Maîtriser la gestion d'actifs d'entreprise : fonctionnement EAM, avantages clés et sélection de la meilleure solution

De nombreuses entreprises d'aujourd'hui sont bien positionnées pour faire des affaires à l'international et doivent constamment trouver de nouvelles façons d'améliorer l'efficacité de leurs opérations. Quel que soit le secteur, tous types d'actifs doivent être gérés de manière à maximiser le retour sur investissement. L'adoption de nouvelles plateformes numériques a aidé les entreprises à réaliser cette attente pour extraire une plus grande valeur de leurs équipements et autres actifs.

Le marché mondial des solutions de gestion d'actifs d'entreprise (EAM) devrait croître à un taux de 17 % par an au cours de la prochaine décennie. Une partie de la poussée vers de nouveaux logiciels est une transition vers des plateformes basées sur le cloud et des systèmes rationalisés facilement intégrables avec d'autres programmes. Ces nouveaux systèmes EAM facilitent la visualisation des données importantes, l'organisation des flux de travail et la gestion des activités de maintenance pour une grande variété de types d'actifs différents. L'avantage global de ces outils EAM est un retour sur investissement (ROI) amélioré pour l'organisation.

Tout au long de ce guide, nous examinerons en profondeur le paysage des logiciels EAM, comment ces plateformes fonctionnent et comment mettre en œuvre une solution qui fournira le plus grand avantage pour votre entreprise.

Nous aborderons :

• EAM vs CMMS
• Comment fonctionne la gestion d'actifs d'entreprise
• Avantages d'un système EAM
• Qui a besoin d'EAM ?
• Sélectionner la bonne plateforme EAM
• Lectures complémentaires sur la gestion d'actifs d'entreprise

EAM vs CMMS

Avec des centaines de solutions logicielles de gestion d'actifs sur le marché, il peut être difficile de comprendre les différences entre les différents types de solutions. Les deux principaux types de logiciels dans cet espace sont les EAM et les systèmes informatisés de gestion de maintenance (CMMS). Ces deux systèmes ont un objectif similaire : aider les entreprises à gérer leurs actifs. La différence majeure entre eux est liée à leur portée.

Une plateforme CMMS se concentre généralement uniquement sur la gestion de la maintenance en tant que fonctionnalité centrale. Les systèmes EAM, en revanche, adoptent une approche plus complète et offrent généralement des fonctionnalités supplémentaires telles que l'analyse des coûts, la gestion de flotte et la prise en charge des actifs numériques et physiques. Il y aura souvent un chevauchement entre les fonctionnalités lors de la comparaison des solutions logicielles EAM et CMMS, il est donc important de se concentrer sur vos besoins fondamentaux lors de toute évaluation.

Comment fonctionne la gestion d'actifs d'entreprise

La raison principale d'utiliser une plateforme EAM est la capacité de gérer le cycle de vie complet de chacun de vos actifs. Pouvoir suivre autant de détails en un seul endroit aide à garder votre équipe alignée et évite la confusion. Pour comprendre comment fonctionne un EAM, nous devons examiner les principaux composants qui sont des fonctionnalités de base de la plupart des systèmes.

Gestion budgétaire

Pour déterminer le coût total de chaque actif que vous possédez, il est nécessaire de suivre divers coûts associés à la maintenance et à l'exploitation de chaque actif. La plupart des EAM vous permettent d'entrer les chiffres d'achat, de maintenance, de réparation, de service et autres dépenses. Dans de nombreux cas, vous pouvez également intégrer votre EAM avec d'autres outils logiciels financiers et gérer les budgets pour chaque actif individuel, ainsi que pour vos équipes de service et d'installations dans leur ensemble.

Gestion du cycle de vie

Un EAM peut aider à guider votre équipe à travers chacune des principales phases impliquées dans le cycle de vie d'un actif. Il y a bien plus à surveiller que l'achat et la mise hors service de votre équipement. Certaines des étapes clés du cycle de vie des actifs qui peuvent être suivies dans un EAM incluent :

• Planification
• Approvisionnement
• Installation
• Exploitation
• Maintenance
• Transferts
• Mise hors service
• Vente, stockage ou élimination

La capacité de surveiller les coûts et les bons de travail associés à chaque phase du processus peut vous aider, vous et votre équipe, à prendre des décisions plus éclairées tout au long du processus. Comme les exigences peuvent varier pour chaque entreprise et industrie, de nombreux champs de saisie et autres détails au sein du système peuvent être personnalisés.

Analytique et reporting

La grande quantité de données stockées dans une plateforme logicielle EAM peut être utilisée pour analyser presque tous les aspects de votre entreprise. Vous pouvez ajouter vos propres indicateurs clés de performance (KPI) et suivre les métriques les plus pertinentes pour votre opération spécifique. Il est également possible de générer des rapports à examiner avec la direction et d'identifier les domaines d'amélioration.

Gestion des contrats

Surtout pour les gros équipements industriels et autres outils spécialisés, il peut y avoir un certain nombre de contrats différents qui doivent être gérés. Ceux-ci peuvent inclure des accords logiciels, de service et de chaîne d'approvisionnement. Un EAM les garde ensemble pour que vous puissiez accéder à vos informations essentielles à tout moment et partager les mises à jour avec les clients, les employés et les fournisseurs.

Gestion de la maintenance

L'un des modules qui chevauche fortement les plateformes CMMS, la gestion de la maintenance vous aide à suivre les bons de travail, les coûts et les stocks associés à l'entretien des équipements et des actifs. Certains outils logiciels vous permettent d'analyser et d'estimer les calendriers liés aux travaux de maintenance préventive, prédictive et corrective. Votre équipe de maintenance peut également utiliser le système pour suivre les stocks de pièces de rechange tout en organisant les outils et les fournitures.

Gestion des bons de travail

Les bons de travail sont utilisés pour organiser les activités parmi le personnel et les sous-traitants qui interagissent avec vos actifs. C'est un processus qui bénéficie vraiment de l'automatisation fournie par de nombreux systèmes EAM. Par exemple, lorsqu'un problème est identifié, un bon de travail peut être automatiquement attribué à la bonne ressource sans délai ni besoin d'utiliser un système différent.

Gestion de la main-d'œuvre

Suivre vos actifs est une chose, mais suivre les employés peut être tout aussi difficile. La gestion des heures de travail et des priorités est beaucoup plus facile avec une plateforme EAM grâce aux calendriers intégrés et à la capacité de faire des affectations en temps réel.

Avantages d'un système EAM

Une mise en œuvre logicielle réussie devrait réduire les étapes de travail et rendre votre opération plus efficace. Puisqu'un EAM peut fournir un accès facile à l'information avec un scan ou quelques clics, il y a peu de temps d'arrêt ou de retard. Lorsqu'il est intégré avec du matériel de numérisation et une série d'étiquettes et de tags à code-barres, la gestion d'actifs peut être automatisée pour une approche véritablement rationalisée. Voici quelques-unes des façons importantes dont un déploiement EAM peut aider votre opération :

• Efficacité accrue. Comme mentionné ci-dessus, la planification des bons de travail, la gestion des activités de maintenance et l'allocation des ressources peuvent toutes être effectuées depuis votre tableau de bord EAM unique. Non seulement cela fait gagner du temps à votre personnel, mais cela peut également réduire considérablement le temps entre les tâches et éliminer les retards entre les départements.
• Intégration des flux de travail. Lors de l'examen d'un nouveau système, la plupart des entreprises ont déjà plusieurs outils matériels et logiciels en place. Similaire à une plateforme de planification des ressources d'entreprise (ERP), un EAM peut généralement être intégré à plusieurs autres outils pour une supervision complète de l'ensemble de votre organisation. La fonction principale de la gestion d'actifs d'entreprise est d'agir comme le référentiel central pour toutes les informations liées à vos actifs.
• Précision améliorée. Maintenir des comptes d'inventaire et d'actifs précis nécessite d'effectuer des vérifications régulières des niveaux de stock clés. Puisque les étiquettes à code-barres d'actifs peuvent être placées sur chaque article et entrées dans une base de données EAM, il est possible de scanner et de vérifier rapidement les unités à tout moment.
• Contrôle des stocks/actifs. Surtout pour les flottes distribuées telles que les véhicules ou les équipements de terrain, maintenir le contrôle sur votre propriété peut être difficile. En standardisant un numéro d'identification d'actif et un code-barres pour chaque unité, vous pouvez identifier rapidement chaque article et transférer facilement les actifs entre sites ou mettre à jour leur statut en temps réel.
• Conformité. De nombreuses industries, telles que l'armée et la défense, ont des exigences strictes pour le suivi des actifs sensibles et potentiellement dangereux. D'autres, comme l'industrie pharmaceutique, ont des règles strictes qui s'appliquent à la traçabilité des lots et aux enregistrements historiques. Un EAM peut certainement être utilisé comme ressource clé lors des audits.

Qui a besoin d'EAM ?

La plupart des entreprises pourraient bénéficier d'une plateforme logicielle EAM, mais certains rôles au sein d'une organisation trouveront ces ressources particulièrement utiles. Toute personne impliquée dans la budgétisation, l'allocation et la gestion des ressources utilisera souvent un EAM à des fins de planification. Avec cet exemple, voici quelques rôles supplémentaires souvent associés à la gestion d'actifs :

• Direction générale. Prendre des décisions éclairées est beaucoup plus facile lorsque vous avez des données précises devant vous. Les chiffres de coûts et de budgétisation qu'un EAM calcule pour chaque actif peuvent être utilisés pour fixer des objectifs et établir des priorités départementales.
• Gestionnaires d'actifs. Ces rôles sont particulièrement critiques pour les entreprises telles que les aéroports et les services publics qui ont de grandes flottes d'actifs en fonctionnement constant. Un EAM fournit à ces gestionnaires des données en temps réel sur l'état de l'équipement et les lieux où le travail est effectué.
• Chefs de projet. Un chef de projet utilisera souvent un EAM pour examiner les calendriers liés aux pièces et équipements qui pourraient être nécessaires pour le travail qu'il supervise. Les fonctionnalités de planification sont également utiles pour affecter des ressources pour le travail nécessaire à la préparation de nouvelles constructions et installations.
• Directeurs informatiques. Un sous-ensemble spécifique de logiciels EAM est appelé gestion des actifs informatiques (ITAM). Ces plateformes se concentrent sur les besoins des équipes informatiques mais, dans de nombreux cas, un service informatique peut utiliser un EAM traditionnel pour surveiller leurs contrats logiciels, leur matériel et autres actifs.
• Gestionnaires d'installations. Le gestionnaire d'installations joue un rôle vital pour maintenir un bâtiment en bon fonctionnement. Il y a du travail de maintenance à coordonner et du CVC, du mobilier et d'autres matériels à surveiller. Les gestionnaires qui supervisent les entrepôts ou les installations de production peuvent également utiliser un EAM pour planifier et suivre le travail lié à plusieurs de ces différents domaines.

Sélectionner la bonne plateforme EAM

Choisir une plateforme EAM est certainement un effort d'équipe. Puisque ces systèmes logiciels connectent tant de départements différents, il est crucial de commencer par un processus de planification complet. Aucuns deux programmes logiciels EAM ne seront exactement semblables, et il peut y avoir des différences majeures même au sein de la même famille de produits. Voici quelques-unes des étapes les plus critiques qui peuvent vous aider à sélectionner un programme EAM qui répondra à tous vos besoins les plus critiques :

1. Évaluation des besoins. Puisqu'une plateforme EAM peut être utilisée pour tant d'activités différentes, il est souvent judicieux de commencer par vos besoins de plus haute priorité. Un EAM peut également être mis en œuvre avec d'autres améliorations d'installation telles que l'étiquetage d'actifs ou l'automatisation d'entrepôt, il peut donc être important d'examiner ces exigences également.
2. Inventaire matériel et logiciel. Faire l'inventaire de vos systèmes existants vous aidera à vérifier tout problème de compatibilité. C'est aussi une bonne idée de comprendre tout chevauchement de capacités car vous devrez choisir comment utiliser au mieux chaque outil.
3. Planification de la mobilité. Puisque tant de plateformes EAM aujourd'hui sont basées sur le cloud, c'est une excellente occasion de fournir à votre personnel des données en temps réel depuis n'importe quel appareil. Assurez-vous que votre logiciel choisi est compatible avec le matériel mobile que vous prenez en charge et que votre équipe aura accès aux informations dont elle a besoin.
4. Évolutivité et intégration. Les meilleurs progiciels d'entreprise sont hautement évolutifs, avec des plans qui peuvent être adaptés aux besoins changeants au fil du temps. Planifiez toujours la croissance future et vérifiez que votre programme EAM est hautement personnalisable et peut être intégré à vos outils logiciels de base.
5. Évaluation du ROI. Peut-être la mesure la plus importante d'un déploiement EAM réussi est un retour sur investissement (ROI) robuste. Après avoir complété les autres étapes de votre processus de planification, vérifiez toujours vos projections financières pour voir si votre retour sur investissement attendu correspond à vos attentes.

Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses considérations qu'une équipe doit prendre avant de mettre en œuvre une nouvelle plateforme EAM. Faire un passage formel à une véritable gestion d'actifs d'entreprise est un engagement majeur et qui mènera souvent à des économies de coûts substantielles et à des efficacités opérationnelles.

Avec une planification minutieuse, vous pouvez créer un programme de gestion d'actifs véritablement fiable. C'est une période passionnante avec tant d'options EAM disponibles sur le marché, et vous en trouverez probablement une qui convient à vos besoins. En vous familiarisant avec les composants importants d'un EAM et les différences entre les progiciels similaires, vous pouvez prendre une décision éclairée et aider à gérer les coûts de votre déploiement système.

Lectures complémentaires sur la gestion d'actifs d'entreprise

Pour en savoir plus sur la gestion d'actifs et les systèmes EAM, visitez les ressources suivantes :

• 50 meilleurs systèmes logiciels de gestion d'actifs d'entreprise (EAM) (Camcode)
• EAM vs CMMS : Ne vous laissez pas tromper (SwainSmith)
• Meilleurs programmes de formation et cours en gestion d'actifs (Camcode)
• Guide britannique de l'EAM (Sapphire Systems)
• Guide rapide de l'EAM (AssetWORKS)
• 50 meilleurs outils logiciels de gestion d'actifs (Camcode)
• Transition vers la gestion d'actifs d'entreprise (Archibus)
• Implémentations EAM et CMMS : Obtenez-vous ce pour quoi vous avez payé ? (Emerson)
• Meilleures conférences sur la gestion d'actifs 2020 (Camcode)
• Comprendre l'impact et la valeur de la gestion d'actifs d'entreprise (IBM)