Évaluer les solutions CMMS : 5 fonctionnalités essentielles au-delà du coût

Pourquoi le prix ne doit pas être le seul critère de choix d'un CMMS

Le vieil adage « On en a pour son argent » s'applique parfaitement aux systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (CMMS), aussi appelés logiciels de gestion d'actifs d'entreprise (EAM). Ces programmes permettent aux entreprises de planifier, organiser, gérer et suivre les activités de maintenance liées aux équipements, véhicules ou installations. L'utilisation d'un CMMS aide les organisations à prolonger la durée de vie des actifs, à respecter les normes de conformité et de sécurité, à améliorer le taux de réalisation des travaux et, in fine, à réduire les coûts de maintenance.

Mais tous les CMMS ne se valent pas, ni ne sont vendus de la même manière. Le prix pour une même fonctionnalité peut varier énormément. Comme l'achat et l'implémentation d'un CMMS constituent un investissement, la transparence des coûts est cruciale lors du processus de sélection. C'est la première étape pour comprendre pourquoi un CMMS ne doit pas être choisi sur le prix seul — sans description préalable des tarifs, vous risquez des frais cachés pour des services comme la formation et le support, et personne n'aime les surprises à la facturation.

Voici les 5 points essentiels à vérifier pour garantir un investissement judicieux.

1. Implémentation et formation CMMS

On estime que 80 % des intégrations CMMS ne répondent pas aux attentes car le fournisseur n'était pas équipé pour offrir formation et support post-vente. Il est donc crucial de choisir un prestataire qui inclut une assistance avant, pendant et après l'implémentation.

Au-delà de la mise en place, recherchez des options de formation robustes, des services de conseil et une gestion de compte adaptée à votre planning et vos préférences. Les meilleurs fournisseurs offrent : instruction en présentiel, conférences utilisateurs, portails d'apprentissage en ligne, services d'implémentation et de conseil, webinaires et ateliers mensuels.

Enfin, vérifiez si la formation couvre la fonctionnalité de votre système complet ou seulement l'aspect logiciel. L'approche idéale propose une formation de bout en bout sur les processus pour que les utilisateurs comprennent pourquoi ils doivent effectuer telle action dans le système. Elle utilise une éducation approfondie, basée sur les rôles, de ce qui est attendu des personnes dans divers métiers.

2. CMMS sur site (on-premise) ou dans le cloud (SaaS)

Choisir entre une solution SaaS (Software-as-a-Service) ou sur site est une considération majeure. Le modèle SaaS, dit cloud, offre généralement un coût total de possession (TCO) plus faible et un retour sur investissement (ROI) plus rapide que les logiciels traditionnels sur site.

Un système cloud permet aux gestionnaires et techniciens de maintenance de consulter et saisir l'information depuis n'importe où, à tout moment. Qu'ils soient à un poste de travail dans l'usine ou sur la route avec un smartphone, les données stockées dans le cloud sont toujours accessibles. Les modèles SaaS proposent souvent différents niveaux d'abonnement, pour que votre organisation choisisse ce qui lui convient, avec option de mise à niveau et d'évolutivité future.

Les solutions SaaS sont aussi plus rapides à implémenter. De plus, le service IT n'a pas à se soucier des mises à jour logicielles, celles-ci étant automatisées et en temps réel par l'éditeur. Les solutions cloud équivalent à beaucoup moins de temps d'arrêt du système pour maintenance logicielle.

L'option sur site reste viable quand le logiciel doit être utilisé dans des environnements de données hautement sécurisés et contrôlés. Cependant, elle entraîne la surcharge de maintenance et support internes. Bien que vous puissiez trouver un CMMS sur site moins cher initialement qu'une solution SaaS, vous risquez de dépenser plus à long terme.

3. Flexibilité et facilité d'utilisation d'un CMMS

Vous en ferez beaucoup plus si vous pouvez travailler comme vous le souhaitez. Recherchez un système flexible permettant de configurer champs et mises en page, créer rapports et tableaux de bord personnalisés, filtrer et trier les données, suivre les éléments prioritaires. Il inclurait aussi une interface utilisateur (UI) « glisser-déposer ». Une UI simple et intuitive rend la gestion des activités de maintenance facile pour toute équipe et augmente les taux d'adoption.

Tirez davantage parti de votre CMMS et améliorez la surveillance de l'état des équipements en agrégeant et intégrant des données de sources et dispositifs disparates. L'incorporation de données de différents appareils allège la charge de transfert, diminue les saisies manuelles sujettes aux erreurs, et permet des décisions de maintenance plus rapides et meilleures. En fin de compte, le CMMS doit pouvoir s'intégrer aux données machines fournissant des processus actionnables, pilotés par les événements — ce que vous n'obtiendrez peut-être pas si vous choisissez votre CMMS uniquement sur le prix.

4. Le mythe du CMMS « gratuit »

Certains fournisseurs affirment que leur CMMS est « gratuit » mais facturent ensuite le support téléphone/email, les frais d'hébergement, les utilisateurs supplémentaires, et d'autres services. Lors de l'évaluation d'un CMMS, comprendre le TCO et le ROI potentiel est essentiel. Une implémentation réussie ne doit pas reposer uniquement sur le prix. Sans support et formation adéquats, l'implémentation CMMS a beaucoup moins de chances de réussir.

Bien que l'utilisation d'un tableur Excel pour gérer la maintenance soit une option moins chère, elle devient rapidement fastidieuse et difficile à administrer et rechercher. Et Excel ne peut pas fournir de rappels et notifications automatisés comme un CMMS. L'arrêt imprévu est une certitude si vous n'apprenez un problème sur une machine que trop tard. Entre pièces en urgence, coûts de main-d'œuvre et retard sur le planning de production — cela peut coûter très cher.

Rappelez-vous : si vous pouvez le faire dans Excel, vous pouvez le faire bien mieux dans un CMMS.

5. Aller au-delà du logiciel CMMS

Au lieu de baser votre décision CMMS sur le prix, cherchez une entreprise qui fournit une solution de maintenance complète — pas seulement un logiciel. Pour commencer, une solution holistique doit inclure : support illimité, gestion de compte, formation en ligne et en présentiel, services professionnels. Le système idéal permettra aussi :

• D'aider le personnel de maintenance à collecter des données de panne plus précises
• D'automatiser les processus d'exécution des travaux
• D'enregistrer les coûts de maintenance pour des décisions budgétaires plus avisées
• De permettre aux employés de planifier et programmer facilement la maintenance
• De désigner les pièces de rechange critiques/capitales, suivre les garanties, et fournir des processus pour la remise à neuf et la restauration d'équipements
• De mesurer des KPIs importants : temps d'arrêt machine (plutôt disponibilité), main-d'œuvre, performance, temps outil, pannes, données Pareto
• De mettre l'information à portée du technicien

Pour plus d'informations sur la sélection d'un CMMS, consultez 5 erreurs courantes lors de la sélection d'un CMMS.

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