Célébration du Manufacturing Day 2021 :trois façons de créer un grand événement hybride

Alors que les vendredis ont toujours été une raison de célébrer, le premier vendredi d'octobre est l'un des plus chers au réseau national des députés européens ^TM , car cette année, le vendredi 1er octobre est le jour de la fabrication (jour MFG) !

L'organisation de vos événements MFG Day a peut-être beaucoup changé au cours des 18 derniers mois. Donner la priorité à la sécurité, aux contraintes de capacité des sites et à la réduction des voyages d'affaires ont présenté de réels défis pour l'organisation d'expositions de fabrication, de conférences, de visites d'usines et d'autres événements traditionnels en personne. La programmation virtuelle d'une journée (ou d'une semaine) n'est pas toujours la bonne solution avec une courte durée d'attention du public, répondant aux besoins des participants en matière de connexion et de réseautage, et « la fatigue du zoom ». Alors pourquoi organiser un événement hybride avec des aspects à la fois en personne et virtuels ? En combinant des expériences en personne et virtuelles dans un événement hybride, vous ouvrez la voie à une participation accrue et à une plus grande participation régionale et nationale.

Événements hybrides

La création d'un événement hybride réussi nécessite plus qu'un lien de réunion Zoom. Cela implique de réfléchir intentionnellement aux moyens d'enrichir les expériences de tous les participants. Ce qui fonctionne pour un événement en personne ne se traduira pas toujours par votre public virtuel. Un événement hybride réussi nécessite d'équilibrer des besoins similaires de différentes manières. Si vous envisagez un événement hybride pour votre célébration de la Journée MFG, voici trois façons de vous assurer que tout le monde repart avec une expérience positive.

1. Gardez les participants engagés

La clé de tout grand événement est de fournir un excellent contenu, comme déterminer les sujets en demande et présenter des conférenciers dynamiques. Cependant, avec les événements hybrides, cela ne suffit pas, car vos deux publics vivront ces choses différemment. Voici quelques conseils rapides :

• Attention à la longueur du contenu. La durée d'attention virtuelle est souvent plus courte qu'en personne. Il est utile de garder cela à l'esprit lors de la création de votre emploi du temps. Revoyez l'enchaînement des événements consécutifs et divisez les présentations denses avec des opportunités d'engagement du public, comme des sondages ou demander au public s'il est d'accord avec un point qui a été avancé.
• Considérez l'éclairage et l'audio. Un mauvais éclairage, un retour de micro, des configurations d'arrière-plan bruyantes et d'autres éléments peuvent s'avérer gênants ou rebutants pour le public virtuel. Prévoyez suffisamment de temps avant les sessions hybrides pour tester l'éclairage et l'audio des installations pour les participants virtuels. Garder les participants virtuels en sourdine audio et vidéo pendant les panels et demander aux panélistes virtuels de se mettre en sourdine lorsqu'ils ne parlent pas aidera à éliminer les distractions.
• Restez dans les temps. S'assurer que les programmes fonctionnent à temps n'a jamais été aussi important. Les flexibilités du travail à domicile signifient que les conférenciers et les participants virtuels peuvent avoir des obligations accrues. Les retards dans les heures de début ou le fait de garder les invités plus longtemps que prévu peuvent retarder vos orateurs et votre public pour leur prochaine réunion. De plus, des fuseaux horaires différents peuvent présenter des problèmes pour les locuteurs distants et les invités. Garder les trains à l'heure permet de garder votre public engagé et de ne pas regarder l'heure.
• Testez la logistique pour les changements d'emplacement. Si une partie de votre emploi du temps exige que les participants changent de lieu, comme une visite des installations, réfléchissez à l'avance aux moyens d'emmener vos participants en ligne avec vous. Si cela n'est pas possible, envisagez de le supprimer de votre emploi du temps ou de trouver des alternatives pour ceux qui ne sont pas en personne.

2. Communiquez avec tous les participants

Lors de la planification d'un événement en personne, il est probable que vous ayez un modérateur de session désigné pour présenter chaque session, faciliter les questions du public et aider les participants à se rendre à leur place ou à répondre à leurs questions. Assurez-vous que les participants virtuels disposent également de ressources dédiées.

• Désignez un modérateur virtuel. Un modérateur virtuel peut regarder la fonction de chat, aider à résoudre les problèmes techniques et s'assurer que les questions en ligne sont présentées aux orateurs. Le modérateur virtuel peut également communiquer toute information spécifique aux participants à distance.
• Utilisez les fonctionnalités de chat pour engager les participants virtuels. Les participants à distance veulent faire partie de la conversation. Posez des questions en rapport avec le contenu ou pour en savoir plus sur l'audience en ligne. Ces commentaires peuvent être fournis aux orateurs pour s'assurer qu'ils fournissent de la clarté en cas de besoin ou qu'ils recentrent les informations en fonction de la composition de l'audience.
• Rappeler en personne aux participants leurs homologues distants. N'oubliez pas d'« inclure » ​​les participants à distance en rappelant aux conférenciers et aux participants en personne qu'il y a des personnes qui assistent à l'extérieur du site. C'est une petite action qui donne l'impression à ceux qui sont dans leur bureau à domicile qu'ils n'ont pas été oubliés et que les programmes ont été conçus pour tenir compte de leur participation.

3. Créer une communauté

L'une des meilleures choses à propos de la participation à des événements en personne est la possibilité de réseauter et de participer à de plus petites sessions en petits groupes. Ne pas avoir ces options virtuelles peut être très frustrant pour ceux qui participent en ligne. Assurez-vous de :

• Créez des ateliers virtuels et partagez leurs commentaires. Utilisez des plateformes qui permettent des ateliers en ligne pour encourager les participants virtuels à partager leurs réflexions ou à travailler ensemble pour trouver des solutions. Assurez-vous que le modérateur virtuel partage tous les commentaires recueillis lors de ces sessions avec tous les participants ou demandez aux participants virtuels de désigner quelqu'un pour parler en tant que chef d'équipe pour leur session.
• Exploiter les plateformes de mise en réseau. Certaines plates-formes disposent d'espaces de rencontre virtuels qui créent des « tables » pour que les participants puissent s'asseoir et se mettre en réseau. Pensez à utiliser ces solutions et à désigner des heures de mise en réseau. Cela permet aux participants en ligne de se connecter entre eux et à ceux qui participent en personne à l'aide de leurs appareils personnels. Assurez-vous d'encourager les personnes en ligne à échanger des cartes de visite virtuelles, à établir de nouvelles connexions LinkedIn et à utiliser la fonction de chat pour discuter entre elles, individuellement ou en groupe.
• Utilisez des jeux pour briser la glace. Posez des questions aux participants, par exemple qui participe depuis l'endroit le plus éloigné, et récompensez ou récompensez un participant en personne et un participant virtuel. Associez des participants en personne et virtuels à des compétitions pour résoudre des problèmes ou pour en savoir plus les uns sur les autres.
• Apportez la technologie pour réduire la distance. Si votre établissement permet des écrans, envisagez de permettre à vos participants en personne de voir ceux qui y assistent virtuellement, soit sur leur ordinateur portable, soit en incorporant des écrans plus grands à l'avant du lieu. Si vous avez moins de participants et de tablettes disponibles, placez-en un à chaque table en personne pour faciliter l'interaction.

Conseil supplémentaire :assurez-vous de célébrer la fabrication !

Quelle que soit la manière dont vous décidez d'organiser votre événement Manufacturing Day, le plus important est de célébrer les contributions de l'industrie manufacturière américaine ! Si vous souhaitez plus d'informations sur l'organisation d'un événement hybride, le réseau national MEP serait ravi de vous aider ! Le réseau participe au MFG Day depuis sa création et compte des experts dans chaque État et à Porto Rico. Contactez votre centre MEP local pour plus d'informations.