Utiliser des listes de contrôle pour une usine plus efficace

Au fil des ans, j'ai passé beaucoup de temps à discuter de l'utilisation de listes de contrôle pour les changements d'équipement et les démarrages dans les usines . J'ai expliqué, raisonné, rationalisé, cajolé, fait appel, supplié, supplié, imploré, supplié, poussé et même pleuré de vraies larmes dans mes efforts pour amener les gens à utiliser des listes de contrôle.

C'était donc formidable de voir une étude récente publiée dans le New England Journal of Medicine qui a révélé (étonnamment) que les hôpitaux utilisant des listes de contrôle dans leurs procédures de salle d'opération souffrent d'un taux de mortalité beaucoup plus faible que ceux qui n'en ont pas.

J'étais content de voir l'étude, mais ma toute première réaction en la lisant a été l'indignation, du genre « Les salles d'opération n'utilisent pas systématiquement les listes de contrôle ? Quoi?" Espérons que l'étude augmentera la sensibilisation et entraînera peut-être des améliorations.

Mais l'expérience m'a absolument convaincu qu'il y a quelque chose dans la psyché humaine qui se bat désespérément contre l'utilisation de listes de contrôle.

« Nous devons faire avancer les choses rapidement. Les listes de contrôle nous ralentiront. Nous savons ce que nous faisons; nous l'avons déjà fait des millions de fois. Même avec les meilleures intentions du monde, ces déclarations ne sont tout simplement pas correctes.

En règle générale, nous avons constaté sur les lignes d'emballage que tout élément manqué sur une liste de contrôle de changement nous a coûté au moins 10 minutes de temps perdu au démarrage. Dans plusieurs cas, cela a entraîné des dommages matériels importants, et qui sait combien d'autres fois il y a eu des quasi-accidents liés à la sécurité. Des réglages qui n'ont pas été modifiés, des boulons qui n'ont pas été serrés, des pinces laissées desserrées – tous de manière totalement involontaire, effectués par des personnes qui l'avaient fait plusieurs fois auparavant.

La mémoire humaine n'est tout simplement pas assez fiable, surtout si elle est interrompue pour faire brièvement autre chose… ou peut-être que quelqu'un a une question ou a besoin d'un coup de main momentanément. Une fois que l'esprit a changé d'orientation, tous les paris sont bloqués sur la mémoire.

Un affaiblissement de la mémoire dans notre culture semble être traité comme un véritable indicateur de capacité diminuée, un signe de sénilité imminente, les redoutés « moments seniors ». Mais la mémoire humaine n'est pas un mécanisme fiable à tout âge. Nous oublions tous nos clés ou l'endroit où nous les avons laissées ou « qu'est-ce que je suis venu chercher dans cette pièce ? » J'ai vu même les personnes les plus intelligentes et les plus compétentes avec qui j'ai travaillé oublier des choses lorsqu'elles sont distraites.

Je peux comprendre pourquoi des chirurgiens, réputés pour l'ampleur de leur ego, résisteraient à tout ce qui semble suggérer une compensation pour une capacité défaillante. Mais pourquoi alors les pilotes de ligne (avec des ego au moins comparables) ont-ils accepté des listes de contrôle pendant de nombreuses années. (Eh bien, oui, les règlements disent qu'ils doivent le faire, mais si vous leur parlez, ils disent qu'ils ne penseraient même pas à fonctionner sans eux.)

Mike Thomas, un associé qui était un pilote de la Marine puis un entraîneur de longue date de la Marine et des pilotes de ligne, l'explique comme faisant simplement partie du vol. Dès leur toute première exposition aux avions, les pilotes travaillent à partir de listes de contrôle, et une partie essentielle du travail du formateur consiste à s'entraîner à utiliser les listes de contrôle, tout autant qu'à s'entraîner aux fonctions réelles de l'avion.

De même, dans les usines, nous avons constaté que lorsque les individus sont formés pour effectuer des tâches à l'aide de listes de contrôle, ils ont tendance à continuer à les utiliser. La difficulté survient lorsque quelqu'un a effectué une tâche de manière routinière avant que la liste de contrôle ne soit élaborée. Même s'ils aident à développer la liste de contrôle, il leur est toujours difficile de commencer à l'utiliser.

Bien sûr, nous avons toujours l'argument selon lequel pour les pilotes, c'est une situation de vie ou de mort (les chirurgiens aussi), et les mêmes pratiques rigoureuses ne sont tout simplement pas nécessaires (et non abordables) dans l'industrie. Pourtant, lorsque nous avons commencé à utiliser des listes de contrôle, les choses se sont toujours améliorées et accélérées.

La réponse simple est alors simplement d'obliger les gens à utiliser des listes de contrôle, et s'ils ne le font pas, il y a des conséquences. Mais si vous insistez absolument pour que les gens remettent des listes de contrôle remplies, alors vous obtiendrez absolument des listes de contrôle remplies, car c'est ce que vous avez demandé. Rien ne dit que la liste de contrôle a été utilisée comme elle aurait dû l'être. Malheureusement, c'est l'histoire derrière l'utilisation de la liste de contrôle beaucoup signalée. L'exigence était une liste de contrôle remplie, c'est donc ce que nous avons obtenu.

J'ai consulté de nombreux fichiers et vu de nombreuses listes de contrôle impeccables et des bons de travail de maintenance préventive (MP) sans empreintes digitales, taches ou taches, et je me suis demandé comment les gens pouvaient réussir à les garder propres sur le sol.

Historiquement, les Américains ne sont pas doués pour l'obéissance aveugle, mais nous sommes assez excellents pour la désobéissance consciente, en particulier lorsque quelqu'un essaie de nous forcer à faire quelque chose pour lequel nous n'avons pas beaucoup de valeur. C'est la façon dont les gens dans ce pays sont généralement câblés, et je suis sûr que cela devient le cas dans la plupart des autres pays ces jours-ci. Nous repoussons toujours les limites, et nous ne prenons pas grand-chose pour acquis.

(Vous savez qu'une seule chose qui ne va pas sur cette liste de contrôle, même une faute de frappe, annule complètement la valeur de l'ensemble.)

Nous avons également dû parler des différentes manières d'utiliser les listes de contrôle. Si quelqu'un a effectué une tâche un nombre incalculable de fois, il n'est pas très efficace pour lui de parcourir étape par étape une liste détaillée, en cochant chaque élément au fur et à mesure. Dans ce cas, vous pouvez effectuer un petit groupe de tâches connexes, puis les cocher. Mais il n'est jamais acceptable d'effectuer toutes les tâches et de les cocher ensuite.

J'ai conseillé aux gens :« Pourquoi voulez-vous vous stresser en prenant le risque d'oublier quelque chose ? Pourquoi même essayer de se souvenir ? Utilisez la liste de contrôle. Il s'agit de faire démarrer et de bien fonctionner l'équipement, le plus rapidement possible, sans terminer les exercices d'amélioration mentale.

Qui mérite plus de respect - la personne qui utilise la liste de contrôle, termine parfaitement le changement et l'équipement démarre et fonctionne, ou la personne qui parvient à faire presque toutes ces étapes complètement de mémoire et puis nous perdons du temps à essayer de commencer ?

Si vous voulez gagner des jeux-questionnaires à la maison, peut-être même participer à Jeopardy ou faire preuve d'une incroyable capacité de mémoire, c'est formidable, mais les démonstrations de gymnastique de mémoire ne nous aident pas à effectuer des changements d'équipement ou des démarrages plus efficaces.

Je me souviens d'une usine où l'exigence de qualification pour faire fonctionner un équipement était de pouvoir le changer complètement de mémoire. C'était une grosse pièce d'équipement avec plus de 100 étapes dans la procédure. J'ai eu des regards vides quand j'ai demandé pourquoi ?

Alors, qu'est-ce qui fonctionne réellement ?

• L'utilisation de listes de contrôle doit être obligatoire, sans débat. Tout comme les lunettes de sécurité, les protections auditives, la sécurité de verrouillage, etc., ils font partie du travail. Mais il faut bien plus que l'application de la loi et de l'ordre pour obtenir une utilisation continue réussie.
• Vous devez travailler avec les gens et les former à faire le travail en utilisant les listes. Ensuite, c'est une routine, une partie essentielle du processus, et ils dépassent l'idée que c'est quelque chose en plus, que cela les ralentit.
• Vous devez réellement être présent, vous assurer que tout le monde a sa liste de contrôle et l'utilise vraiment, et trouver tout problème avec les listes.
• Nous avons trouvé que les listes de contrôle en plastique plastifié et les crayons gras fonctionnaient mieux.
• Les réunions de suivi du changement peuvent aider à déterminer où les gens ont des difficultés avec les listes de contrôle. Identifiez les pertes de temps dues à une mauvaise utilisation. Nous recherchons l'amélioration, pas le blâme. Le blâme a tendance à vous ramener à nouveau à la désobéissance consciente.
• Vous devez disposer de processus actifs et participatifs pour améliorer en permanence les transitions et les startups, notamment en gardant les listes de contrôle à jour et en créant une appropriation continue pour eux. C'est toujours incroyable de voir à quel point la propriété rend l'ensemble du processus tellement plus facile.

Cela signifie un travail constant pour les chefs d'équipe, les superviseurs et les gestionnaires, mais c'est une partie essentielle de leur travail. Plus important encore, ils doivent eux-mêmes vraiment croire que l'utilisation de listes de contrôle est l'approche la plus efficace et la plus efficiente.

À propos de l'auteur

Travaillant actuellement comme consultant, John Crossan a pris sa retraite après avoir passé plus de 30 ans au sein de la société Clorox. Au cours des 14 dernières années, ses rôles se sont principalement concentrés sur l'amélioration des opérations en favorisant l'installation et la mise en œuvre continue de mécanismes procéduraux de fabrication et de maintenance de base dans 30 usines variées aux États-Unis et au Canada. Avant Clorox, John a également occupé des postes opérationnels et d'ingénierie chez Johnson &Johnson et Burndy Corporation. Il peut être contacté par e-mail à l'adresse [email protected] ou en ligne à l'adresse www.johncrossan.com.