Évaluation des solutions de GMAO :5 fonctionnalités incontournables au-delà du coût

Le vieil adage « Vous en avez pour votre argent » sonne certainement vrai lorsqu'il s'agit d'un système de gestion informatisé de la maintenance (GMAO), également connu sous le nom de logiciel de gestion des actifs d'entreprise (EAM). Ces programmes permettent aux entreprises de planifier, planifier, gérer et suivre les activités de maintenance associées aux équipements, véhicules ou installations. L'utilisation d'une GMAO aide les organisations à prolonger la durée de vie de leurs actifs, à respecter les normes de conformité et de sécurité, à améliorer le taux d'achèvement des travaux et, en fin de compte, à réduire les coûts de maintenance.

Mais toutes les GMAO ne sont pas créées (ou vendues) de la même manière. En fait, le prix pour une même fonctionnalité peut varier considérablement. L’achat et la mise en œuvre d’une GMAO étant un investissement, la transparence des coûts est essentielle lors du processus de sélection. Il s'agit de la première étape importante pour comprendre pourquoi une GMAO ne doit pas être choisie uniquement en fonction du prix :sans une description préalable du prix, vous risquez de devoir payer des frais cachés pour des services tels que la formation et l'assistance, et personne n'aime les surprises en matière de facturation.

Voici ce qu'il faut rechercher pour vous assurer que vous faites un bon investissement.

1. Implémentation et formation GMAO

On estime que 80 % des intégrations de GMAO ne répondent pas aux attentes parce que le fournisseur n’était pas équipé pour offrir une formation et une assistance après-vente. C'est pourquoi il est important de sélectionner un fournisseur qui inclut une assistance avant, pendant et après la mise en œuvre.

Au-delà de la configuration elle-même, recherchez des options de formation robustes, des services de conseil et une gestion de compte adaptés à votre emploi du temps et à vos préférences. Les meilleurs fournisseurs offrent à leurs clients un accès à des instructions en personne, à des conférences d'utilisateurs, à des portails d'apprentissage en ligne, à des services de mise en œuvre et de conseil, ainsi qu'à des webinaires et des ateliers mensuels.

Enfin, découvrez si la formation couvre les fonctionnalités de votre système complet ou simplement l'aspect logiciel. L'approche idéale propose une formation de bout en bout sur les processus pour s'assurer que les utilisateurs comprennent pourquoi ils doivent faire quelque chose dans le système. Il utilise une éducation approfondie et basée sur les rôles sur ce que l'on attend des personnes occupant divers emplois.

2. GMAO sur site ou basée sur le cloud

Le choix entre une solution Software-as-a-Service (SaaS) ou une solution sur site est une considération importante lors du choix de la GMAO. Le modèle SaaS, également appelé basé sur le cloud, offre généralement un coût total de possession (TCO) inférieur et un retour sur investissement (ROI) plus rapide que les logiciels traditionnels sur site.

Un système basé sur le cloud permet également aux responsables de la maintenance et aux techniciens de visualiser et de saisir des informations de n'importe où et à tout moment. Que ce soit sur un poste de travail dans l'établissement ou en déplacement à l'aide d'un smartphone, les données stockées sur le cloud sont toujours disponibles. Les modèles SaaS proposent souvent différents niveaux d'abonnement, afin que votre organisation puisse sélectionner le niveau qui vous convient le mieux, avec la possibilité de mettre à niveau et d'évoluer à l'avenir.

Les solutions SaaS sont également plus rapides à mettre en œuvre. De plus, le service informatique n’a pas à se soucier des améliorations logicielles, puisque les mises à jour sont automatisées et effectuées en temps réel par le développeur. Les solutions basées sur le cloud équivalent à beaucoup moins de temps d'arrêt du système dus à la maintenance logicielle.

L'option sur site reste viable lorsque le logiciel doit être utilisé dans des environnements de données hautement sécurisés et contrôlés. Cependant, cela entraîne des frais supplémentaires liés à la maintenance et au support internes. Même si vous trouvez un système de GMAO sur site moins cher au départ qu'une solution SaaS, vous risquez de dépenser plus à long terme.

3. Flexibilité et facilité d'utilisation dans une GMAO

Vous ferez beaucoup plus de choses si vous pouvez travailler comme vous le souhaitez. Recherchez un système flexible qui vous permet de configurer les champs et les mises en page de formulaire, de créer des rapports et des tableaux de bord personnalisés, de filtrer et de trier les données et de suivre les éléments prioritaires. Il comprendrait également une interface utilisateur (UI) par glisser-déposer. Une interface utilisateur simple et intuitive facilite la gestion des activités de maintenance pour n'importe quelle équipe et augmente les taux d'adoption.

Tirez le meilleur parti de votre GMAO et améliorez la façon dont l’état des équipements est surveillé en regroupant et en intégrant des données provenant de sources et d’appareils disparates. L'intégration de données provenant de différents appareils allège la charge de transfert, diminue les saisies manuelles sujettes aux erreurs et permet de prendre des décisions de maintenance plus rapides et plus pertinentes. En fin de compte, la GMAO devrait avoir la capacité de s'intégrer aux données machine qui fournissent des processus exploitables et pilotés par des événements, ce que vous n'obtiendrez peut-être pas si vous sélectionnez votre GMAO en fonction uniquement du prix.

4. Le mythe du logiciel de GMAO gratuit

Certains fournisseurs prétendent que leur GMAO est « gratuite », mais vous facturent ensuite l'assistance téléphonique et par e-mail, les frais d'hébergement, les utilisateurs supplémentaires et d'autres services. Lors de l’évaluation d’une GMAO, comprendre le TCO et le retour sur investissement potentiel est essentiel. Le succès de la mise en œuvre ne devrait pas dépendre uniquement du prix. Sans un soutien et une formation appropriés, la mise en œuvre de la GMAO a beaucoup moins de chances de réussir.

Bien que l’utilisation d’une feuille de calcul Excel pour gérer la maintenance soit une option moins coûteuse, elle peut rapidement devenir lourde et difficile à administrer et à rechercher. Et Excel ne peut pas fournir de rappels et de notifications automatisés comme le peut un système de GMAO. Les temps d’arrêt imprévus sont une certitude si vous n’entendez parler d’un problème sur une machine que lorsqu’il est trop tard. Entre l'expédition accélérée de pièces, les coûts de main d'œuvre et le retard dans votre calendrier de production, cela pourrait coûter très cher.

N'oubliez pas :si vous pouvez le faire dans Excel, vous pouvez le faire bien mieux dans une GMAO.

5. Allez au-delà des logiciels de GMAO

Au lieu de baser votre décision de GMAO sur le prix, recherchez une entreprise qui propose une solution de maintenance complète, et pas seulement un logiciel. Pour commencer, une solution globale doit inclure une assistance illimitée, une gestion de compte, une formation en ligne et en personne et des services professionnels. Le système idéal :

• Aider le personnel de maintenance à collecter des données de panne plus précises
• Automatiser les processus d'exécution du travail
• Enregistrez les coûts de maintenance pour prendre des décisions budgétaires plus judicieuses
• Permettez aux employés de planifier et de planifier facilement la maintenance
• Désigner les pièces de rechange critiques et/ou capitales, suivre les informations de garantie et fournir des processus de remise à neuf et de restauration des équipements
• Mesurez les KPI importants, tels que le temps d'arrêt (ou plutôt le temps de disponibilité) de la machine, la main d'œuvre, les performances, le temps de clé, les pannes et les données de Pareto
• Placer les informations à la portée du technicien

Pour plus d'informations sur la sélection d'un système de gestion de maintenance informatisé, consultez 5 erreurs courantes commises lors de la sélection d'une GMAO .

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