3 stratégies éprouvées pour un événement Manufacturing Day hybride réussi en 2021

Si les vendredis ont toujours été une raison de célébrer, le premier vendredi d'octobre tient une place particulière pour le Réseau national MEP^TM, car cette année, le vendredi 1er octobre est la Journée de la fabrication (MFG Day) !

L'organisation de vos événements MFG Day a peut-être beaucoup changé au cours des 18 derniers mois. La priorité à la sécurité, les contraintes de capacité des lieux et la réduction des déplacements professionnels ont présenté de réels défis pour l'organisation d'expositions manufacturières, de conférences, de visites d'usines et d'autres événements traditionnels en présentiel. Une programmation virtuelle sur une journée entière (ou une semaine) n'est pas toujours la bonne solution, compte tenu des courtes durées d'attention du public, des besoins des participants en matière de connexion et de réseautage, et de la « fatigue Zoom ». Alors pourquoi organiser un événement hybride avec des aspects à la fois en présentiel et virtuels ? En combinant les deux expériences en un événement hybride, vous ouvrez la voie à une participation accrue et à une plus grande fréquentation régionale et nationale.

Événements hybrides

Créer un événement hybride réussi demande plus qu'un lien de réunion Zoom. Cela implique de réfléchir intentionnellement aux moyens d'enrichir les expériences de tous les participants. Ce qui fonctionne pour un événement en présentiel ne se traduit pas toujours pour votre public virtuel. Un événement hybride réussi nécessite d'équilibrer des besoins similaires de différentes manières. Si vous envisagez un événement hybride pour votre célébration MFG Day, voici trois façons de garantir que chacun repart avec une expérience positive.

1. Maintenir l'engagement des participants

La clé de tout grand événement est de fournir un excellent contenu, comme déterminer les sujets en demande et présenter des conférenciers dynamiques. Cependant, avec les événements hybrides, cela seul ne suffit pas car vos deux publics vivront ces choses différemment. Voici quelques conseils rapides :

• Soyez attentif à la durée du contenu. Les durées d'attention virtuelles sont souvent plus courtes qu'en présentiel. Garder cela à l'esprit lors de la création de votre programme est utile. Repensez l'enchaînement d'événements consécutifs et séparez les présentations denses par des opportunités d'engagement du public, comme des sondages ou en demandant aux audiences si elles sont d'accord avec un point soulevé.
• Considérez l'éclairage et l'audio. Un mauvais éclairage, des retours de micro, des configurations de fond bruyantes et d'autres éléments peuvent s'avérer distrayants ou rebutants pour les publics virtuels. Prévoyez suffisamment de temps avant les sessions hybrides pour tester l'éclairage et l'audio de l'installation pour les participants virtuels. Maintenir les participants virtuels en mode muet audio et vidéo pendant les tables rondes et demander aux panélistes virtuels de se mettre en sourdine lorsqu'ils ne parlent pas aidera à éliminer les distractions.
• Respectez l'horaire. S'assurer que les programmes se déroulent à l'heure n'a jamais été aussi important. Les flexibilités de travail à domicile signifient que les conférenciers et participants virtuels peuvent avoir des obligations accrues. Les retards de début ou le fait de garder les invités plus longtemps que prévu peuvent mettre vos conférenciers et votre public en retard pour leur prochaine réunion. De plus, les différents fuseaux horaires peuvent poser des problèmes pour les conférenciers et invités à distance. Garder les trains à l'heure aide à maintenir votre public engagé et à ne pas regarder l'horloge.
• Testez la logistique pour les changements de lieu. Si une partie de votre programme oblige les participants à changer de lieu, comme une visite d'installation, pensez à l'avance aux moyens d'emmener vos participants en ligne avec vous. Si ce n'est pas possible, envisagez de le retirer de votre programme ou de trouver des alternatives pour ceux qui ne sont pas en présentiel.

2. Communiquer avec tous les participants

Lors de la planification d'un événement en présentiel, vous aurez probablement un modérateur de session désigné pour présenter chaque session, faciliter les questions du public et aider les participants à trouver leurs places ou répondre à leurs questions. Assurez-vous que les participants virtuels disposent également de ressources dédiées.

• Désignez un modérateur virtuel. Un modérateur virtuel peut surveiller la fonction de chat, aider à résoudre les problèmes techniques et s'assurer que les questions en ligne sont présentées aux conférenciers. Le modérateur virtuel peut également communiquer toute information spécifique aux participants à distance.
• Utilisez les fonctionnalités de chat pour engager les participants virtuels. Les participants à distance veulent faire partie de la conversation. Posez des questions liées au contenu ou pour en savoir plus sur le public en ligne. Ce retour peut être fourni aux conférencieux pour s'assurer qu'ils apportent des clarifications si nécessaire ou recentrent l'information en fonction de la composition de l'audience.
• Rappelez aux participants en présentiel leurs homologues à distance. N'oubliez pas d'« inclure » les participants à distance en rappelant aux conférenciers et aux participants en présentiel qu'il y a des gens qui assistent hors site. C'est une petite action qui fait en sorte que ceux dans leurs bureaux à domicile se sentent non oubliés et que les programmes ont été conçus en tenant compte de leur présence.

3. Créer une communauté

L'une des meilleures choses à propos des événements en présentiel est la capacité de réseauter et de participer à des sessions en petits groupes. Ne pas avoir ces options virtuelles peut être très frustrant pour ceux qui assistent en ligne. Assurez-vous de :

• Créez des salles de sous-groupes virtuelles et partagez leurs retours. Utilisez des plateformes permettant des salles de sous-groupes en ligne pour encourager les participants virtuels à partager leurs idées ou à travailler ensemble pour trouver des solutions. Assurez-vous que le modérateur virtuel partage tout retour issu de ces sessions avec tous les participants ou demandez aux participants virtuels de désigner quelqu'un pour parler en tant que chef d'équipe pour leur session.
• Exploitez les plateformes pour le réseautage. Certaines plateformes ont des espaces de rencontre virtuels qui créent des « tables » pour que les participants s'assoient et réseautent. Envisagez d'utiliser ces solutions et de désigner des heures de réseautage. Cela permet aux participants en ligne de se connecter entre eux et avec ceux présents en personne en utilisant leurs appareils personnels. Encouragez ceux en ligne à échanger des cartes de visite virtuelles, à créer de nouvelles connexions LinkedIn et à utiliser la fonction de chat pour discuter entre eux, individuellement ou en groupe.
• Utilisez des jeux pour briser la glace. Posez des questions aux participants, comme qui assiste depuis l'endroit le plus éloigné, et offrez une reconnaissance ou des prix à un participant en présentiel et un participant virtuel. Associez des participants en présentiel et virtuels dans des compétitions pour résoudre des problèmes ou pour mieux se connaître.
• Apportez la technologie pour combler la distance. Si votre installation permet des écrans, envisagez de donner aux participants en présentiel l'opportunité de voir ceux qui assistent virtuellement soit sur leurs ordinateurs portables, soit en incorporant de plus grands écrans à l'avant de la salle. Si vous avez peu de participants et des tablettes disponibles, mettez-en une à chaque table en présentiel pour faciliter l'interaction.

Conseil supplémentaire : Assurez-vous de célébrer la fabrication !

Quelle que soit la façon dont vous décidez d'organiser votre événement Manufacturing Day, l'essentiel est de célébrer les contributions de l'industrie manufacturière américaine ! Si vous souhaitez plus d'informations sur l'organisation d'un événement hybride, le Réseau national MEP serait ravi de vous aider ! Le Réseau participe au MFG Day depuis sa création et dispose d'experts dans chaque État et à Porto Rico. Contactez votre Centre MEP local pour plus d'informations.