Master CAFM :Le guide définitif de la gestion des installations assistée par ordinateur

Leader du marché de la gestion des installations

Mis à jour le 23 décembre 2024

Table des matières

• Qu'est-ce que la gestion des installations assistée par ordinateur ?
• Qui devrait utiliser la gestion des installations assistée par ordinateur ?
• Les avantages du CAFM
• CAFM vs GMAO
• 5 bonnes pratiques d'experts en CAFM
• Logiciel de gestion des installations assistée par ordinateur :comment il rationalise la gestion des installations
• Questions fréquemment posées

Points clés à retenir

Gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM) est une technologie qui permet de rationaliser et d’améliorer les opérations des installations. Cela implique l'utilisation de logiciels et d'outils informatiques pour gérer et entretenir divers aspects d'une installation, tels que la planification de l'espace, la maintenance, la gestion des actifs, etc.

La gestion des installations est une responsabilité complexe et de grande envergure, en particulier pour les grandes entreprises disposant de plusieurs bâtiments. En tant que responsable d'installations, vous devez organiser et superviser tellement d'activités que votre travail n'est pas possible sans l'aide de la technologie pour rationaliser votre charge de travail.

La gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM) est un outil qui simplifie la façon dont les gestionnaires d'installations organisent et entretiennent les installations. Le marché du CAFM est en croissance et devrait atteindre plus de 2 milliards de dollars d'ici 2032, contre 987,5 millions de dollars en 2021, soit un taux de croissance de 7,1 % TCAC. Mis en œuvre efficacement, un système CAFM peut réduire les coûts et simplifier votre flux de travail. Cependant, il est toujours important de comprendre les tenants et les aboutissants de l'utilisation de CAFM pour gérer vos installations.

Dans ce guide, nous expliquerons ce qu'est le CAFM, son fonctionnement, ses avantages et les meilleures pratiques du CAFM pour vous aider à tirer parti de cet outil numérique complet.

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La gestion efficace des installations est cruciale pour les organisations de tous les secteurs. Les méthodes traditionnelles de gestion des installations sont remplacées par des solutions innovantes, telles que la gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM). https://t.co/NbLF5Ow1K8

– AMACS (@amacspti) 13 juin 2023

La gestion des installations assistée par ordinateur est un type de logiciel que les gestionnaires d'installations utilisent pour organiser et rationaliser toutes les activités associées à la gestion d'un bâtiment. Les gestionnaires d'installations s'appuient sur CAFM pour des tâches telles que :

• Planification de la maintenance
• Gestion des employés
• Gestion du workflow

CAFM est un outil qui rationalise tout ce qui se passe dans un espace de travail physique. Cela inclut les personnes, les processus et les objets au sein de vos installations. Par exemple, les grandes installations peuvent avoir des centaines d’actifs marqués d’étiquettes. Les gestionnaires d'installations utilisent le logiciel CAFM pour garder ces actifs organisés et bien entretenus.

En fin de compte, le système numérique aide les gestionnaires d'installations à économiser du temps et de l'argent en fournissant des données essentielles sur l'exploitation des bâtiments. Le logiciel CAFM d’aujourd’hui possède des fonctionnalités étendues. Bien que chaque système CAFM puisse varier d'une entreprise à l'autre, le logiciel CAFM comprend généralement plusieurs fonctions.

Pour un aperçu rapide du logiciel CAFM, regardez la vidéo ci-dessous :

Opérations générales du bâtiment

CAFM vous accompagne dans les tâches générales liées à l’exploitation d’un immeuble. Il enregistre toutes les tâches quotidiennes répétitives en un seul endroit, simplifiant les flux de travail et fournissant des informations critiques en moins de temps.

En pratique, cela signifie que les gestionnaires d'installations peuvent utiliser CAFM pour contrôler plusieurs éléments connectés à Internet d'un bâtiment à partir d'un seul tableau de bord, notamment :

• Portes
• Systèmes CVC
• Machines

Au lieu de basculer entre différentes plates-formes, vous pouvez tout gérer dans un seul tableau de bord.

Gestion des actifs

Que vous dirigiez une petite entreprise ou une entreprise, la gestion des actifs physiques est un défi. Heureusement, CAFM simplifie la gestion des actifs en identifiant l'emplacement physique de l'actif et en suivant d'autres informations pertinentes, telles que son fabricant et son historique de maintenance.

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Gestion de la maintenance

La gestion de la maintenance est indispensable pour toute installation, mais gérer tous les équipements, machines et systèmes au sein de chaque bâtiment est intimidant. Le logiciel CAFM peut vous aider en conservant toutes les données liées aux actifs de chaque bâtiment, ce qui permet d'abandonner la maintenance réactive ou corrective et d'adopter plutôt une maintenance préventive.

Gestion de l'espace et des salles

Si votre entreprise possède plusieurs bâtiments, départements et employés, la gestion des réservations d'espace et de salles peut s'avérer délicate. Certains systèmes de gestion d'installations assistés par ordinateur incluent également une fonctionnalité qui gère les réservations et les configurations des salles afin d'éviter les problèmes d'espace.

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Qui devrait utiliser la gestion des installations assistée par ordinateur ?

CAFM pourrait ne pas convenir si votre organisation est petite, si elle ne dispose que d'un seul bâtiment ou si vous êtes actuellement en mesure de tout gérer sans CAFM.

Cependant, CAFM convient parfaitement si votre organisation :

• Possède un grand bâtiment
• Possède plusieurs bâtiments situés à différents endroits
• Exerce des fonctions complexes au sein de ses bâtiments
• Possède de nombreux actifs et gère de nombreux employés

CAFM améliore la visibilité et rationalise les flux de travail, ce qui en fait la solution idéale pour les entreprises de divers secteurs, notamment :

• Immobilier
• Gouvernement
• Commercial
• Soins de santé
• Éducation
• Fabrication

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Les avantages du CAFM

Avant CAFM, les gestionnaires d’installations devaient gérer sur papier les informations sur la disposition, les ressources et les actifs d’un bâtiment. Gérer cette pénurie d'informations a non seulement pris plus de temps, mais a également introduit un risque d'erreur humaine.

Les outils numériques de CAFM remplacent la pile géante de paperasse pour accélérer les flux de travail et réduire considérablement les risques d’erreur. Il simplifie les objectifs organisationnels généraux et les tâches quotidiennes de gestion des installations dans un tableau de bord simple et rationalisé.

Chaque logiciel CAFM est différent, offrant un nombre apparemment illimité d'outils utiles, et bien que les avantages du CAFM varient, en fonction de sa configuration et des problèmes de votre entreprise, ils incluront généralement une réduction des coûts et une efficacité améliorée.

1. Informations sur les données améliorées

Le logiciel CAFM suit les mesures importantes concernant votre installation. Il extrait automatiquement les données et vous les présente dans un tableau de bord intuitif, éliminant ainsi le besoin de générer des rapports manuels. Mieux encore, il met en évidence des informations essentielles qui vous indiquent quelles tâches sont les plus importantes.

CAFM collecte les données plus efficacement, ce qui permet de collecter des données sur chaque bâtiment et actif que possède votre entreprise. Si vous essayez d'évoluer vers une prise de décision fondée sur la connaissance, le CAFM est indispensable.

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2. Productivité améliorée

La gestion des installations n’est pas une mince affaire. Heureusement, CAFM vous permet de prendre rapidement le contrôle de tous les bâtiments, actifs et tâches dans un seul tableau de bord.

CAFM fournit aux gestionnaires d'installations des données précises, ce qui aide le bâtiment à fonctionner plus efficacement. Vous disposez d'un accès rapide aux données organisées pour les tâches de maintenance préventive de routine et les appels de réparation d'urgence. Concentrez vos efforts non pas sur des détails, mais sur des tâches qui bénéficient réellement d'une touche humaine.

Les systèmes CAFM offrent généralement des outils et des ressources qui profitent non seulement à vous en tant que responsable des installations, mais également aux autres employés. Par exemple, les employés qui souhaitent réserver un espace peuvent utiliser le programme CAFM pour réserver rapidement une salle de conférence. Au lieu de s'appuyer sur un calendrier ou un autre système manuel, vos équipes peuvent se concentrer sur leur activité.

3. Coûts réduits

Un bâtiment bien géré a des coûts inférieurs. Si votre entreprise doit réduire ses dépenses en matière d'installations, CAFM est un incontournable. Cela réduit les coûts de plusieurs manières, notamment :

• Maximiser l'utilisation de l'espace sur site, réduisant ainsi le besoin d'acheter ou de louer des espaces de stockage ou des bureaux supplémentaires
• Augmenter la durée de vie des actifs grâce à des calendriers de maintenance intelligents
• Réduire la charge de travail du responsable des installations, ce qui réduit la nécessité d'embaucher davantage d'employés
• Analyser la consommation d'énergie pour identifier les déchets
• Réduire les risques d'indisponibilité imprévue grâce au suivi en temps réel
• Permettre des décisions basées sur les données en moins de temps

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4. Meilleure gestion des entrepreneurs

Les avantages de CAFM s’étendent également à la façon dont vous gérez le personnel au sein de vos installations. Si vous vous coordonnez fréquemment avec du personnel extérieur à votre entreprise, comme des entrepreneurs ou des sous-traitants, CAFM permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.

Avec CAFM, vous pouvez facilement gérer les sous-traitants tiers avec des fonctionnalités pour :

• Vérifications régulières pour garantir que le projet respecte le calendrier
• Partager des informations de sécurité à jour avec tous les sous-traitants
• Ajout du respect des règles de l'établissement dans le flux de travail de l'entrepreneur
• Gérer la rémunération des sous-traitants

La sous-traitance des réparations ou d’autres travaux liés aux installations est souvent moins coûteuse que l’embauche d’employés internes. La gestion de ces équipes tierces n'est pas toujours facile, mais CAFM intègre ces tâches dans votre flux de travail existant pour simplifier l'externalisation.

5. Durabilité améliorée

Essayez-vous de gérer une entreprise plus durable ? Le logiciel CAFM aide les entreprises à réduire les déchets sous toutes leurs formes, et c'est une victoire pour l'environnement. Des processus efficaces et une réduction des déchets vous permettent non seulement d'économiser de l'argent, mais rendent également votre entreprise plus respectueuse de l'environnement.

Vous pouvez créer des règles dans le système CAFM pour utiliser uniquement la quantité de ressources nécessaire pour un projet. Par exemple, si vous souhaitez réduire votre consommation d'eau, CAFM suivra votre consommation et vous alertera lorsque vous approchez de la limite.

Utilisez ses informations basées sur les données pour déterminer dans quels domaines vous surutilisez les ressources afin de maintenir vos initiatives écologiques (et votre budget) sur la bonne voie.

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CAFM vs GMAO

Bien qu’ils semblent similaires, le CAFM n’est pas la même chose qu’un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO). La GMAO se concentre sur la gestion des équipements dans un espace de travail et plus particulièrement sur la maintenance de ces équipements.

Un système logiciel de GMAO gère des tâches telles que :

• Planification et suivi des activités liées à la maintenance et aux réparations dans le bâtiment
• Mesurer les ressources de maintenance et les performances des actifs
• Planification des commandes et des achats de stocks
• Utiliser des données pour suivre les éléments

En pratique, CAFM et GMAO diffèrent en termes de :

• Portée : CAFM est un type de système plus large qui comprend la planification de l'espace, l'allocation des ressources et le suivi des actifs. Alors que CAFM peut gérer la gestion de la maintenance, une GMAO se concentre uniquement sur la gestion de la maintenance. La GMAO gère la planification, le suivi et les enregistrements de maintenance.
• Fonction : Une GMAO est idéale pour surveiller la durée de vie d’un équipement et gérer la maintenance préventive. CAFM, quant à lui, gère toutes les tâches de maintenance ainsi que la gestion immobilière et la planification stratégique.
• Intégrations : CAFM peut s'intégrer à d'autres systèmes tels que les ressources humaines, les finances et l'informatique pour fournir plus de contexte sur votre entreprise. Une GMAO, en revanche, ne s'intègre pas à vos autres systèmes.

Bien qu'elle chevauche certaines tâches de GMAO, la CAFM constitue une approche plus holistique de la gestion des installations.

Si votre entreprise n’a besoin d’aide que pour les tâches de maintenance, vous aurez peut-être simplement besoin d’une GMAO, généralement plus abordable. Mais si vous avez besoin de plus d'informations sur votre entreprise, en plus de la maintenance, CAFM est la solution.

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5 meilleures pratiques d'experts en CAFM

Le logiciel CAFM est un investissement dans votre entreprise qui vous rend plus rentable et plus productif. Mais le logiciel à lui seul ne générera pas plus de résultats. Suivez ces cinq bonnes pratiques pour atteindre vos objectifs grâce à la puissance du logiciel CAFM.

1. Identifiez vos objectifs

Un système de gestion des installations assisté par ordinateur devrait faire une réelle différence dans votre entreprise. Il doit répondre à vos plus grands besoins et problèmes, c'est pourquoi il est si crucial d'identifier d'abord vos objectifs avant d'acheter un système CAFM.

Par exemple, êtes-vous plus préoccupé par la maintenance ou cherchez-vous des moyens de réduire les déchets dans plusieurs installations ? Ces besoins nécessitent des approches différentes, alors commencez par décrire les résultats exacts que votre entreprise doit obtenir de ce logiciel. Il sera ainsi beaucoup plus facile de trouver la bonne solution CAFM qui génère des résultats tangibles pour votre entreprise.

2. Personnalisez votre CAFM

Une fois que vous avez choisi un système CAFM, il est important de le personnaliser afin qu’il résolve tous vos plus gros problèmes. Une approche personnalisée est nécessaire car les systèmes CAFM comportent souvent de nombreuses fonctionnalités. Choisissez les fonctions qui conviennent le mieux à votre entreprise et personnalisez-les selon vos besoins.

Vous pouvez personnaliser votre CAFM en :

• Ajout de différents modules pour la gestion de l'espace, le suivi des actifs, etc.
• Modifier les rôles utilisateur et les niveaux d'accès
• Création de champs et de formulaires personnalisés
• Intégration avec des systèmes de comptabilité, ERP ou RH
• Création de modèles de rapports personnalisés

3. Automatisez votre flux de travail

Le logiciel CAFM vous permet de créer des flux de travail au sein du logiciel, ce qui facilite grandement l'automatisation des tâches liées aux installations. Si votre logiciel inclut l'automatisation, utilisez-le pour améliorer la productivité et réduire les erreurs.

Essayez d'automatiser :

• Génération d'ordres de travail
• Calendriers de maintenance préventive
• Génération de rapports
• Aménagement de l'espace
• Gestion de la conformité
• Notifications et alertes

Photo d'Albert Lozano via Shutterstock

4. N'oubliez pas l'importance des étiquettes

Le logiciel CAFM permet de suivre des centaines d'actifs et d'équipements dans un seul tableau de bord. Mais même avec le logiciel le plus sophistiqué, vous aurez toujours besoin d'étiquettes et d'étiquettes de haute qualité pour compléter votre CAFM.

D’une part, les étiquettes permettent de numériser et d’enregistrer facilement l’activité de maintenance pour chaque actif. Votre système CAFM utilise les données de ces analyses, ainsi que les rapports des employés des installations, pour générer des informations sur votre installation et vos actifs.

Les étiquettes de Camcode sont compatibles avec les logiciels, ce qui facilite le suivi des actifs physiques avec un simple code-barres ou un scan QR. Si vous avez besoin d’un suivi des actifs en temps réel, les étiquettes RFID sont également une excellente option. Ces étiquettes sont conçues pour résister aux conditions de travail les plus extrêmes, vous pouvez donc être assuré que vos étiquettes dureront toute la durée de vie de vos actifs.

5. Utilisez les données pour améliorer votre lieu de travail

Le logiciel CAFM collecte de nombreuses données sur vos pratiques de gestion d'installations. CAFM peut certainement vous aider dans les opérations quotidiennes, mais il améliore également le fonctionnement à long terme de vos installations. Au lieu de laisser ces données inutilisées sur la plateforme, mobilisez-les pour apporter des changements utiles à votre entreprise.

Par exemple, votre système CAFM peut noter que votre entreprise utilise plus d'eau en été ou qu'un certain type d'actif s'use plus tôt que prévu. La mise en évidence du problème peut vous aider à résoudre la cause première du problème. C'est le meilleur moyen de réduire les coûts et d'augmenter la productivité au fil du temps.

Logiciel de gestion des installations assisté par ordinateur :comment il rationalise la gestion des installations

Un logiciel de gestion d'installations assisté par ordinateur donne aux gestionnaires d'installations les outils dont ils ont besoin pour effectuer davantage de tâches en moins de temps. De la gestion des documents et des flux de travail au suivi et à l'organisation informatisés de la maintenance, les plateformes CAFM peuvent augmenter considérablement le rendement de votre installation.

Suivez les meilleures pratiques de ce guide pour tirer davantage de valeur de votre investissement dans CAFM et assurez-vous de disposer de la bonne infrastructure physique pour prendre en charge un système CAFM. Par exemple, il est important de choisir des étiquettes durables pour tous les actifs, installations et équipements.

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