Comment persuader votre DAF d'investir dans l'automatisation : Un guide stratégique

Imaginez que vous avez trente minutes avec votre directeur financier (DAF) pour présenter le business case pour une technologie d'automatisation. L'investissement sera de plusieurs millions de dollars. Vous avez fait vos devoirs et avez un large soutien au sein de l'organisation. Votre état d'esprit est que vous ne plaidez pas pour un projet IT, vous plaidez pour une transformation métier qui a des composants IT.

Pour créer de la sensibilisation avant la réunion, vous avez donné au DAF des benchmarks externes d'entreprises pairs et le rapport McKinsey Digital montrant que les processus automatisés deviennent les « moteurs primaires de la productivité ».

Pourtant, je peux attester que cela peut être intimidant d'être un présentateur dans ces situations. Soyons réalistes, vous n'avez pas la même expertise financière que le DAF, mais vous devez traduire un investissement technologique en un résultat financier spécifique.

Cet article est le premier d'une série en trois parties qui vise à aider les personnes plaidant pour un investissement dans l'automatisation au sein de leur organisation. La première partie (cet article) se concentrera sur comment et quand engager le DAF.

Comment engager le DAF

Étape une pour plaider pour l'automatisation avec votre DAF est de connaître votre public. Il est important de comprendre à travers quel prisme votre DAF regarde lorsqu'il prend des décisions d'investissement. Pour mieux comprendre cela, j'ai récemment parlé au DAF de UiPath, Ashim Gupta, pour obtenir sa perspective.

Dans la vidéo ci-dessous, il parle de comment les différents parcours des DAF affecteront leurs critères de décision :

• Ceux qui viennent d'un background de contrôle de gestion ou comptabilité tenderont à penser à la gouvernance et au risque associés au programme
• Ceux qui viennent du côté opérations de l'entreprise penseront à comment faire entrer de l'efficacité dans le métier au sens large avec le programme
• Ceux qui viennent des rangs de la planification et analyse financières (FP&A) voudront inspecter les données utilisées dans les hypothèses et tester sous pression les variables dans le modèle de retour sur investissement (ROI)

Quel que soit le background du DAF, tous les DAF sont préoccupés par la croissance des revenus, la maîtrise des coûts et le risque. En engageant le DAF, vous seriez bien servi de cadrer l'investissement en automatisation dans ces termes.

Quand engager le DAF

L'automatisation est une capacité à l'échelle de l'entreprise. Rarement le DAF sera le seul décideur. Donné le poids de ces décisions, il y a souvent une douzaine ou plus de personnes avec une influence significative sur l'investissement.

J'ai observé trois phases que mes clients traversent typiquement quand ils engagent leur DAF (montrées dans le diagramme ci-dessous). Cela commence par créer de la sensibilisation et puis orchestrer le soutien pour le programme à travers beaucoup de gens dans le métier et l'IT pour gagner le consensus.

Le DAF s'engage d'abord sur le programme en incluant l'automatisation dans le processus de budgétisation annuel. Plus tard, après une évaluation menée par les parties prenantes métier et IT, le DAF ou un comité d'achat prend la décision de libérer les fonds d'investissement.

Source : UiPath

Ne sous-estimez pas la valeur que vous apportez personnellement à ce parcours d'automatisation en shepherding le processus à travers chaque phase pour arriver à une décision.

Vous êtes ce que j'appelle un « mobilisateur » parce que vous avez probablement été choisi par une équipe d'enthousiastes du projet pour votre capacité à créer un budget là où il n'en existe pas. En tant que tel, qui mieux que vous pour vous battre pour ce projet à travers chaque question qui marque les trois phases (expliquées en plus de détail ci-dessous) ?

• Pourquoi quelque chose ? Le cas pour faire quelque chose de différent commence par le coût financier de ne pas faire de changement. Pour préparer la discussion des avantages de l'automatisation avec le DAF, essayez de répondre à cette question uniquement dans Microsoft Excel. Utilisez un tableur pour raconter l'histoire des améliorations « avant vs après automatisation » via des chiffres. Expliquer pourquoi le statu quo n'est pas suffisant peut aussi être ancré dans les chiffres d'expérience client et employé qui apparaîtront dans les enquêtes et les net promoter scores (NPS).
• Pourquoi maintenant ? Comme le diagramme ci-dessus le souligne, la phase deux est où vous aurez le plus d'influence pour impacter la décision du DAF. À quel point vous argumentez bien qu'un programme d'automatisation est urgent à considérer maintenant vous permettra de sécuriser le parrainage exécutif, d'assurer que le programme d'automatisation est aligné sur la stratégie plus large, et de sécuriser une ligne budgétaire.
• Pourquoi ceci ? Il y a une forte probabilité qu'il y ait d'autres projets déjà en jeu qui compétitionnent pour les mêmes ressources et font le même business case. Un moyen sûr de perdre le soutien du DAF est d'avoir une vue opaque de l'état futur après l'investissement dans l'automatisation. Le DAF veut une image claire du résultat métier projeté — typiquement exprimé en revenus, coûts et/ou risque — et pourquoi ceci devrait être priorisé par rapport aux projets concurrents.

Viser trois horizons de valeur

Un piège commun dans l'automatisation des processus robotiques (RPA) est de penser qu'un ROI rapide peut être calculé en quelques processus sélectionnés. Cela mène à une approche de financement processus-par-processus dans laquelle chaque automatisation doit justifier son ROI. J'ai vu cette approche se détériorer rapidement en un assortiment confus de projets déconnectés avec une large gamme de parties prenantes. Conséquemment, le programme RPA s'essouffle, ou pire encore, échoue complètement.

La façon dont le programme RPA est financé affectera le rythme de l'innovation.

Je vois les mobilisateurs qui réussissent dans les entreprises définir une vision « étoile polaire » d'un assistant numérique robot logiciel pour chaque employé dès le début. Ensuite, ils fournissent une feuille de route avec des jalons de valeur associés à cette ambition pour que le DAF puisse décider d' « y aller en grand » et ressourcer agressivement ou travailler à travers chaque niveau d'investissement plus prudemment.

Je recommande d'expliquer trois horizons d'innovation au DAF en nommant les parties prenantes qui bénéficieront de la RPA. À mesure que vous atteignez chaque groupe de parties prenantes et que la RPA délivre de la valeur à ce niveau, le programme peut viser l'horizon suivant.

Les entreprises les plus ambitieuses commencent dans cet ordre pour contraindre l'organisation à « y aller en grand » dès le début avec :

• Propriétaires de processus globaux améliorant la qualité et la conformité pour des processus complexes qui s'étendent à travers de nombreux départements, unités métier et régions. Cela peut commencer dans une partie du processus de bout en bout, comme la gestion des commandes dans order-to-cash. Mais cela se déplacera rapidement en amont et en aval du point de départ.
• Propriétaires de services partagés améliorant l'efficacité pour le débit de transactions à haut volume. Cela peut inclure l'automatisation de processus qui étaient auparavant dans un arrangement d'externalisation des processus métier.
• Leaders d'unités métier automatisant des fonctions entières dans leurs départements et augmentant la productivité de chaque employé avec un assistant numérique.

Ces ambitions sont soutenues par un modèle opérationnel d'automatisation qui établit un comité de pilotage. Le comité de pilotage fournit la gouvernance pour protéger l'investissement du DAF et s'assurer que les leaders métier atteignent le ROI promis à chaque horizon.

La deuxième partie de cette série plongera plus profondément dans les trois questions qui seront dans l'esprit de votre DAF quand vous présenterez la valeur de l'automatisation : dans combien de temps aurai-je cette valeur, à quel point sommes-nous sûrs que nous pouvons atteindre cette valeur, et combien cela me coûtera. Vous voudrez le lire si vous cherchez un moyen sûr d'expliquer le plein potentiel de l'automatisation au sein de votre organisation et une feuille de route tangible pour atteindre ce potentiel.

À lire ensuite : Comment plaider pour l'automatisation auprès de votre DAF (Partie Deux)