6 correctifs simples pour les erreurs courantes de gestion des actifs physiques

En tant que propriétaires d'entreprise et responsables de la maintenance, nos impératifs quotidiens peuvent nous conduire au piège de nous concentrer sur des résultats à court terme. Appliquer une réflexion à court terme à des domaines d'activité tels que la gestion des actifs physiques est une recette pour un désastre.

Dans cet article, nous prendrons du recul pour comprendre pourquoi certaines de nos pensées et actions concernant les actifs physiques peuvent nous amener à dépenser trop ou à sous-performer en tant qu'entreprise. Nous mettrons en évidence les erreurs les plus courantes et discuterons de la bonne façon d'aborder la gestion des actifs physiques.

Qu'est-ce que la gestion des actifs physiques ?

La gestion des actifs physiques est autant une façon de penser qu'une série de tâches tactiques et opérationnelles. Il s'agit d'un moyen systématique de gérer les actifs physiques en mettant l'accent sur leurs performances durables, en mettant l'accent sur les performances tout au long de leur durée de vie plutôt que sur un coût et une disponibilité quotidiens, mensuels ou annuels.

En d'autres termes, la gestion des actifs physiques nous donne un cadre pour prendre des décisions intelligentes tout au long du cycle de vie de l'actif, de la planification à l'élimination.

Cela nous permet d'atteindre le coût total de possession le plus bas , nous permet de développer des stratégies de financement à long terme , réduit les dépenses en capital sur l'ensemble de la vie tout en optimisant l'efficacité des actifs et le retour sur investissement (ROI) .

6 erreurs courantes de gestion des actifs physiques

Dans la gestion des opérations, nous nous concentrons souvent sur l'immédiat - les impératifs et les préoccupations qui nous impactent aujourd'hui ou cette semaine. Pourtant, en résolvant ces problèmes, nous pouvons tomber dans le piège de l'érosion de la valeur commerciale à long terme.

Voici six erreurs courantes de gestion des actifs physiques, accompagnées de solutions pratiques.

Erreur n°1 :confondre maintenance et système de gestion des actifs

Notre réflexion sur la gestion des actifs commence souvent lorsqu'un équipement est livré et installé, et se termine lorsque l'actif est remplacé. Au mieux, nous pensons qu'effectuer la maintenance prescrite par les fabricants d'équipement d'origine (OEM) permet d'extraire une valeur maximale, tandis qu'au pire, nous nous considérons comme intelligents si nous pouvons augmenter la rentabilité en réduisant certains coûts du budget de maintenance, en rognant sur les tâches requises.

Solution :Comprendre la maintenance comme un sous-ensemble de la gestion des actifs

Lorsque nous élargissons notre connaissance d'un système de gestion d'actifs, nous comprenons l'analyse et la considération considérables qui doivent entrer dans la sélection de l'équipement. Avant l'achat d'équipement, nous avons : 

• compréhension du cycle de vie des actifs
• identifié les coûts de remplacement attendus
• niveaux de service cibles développés
• risque commercial déterminé résultant de la sélection
• évalué les performances probables et les modes de défaillance de l'élément
• maintenance de l'équipement analysé
• détermination d'une stratégie de financement

Après toutes ces analyses et collectes de données, nous considérons enfin l'application tactique et opérationnelle de la maintenance.

La maintenance est une partie modeste mais intégrale de la gestion des actifs physiques. Correctement développé et mis en œuvre, il garantit que les niveaux de service planifiés, l'efficacité commerciale et le coût total de possession répondent aux objectifs budgétés fixés lors de l'acquisition des actifs.

Erreur n°2 :Utiliser des données insuffisantes pour la planification de la maintenance

Une fois qu'un actif est installé, il n'est pas rare de voir l'application de stratégies génériques de gestion de la maintenance. Pire encore est une approche de maintenance définie et oubliée qui, à part des modifications mineures et des ajouts aux tâches de maintenance planifiées, reste statique pendant toute la durée de vie de l'actif.

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Solution :Mettre en œuvre des systèmes d'information numériques 

Une grande partie de l'évaluation des actifs effectuée pendant l'approvisionnement - avant l'acquisition - dépendra des données fournies par le fabricant et de l'expérience en service d'autres opérateurs. À l'exclusion d'autres informations, c'est très bien pour l'achat initial. Cependant, une fois que l'actif est installé et commence à fonctionner, il est important de commencer à comparer le fonctionnement réel à ses spécifications de performances théoriques.

Une partie critique de l'étude d'acquisition d'actifs doit mettre en évidence les exigences du système d'information, y compris le matériel, les logiciels (comme la GMAO et l'analyse prédictive), les capteurs et les données nécessaires pour surveiller et enregistrer les performances des actifs en service.

Utilisées en tant que système en direct, ces données permettent des modifications appropriées de l'exploitation, de la maintenance ou même de l'actif physique lui-même pour garantir que les niveaux de service et les performances répondent aux objectifs préplanifiés et atteignent une durée de vie économique complète, optimisant le cycle de vie de l'actif et sa durabilité.

L'utilisation d'un système de gestion de maintenance informatisé (GMAO) moderne est la clé d'une stratégie efficace de gestion des actifs.

Erreur n°3 :Ne pas avoir de personnel à bord avec la vision de la maintenance

Des problèmes surviennent et des gains d'efficacité sont perdus lorsque les opérateurs de machines et les techniciens de maintenance suivent aveuglément les procédures d'exploitation standard et les listes de contrôle de maintenance sans comprendre les ramifications plus larges de leurs activités de maintenance dans le processus de gestion.

Ou pire encore, les gens commencent à raccourcir les méthodes, appliquent la maintenance « tick-and-flick » ou « crayon fouetter », en approuvant les tâches sans les acquitter - une dépréciation de leurs propres flux de travail, car ils pensent que ces tâches sont sans importance et une perte de temps.

Solution :Tous les employés doivent devenir des gestionnaires d'actifs

Tous les plans, objectifs et suivis ne serviront à rien si les employés ne comprennent pas et ne valorisent pas pleinement leur contribution au fonctionnement correct et optimal d'un actif et au cycle de vie de l'actif en général.

Ceci est particulièrement pertinent pour les opérateurs de machines. Ils ont un rôle clé dans le respect des modes opératoires. En tant que premières personnes à ressentir un changement dans le mouvement, le son ou la sortie des actifs physiques avec lesquels elles travaillent, elles sont essentiellement des parties prenantes du processus, et il est important qu'elles sentent que leur contribution est valorisée et respectée et qu'il est sûr de parler en haut. Nourrir un tel environnement est au cœur de la maintenance autonome.

Les mainteneurs qui truquent les heures passées sur une tâche, omettent des tâches fastidieuses ou complexes, ou pensent que parce qu'ils ont effectué une tâche la semaine dernière, elle n'a pas besoin d'être faite cette semaine, garantissent que l'actif n'atteindra pas un fonctionnement optimal.

Gagner le cœur et l'esprit des techniciens peut se faire en les incluant dans les processus de planification, en augmentant la responsabilité individuelle et en leur confiant des informations plus larges qui ne seraient normalement pas partagées. Lorsque les gens comprennent l'ensemble de la gestion des actifs de l'entreprise et participent aux processus opérationnels, il est beaucoup plus facile de développer la propriété du travail qu'ils effectuent et des actifs qu'ils gèrent.

Avoir un document de politique de maintenance solide est un autre excellent moyen de faire savoir aux gens quelle devrait être leur approche de la maintenance et pourquoi cela est important.

Erreur n°4 :Acheter sur le prix plutôt que sur la maintenabilité et l'opérabilité

Bien qu'il faille à peine le dire, la valeur d'un actif n'est pas définie par son prix d'achat. Trop souvent, les entreprises limitent leurs décisions d'acquisition aux dépenses en capital, sans comprendre pleinement les ramifications de dépenses opérationnelles de leurs décisions.

De telles erreurs s'aggravent lorsque la décision d'achat n'est pas prise par les personnes responsables de la réalisation des objectifs d'exploitation ou des budgets de maintenance. Il est trop facile de masquer les erreurs d'un mauvais achat dans les coûts d'exploitation quotidiens.

Solution :Analyser le coût de l'actif sur sa durée de vie

Les pièces de rechange et la maintenance constituent une composante majeure du coût total de la vie d'un actif. Si un équipement est bon marché à acquérir mais souffre d'une maintenance médiocre, de pièces de rechange et de consommables coûteux, de temps d'arrêt prolongés pour maintenance ou d'équipement de test et d'assistance technique très coûteux, les économies réalisées lors de l'achat initial s'évaporent rapidement.

Dans l'analyse préalable à l'achat, les opérateurs et les représentants de la maintenance doivent participer à un examen approfondi des coûts de maintenance probables impliqués dans le support tout au long de la vie de l'équipement, y compris les coûts de formation, d'outillage, de déclassement et de mise au rebut des actifs.

La direction peut alors prendre une décision éclairée, après avoir identifié le coût total de possession de chaque actif actuellement à l'étude.

Erreur n°5 :Externaliser la maintenance basée uniquement sur le coût contractuel

Dans un scénario similaire à l'erreur précédente, nous considérons trop souvent la valeur d'une stratégie de maintenance externalisée sur les dépenses implicites dans le contrat. Cherchant à minimiser les dépenses opérationnelles et à augmenter nos résultats, nous négocions les entrepreneurs jusqu'au bout.

Satisfaits d'avoir fait notre travail, nous réalisons rarement que l'ensemble de la discussion sur l'externalisation est orienté dans la mauvaise direction et risque d'éroder la valeur grâce à une approche à somme nulle.

Solution :Mettre l'accent sur la continuité des actifs et la responsabilité partagée des actifs

Les contrats de maintenance doivent commencer sur la base de la création de valeur. La mise en service d'un entrepreneur commence par en sélectionner un qui comprend le concept de coût total de possession, soutient une culture d'amélioration continue et est prêt à s'associer avec vous, partageant la responsabilité de la performance de l'actif.

Mettez-vous d'accord sur des attentes claires en matière de niveau de service, des objectifs d'amélioration et des indicateurs de performance clés (KPI) vérifiables et raisonnables. À partir de ces KPI, l'entrepreneur doit être prêt à avoir des revenus excédentaires à risque de non-réalisation tout en étant récompensé pour des performances exceptionnelles qui dépassent les objectifs d'un niveau convenu.

En ne considérant pas la maintenance externalisée comme un coût mais comme une opportunité pour un partenariat à long terme avec un fournisseur de maintenance sophistiqué, ensemble, vous pouvez fournir les niveaux de service requis tout en minimisant vos coûts d'exploitation.

Erreur n°6 :Se fier à des informations incomplètes et obsolètes

Il n'est pas rare de trouver des entreprises avec peu ou pas de capture de données pour prendre en charge une analyse significative des performances des actifs physiques. Même s'il existe des systèmes, ils sont souvent sur papier, ce qui nécessite un achèvement correct et diligent, une analyse technique manuelle et un stockage minutieux.

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Sans système numérique pour suivre les informations sur les actifs et organiser les travaux de maintenance, les gestionnaires d'actifs n'ont d'autre choix que de prendre des décisions sur la base d'informations incomplètes et obsolètes.

Solution :Utiliser un logiciel de gestion des actifs physiques comme Limble CMMS

D'après les erreurs et les défis dont nous avons discuté jusqu'à présent, il est clair que le fait d'avoir les bonnes données à portée de main aiderait à résoudre bon nombre de nos problèmes. Les données fournissent des données d'entrée pour une surveillance, une analyse et une intervention rapides des actifs. Avec la sophistication des équipements modernes, nous nous appuyons fortement sur les données.

En tant que plate-forme numérique centralisée pour la gestion et la maintenance des actifs physiques, la GMAO fonctionne comme une base de connaissances qui vous permet de créer des rapports de maintenance récurrents ou d'extraire toutes les données dont vous avez besoin en quelques secondes, vous aidant à prendre des décisions éclairées qui ne vous mordront pas dans le cul quelques mois plus tard.

Une GMAO peut prédire la détérioration, prolonger la durée de vie des actifs et gérer automatiquement le contrôle des stocks et les niveaux de stock à l'aide d'algorithmes d'intelligence artificielle et d'apprentissage automatique liés à des capteurs montés sur les actifs.

En permettant un suivi précis des actifs et un coût des interventions de maintenance en temps quasi réel, vous pouvez effectuer une maintenance des actifs en temps opportun, guider les décisions d'achat et optimiser vos tâches quotidiennes. En termes simples, vous pouvez jongler avec succès avec vos ressources limitées de gestion d'actifs physiques.

La gestion des actifs physiques doit avoir une vue d'ensemble

La gestion des actifs physiques n'est pas une tactique, un système ou une procédure. C'est une façon stratégique de penser de manière holistique à une entreprise et de réfléchir aux avantages durables et optimaux de la performance des actifs. Cela nous oblige à considérer chaque décision commerciale en fonction de sa valeur à vie, et pas seulement de ses implications à court terme.

Pour obtenir le coût total de possession le plus bas possible, développez des stratégies de financement à long terme basées sur les données, minimisez les dépenses en capital et optimisez l'efficacité des actifs et le retour sur investissement, auditez votre service de maintenance - et votre logiciel de gestion des actifs - et assurez-vous d'éviter ces erreurs.

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