Systèmes de bons de travail :un guide professionnel pour une maintenance efficace

Comprendre le bon de travail

Un système de bons de travail doit clairement définir une solution qui alloue le moins de temps et d’énergie aux problèmes de maintenance des actifs. Les ordres de travail individuels peuvent être différenciés en types à la demande ou préventifs. 

Un exemple de demande est d’avoir un ventilateur pour la circulation de l’air qui arrête de tourner un jour. À l’inverse, un exemple de mesure préventive consiste à ajouter de l’huile à un compresseur d’air. Quoi qu’il en soit, vous devrez être proactif en signalant les problèmes mineurs qui pourraient potentiellement dégénérer en une panne majeure. 

Lors de la préparation des bons de travail de maintenance, précisez les instructions destinées à vos techniciens et les pièces de rechange à utiliser sur l'équipement concerné. Assurez-vous qu'ils prennent les précautions de sécurité au sérieux en portant des EPI avant d'arriver sur le site. S’ils ne trouvent pas la source de la panne, donnez-leur accès aux manuels et aux documents révélant l’état de la machine. 

Comment remplir un bon de travail

En général, un modèle de bon de travail comporte plusieurs parties qui permettent aux agents de maintenance de rédiger des bons de travail authentiques et sans erreur. 

Nom de l'actif

Identifiez le matériel sur lequel vous devez travailler. Remplissez l’ID de l’actif en cours de maintenance et la priorité le cas échéant.  

Numéro de bon de travail

Chaque bon de travail doit avoir son propre numéro séquentiel pour que le fournisseur puisse suivre sa progression et voir quelles tâches sont terminées. 

Date/heure de la demande

Vous informe de la date à laquelle la demande de travail a été soumise et vous donne un calendrier de la date d'échéance prévue. 

Portée des travaux

Quels sont les outils et pièces que vous utiliserez pour effectuer le travail ? Quelles compétences et qualifications sont requises ?

Département

Il indique qui a rédigé le bon de travail et le service à partir duquel il a été envoyé. 

Description de l'actif

Décrivez l’état actuel du bien par ce qui a été vu, entendu ou senti pour justifier la procédure de maintenance. 

Attribuer à

Qui a une ouverture dans son agenda pour faire le travail ? Envisagez de faire appel à un entrepreneur tiers si des réparations spécialisées sont jugées nécessaires. 

Passer un bon de travail

L’état d’un actif surveillé vous indiquera si une demande doit ou non devenir une commande obligatoire. Vous devrez évaluer le niveau de criticité, le budget disponible et la gravité d'un rapport pour déterminer ce qu'implique le travail. Assurez-vous d'avoir une liste de contrôle complète de tous les éléments mis de côté pour chaque bon de travail. L’un d’eux pourrait concerner la maintenance électrique, afin que le mécanicien puisse détecter un boîtier de disjoncteurs défectueux ou un générateur arrêté. 

L’important est de s’assurer que votre équipe dispose des compétences et des équipements nécessaires pour faire face à tout type de scénario susceptible de perturber l’infrastructure clé de votre organisation. 

Fonction de bon de travail

Les bons de travail sont des documents autorisant les tâches à effectuer par la maintenance, les inspecteurs d'usine, les entrepreneurs généraux ou les services sur le terrain. La plupart des fabricants les utilisent pour identifier la cause profonde après un audit de routine. Cela ne doit pas être confondu avec un bon de commande dans lequel vous comptabilisez les coûts des biens et services rendus par des fournisseurs externes. 

Ils constituent une méthode efficace pour collecter des données sur l’utilisation de la main-d’œuvre ou des ressources de pièces. En plus d'obtenir divers indicateurs de défaillance, vous pouvez planifier à l'avance les restaurations et les remplacements d'urgence grâce à des mesures correctives. 

Gérer les bons de travail 

Il est préférable de mettre en œuvre un système de gestion des bons de travail en utilisant des SOP désignées pour chaque tâche. Il est conçu pour traiter de grands volumes de demandes en standardisant les formulaires avec un document joint pour aider à conserver des données précises. 

Les six étapes du flux des bons de travail peuvent être résumées comme suit :

1. Identification des tâches
2. Création d'ordres de travail
3. Approbation de l'ordre de travail 
4. Affectation des priorités
5. Distribution et exécution
6. Documentation des résultats 

Pour les flux de travail complexes, il est préférable de les gérer via une GMAO installée avec une application de planification des bons de travail. 

Applications de bons de travail

Une GMAO facilitera le processus de bon de travail de maintenance en conservant des enregistrements de votre historique cumulé de maintenance et de réparation afin que chaque utilisateur reçoive la même version de ces documents. Le logiciel utilise le cloud computing pour prendre en charge les communications directes entre les membres de l'équipe sur un portail central où les demandes de techniciens sont soumises via des formulaires personnalisés pour automatiser la planification des MP. 

De nombreuses applications de bons de travail sont accessibles à partir d'appareils de bureau et mobiles au cas où les techniciens seraient en train de réparer des équipements lourds ou d'inspecter des signes d'usure. De plus, vous obtenez également un aperçu de vos opérations grâce au suivi en temps réel de l'état des actifs, alertant l'ensemble de l'usine des tâches qui doivent faire l'objet d'une vérification. 

Surtout, suivez le résultat des bons de travail approuvés en mesurant des informations telles que l'efficacité globale de l'équipement pour atteindre les objectifs de maintenance de votre usine.