités.

En revanche, la mise en œuvre d'une intégration de systèmes MRO oblige à revoir les processus métier existants et découvre des opportunités d'optimisation dans la mesure du possible. L'idée est d'éliminer les erreurs et de permettre à la technologie, grâce à l'intégration du système, de fonctionner comme prévu. Les avantages incluent la visibilité des données et des stocks, un traitement des commandes plus précis et plus rapide, des coûts de transaction réduits et une plus grande efficacité de la main-d'œuvre.

Le but ultime est de tirer le meilleur parti de chacun des systèmes impliqués et de rendre la MRO aussi exempte d'erreurs que possible dans l'ordre. Voici trois bonnes pratiques pour vous aider à y parvenir.

Reconnaître et comprendre le besoin. Lorsque vous examinez le processus métier et déterminez les données qui doivent circuler entre les systèmes, vous devez identifier le système d'enregistrement pour l'inventaire. Ceci est essentiel pour s'assurer que les transactions sont effectuées dans le système d'enregistrement, par opposition au fait de provenir d'un autre système et d'essayer ensuite d'interfacer ces données avec le système d'enregistrement.

Par exemple, si vous effectuez une entrée de marchandises dans un système, la sortie de marchandises doit être effectuée dans le même système. Sinon, cela pourrait entraîner des écarts de solde de stock.

De plus, vous devez définir à l'avance le volume de transactions attendu, tel que le nombre de SKU dans le magasin, le nombre possible de lignes de bons de commande à traiter et la fréquence des transferts de données, afin de déterminer l'IT optimal. l'infrastructure nécessaire à l'interface. Si le système n'est pas capable de gérer le volume, il ne servira pas l'objectif désigné.

Identifier et impliquer les parties prenantes vitales. L'élément le plus critique dans la mise en œuvre de l'intégration des systèmes MRO est d'avoir des parties prenantes clés, en particulier le service informatique. équipe, engagée tout au long du projet. L'I.T. l'équipe doit être impliquée dès le début du processus lorsque les discussions de planification sont lancées. Les équipes commerciales doivent être également engagées pour s'assurer que les interfaces sont alignées sur les attentes de l'entreprise. Les achats, la chaîne d'approvisionnement, les finances, les opérations et la maintenance doivent tous être impliqués dans les discussions et la planification.

La facturation est la fin du processus de MRO et cause le plus de problèmes si l'interface n'est pas conçue correctement. Les représentants des comptes fournisseurs de l'équipe financière doivent être consultés pour définir et documenter les exigences de transmission et de rapprochement des factures, afin que le flux de processus AP soit transparent.

La formation des utilisateurs finaux est également importante. Vous pouvez créer l'interface la plus efficace au monde, mais si les utilisateurs ne sont pas bien formés, c'est un effort vain.

Les utilisateurs finaux doivent être formés au système dans lequel ils effectuent des transactions, ainsi qu'à la manière dont les données sont transférées entre les systèmes. En outre, il est recommandé qu'un guide de référence rapide d'une page soit fourni aux utilisateurs finaux, couvrant les points clés de la formation. Comprendre le fonctionnement du flux de traitement des données aide les utilisateurs finaux à utiliser toutes les capacités du système.

Les tests d'acceptation par l'utilisateur (UAT) sont une étape du plan de projet qui offre aux utilisateurs professionnels la possibilité de tester l'interface et d'identifier les éventuels ajustements. Cette étape est destinée à s'assurer que l'interface fait ce pour quoi elle a été conçue. Suffisamment de temps doit être alloué à cette tâche, et l'entreprise doit profiter pleinement de cette opportunité pour assurer un résultat positif.

Inclure des ressources pour la surveillance et l'amélioration de l'interface. Enfin, vous ne pouvez pas simplement vous retirer une fois que l'interface système est en ligne. Du temps doit être alloué à l'hyper-soin après la mise en service, afin de garantir que les utilisateurs finaux sont parfaitement à l'aise avec l'interface. Au moins deux semaines pour cette tâche sont généralement recommandées. En outre, des mécanismes de gestion des erreurs et des rapports automatisés doivent être développés pour gérer les problèmes de manière proactive et minimiser la charge pour les utilisateurs. L'objectif de la nouvelle interface est d'aider l'entreprise, au lieu d'ajouter une charge supplémentaire.

Pour les interfaces qui ont un impact sur les soldes des stocks, un processus hebdomadaire de rapprochement des stocks doit être mis en œuvre pour garantir que les deux systèmes ne se déséquilibrent pas. À titre d'exemple, un instantané d'inventaire du système d'enregistrement serait envoyé électroniquement au système externe pour comparer et identifier les écarts. Les utilisateurs professionnels doivent ensuite effectuer un suivi pour concilier et faire les ajustements nécessaires. Dans le même ordre d'idées, un rapprochement similaire devrait être mis en place pour les bons de commande ouverts. lignes entre les deux systèmes.

Lorsqu'elle est effectuée correctement, l'intégration des systèmes MRO ajoute un élément important d'automatisation et de procédures de gain de temps qui réduisent encore les coûts de la chaîne d'approvisionnement.

Stanley Perli est directeur principal des applications commerciales d'entreprise pour Synovos.