La différence entre les automatisations des flux de travail personnels et professionnels (et pourquoi vous avez besoin des deux)

Alors que l'automatisation devient une priorité pour les dirigeants de la suite C, le récit qui émerge a une fissure en plein centre. Nous parlons tous d'automatisation, mais certains d'entre nous parlent d'automatisation personnelle, au niveau de l'individu. Et certains d'entre nous parlent d'automatisation des flux de travail d'entreprise, qui s'étend à de nombreux départements et fonctions, souvent dans le back-office.

Les deux types d'automatisation sont au cœur d'une entreprise entièrement automatisée™, mais le discours est devenu confus. Et se concentrer sur un seul type ou sur l'autre limite l'ampleur de l'automatisation. Nous devons recadrer la conversation pour parler de manière plus globale de la manière dont l'automatisation peut favoriser la transformation numérique.

Comment en sommes-nous arrivés là ?

Pourquoi le discours a-t-il évolué ainsi ? Principalement à cause du biais de confirmation. Les fournisseurs, les analystes et les journalistes ont tendance à mieux connaître ou à répondre à un côté du marché qu'à l'autre, ils en parlent donc davantage d'une manière qui appuie leurs points de vue. La différence, ainsi que la combinaison, est ce que je vais expliquer dans ce post.

Automatiser la courte et longue traîne du travail

Un modèle mental utile que nous pouvons exploiter pour réfléchir à cela est le phénomène de distribution à longue traîne.

D'une part, de nombreuses automatisations de flux de travail d'entreprise sont sélectionnées par un centre d'excellence (CoE) de manière descendante. Ils se produisent fréquemment et leur automatisation a un impact significatif. Par exemple, des automatisations telles que la fermeture des livres comptables ou la gestion des patients dans le domaine de la santé. Ils sont la courte queue des idées d'automatisation.

D'autre part, il existe un large éventail d'automatisations qui sont plus personnelles et individuellement de plus petite taille, comme un analyste financier effectuant des recherches sur une entreprise spécifique, générant des rapports quotidiens avec des données provenant de plusieurs systèmes. Mais lorsque vous les additionnez, ces automatisations personnelles représentent collectivement un volume de travail beaucoup plus important qui se produit quotidiennement. C'est le long queue des opportunités d'automatisation. J'ai écrit à ce sujet plus en détail dans un article précédent.

Comparaison des automatisations des workflows personnels et professionnels

Il peut être utile d'examiner d'abord les caractéristiques des deux types d'automatisation côte à côte, puis nous approfondirons chacun plus en détail. Vous pouvez cliquer sur le tableau ci-dessous pour le voir plus en détail.

Automatisation du flux de travail d'entreprise

Approfondissons un peu les automatisations de flux de travail à l'échelle de l'entreprise. Il est utile de se rappeler que l'entreprise moderne est de plus en plus une série de workflows numériques. À la base, ces flux de travail sont souvent des données se déplaçant entre les applications. Nous avons donné des exemples de comptabilité et de gestion des patients plus tôt, mais il existe généralement des milliers de ces processus récurrents qui se produisent tout le temps au sein d'une organisation.

Étant donné que ces processus changent moins fréquemment, il serait logique que ces types de flux de travail soient déjà tous automatisés par programmation. Mais ils ne le sont pas. Les systèmes sont déconnectés et l'approche traditionnelle de leur intégration via des projets de développement classiques est tout simplement trop coûteuse pour la plupart des flux de travail. Alors, les gens interviennent pour combler le vide.

Comme vous pouvez le voir dans le cas d'utilisation ci-dessous, un processus de réclamation d'assurance comprend 10 étapes, et il est piloté à 100% par une personne. Mais lorsque vous appliquez l'automatisation au processus, cela réduit l'ensemble du processus à cinq étapes, le robot en prenant trois en charge. Et vous pouvez augmenter la capacité avec le même nombre de personnes. Cela libère les gens pour traiter plus de travail et gérer le type de tâches plus complexes et centrées sur les personnes avec plus de soin. En outre, le flux de travail devient moins sujet aux erreurs et beaucoup plus résistant face aux conditions commerciales changeantes, ce qui réduit considérablement les risques dans l'entreprise.

Cas d'utilisation :traitement des réclamations d'assurance

De par sa nature même, l'automatisation rationalise les entreprises à un niveau fondamental. C'est la transformation numérique réalisée.

Pour l'automatisation des flux de travail d'entreprise, il est absolument essentiel que vous fassiez équipe avec un fournisseur « d'abord l'automatisation » possédant une expertise et une spécialisation approfondies dans cette technologie. McKinsey estime :"Environ 60 % des professions ont au moins 30 % de leurs activités qui sont automatisables." À cette échelle et à cette profondeur, vous avez besoin d'un partenaire expert.

De plus, vous avez besoin d'un fournisseur disposant d'un réseau étendu qui peut vous fournir un savoir-faire technologique et vous mettre en relation avec des partenaires ayant une expertise sectorielle et géographique.

Les automatisations de flux de travail d'entreprise sont généralement les premières qu'une entreprise recherche, car les avantages sont si clairs.

Cependant, si les entreprises se concentrent uniquement sur la queue courte, elles sont susceptibles de saisir des fruits à portée de main et de s'arrêter peu de temps après. Cependant, beaucoup de travail reste au niveau personnel, et c'est là que nous allons ensuite pour une échelle massive dans le programme d'automatisation.

Automatisation personnelle

L'automatisation personnelle signifie adopter "un robot pour chaque personne™" dans l'entreprise. Cela signifie aider les employés à faire leur travail en les dotant d'un robot qui prend en charge les tâches répétitives de leur travail quotidien. Les entreprises peuvent créer et distribuer des automatisations personnelles aux employés ou leur donner le pouvoir de créer une automatisation personnelle pour s'acquitter elles-mêmes de tâches uniques. Si nous revenons sur la longue traîne de l'automatisation, ces automatisations personnelles peuvent s'additionner à une échelle significative et générer un retour sur investissement à grande échelle.

UiPath travaille avec des clients pionniers dans ce domaine et nous avons constaté que les types courants d'automatisation personnelle aident les employés à effectuer un travail qui relève de cinq catégories principales :planification, recherche, action, gestion des données et productivité personnelle.

Ceux-ci peuvent varier considérablement, selon l'industrie et le rôle. Par exemple, dans une compagnie d'assurance, un souscripteur peut utiliser une automatisation personnelle pour extraire des données de systèmes tiers afin d'évaluer les risques. Un chargé de clientèle d'une compagnie d'assurance peut mettre en place une automatisation personnelle pour valider et rapprocher les données dans un système de gestion de la relation client (CRM). Un responsable des réclamations d'assurance peut travailler avec un robot pour prendre rapidement des mesures pour résoudre un incident client.

Avec des robots à leurs côtés, les gens travaillent plus rapidement et gagnent du temps pour se concentrer sur le travail qu'ils font mieux que les robots (gérer la complexité, faire des associations, gérer l'abstraction). Les gens peuvent confier le travail à des robots ou ils peuvent travailler côte à côte avec des robots. Les employés peuvent également configurer des automatisations basées sur les événements afin que les robots surveillent les événements qui se produisent sur le bureau. Lorsqu'un événement se produit (par exemple, un employé se connecte à un système et entreprend une action), les robots se mettent automatiquement au travail. Il existe de nombreuses façons dont les gens peuvent travailler avec des robots pour soutenir leur travail quotidien. Le résultat est une productivité accrue, un engagement accru des employés et une diminution des taux d'erreur.

Exécuter un programme de robot efficace pour chaque personne à grande échelle nécessite de la formation, de la gestion et de la gouvernance. Lorsque vous déployez une automatisation personnelle sans structure, vous risquez une prolifération de l'automatisation. Les directeurs de l'information (CIO) connaissent la douleur de la prolifération de la technologie. Selon le rapport sur les tendances 2019 Blissfully SaaS, les entreprises utilisent « 137 applications SaaS uniques en moyenne », soit une augmentation de 30 % par rapport à 2018. L'automatisation personnelle sans gouvernance crée le même effet autour du programme d'automatisation. Il est donc extrêmement important que lorsque vous commencez à activer les automatisations personnelles, assurez-vous de déployer les outils de gouvernance appropriés.

Voici une excellente étude client sur la façon dont Densu tire parti des automatisations personnelles en déployant sa vision d'un robot pour chaque personne au sein de l'entreprise.

La vision UiPath d'une entreprise entièrement automatisée exploite les deux types d'automatisation.

Le dernier point à considérer pour comprendre les deux types d'automatisation est qu'il ne suffit pas d'être excellent en automatisation personnelle ou en automatisation des flux de travail d'entreprise. Vous devez être excellent dans les deux.

La vision UiPath de l'entreprise entièrement automatisée est l'endroit où notre plate-forme d'automatisation permet non seulement chaque type, mais comble également la fissure et les connecte de manière transparente pour amplifier leurs avantages.

Cette approche holistique présente des avantages au-delà des avantages plus universels de moins de systèmes, d'un meilleur transfert de compétences et de lignes d'assistance plus claires lorsqu'elle est appliquée à l'automatisation. Il améliore les résultats tout au long du cycle de vie de l'automatisation. Pour donner quelques exemples :

• Une vue à la fois de l'automatisation personnelle et des flux de travail professionnels est une mine d'or pour déterminer les prochaines meilleures cibles d'automatisation.

• Lors de la mise en œuvre, vous pouvez combler le dernier kilomètre entre les workflows d'entreprise et l'efficacité personnelle en permettant aux utilisateurs d'automatiser rapidement les tâches personnelles uniques qui sont inévitablement nécessaires pour alimenter les nouveaux workflows d'entreprise.

• Vous pouvez régir la distribution potentielle de ces automatisations en fonction de la valeur et du risque. S'ils peuvent offrir une valeur similaire à d'autres, les automatisations peuvent être distribuées de manière appropriée ou même intégrées dans les futures versions d'un flux de travail d'entreprise. Ou, vous pouvez vous assurer que les automatisations développées personnellement restent telles quelles :disponibles uniquement pour l'auteur, mais avec une possibilité d'audit centralisée en cas de besoin.

• Plus généralement, vous pouvez facilement obtenir une vue unique de l'interaction de chaque utilisateur avec chaque flux de travail, ajoutant de la couleur à tout ce qui précède.

Le choix entre l'automatisation personnelle et l'automatisation des flux de travail d'entreprise n'est pas celui que vous devez faire. Les entreprises pionnières reconnaissent qu'avec une vision holistique de l'automatisation, vous bénéficiez plus rapidement des avantages transformateurs de l'automatisation qui couvrent la productivité de l'utilisateur final et le retour sur investissement de l'entreprise.

Si vous avez apprécié cet article, assurez-vous de nous rejoindre pour le prochain UiPath Live Afficher. Ne manquez pas votre chance d'entendre le PDG d'UiPath, Daniel Dines, discuter de sa vision de l'entreprise entièrement automatisée (et il répondra aux questions du public) :

Remerciements particuliers à Geoff Anderson, Anastasia Milgramm, Christopher George et Kate McDaniel pour leur collaboration, leur brainstorming et leurs contributions à cet article.