Comment créer votre feuille de route d'automatisation en 7 étapes

Il ne fait aucun doute que l'automatisation devient de plus en plus essentielle pour les entreprises de différents secteurs. Selon Forbes, les entreprises continuent d'augmenter leurs investissements dans les technologies d'automatisation pour les opérations, le service client, la finance et d'autres processus. L'automatisation est maximisée pour un large éventail d'avantages, notamment une productivité accrue, une sécurité améliorée et un meilleur développement de produits.

Cependant, avant que votre entreprise ne puisse pleinement tirer parti de tous les avantages de l'automatisation, vous devez vous assurer que vos processus sont prêts pour la transition. L'élaboration d'une feuille de route d'automatisation est le meilleur plan d'action à cette fin. Les sept étapes décrites dans cet article simplifient le processus pour les entreprises, quel que soit votre secteur.

Création de votre feuille de route d'automatisation en sept étapes

Définissez vos objectifs

Comme pour tout projet, pour construire une feuille de route d'automatisation complète et efficace, la première étape consiste à définir clairement vos objectifs. Cette étape assure l'optimisation du projet dès le début.

Selon Telus, dans le processus de définition de vos objectifs, vous devez également identifier les opportunités présentes dans vos processus actuels. Cela signifie examiner chaque processus et s'assurer que les candidats à l'automatisation sont aussi efficaces que possible.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la définition de vos objectifs d'automatisation :

• Qu'est-ce que votre entreprise retirera de ce projet ?
• Comment ce projet améliorera-t-il les opérations ?
• D'autres systèmes peuvent-ils utiliser les données générées ?
• Quels sont les objectifs des utilisateurs ?
• Cela impliquera-t-il le développement des compétences ?
• Comment cela réduira-t-il la pression au travail ?

Visualiser le projet

Un point de vue optimiste profite au projet dès le départ puisqu'il détermine l'attitude de la transition. Mais plus que cela, visualiser le projet dans son achèvement vous offre l'opportunité unique d'anticiper les problèmes et les préoccupations qui seraient autrement cachés jusqu'à ce qu'ils apparaissent.

Certains des futurs problèmes potentiels identifiés peuvent être résolus au cours de cette étape de l'élaboration de votre feuille de route d'automatisation. Cela vous laisse suffisamment de temps et, dans certains cas, de ressources pour les gérer avant tout impact réel.

La visualisation ne peut être bien faite que si vous adoptez des perspectives différentes. Soyez objectif dans votre évaluation afin de recueillir autant d'informations utiles que possible.

Impliquer les autres

Cette transition aura inévitablement un impact sur les personnes de votre organisation, que ce soit directement ou non. À ce stade du processus de planification, il est important d'impliquer d'autres personnes pour obtenir une vision plus globale du processus.

• Obtenez les commentaires de plusieurs services :ces informations vous aideront à éclairer un grand nombre des décisions les plus importantes du projet. Obtenir l'adhésion des personnes clés de l'organisation signifie que vous êtes prêt à vous engager sur la valeur de l'investissement.
• Obtenez un deuxième avis – Bien que les personnes au sein de votre organisation soient les experts en ce qui concerne vos propres processus, cela ne fera pas de mal de demander l'avis d'une personne extérieure informée. Un intégrateur système réputé peut vous aider à identifier les problèmes potentiels et à optimiser votre automatisation.
• Mettre en place une équipe :une équipe dédiée au projet pourra se concentrer sur ses opportunités et ses préoccupations. Cette équipe peut développer et mettre en œuvre une stratégie efficace pour la transition. Pour une approche plus globale, chaque service de l'organisation devrait idéalement être représenté dans cette équipe.

Élaborer un plan de communication

Deux des choses qui doivent être abordées dès le début sont comment et quand communiquer au mieux le projet aux différents niveaux de l'organisation. À cet égard, ce cadre, basé sur la communication de la feuille de route du produit, peut être utilisé :

• Planification :au cours de cette étape, il est important que les équipes de direction et de projet, ainsi que les parties prenantes directes, s'alignent sur les objectifs et les thèmes principaux.
• Recherche :l'équipe du projet recueille des informations auprès d'autres services et entités au cours de cette étape.
• Développement :à ce stade, l'équipe du projet travaille avec des intégrateurs et des développeurs pour créer les solutions.
• Mise en œuvre :toutes les équipes ont accès aux informations pour assurer la bonne mise en œuvre du projet.
• Examen – Après des étapes ou des périodes identifiées, les équipes de direction et de projet évaluent les performances du projet avec la contribution de toutes les autres parties prenantes.

Clarifier les exigences

Pour réussir la transition et l'exécuter aussi efficacement que possible, les exigences suivantes doivent être identifiées et évaluées dès le début :

• Responsabilités :les responsabilités de chaque partie impliquée doivent être clairement définies et communiquées au fur et à mesure de l'avancement du projet.
• Fournitures :il est essentiel de s'assurer que la chaîne d'approvisionnement peut s'adapter aux améliorations prévues dans l'organisation. Cela peut impliquer des matières premières, des données ou une multitude d'autres types de ressources.
• Finances :l'automatisation nécessite généralement un investissement initial qu'il convient d'anticiper. Dans certains secteurs, pour certains processus, un financement peut être disponible pour alléger la pression.

Tester le projet

Maintenant que toutes les variables sont établies, vous pouvez définir votre projet avec précision et le mettre en œuvre. Au cours de cette étape, vous suivrez attentivement les progrès en gardant à l'esprit les objectifs définis. Cette étape vous permet également d'optimiser davantage les composants du projet au fur et à mesure que le besoin et l'opportunité se présentent.

Les données que vous recueillez au cours de la phase de test aideront au développement ultérieur du projet, ainsi qu'à d'autres entreprises similaires à l'avenir.

Amélioration

Une fois que vous avez trouvé le plan de mise en œuvre le plus efficace, vous pouvez commencer à planifier la mise à l'échelle de la transition. Soyez prêt car il y a quelques problèmes qui ne peuvent être trouvés qu'avec l'échelle. La mise à l'échelle des technologies d'automatisation des processus dépendra de la bonne exécution des étapes précédentes décrites ici.

Selon LinkedIn, une réflexion approfondie tout au long des phases de planification et de mise en œuvre se traduira par une mise à l'échelle réussie.

Conclusion

Alors que l'automatisation continue de devenir une nécessité pour les processus métier, il est également de plus en plus important de développer la feuille de route appropriée pour la planification et la mise en œuvre de ces projets.

En définissant clairement les objectifs, en visualisant l'achèvement, en impliquant les personnes nécessaires, en élaborant un plan de communication efficace, en décrivant les exigences, en testant le projet et en le dimensionnant correctement, votre automatisation des processus peut réussir.

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