3 conseils essentiels de suivi des actifs pour les écoles et les enseignants :automatiser, planifier et collaborer avec l'informatique

Les écoles de toutes sortes doivent suivre avec précision leurs actifs pour se conformer aux normes du Governmental Accounting Standards Board (GASB) et aux normes du Financial Accounting Standards Board (FASB), en plus d'être responsables envers leurs parties prenantes. Comme les écoles dépendent davantage du financement et des dotations de sources extérieures, elles doivent gérer et suivre leurs actifs de manière responsable pour justifier les dépenses auprès de ces parties prenantes. Mais, les écoles ont tellement d'actifs répartis sur les campus, les installations, les salles de classe et les maisons des administrateurs, des enseignants et des étudiants qu'il peut être presque impossible de suivre les actifs avec précision. Il existe plusieurs façons pour les écoles d'améliorer leurs pratiques de suivi des actifs, notamment

1. Rationnaliser et automatiser le suivi des éléments
2. Travailler avec les équipes informatiques pour suivre les ordinateurs portables et les appareils mobiles
3. Créer un plan de gestion des actifs

1. Rationalisez et automatisez le suivi des ressources

Si les écoles doivent apprendre quelque chose de la débâcle de l'inventaire informatique du Los Angeles Unified School District en 2014, lorsque près de 200 000 $ d'appareils ont été volés ou ont disparu, c'est qu'il est essentiel d'adopter les meilleures pratiques de suivi des actifs pour éviter les erreurs et une perte coûteuse d'équipement. .
Les districts scolaires et autres établissements d'enseignement qui adoptent les meilleures pratiques de suivi des actifs et rationaliser et automatiser leurs processus réussir les audits avec brio et suivre leurs actifs beaucoup plus facilement que ceux qui s'appuient sur le suivi actifs manuellement. Les enseignants et les administrateurs apprécient également le temps gagné lors de l'enregistrement et de l'extraction des actifs lorsque le processus se déroule de manière transparente avec une solution de suivi des actifs qui utilise des codes-barres et des étiquettes d'actifs pour une numérisation précise.
Si votre district scolaire ou votre établissement d'enseignement s'appuie sur Excel ou un autre processus manuel de suivi des actifs, vous faites perdre aux employés des heures passées à mettre à jour les enregistrements des actifs individuels tout au long de leur durée de vie. Les systèmes manuels sont également beaucoup plus susceptibles d'entraîner des confusions et des erreurs qui peuvent entraîner la perte, l'endommagement ou le vol d'équipement avant que quiconque ne se rende compte qu'il y a un problème. De plus, les processus manuels ne tiennent pas les gens aussi responsables que les processus automatisés.
En fait, les grands districts scolaires et les établissements d'enseignement supérieur ont énormément de mal à suivre leurs actifs, tout comme le LA Unified School District. Les collèges et les universités signalent souvent des pertes de l'ordre de dizaines de milliers à des millions de dollars, et ces pertes peuvent être minimisées et pratiquement éliminées lorsque les établissements adoptent des systèmes de suivi des actifs. Des solutions technologiques efficaces de gestion des actifs utilisent des scanners de codes-barres pour réduire les risques d'erreur humaine et pour conserver des enregistrements précis en temps réel dans une base de données.

2. Travaillez avec les équipes informatiques pour suivre les ordinateurs portables et les appareils mobiles

Lorsque les écoles lancent une initiative technologique individuelle qui consiste à prêter un ordinateur portable, une tablette ou un iPad aux élèves, elles courent le risque de perdre beaucoup d'argent lorsque des actifs sont perdus ou endommagés. Les professionnels de l'informatique dans les établissements d'enseignement se rendent compte que les initiatives nécessitent une planification approfondie et mènent la charge dans la mise en œuvre de systèmes de suivi des actifs avant de distribuer les appareils aux étudiants. La gestion des appareils peut devenir un travail à temps plein pour les équipes informatiques lorsque leurs établissements d'enseignement n'investissent pas dans un système de suivi des actifs.
Ceux qui mettent en œuvre des systèmes de suivi des actifs apprécient les économies de temps et d'argent qu'ils réalisent en automatisant les processus de suivi des actifs. et savoir à tout moment qui enregistre et retire les appareils, s'ils sont endommagés, quels parents ont souscrit une assurance et lesquels ont été perdus. Beaucoup de ces systèmes utilisent des scanners de codes-barres liés aux identifiants des étudiants et des employés et aux numéros de série des appareils, de sorte qu'il est impossible de se demander qui a déconnecté un appareil. Certains professionnels de l'informatique dans les établissements d'enseignement préfèrent investir dans des technologies avancées de suivi des actifs qui incluent des fonctions de création de rapports et donnent à toute leur équipe la possibilité de suivre et d'afficher les informations sur les appareils en temps réel.

3. Créer un plan de gestion des actifs

La plupart des écoles disposent d'une équipe informatique capable de suivre leurs appareils, mais même celles qui ne comprennent pas l'intérêt de créer un plan de gestion des actifs pour tous leurs actifs. Les districts scolaires publics ont particulièrement besoin d'un programme efficace de gestion des actifs, car les actifs sont achetés avec l'argent des contribuables ou des subventions dans la plupart des cas. De plus, de nombreuses écoles publiques disposent de fonds limités et doivent donc optimiser le cycle de vie des actifs. La meilleure façon de s'assurer que les actifs sont suivis correctement est de créer un plan de gestion des actifs.
Plus précisément, les plans de gestion des actifs des établissements d'enseignement tiennent compte de tous les actifs, des systèmes de CVC aux bâtiments en passant par le matériel . Étant donné que de nombreuses écoles n'ont pas l'argent nécessaire pour acheter de nouveaux actifs pour remplacer les anciens, elles s'appuient sur un plan de gestion des actifs pour déterminer lesquels réparer et quand. Les plans de gestion des actifs impliquent également une maintenance préventive pour maintenir les actifs en bon état le plus longtemps possible. Le meilleur scénario consiste à associer un plan de gestion des actifs à un système de suivi des actifs pour disposer d'un enregistrement complet de tous les actifs, de leur calendrier de maintenance et de leurs informations de suivi.
Les écoles doivent suivre correctement leurs actifs afin de se conformer au GASB et les normes du FASB et de rendre des comptes à leurs parties prenantes. Pour améliorer les pratiques de suivi des actifs et maintenir le résultat net, les établissements d'enseignement doivent rationaliser et automatiser le suivi des actifs, travailler avec leurs équipes informatiques pour suivre les ordinateurs portables et les appareils mobiles, et créer un plan de gestion des actifs.
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