Comment les stratégies de gestion du changement chez Cision et Morgan Stanley favorisent l'adoption de l'automatisation

Susan Steele, directrice mondiale des ressources humaines (RH) pour Cision, et Katherine Wetmur, directrice internationale de l'information (CIO) de Morgan Stanley, nous ont rejoints à FORWARD III, le plus grand rassemblement d'experts et de praticiens de l'automatisation des processus robotiques (RPA). En tant que participants au panel, ils ont discuté des stratégies de gestion du changement qui ont contribué au succès de l'automatisation dans leur entreprise.

Dans de nombreuses entreprises, la conduite du changement est réactive. Les nouvelles technologies posent de nouveaux défis et les entreprises réagissent, essayant d'équilibrer les avantages des nouveaux outils avec les changements que les employés peuvent considérer comme inconfortables.

L'adoption de technologies d'automatisation nécessite une approche différente

Les entreprises qui veulent rester compétitives doivent développer un état d'esprit « l'automatisation d'abord ». Cependant, penser d'abord à l'automatisation signifie également développer des stratégies proactives de gestion du changement.

Permettre aux employés les plus inquiets de diriger la RPA

La première vision de l'automatisation est inspirante, mais elle peut être abstraite pour le travail quotidien et le stress quotidien. Contrairement à d'autres technologies, la RPA a le pouvoir de prendre en charge des tâches entières. Cela peut être intimidant.

Chez Cision, Steele a surmonté cette peur avec transparence lorsqu'elle "a engagé les personnes dont les rôles sont directement impactés par la RPA et les a intégrées à l'équipe qui dirige réellement".

Construire une équipe de leaders avec les personnes qui seront les plus touchées par l'automatisation a donné à Cision un groupe d'évangélistes puissants.

"Soudain, bon nombre des problèmes de gestion du changement auxquels nous pensions avoir été confrontés ont disparu."

Son équipe a transformé l'anxiété en excitation. Ils pourraient ensuite diffuser ce sentiment dans toute l'organisation.

Au fur et à mesure que les employés commencent à se sentir responsabilisés par les robots logiciels, ils commencent à identifier des cas d'utilisation de l'automatisation dans leurs flux de travail normaux. Avec un centre d'excellence robotique (CoE) pour guider les employés, les robots peuvent être utiles aux employés sans être intimidants.

Wetmur a déclaré que la responsabilité d'un CoE ne devrait pas être de "tout mettre en œuvre". Au lieu de cela, "ils devraient être ceux qui mettent les garde-fous autour de l'automatisation".

En supervisant la gestion du changement, la gestion des risques et les défis politiques, votre centre d'excellence peut "faciliter la mise en œuvre par d'autres personnes de ce dont ils ont besoin et permettre à des parties plus larges de l'organisation de gérer la mise en œuvre".

Un facteur critique de succès, selon Wetmur, est de montrer aux employés "leur chemin à suivre après avoir terminé une automatisation" et "la prochaine chose qu'ils sont capables d'entreprendre" grâce à cela.

L'autonomisation des employés n'est pas un événement ponctuel. Une gestion efficace du changement exige que les organisations bouclent la boucle, en indiquant aux employés par où commencer, à qui demander de l'aide et comment rester impliqué.

Idéalement, certains de ces employés responsabilisés commencent également à défendre l'automatisation au sein de leurs propres services. Regardez notre webinaire à la demande Découverte des champions de l'automatisation avec Automation Hub pour vous aider à identifier les champions de votre organisation.

Connecter l'automatisation à une histoire de changement technologique 

Chez Morgan Stanley, la technologie a toujours été essentielle au succès de l'entreprise. "Ce qui se passe vraiment chez Morgan Stanley", a déclaré Wetmur, "c'est que nous transformons continuellement et tirons davantage parti de la technologie." Elle a souligné que les robots logiciels ne sont pas l'alpha et l'oméga; ils font partie de la "boîte à outils technologique".

L'automatisation, aussi transformatrice soit-elle, doit clairement s'aligner sur vos objectifs commerciaux. Ainsi, un examen approfondi de vos processus doit précéder l'introduction de nouvelles technologies. Au lieu de solutions ponctuelles telles que l'automatisation de tâches individuelles, la réingénierie de processus entiers s'avère souvent plus bénéfique.

Plus vous pouvez rationaliser un processus avant d'introduire des robots, meilleur sera le processus automatisé. "Parfois, cela vous ralentit", a déclaré Wetmur, "mais le résultat que vous obtenez est bien meilleur."

Chez UiPath, nous recommandons une approche progressive tout au long du cycle de vie de l'automatisation, en commençant par une approche scientifique de la planification des automatisations.

Avec des outils comme UiPath Task Mining, la sélection des meilleurs processus ne doit pas dépendre d'une intuition ou d'une étude fastidieuse. Au lieu de cela, Task Mining vous permet de prendre des décisions éclairées par des données et de vous assurer que votre programme d'automatisation démarre sur des bases solides.

Préparer des stratégies de gestion du changement pour la prochaine génération de travailleurs

Avec des programmes comme UiPath Academic Alliance, à mesure que la prochaine génération rejoindra le marché du travail, ils s'attendront à utiliser des robots logiciels.

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Vos employés actuels méritent ce même privilège, même s'il leur faudra apprendre une chose ou deux. Cette formation supplémentaire est souvent appelée perfectionnement.

Des entreprises comme Amazon investissent des centaines de millions de dollars dans l'amélioration des compétences.

Wetmur a déclaré que cette amélioration des compétences doit aller au-delà de l'offre aux employés d'un nouvel outil sophistiqué.

Pour tirer pleinement parti de l'automatisation, les entreprises doivent améliorer leurs compétences, même celles qui sont en charge de l'amélioration des compétences.

Selon Steele, chaque entreprise devrait se demander :"Les fonctions RH sont-elles prêtes à aider à diriger ce changement et à s'assurer qu'il se déroule sans heurts ?" Surtout, non. Pas encore.

Une enquête de Willis Tower Watson montre que 86 % des équipes RH n'ont pas identifié de moyens de perfectionner les employés dont les rôles sont affectés par l'automatisation. Comme l'a dit Steele, "il reste encore beaucoup de travail à faire pour préparer le côté humain".

Avec la RPA, les professionnels des RH ont le temps de faire ce travail.

Les robots logiciels peuvent prendre en charge les tâches répétitives qui peuvent distraire les professionnels des RH du travail créatif et centré sur l'humain qu'ils préfèrent faire. Le traitement des demandes de congés de maladie et de vacances, la soumission des rapports de dépenses et de remboursement, ainsi que l'intégration et le départ des employés sont tous des cas d'utilisation idéaux pour les robots logiciels.

Libérés de ces tâches, les professionnels des RH peuvent passer plus de temps à interagir avec les employés ainsi qu'à développer et à participer à des programmes de perfectionnement qui permettent aux entreprises prospères et axées sur l'automatisation.

Les partenariats internes sont le fondement de la gestion du changement

Les organisations axées sur l'automatisation ont besoin de stratégies de gestion du changement qui correspondent à l'ampleur de leurs stratégies d'automatisation. Cela signifie former des partenariats de part et d'autre de votre organisation.

Steele a souligné que le développement de votre vision de l'automatisation dépend avant tout du développement de « nouveaux partenariats ». Lorsque vous gérez le changement, la seule chose qui doit rester stable est votre engagement à travailler avec vos collègues.

Parlant du CIO de son organisation en particulier, Steele a déclaré:«Nous sommes maintenant les meilleurs amis et nous nous sommes rejoints à la hanche. Je ne vois pas cela changer de si tôt.

Ce sont les types de partenariats étroits qui rendent le changement possible. Au fur et à mesure que vous adopterez la RPA et évoluerez vers une entreprise axée sur l'automatisation, vos relations seront un déterminant important de votre réussite.

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