Cinq conseils pour créer un processus d'intégration de fournisseur efficace

Le processus de collecte de données sur les fournisseurs potentiels, d'évaluation de la conformité et des risques et de leur intégration dans une plate-forme ou une chaîne d'approvisionnement est collectivement appelé intégration des fournisseurs. En termes simples, il s'agit de créer des processus fluides et gérables pour développer de solides relations acheteur-fournisseur, du genre qui améliorent les résultats pour toutes les parties concernées.

Établir de nouvelles relations avec les fournisseurs peut être délicat. Si vous ne disposez pas d'une méthodologie claire et établie pour intégrer les fournisseurs, vous risquez une relation endommagée dès le départ. S'assurer que ces processus sont efficaces et rationalisés avant de tenter une nouvelle intégration aide à démarrer la relation du meilleur départ possible.

De bonnes affaires découlent de bonnes relations. Tout comme vous nourrissez vos clients, vous devez faire de même avec les grossistes ou tout autre type de vendeur.

Un processus d'intégration fonctionnel constituera la base d'un solide système de gestion des fournisseurs et améliorera ces partenariats cruciaux. Les éléments suivants seront également utiles :

• Meilleur suivi des données de workflow,
• Automatiser les tâches de base,
• Une main-d'œuvre connectée,
• Réduire les risques,
• Assurer la conformité réglementaire,
• Augmentation du retour sur investissement,
• Pratiquer l'optimisation des effectifs, et
• Réduction des erreurs humaines.

Sans une intégration solide des fournisseurs, vous ferez au mieux face à une baisse de productivité. Au pire, vous risquez de nuire à vos relations en raison d'une mauvaise gestion, formation ou éducation.

Voici cinq façons de créer un processus d'intégration des fournisseurs bien planifié.

Développer une méthodologie d'évaluation et d'approbation. Lors de l'établissement de vos processus d'intégration, vous devrez d'abord développer des programmes précis d'évaluation et d'approbation des fournisseurs. Évaluer soigneusement un nouveau fournisseur est essentiel pour atténuer les risques et éviter la fraude. Pour ce faire, introduisez et normalisez les flux de travail. Assurez-vous que vos valeurs et normes correspondent à celles que vous intégrez.

Vous devez développer des séries de questions qui répondent à vos préoccupations, réparties en catégories telles que la production environnementale, les exigences légales, les besoins en assurance, avec qui ils travaillent et comment ils travaillent avec eux. Une fois que vous êtes à l'aise avec les réponses, l'ensemble du processus est désormais beaucoup plus facile.

Assurez la cohérence dans tous les emplacements. De nombreuses entreprises, en particulier celles ayant des opérations internationales, utilisent des systèmes différents et cloisonnés, souvent avec des données fournisseurs incohérentes. Vous devez vous assurer que le processus d'intégration, de haut en bas, est uniforme sur tous les sites.

Utilisez une technologie qui vous offre un aperçu complet des données de vos fournisseurs et des services qu'ils fournissent. Ces données peuvent être traduites dans toutes les succursales et départements. Assurez-vous que cela reste la méthodologie uniforme pour assurer un déploiement en douceur.

Les campagnes d'intégration les plus réussies reposent sur une culture de la communication, mais une bonne communication ne se fera pas dans le vide. Vos processus doivent permettre aux différents départements, parties prenantes et sites d'accéder facilement aux données des fournisseurs, afin que chacun agisse sur la bonne information. Cette étape augmentera l'efficacité, tout en atténuant le risque de retards et en favorisant une relation positive avec le nouveau fournisseur à tous les niveaux.

Créez un portail fournisseur. S'il n'y en a pas déjà un, créez-en un pour que les fournisseurs potentiels manifestent leur intérêt à travailler avec vous. Un e-mail de proposition se perd généralement dans une boîte de réception encombrée.

La collecte de toutes les informations pertinentes nécessaires à un processus d'intégration peut prendre plusieurs semaines à quelques mois. La création de ce portail, associée à une application de gestion, accélère le processus pour les deux parties.

Le portail doit contenir tous les formulaires pertinents à remplir, ainsi que les coordonnées et les références. Cela améliore la précision des données, réduit les retards et augmente la visibilité des processus.

Attribuer une importance stratégique. Les fournisseurs doivent être évalués au cours du processus d'intégration en fonction de leur niveau d'importance pour vos opérations commerciales. Ce facteur doit être pondéré en fonction de l'urgence, du coût et de la difficulté d'embarquement.

Si un fournisseur offre un gain immédiat, poussez-le plus loin sur une liste. Si un autre propose quelque chose que vous voulez, mais dont vous n'avez pas nécessairement besoin en ce moment, abaissez sa position sur votre liste.

Il serait préférable de segmenter vos fournisseurs en fonction de leur priorité lors du processus d'intégration, pour une meilleure gouvernance, gestion et développement des relations. De cette façon, vous pouvez mieux affecter les délais et les ressources tout en vous concentrant sur les opérations quotidiennes. Tout cela peut être intégré dans le portail fournisseur susmentionné, afin que toutes les personnes impliquées sachent où elles en sont.

Investir dans la bonne technologie. Même les processus les mieux pensés ne seront jamais entièrement optimisés s'ils sont encore effectués sur papier par des humains. L'automatisation et l'intelligence artificielle renforcent vos processus, suppriment les erreurs et libèrent votre personnel pour qu'il se concentre sur des tâches à haute valeur ajoutée telles que le recrutement de nouveaux fournisseurs ou l'amélioration des relations existantes. Il n'y a jamais eu de meilleur moment pour repenser votre technologie de bureau, avec la pandémie obligeant tout le monde à penser différemment à l'avenir.

La bonne solution d'approvisionnement peut éviter de nombreux problèmes de démarrage qui surviennent lors de l'intégration de nouveaux fournisseurs. En conservant toutes vos données dans le cloud, vous pouvez les rendre accessibles et contrôler qui les utilise, garantissant ainsi une communication cohérente avec les parties concernées.

Utilisez les bons outils de communication, tels que les services VoIP dans toutes les équipes et tous les bureaux, pour améliorer la communication à distance. De cette façon, tout le monde est sur la bonne voie et sait à quel point vous en êtes dans le processus d'intégration.

Qu'il s'agisse d'embaucher des personnes indépendantes dans des situations d'intégration dans le commerce de détail, de l'ajout d'un nouveau fournisseur, du processus de candidature d'un partenaire potentiel ou simplement de vouloir en savoir plus sur les personnes qui souhaitent travailler avec vous, vous devez rationaliser et standardiser votre processus d'intégration.

N'oubliez pas d'affecter les bonnes personnes pour gérer le processus. Automatisez là où vous le pouvez. N'ayez pas peur de vous adapter et de créer un plan qui vous aide à traverser 90 % de chaque processus d'intégration. (Chaque fournisseur sera un peu différent.) Définissez des attentes claires et investissez dans la bonne technologie pour vous aider.

Suivez ces cinq conseils et l'intégration de nouveaux fournisseurs deviendra une méthodologie facile à mettre en œuvre et encore plus facile à suivre.

John Allen est directeur du référencement mondial chez RingCentral, un UCaaS mondial, VoIP et fournisseur de logiciels de centre de contact.