Que sont les enregistrements de maintenance ?

Les registres de maintenance sont des notes écrites qui fournissent de la documentation sur l'entretien d'une certaine pièce d'équipement. La plupart du temps, lorsque les gens parlent de ce type de documents dans un environnement industriel, ils font référence aux rapports et fichiers formalisés conservés par les propriétaires de flottes, les exploitants d'installations industrielles ou d'autres hommes d'affaires engagés dans une sorte de travail avec des machines. La tenue d'un journal adéquat de l'entretien et des réparations mécaniques dans ces scénarios est généralement considérée comme une bonne pratique commerciale et peut également être requise par la loi. Les registres sont particulièrement utiles dans la gestion de la maintenance car ils aident les entreprises à s'assurer que leur équipement est maintenu en bon état, et ils offrent également un moyen de gérer et de suivre les dépenses de réparation et d'entretien préventif.

Cependant, les enregistrements peuvent également être utilisés par des particuliers. De nombreuses personnes tiennent des registres détaillés de l'entretien personnel de leur automobile et peuvent également enregistrer les services effectués sur les appareils ménagers tels que les climatiseurs et les générateurs de secours. Cela peut rationaliser les réparations nécessaires et peut également rendre la revente beaucoup plus fluide.

Pourquoi ils sont conservés

Indépendamment des spécificités des paramètres, la gestion des enregistrements de maintenance est souvent importante pour un certain nombre de raisons. Par exemple, un calendrier de maintenance peut être précieux pour aider les techniciens de maintenance à diagnostiquer des problèmes récurrents avec une machine ou un véhicule. De plus, de bons registres aident les chefs de service, les employés et même parfois les particuliers à s'assurer qu'un équipement fonctionne conformément aux garanties du fabricant. Ils peuvent également aider les entreprises à savoir quand un équipement doit subir une maintenance préventive.

Il y a aussi une base de valeur à tout cela. Maintenir les machines en bon état de fonctionnement est l'un des meilleurs moyens de les protéger en tant qu'investissement, et de documenter cet entretien peut rendre l'équipement plus désirable s'il est vendu, car il est prouvé qu'il a été correctement entretenu. Cela est vrai pour les entreprises comme pour les particuliers. Les ventes de voitures d'occasion en sont un bon exemple :les personnes qui peuvent prouver avec des registres détaillés à quelle fréquence leurs voitures ont été entretenues et entretenues peuvent souvent obtenir un prix plus élevé que les personnes dont les voitures regardent fonctionner correctement, mais ne venez qu'avec des promesses verbales.

Des dossiers complets peuvent également constituer un tampon contre la responsabilité. Si une entreprise est poursuivie en justice en raison d'un équipement défectueux, des dossiers détaillés peuvent être essentiels pour étayer le dossier de l'entreprise et montrer qu'il y a eu une diligence raisonnable, par exemple.

Éléments principaux et exigences de base

Les dossiers personnels sont généralement les plus faciles à conserver et ne sont généralement guère plus qu'un fichier contenant des reçus et des rapports de diagnostic sur les vidanges d'huile de véhicule, les services et les réparations. Les résultats des inspections de sécurité ou des tests d'émissions requis sont généralement également inclus. Ces types de rapports peuvent être assez informels; l'idée principale est de garder un journal de ce qui est arrivé à la machine et quand. Ils peuvent être aussi simples qu'un bloc-notes conservé près de la machine ou une feuille de calcul numérisée avec des rapports numérisés et des notes spécialisées.

Le processus d'élaboration d'un plan de dossier de maintenance axé sur l'entreprise est souvent un peu plus formalisé. Dans un premier temps, l'entreprise fera généralement un inventaire de l'ensemble de ses équipements. Tout article qui doit être inspecté ou réparé périodiquement doit être inclus dans cette liste et se voir attribuer un numéro de suivi. Un logiciel de maintenance peut s'avérer précieux pour aider les entreprises à organiser toutes ces informations. Que les données soient documentées électroniquement ou sur papier, il est généralement considéré comme une bonne pratique de conserver une copie de sauvegarde quelque part au cas où les données seraient perdues ou détruites accidentellement.

Mises à jour

Une fois l'inventaire terminé, les enregistrements doivent simplement être mis à jour chaque fois que des travaux sont effectués. En règle générale, les dossiers doivent documenter le type de travail effectué et le moment où il a été effectué, ainsi que qui l'a réellement effectué. Lorsqu'une inspection ou un essai d'équipement a lieu, le dossier doit indiquer si l'inspection ou l'essai a suivi les directives du fabricant et les procédures d'exploitation de l'entreprise. Les dépenses relatives à la main-d'œuvre et aux pièces peuvent également être documentées afin d'aider les services à établir des prévisions budgétaires.

Paramètres d'usine

L'utilisation des registres de maintenance est particulièrement importante dans une usine, où un grand nombre de machines coûteuses sont utilisées quotidiennement. Ces enregistrements peuvent aider à s'assurer que tout entretien approprié de l'équipement ou de l'usine a été effectué afin que les opérations de l'usine se déroulent sans heurts. Par exemple, un journal de maintenance détaillant les réparations ou l'entretien peut être conservé sur une machine d'usine. Ce journal peut aider à éviter les accidents ou les arrêts d'usine résultant d'équipements défectueux.

Utilisations automobiles et aéronautiques

Les journaux sont également une partie très courante de la maintenance de la flotte. Les entreprises qui louent ou possèdent de grands groupes de camions, par exemple, doivent souvent suivre attentivement les véhicules qui doivent être réparés ou qui ont potentiellement besoin d'un service avant de les envoyer sur de longs trajets ou des appels de livraison. Il en va de même pour les exploitants de flottes d'aéronefs; les compagnies aériennes et les compagnies d'avions commerciaux sont souvent tenues par la loi de conserver des registres minutieux de tous les services et réparations de routine, car cela peut aider à prévenir les accidents et les problèmes pendant le vol.