Vous êtes organisé pour réussir ? Évitez ces 5 pièges liés aux projets technologiques d'entreprise

Les défis persistants d'une économie volatile obligent les entreprises manufacturières du marché intermédiaire à rationaliser autant que possible leurs opérations.

Malheureusement, la plupart des entreprises sont chargées d'un processus gourmand en ressources lors de la sélection et de la mise en œuvre de la technologie d'entreprise. Les exigences sans fin des clients, une chaîne d'approvisionnement complexe, des conditions de marché de plus en plus concurrentielles et d'autres scénarios qui consomment du temps et des ressources rares s'ajoutent aux défis.

Dans ces conditions, une question incontournable à laquelle une entreprise manufacturière est confrontée est de savoir comment elle peut s'organiser efficacement pour répondre aux exigences d'un projet technologique d'entreprise.

Après des centaines de projets de sélection et de mise en œuvre efficaces dans une gamme d'industries manufacturières verticales, nous avons une idée précise de l'importance de la communication stratégique lors des projets de sélection et de mise en œuvre de solutions d'entreprise.

La communication de projet de technologie d'entreprise est le fil conducteur de la réussite et de l'échec d'un projet. Un projet sur cinq échoue en raison d'une communication inefficace. L'importance de la communication du projet ne peut pas être surestimée.

Notre équipe a travaillé avec des centaines d'organisations, et nous avons trouvé 5 problèmes de communication courants qui conduisent à l'échec d'un projet . Ils montrent à quel point la communication joue un rôle essentiel dans la prévention de chacun.

Manque de compréhension de l'objectif ou de la vision du projet

C'est l'une des plaintes les plus courantes parmi les membres de l'équipe de projet. On ne sait tout simplement pas pourquoi le projet se déroule, pourquoi maintenant et pourquoi le système d'entreprise a été sélectionné.

Quelle est la meilleure façon de s'assurer que cela n'arrive pas sur votre projet ? La communication des objectifs et de la vision de votre projet doit avoir lieu dès le lancement du projet et être réitérée tout au long du projet. Étapes supplémentaires :

• Fournir un portail de projet ou un site Web qui met en évidence l'objectif et la vision. Incluez les mises à jour du projet, les dates importantes du projet et un tableau de bord hebdomadaire des progrès vers cet objectif.
• Désignez une pièce comme centre de commandement. Énoncez clairement l'objectif et la vision du projet, ainsi que les dates du projet, ainsi qu'un tableau de bord hebdomadaire et la progression du projet vers un objectif. Si vous avez plusieurs emplacements, ayez une salle à chaque emplacement.
• Envoyer des mises à jour hebdomadaires par e-mail ou organiser des réunions avec l'équipe de projet et tous les employés. Énoncez l'objectif et la vision du projet dans toutes les communications. Démontrer les progrès hebdomadaires réalisés vers l'objectif du projet.

Manque d'engagement des parties prenantes

La mise en œuvre de la technologie et la gestion de grands projets comme la mise en œuvre de la maintenance préventive nécessitent l'adhésion de toutes les parties prenantes. Assurez-vous que vos parties prenantes sont conscientes de l'objectif, de la vision et des progrès du projet. Identifier :

• Les parties prenantes et leur niveau d'implication :il est essentiel de contacter les parties prenantes pour obtenir leur soutien au projet.
• Les besoins et les intérêts de chaque partie prenante :écoutez et analysez leurs réponses pour fournir une définition claire de la manière dont le projet y répondra.

Déterminez comment vous communiquerez avec chaque partie prenante et la fréquence de cette communication.

Manque de gouvernance du projet

La gouvernance de projet est le cadre de gestion dans lequel les décisions de projet sont prises. L'absence de ce cadre diminue la clarté de l'objectif et de la vision du projet.

Comment éviter cet écueil ? Publiez des mises à jour sur votre portail/site Web qui définissent les rôles et les responsabilités de votre conseil d'administration/comité de direction, du chef de projet et des parties prenantes du projet. Il est important de revoir cela chaque fois que vous vous préparez à tenir votre réunion mensuelle du comité directeur.

Manque de compréhension de la portée et des exigences du projet

Très souvent, lors de la mise en œuvre d'une technologie d'entreprise, les équipes de projet ne parviennent pas à vraiment comprendre le résultat souhaité et la raison pour laquelle la voie a été tracée vers une solution d'entreprise nouvelle ou mise à niveau. Tous les membres de l'équipe de projet ont besoin d'une solide compréhension de ce que le projet réalisera, guidés par la documentation des exigences commerciales pour le changement afin de maintenir la portée du projet et de comprendre les exigences.

Défaut de gestion des risques

Une équipe de projet technologique d'entreprise doit identifier, communiquer et comprendre les risques. Il est de leur responsabilité première de s'assurer que tous les risques sont correctement communiqués (idéalement dans un journal/registre des risques, et lors des réunions sur l'état du projet et du comité de pilotage).

Il est dans la nature humaine d'éviter les conflits. Cependant, pour gérer le risque, il ne faut pas avoir peur du conflit. Au contraire, la communication des risques est un moyen d'assurer le succès. L'équipe a alors la possibilité de déterminer si elle souhaite accepter, éviter ou atténuer le risque.

Il est essentiel d'établir des lignes de communication ouvertes afin que l'équipe comprenne et se mette d'accord sur un plan de gestion des risques. En se concentrant sur l'objectif commun, les équipes de projet peuvent avoir à renégocier les termes du plan de gestion des risques.

Réflexions finales

Le choix d'une nouvelle solution logicielle d'entreprise est un défi important et nécessite une planification minutieuse et une recherche de solutions potentielles.

Comme nous l'avons souligné ici, cela nécessite également des stratégies de communication intentionnelles.

En abordant le processus d'évaluation et les critères de sélection des technologies d'entreprise de manière éclairée, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles maintiennent leur avantage concurrentiel sur le marché.

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