Pourquoi les entreprises de fournitures de bureau ont besoin de l'EDI dans le cloud

L'industrie des fournitures de bureau vise à fournir à ses clients, constitués d'entreprises de tailles diverses, d'entités publiques et d'organisations non commerciales, tous les équipements nécessaires à la réalisation de leurs travaux. Les fournisseurs peuvent être locaux ou internationaux, les prix sont mis à jour en temps réel et les niveaux de stock sont modifiés quotidiennement.

Avec des attentes aussi rigoureuses, il existe un réel besoin pour les transactions d'être basées sur l'EDI. Ce logiciel aide les entreprises à accomplir rapidement bon nombre de leurs tâches essentielles telles que passer et recevoir des commandes, informer ou recevoir des mises à jour sur les marchandises expédiées et échanger des factures conformes à la loi.

Voici comment la migration vers une solution EDI basée sur le cloud peut aider à faire progresser trois types d'échanges :les commandes, les avis d'expédition et les factures.

Réactivité et Efficacité

Dans un monde en constante évolution, les propriétaires d'entreprise doivent garder une longueur d'avance. L'EDI offre la capacité d'être réactif, adaptable et efficace.

Lorsqu'un client passe une commande auprès de son fournisseur de bureau, le fournisseur doit réagir rapidement et rassembler tous les éléments requis de la commande. Certains de ces éléments doivent à leur tour être commandés et les commandes EDI sont instantanées et peuvent être immédiatement acquittées par le fournisseur.

L'utilisation d'une solution EDI basée sur le cloud offre la possibilité d'être flexible et réactif au cas où un changement technique serait nécessaire dans la façon dont les deux entités font des affaires. Ces demandes de changements se produisent souvent avec des délais de mise en œuvre courts. Ici, votre fournisseur peut mettre à jour votre solution EDI basée sur le cloud conformément au délai demandé.

Suivi en temps réel

Comme d'autres industries, les biens du secteur des fournitures de bureau sont souvent composés d'articles assemblés, commandés auprès de divers fournisseurs. L'EDI permet de suivre de près l'expédition des marchandises des fournisseurs et de planifier soigneusement la livraison au client final.

L'industrie des fournitures de bureau fournit souvent des services supplémentaires tels que l'assemblage de meubles. Dans ce cas, toutes les pièces du meuble sont expédiées au même endroit et un tiers les assemble.

Dans cette situation, une solution basée sur le cloud peut être adaptée pour fournir des workflows spécifiques orientés métier. Cela ne pouvait pas être fait avec une solution sur site sans changements significatifs.

La mise en œuvre native de ces flux de travail spécifiques à l'industrie dans une solution EDI basée sur le cloud permet aux entreprises d'être exécutées en douceur, sans aucune limitation technique.

Factures et conformité fiscale

Les entreprises de ce secteur font affaire avec de nombreux fournisseurs basés dans divers pays du monde. Et plusieurs pays signifient plusieurs réglementations fiscales.

De plus en plus de validations d'entreprises sont demandées par les autorités fiscales. L'EDI peut vous aider en vérifiant automatiquement tous les documents échangés. La facturation électronique, basée sur l'EDI, offre au secteur des fournitures de bureau un moyen simple d'échanger des factures avec les fournisseurs et les clients.

Année après année, les modalités d'échange des factures avec les partenaires commerciaux ou les autorités fiscales évoluent.

Les gouvernements demandent aux entreprises de suivre de nouvelles règles et d'adopter de nouvelles méthodes techniques pour échanger des factures.

L'Italie est l'un des pays les plus récents à mettre en œuvre des changements. Là-bas, l'administration fiscale a mis en place un portail (SdI) auquel toutes les entreprises sont tenues d'envoyer leurs factures clients. Le portail envoie ensuite les factures au client.

Une solution EDI basée sur le cloud offre nativement une couverture pour ces réglementations spécifiques et les entreprises ne perdent pas de temps à mettre en œuvre le changement demandé.

Les réglementations continueront d'évoluer et la mise en œuvre d'une solution EDI basée sur le cloud garantit un avantage concurrentiel dont bénéficierait toute entreprise de fournitures de bureau.

Plus d'avantages

Disposer d'une solution EDI basée sur le cloud n'offre pas seulement des avantages commerciaux.

L'hébergement d'une solution EDI interne et sur site nécessite qu'une entreprise dispose d'une infrastructure informatique solide. Rien de bon ne viendra d'une entreprise de fournitures de bureau qui ne peut pas envoyer de commandes à ses fournisseurs ou de factures à ses clients. Par conséquent, disposer d'une solution EDI basée sur le cloud et d'un accord de niveau de service (SLA) solide vous apportera une tranquillité d'esprit.

L'utilisation d'une plateforme EDI basée sur le cloud apporte de nombreux avantages. La migration vers une telle solution doit être envisagée par toute personne du secteur des fournitures de bureau qui utilise actuellement une solution sur site. L'urgence est encore plus grande maintenant que d'autres changements demandés par les partenaires commerciaux et les autorités fiscales ne manqueront pas d'arriver.

Arnaud François est responsable du marché français, spécialisé dans l'EDI, la facturation électronique et les systèmes de gestion des données de référence, chez Comarch.