50 conseils éprouvés de suivi d'équipement pour booster l'efficacité et réduire les coûts

Plus que jamais, les entreprises ont le pouvoir de suivre leur équipement efficacement, parfois avec de faibles investissements initiaux. Cela dit, la concurrence sur le marché est forte, ce qui rend les sélections difficiles, notamment en termes de processus, logiciels et équipements de suivi spécialisés. Heureusement, Internet regorge de ressources expertes pour apporter de la clarté à cette tâche ardue. Pour réduire le bruit, nous avons compilé une liste de 50 conseils de suivi d'équipement, incluant astuces organisationnelles, implémentation de processus, et meilleures pratiques de maintenance et réparation. Vous trouverez ci-dessous des citations directes de ces ressources expertes, organisées par catégorie.

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• Meilleures tactiques organisationnelles pour l'équipement
• Meilleures pratiques pour la sélection des logiciels et tags de suivi d'actifs
• Comment implémenter un programme de suivi d'équipement
• Enregistrement de la maintenance et des réparations
• Comment promouvoir l'importance du suivi d'équipement auprès des employés

Meilleures tactiques organisationnelles pour l'équipement

1. Avant tout, compilez une liste d'inventaire d'équipement à jour. « Savez-vous exactement quel équipement se trouve dans votre inventaire ? Vous pourriez avoir une idée, bien que nous pensions que la valeur combinée de tout votre équipement de support est probablement plus élevée que vous ne le penseriez. Même si vous avez une vue d'ensemble, est-elle vivante ? Une liste d'il y a un an vaut moins que le papier sur lequel elle est imprimée. » – Henri Van Bost, 8 Tips for Effective Equipment Inventory Management, Cheqroom ; Twitter : @cheqroom

2. Pensez au-delà du suivi manuel de l'équipement. « La perception commune que les méthodes de suivi manuel sont un pari sûr nuit aux entreprises. Certes, elles sont abordables et existent depuis l'administration Reagan, mais elles se sont aussi avérées être une responsabilité financière et opérationnelle pour la gestion d'équipement. » – The Ultimate Way to Track Construction Tools and Equipment, ASAP Systems ; Twitter : @ASAP_Systems

3. Organisez votre espace pour que l'équipement puisse être localisé efficacement. « Avant de placer quoi que ce soit dans l'entrepôt, étiquetez tout : rayonnages, étagères, quais, tout. Les solutions d'étiquetage d'entrepôt sont conçues pour répondre aux besoins uniques de l'entrepôt, offrant des options personnalisées allant des étiquettes rétro-réfléchissantes à longue portée aux étiquettes pour stockage frigorifique, panneaux suspendus, étiquettes multi-niveaux pour rayonnages, et panneaux extérieurs pour quais et portes résistant aux éléments. En choisissant la bonne solution d'étiquetage, votre entrepôt sera plus facile à naviguer, le prélèvement et l'emballage seront rationalisés, et l'efficacité organisationnelle globale sera boostée. » – Shelly Stazzone, How to Organize a Warehouse: A Step-By-Step Guide to Efficient Warehouse Organization, Camcode ; Twitter : @Camcode

4. Créez un processus de gestion et suivi d'équipement qui aidera votre opération à atteindre ses objectifs. « Selon le Département des Transports des États-Unis, la première étape d'un processus de gestion d'actifs physiques est d'établir des politiques organisationnelles, y compris objectifs stratégiques et budgets. Cela aide à déterminer les besoins futurs de l'entreprise. La deuxième étape consiste à collecter et analyser l'inventaire et la performance actuels des actifs. La différence entre où l'entreprise veut être et où elle est aujourd'hui est l'écart d'actifs stratégique, indiquant où des améliorations sont nécessaires. La troisième étape implique l'évaluation des alternatives pour combler ces écarts. L'étape finale implique la surveillance continue de la performance des actifs et le réajustement du mix d'actifs selon les besoins. » – Chirantan Basu, Organizing Function of Managing Physical Assets, Chron ; Twitter : @houstonchron

5. Prenez de fortes décisions organisationnelles faites pour durer. « Traduire un ensemble de priorités de fabrication en une collection appropriée d'usines, de personnes et de politiques nécessite des ressources, du temps et de la persévérance managériale. Comme mentionné plus tôt, la grande majorité des actifs de la plupart des entreprises (capital, humain, managérial) se trouve dans la fabrication. De plus, ces actifs ont tendance à être massifs, hautement interdépendants et de longue durée — en comparaison avec les actifs marketing et financiers. Par conséquent, il est difficile de les rediriger, et le « réglage fin » est presque impossible. Une fois un changement fait, son impact se ressent dans tout le système et ne peut être annulé facilement. » – Robert H. Hayes et Roger W. Schmenner, How Should You Organize Manufacturing?, Harvard Business Review ; Twitter : @HarvardBiz

6. Décidez d'un processus organisationnel visuel simple à implémenter et comprendre. « Il existe plusieurs méthodes pour organiser les outils. Cela pourrait être par type d'outil, par type de travail (si cette différenciation peut être faite facilement) ou même par ordre alphabétique si vous avez une sélection particulièrement large. Différentes catégories peuvent être stockées dans différentes zones, permettant une localisation facile. » – Moira Van Den Akker, Simple Ways to Manage Your Tool Crib Inventory, Constructible ; Twitter : @TrimbleMEP

7. Identifiez et éliminez vos « actifs fantômes ». « Un actif « fantôme » est un bien perdu, volé ou inutilisable, mais toujours listé comme actif immobilisé actif dans le système… Les actifs fantômes non identifiés peuvent causer une perte de productivité car les actifs manquants ou inutilisables ne sont pas disponibles quand on en a besoin. Les budgets d'investissement sont rendus inadéquats car la direction ignore les actifs critiques nécessitant un remplacement. » – Best Practices for Fixed Asset Managers, Sage Software ; Twitter : @SageNAmerica

Meilleures pratiques pour la sélection des logiciels et tags de suivi d'actifs

8. Avant de sélectionner votre logiciel, considérez d'abord vos options. « Les gestionnaires d'actifs immobilisés peuvent implémenter les meilleures pratiques en sélectionnant un système de suivi d'actifs approprié pour leurs organisations. Parmi les outils à considérer pour un contrôle total du cycle de vie des actifs : logiciels de comptabilité d'actifs immobilisés, solutions d'inventaire, reporting personnalisé et solutions de comptabilité de projet. En évaluant les solutions logicielles, une attention particulière doit être portée à l'intégration entre les applications d'actifs immobilisés ainsi qu'avec d'autres solutions financières, comme le grand livre, afin de gagner du temps et d'éliminer la possibilité d'erreurs de ressaisie de données. » – Benefits of Implementing Fixed Asset Solution that Includes Bar Coding, Scanning, ITWeb ; Twitter : @ITWeb

9. Déterminez l'équipement qui a besoin d'être tagué pour le suivi. « Presque tout type d'équipement peut être tagué, et les tags sont faits de divers matériaux pour résister à l'environnement dans lequel votre équipement est utilisé. Les tags d'actifs contiennent généralement un code-barres permettant d'attribuer un numéro d'identification unique à chaque pièce d'équipement pour localiser facilement son emplacement, accéder aux plannings de maintenance, déterminer le statut de l'équipement, et plus encore, simplement en scannant l'étiquette permanente. L'utilisation de tags d'actifs réduit aussi le risque de perte d'équipement par erreur humaine ou vol. » – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling, and More, Camcode ; Twitter : @Camcode

10. Prenez en compte vos investissements actuels en suivi d'équipement. « Il est crucial de sélectionner un système compatible avec vos technologies existantes — par exemple, certains ne fonctionnent que sur certains appareils ou systèmes d'exploitation. Vous devez examiner vos systèmes actuels et évaluer si le système de gestion des commandes en ligne peut s'intégrer. » – Jodie Green, How to Select the Right Online Inventory Management System, Fleximize ; Twitter : @fleximize

11. Déterminez l'équipement supplémentaire nécessaire pour suivre vos actifs. « Il existe de nombreuses façons de suivre l'inventaire, il est donc important de savoir quelle méthode vous utiliserez. Vous pouvez suivre le stock en utilisant des codes-barres, la sérialisation, des tags RFID, le contrôle par lot, et le kitting. Non seulement il y a de nombreuses méthodes, mais certaines fonctionneront mieux avec des processus d'inventaire particuliers. C'est pourquoi vous devriez décider d'une méthode avant de commencer votre recherche de système d'inventaire. Tous les systèmes n'ont pas la capacité d'utiliser tous les suivis, surtout dans les marchés des petites et moyennes entreprises. Forcer vos processus d'inventaire à s'adapter à un système peut être problématique et coûteux. Pour éviter cela, définissez quelle méthode de suivi fonctionnera le mieux avant de commencer votre recherche. Selon votre choix, vous devrez peut-être acheter le matériel et les scanners. Vous voulez vous assurer que les scanners choisis sont utilisables avec votre système. Si vous sélectionnez vos scanners après votre système, ils peuvent ne pas être compatibles. Ou, les scanners compatibles peuvent ne pas convenir à vos besoins. Comme vous pouvez le voir, il est important de prendre ces décisions avant de commencer votre recherche. » – 5 Tips on Selecting the Right Inventory Management System, Clear Spider ; Twitter : @clearspider

12. Assurez-vous qu'au minimum, votre logiciel de suivi d'équipement inclut ces fonctionnalités. « …vous devriez noter celles dont vous avez absolument besoin, ainsi que celles dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir et oublier les fonctionnalités non pertinentes. Il vaut aussi la peine de noter que votre logiciel de point de vente peut déjà avoir toutes les fonctionnalités de gestion d'inventaire dont vous avez besoin, alors assurez-vous de ne pas doubler vos logiciels.

• Hub central : Assurez-vous que votre logiciel agira comme un « hub central » entre tous les points d'achat, y compris les boutiques en ligne et les multiples emplacements physiques.
• Données en temps réel : Surtout important si vous gérez plusieurs magasins ou entrepôts.
• Utilisabilité : Vous devriez tester tous les logiciels gratuitement et vous assurer que vos employés sont à l'aise avec avant d'acheter. Cela peut économiser beaucoup de temps et d'argent à long terme.
• Sécurité : Vos données devraient être sauvegardées en ligne dans le cloud et non stockées localement.
• Support technique et formation : Demandez à votre fournisseur si l'implémentation, le support et la formation sont inclus. Cela peut être un coût supplémentaire important s'ils ne le sont pas.
• Intégration matérielle : Le logiciel fonctionnera-t-il avec votre ordinateur, système d'exploitation et scanners code-barres/RFID existants ?

» – Amanda Layton, Professionnelle du marketing digital chez PrognoStore, The Ultimate Guide for Choosing Inventory Management Software, The PrognoStore Blog ; Twitter : @PrognoStore

13. Utilisez un numéro d'identification unique pour chaque pièce d'équipement. « Il est important de garder à l'esprit que vous devriez éviter d'utiliser le numéro de série de l'équipement lors de la création d'un tag d'actif ou d'une étiquette code-barres. Les numéros de série peuvent être dupliqués, et les utilisateurs seront confus quand il deviendra impossible de distinguer deux actifs dans un système de suivi. La solution est d'utiliser un numéro d'identification unique pour chaque pièce d'équipement afin de ne pas avoir de numéros identiques. Vous maintiendrez l'intégrité de vos données et aurez des informations d'équipement complètes et précises en temps réel en optant pour un numéro d'identification unique. » – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling, and More, Camcode ; Twitter : @camcode

14. Avant d'acheter un système de gestion d'actifs, demandez une démo gratuite. « Vérifiez si un essai gratuit ou une démonstration est fourni par l'entreprise. Demandez-le et essayez d'obtenir la démo dans les mêmes conditions (matériel et configuration logicielle identiques à ceux que vous utiliserez dans votre organisation). » – Mungara Chinratan, 6 Tips to Choose the Right Asset Management Software, eLearning Industry ; Twitter : @elearningindustry

15. Recherchez des fonctionnalités faciles d'entrée/sortie. « Une fonctionnalité d'entrée/sortie facile à utiliser peut grandement améliorer la précision et réduire le temps passé à distribuer et recevoir des actifs. Recherchez un logiciel qui pré-remplit les champs pour l'entrée/sortie avec une fonction « recherche rapide » qui recherche votre base de données par tag d'actif, actif, fournisseur, client ou employé. Certaines offres permettent d'utiliser une seule transaction pour l'entrée/sortie de plusieurs actifs à plusieurs assignataires — un grand avantage pour les magasins d'outils, écoles et unités d'intervention d'urgence avec un grand nombre d'actifs devant être régulièrement entrés/sortis à plusieurs utilisateurs. » – Brian Sutter, 14 Things to Look for When Choosing Asset Management Software for Your Business, Business2Community ; Twitter : @b2community

16. Déterminez quelles pièces d'équipement ont besoin de tags d'actifs. « Répondre aux questions suivantes peut vous mettre sur une voie bien définie pour étiqueter vos actifs :

1. Quels outils ont un risque plus élevé de vol ou d'égarement ?
2. Quels actifs sont les plus utilisés ?
3. Y a-t-il une chance que des instruments bougent entre départements ?

« Une fois que vous avez listé tous les actifs correspondant à ces critères, vous comprendrez mieux quels articles étiqueter. Cela pourrait inclure, par exemple, des appareils portables facilement perdus d'un site à l'autre, ou des articles en forte demande. Les équipements les plus fréquemment tagués incluent ordinateurs portables, smartphones et imprimantes. Selon la taille de l'entreprise, de tels articles peuvent être des investissements en capital coûteux et difficilement remplaçables. Outre la valeur monétaire, les ordinateurs portables et disques durs contiennent souvent des informations confidentielles qui ne devraient pas être accessibles par du personnel non autorisé. Pour cette raison, il devient crucial d'étiqueter tout actif qui doit être protégé et suivi tout au long de son utilisation. » – Asset Tagging Best Practices: A Guide to Labeling Business Assets, EZ Office Inventory ; Twitter : @officeinventory

17. En cas de doute, choisissez le code-barres. « Les numéros de série sont souvent dupliqués, endommagés ou non disponibles pendant le processus d'inventaire. Le format du numéro de série varie largement selon le fabricant, ce qui n'est pas propice à une clé de base de données. La collecte de numéros de série est sujette à l'erreur humaine et à l'interprétation. Les numéros de série ont souvent des caractères spéciaux non alphanumériques (#, -, %). Alors que le numéro de série est un point de données clé pour tous les actifs, il ne devrait pas être utilisé comme point de données standard pour le suivi et le reporting isolément. Le code-barres est la voie préférée. Cela permet un identifiant clé cohérent pour tous les actifs dans un format standard. Le code-barres permet aussi un inventaire plus contrôlé. Les tags peuvent être suivis et les actifs confirmés visuellement ainsi que capturés dans l'inventaire. » – David Foxen, Quick Guide to Hardware Asset Tracking, The ITAM Review ; Twitter : @itamreview

18. Apprenez les avantages des systèmes de suivi pour équipements lourds. « Des équipements lourds qui vous disent où ils sont, quand ils reviendront, combien de carburant ils consomment et quand il est temps d'aller chez le médecin ? Sans parler de contribuer aux rapports et de faire des livraisons sur site sans pause café ? En plus de réduire le temps maintenant passé sur la coordination et la collecte de données par le personnel, cet équipement « intelligent » peut aussi aider les gestionnaires à prendre des décisions sur les clients à cibler et les plannings de travail, signifiant non seulement du temps gagné, mais plus de profit. Certains conflits de télématique propriétaires entre fabricants persistent, donc l'accès à toutes les données de tous les équipements n'existe pas encore, mais les gestionnaires devraient se préparer pour un scénario futur proche où une grande partie du travail sera faite par des machines autrefois « bêtes ». » – How High Tech Equipment Tracking is Changing Construction, Raken ; Twitter : @RakenApp

19. Rendez votre équipement moins susceptible au vol. « Faites graver le nom et l'adresse de votre entreprise sur vos équipements et outils. Cela permettra l'identification correcte de votre équipement et dissuadera aussi les voleurs. Si votre équipement est gravé, il est identifiable, le rendant moins désirable. » – How to Combat Construction Equipment Theft, LiveViewGPS ; Twitter : @latracker

20. Suivez les outils qui réparent votre équipement. « Des données de suivi d'outils efficaces s'accumuleront avec le temps, et les gestionnaires pourront identifier quels employés peuvent avoir besoin de plus de formation ou utilisent mal l'équipement. Prusha dit que le suivi d'outils est une priorité dans la fabrication, où des outils spécifiques sont utilisés pour réparer des actifs tout au long d'une ligne de production. En revanche, les gestionnaires d'installations peuvent négliger ce processus plus souvent, car ils ont tendance à utiliser des équipements non spécifiques, comme tondeuses, brosses ou perceuses. Pour toute organisation, suivre les outils les plus critiques pour les tâches quotidiennes offre une meilleure supervision. » – Brock Prusha, analyste senior systèmes pour le fournisseur CMMS MAPCON, comme rapporté à Taylor Short, Tool Management with a CMMS: Benefits and Best Practices, Software Advice ; Twitter : @softwareadvice

21. Exécutez des rapports d'utilisation d'actifs périodiques pour un suivi plus ciblé. « L'exécution réussie des opérations quotidiennes n'est possible que par une gestion d'actifs robuste. Pour assurer des activités de travail fluides, il est crucial de noter la consommation d'actifs. Cela peut se faire en générant un rapport d'utilisation d'actifs qui utilise l'historique d'utilisation et les enregistrements d'entrée/sortie. Cela aide les entreprises à définir des seuils d'approvisionnement en inventaire, et à faire tourner l'équipement pour la longévité si nécessaire. Plus important encore, le suivi de la consommation via les rapports d'utilisation permet d'automatiser l'approvisionnement. Cela garantit que vous ne faites pas face à des retards dus à des pénuries. Le suivi des tendances d'approvisionnement mois par mois avec de tels rapports peut grandement réduire les frais administratifs pour votre entreprise. » – Momina Sohail, The Most Crucial Asset Tracking Reports You Should Be Running, TechnologyAdvice ; Twitter : @Technology_Adv

22. Assurez-vous que votre logiciel de suivi d'équipement est assez flexible pour faire des distinctions catégorielles importantes. « Vous devez être capable de suivre des choses que vous ne possédez pas aux côtés de celles que vous possédez et faire des rapports sur l'utilisation comparative. Ces données sont très utiles pour décider s'il vaut la peine d'ajouter des articles supplémentaires à votre propre flotte. » – Asset Tracking Software — Best Practices for Equipment Management, Wynne ; Twitter : @wynnesystems

23. Augmentez la culture de responsabilité de votre entreprise. « Le suivi d'actifs ajoute un niveau de responsabilité plus élevé à toute entreprise. Quand les gestionnaires peuvent garder des registres détaillés de quand certains actifs sont utilisés et par qui, vous gagnez de nouvelles informations pour résoudre des problèmes préexistants. Par exemple, vous pourriez apprendre que vous perdez régulièrement des produits dans l'Entrepôt A. En enquêtant, vous découvrez que chaque fois que le nouveau préparateur est envoyé là-bas, quelque chose finit par manquer. Sans suivi d'actifs, vous n'auriez peut-être jamais remarqué. Augmenter la responsabilité globale du système décourage aussi le mauvais traitement des actifs par les employés. Quand les employés savent qu'ils sont tenus responsables, ils en prennent mieux soin. » – Dominique Robinson, How to Tell If Your Business Needs Asset Tracking Software, SkuVault ; Twitter : @SkuVault

24. Sélectionnez un système basé sur le cloud pour le suivi d'équipement en déplacement. « Les solutions logicielles basées sur le cloud complètent les fonctionnalités d'automatisation en donnant aux équipes plus de flexibilité pour quand et comment elles accomplissent leur travail. Plutôt qu'un système sur site ou sur appareils, une plateforme cloud assure que les membres de l'équipe peuvent enregistrer et mettre à jour les données n'importe quand, n'importe où. De plus, les systèmes hébergés dans le cloud permettent une collaboration en temps réel, plutôt que d'attendre la dernière version. Enfin, trouvez une précision accrue avec les programmes cloud et assurez-vous qu'il n'y a qu'un seul enregistrement de la vérité. » – Inventory Management 101: From Simple Inventory to Cloud-Based Management, Smartsheet ; Twitter : @smartsheet

Comment implémenter un programme de suivi d'équipement

25. Tirez plus de votre suivi d'équipement en fusionnant les systèmes. « Les alternatives logicielles pour gérer votre système d'inventaire vont des téléchargements de logiciels gratuits aux solutions de tableurs que vous développez vous-même, en passant par les gestionnaires d'inventaire commerciaux cloud et autonomes. Vous pouvez même faire concevoir un logiciel sur mesure pour votre entreprise. Si vous voulez intégrer un logiciel d'inventaire avec des packages comptables, vos options se réduiront, bien que certains packages comptables aient des fonctionnalités d'inventaire de base intégrées, donc vous pourriez déjà avoir une capacité de logiciel d'inventaire. Vérifiez que le package logiciel envisagé peut gérer suffisamment d'articles d'inventaire pour correspondre à vos besoins. » – Scott Shpak, How to Implement an Inventory System for a Manufacturing Company, AZ Central ; Twitter : @azcentral

26. Lors de l'implémentation, décidez d'un système d'unités unifié. « Unités de mesure, comme « pcs », « ea », « lbs », « bags », etc… donnent du sens aux quantités et appartiennent à leur propre place, en dehors des descriptions et des champs de quantité numérique. Utiliser des unités de mesure bien créées et cohérentes rendra les niveaux de stock, les quantités d'expédition et de commande plus faciles à comprendre. » – Inventory Basics — Inventory Management, Clearly Inventory ; Twitter : @clearinventory

27. Sélectionnez les solutions de numérisation les plus adaptées au mobile. « Que vous travailliez dans un environnement rapide, en extérieur ou dans un grand entrepôt, avoir un scanner code-barres robuste est essentiel pour votre succès. Les différences principales entre scanners standards et robustes sont que ces derniers sont construits avec des joints complets pour protéger contre la poussière et l'humidité. Ils ont aussi des poignées antidérapantes et une résistance aux chutes de 4 à 6 pieds. » – Inventory Management Best Practices, ASAP Systems ; Twitter : @ASAP_Systems

28. Préparez le pire scénario avant l'implémentation du logiciel. « Sauvegardez toutes vos données et stockez la sauvegarde dans un endroit sûr. Ce sera votre copie d'urgence dans le cas improbable où quelque chose tournerait mal. » – How to Prepare for Inventory Management Software Implementation: Minimize the Disruption, Zenventory ; Twitter : @zenventory

29. Intégrez des options d'audit faciles dans votre intégration logicielle. « Les auditeurs ne devraient pas avoir à naviguer dans un océan de paperasse ou passer d'un emplacement à l'autre. Avec un système de gestion d'inventaire, ils ont toutes les informations dont ils ont besoin au bout des doigts. Que ce soit sur un ordinateur ou un appareil mobile, les données sont accessibles n'importe où. Ce logiciel devrait aussi vous aider à maintenir le contrôle d'inventaire. » – The Ins and Outs of Inventory Management Systems, SelectHub ; Twitter : @SelectHub

Enregistrement de la maintenance et des réparations

30. Utilisez votre système de suivi d'équipement pour suivre les réparations. « Suivre les réparations est essentiel pour identifier les équipements chroniquement défectueux ou les opérateurs abusifs. Un simple tableur peut suffire, bien qu'un tracker d'actifs spécialisé et sophistiqué puisse contrôler le travail en atelier, la propriété, les plannings de maintenance, les mises à niveau de programmation, les vérifications d'inventaire, l'installation et la maintenance structurelle. Vous pouvez le configurer pour le reporting de gestion d'actifs, et rendre les départements responsables de leurs actifs et contrôler l'accès. » – Asset Tracking, P25 Best Practice ; Twitter : @TaitRadio

31. Utilisez votre système pour concevoir un planning de maintenance. « Les entreprises obtiennent un retour sur investissement massif avec un système d'actifs immobilisés de qualité qui peut calculer l'amortissement périodique (en utilisant diverses méthodes, dont l'amortissement linéaire et le dégressif double), identifier le besoin de maintenance préventive pour prolonger la durée de vie de l'actif immobilisé, et un processus d'entrée/sortie pour surveiller qui a eu l'actif en sa possession en dernier, où et pourquoi, prévenant la perte d'actifs par vol, oubli ou incompétence. » – Jay Schofield, What You Need to Know: Fixed Asset or Inventory Management, System ID ; Twitter : @systemid

32. Utilisez votre outil de suivi d'équipement pour suivre l'amortissement. « Habituellement, vous ne rapportez pas le coût total d'un actif immobilisé en une année. Au lieu de cela, vous amortissez la dépense pour tenir compte de la valeur déclinante de l'actif au fil du temps. Vous rapportez des portions du coût total sur un nombre fixe d'années. Vous devez suivre le statut d'amortissement de chaque actif immobilisé pour savoir quoi reporter sur votre déclaration d'impôts. » – Amanda Cameron, Fixed Asset Management for Small Business, Patriot Software ; Twitter : @patriotsoftware

33. Clarifiez les significations derrière les différentes stratégies de cycle de réparation. « Idéalement, la maintenance préventive ou de routine est planifiée et effectuée via un système de suivi d'actifs pour prévenir ou prévoir le besoin de réparations ou de remplacements complets. Alternativement, la maintenance corrective ou d'urgence survient quand il y a un besoin abrupt de réparation ou remplacement. La maintenance peut inclure, sans s'y limiter :

1. Inspections régulières planifiées des actifs
2. Réparations nécessaires pour assurer la pleine fonctionnalité
3. Remplacement d'équipement qui ne peut plus être utilisé
4. Visibilité de l'historique de réparation d'équipement pour la comptabilité

» – Maintaining Maintenance for Asset Tracking, Barcloud Blog ; Twitter : @ASAP_Systems

34. Prenez l'habitude d'ajouter les données d'utilisation d'équipement à vos registres généraux. « Chaque entreprise investit massivement dans son équipement. Les outils et machines de haute qualité tombent en panne moins souvent et fonctionnent plus longtemps. Mais cela ne signifie pas que vous ne surveillez pas rigoureusement leur utilisation. Une façon de le faire est de suivre quand et où votre équipement est utilisé. Cela peut se faire facilement par la tenue de registres de maintenance d'équipement en taguant tous vos outils. Cela lie essentiellement votre inventaire officiel à un logiciel en ligne. Ce logiciel est un point d'accès unique d'information pour tous dans votre lieu de travail. Chaque fois qu'un employé retire une machine pour l'utiliser, c'est instantanément mis à jour dans le système. Quand vous savez où sont vos outils, il devient plus facile d'enregistrer leur historique d'utilisation pour prévoir les tendances et motifs futurs. » – What is Equipment Maintenance Record Keeping and How to Optimize It, EZ Office Inventory ; Twitter : @officeinventory

35. Automatisez les plannings de maintenance et de service de votre équipement. « Les solutions EAM/CMMS offrent une gestion de maintenance et une tenue de registres plus complètes, favorisant une plus grande longévité des pièces et généralement requise pour la conformité réglementaire. La sérialisation facilite grandement la surveillance et la gestion des activités et historiques de maintenance, et de meilleures solutions supportent des fonctionnalités améliorées comme l'intégration avec appareils mobiles pour le reporting d'activité de maintenance. La capacité d'automatiser la planification, y compris la gestion de planning basée sur les ressources, assure que le travail est effectué comme requis. En outre, les usines gagnent un meilleur contrôle sur les travaux de réparation grâce à leur capacité à enregistrer et analyser les incidents et intervalles de réparation. Les analyses historiques des registres de service et réparation peuvent aussi aider l'organisation à suivre la performance de pièces spécifiques par rapport aux attentes. » – Mike Edwards, fondateur d'AssetOptics, 4 Tips for Better Inventory Management, Reliable Plant ; Twitter : @NoriaCorp

36. Fusionnez la gestion de maintenance dans votre plan de gestion d'actifs. « Bien que la gestion de maintenance et la gestion d'actifs soient techniquement différentes, elles sont encore interdépendantes et s'enchaînent bien. La gestion de maintenance aide à guider la performance physique de l'équipement et des activités de maintenance efficacement, tandis que la gestion d'actifs aide à analyser toutes les données pour le travail nécessaire sur les actifs eux-mêmes. La gestion d'actifs aide à identifier et prioriser le travail nécessaire pour des actifs spécifiques non seulement pour le ROI de l'actif, mais aussi pour analyser et coordonner stratégiquement avec le travail sur d'autres opportunités. » – What's the Difference Between Asset Management and Maintenance Management, Micromain ; Twitter : @micromaincorp

37. Tenez toujours compte de la météo lors de la formulation d'un planning de maintenance. « Il est important de prendre en compte la météo et les conditions du site dans votre plan de maintenance. Parce que la météo et les conditions du site changent la fréquence et le moment où la maintenance d'équipement de construction doit être planifiée. Dans les endroits avec sol acide ou salage, il est important d'aborder cela dans votre plan. Sinon, d'importantes parties de l'équipement pourraient finir par rouiller ou se corroder et causer des besoins de maintenance imprévus. » – Rachel Novotny, Construction Equipment Maintenance: How Often and When to Schedule, eSUB ; Twitter : @eSUBinc

38. Économisez de l'argent en analysant les données de performance clés de votre équipement. « Un avantage majeur d'une solution logicielle de maintenance implique les données. Toutes les données actuelles et historiques liées aux actifs et à la maintenance sont facilement accessibles en un seul endroit. « Cela donne aux entrepreneurs un outil puissant pour gérer les processus de maintenance quotidiens, surveiller les KPI, et prendre des décisions stratégiques de propriété comme quand il est plus rentable de remplacer un asset plutôt que de continuer à le maintenir », dit Kane. » – John Kane, chef de produit chez B2W Software, cité par Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers, Conexpo Con/Agg ; Twitter : @conexpoconagg

39. Mettez votre équipement sur une piste de maintenance préventive au lieu d'une corrective. « Les pannes d'équipement peuvent arrêter une partie de votre usine, voire toute l'installation. Les opérations cesseront jusqu'à ce que vous puissiez réparer le problème. La maintenance préventive aide à attraper les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des pannes majeures, tandis que la maintenance corrective repose sur la correction des problèmes après qu'ils ont déjà causé des perturbations. Avec un système PM en place, vous pouvez effectuer les tâches de maintenance et corriger les problèmes potentiels à vos conditions. Vous pouvez choisir de traiter le problème à un moment où vous n'avez pas besoin de l'équipement en question, comme la nuit, le week-end ou pendant une période d'activité lente. Vous pouvez aussi arrêter de petites parties de vos opérations une par une, pour que votre entreprise n'ait jamais à s'arrêter complètement. Si vous comptez sur la maintenance corrective, vous n'avez aucun contrôle sur quand vous effectuez les activités de maintenance. L'équipement pourrait tomber en panne n'importe quand, et il y a de fortes chances que ce ne soit pas à un moment commode. Ces pannes prendront aussi probablement plus de temps à réparer que les activités PM n'en auraient pris. » – The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment, Cherry's Industrial Equipment ; Twitter : @CherrysInd180

40. Apprenez à créer un rapport de temps d'arrêt d'équipement avec votre logiciel de suivi. « Vous savez que c'est frustrant de naviguer dans des tableurs si votre entreprise compte encore sur le suivi et le reporting d'actifs manuels. Éliminez le besoin de tableurs (avec des milliers de lignes d'actifs par emplacement) avec un CMMS. Quand vous implémentez un CMMS, vous gagnez une visibilité et des insights en temps réel qui minimisent les temps d'arrêt et réduisent les profits perdus. Vous aurez l'opportunité d'organiser tous les actifs en un seul endroit dans une structure hiérarchique, plutôt qu'une liste pour un rapport de temps d'arrêt facile à scanner. Un CMMS vous permet d'ajouter des équipements aux bons de travail au fur et à mesure que vous les peuplez. À partir de là, vous pouvez trier par actif global, marque ou stade de cycle de vie, ou choisir de voir l'actif par emplacement. En un clic, vous pouvez trier les actifs ou emplacements par temps d'arrêt pour générer des rapports rapides et basés sur les données pour les décisions futures. » – Leah Garcia, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS, Maintenance Connection ; Twitter : @maintconnect

Comment promouvoir l'importance du suivi d'équipement auprès des employés

41. Formez votre personnel sur votre nouveau système de suivi d'équipement. « Si avoir un système en place est important, il est tout aussi important que vous et votre équipe compreniez comment l'utiliser efficacement. Réservez du temps pour vous familiariser avec le logiciel, y compris ses paramètres, filtres, attributs, et comprenez comment générer des rapports pour revoir les informations importantes. S'il y a quelque chose que vous ou vos collègues ne comprenez pas ou voulez apprendre, il est important d'avoir un fournisseur de services avec une équipe de support technique capable (et désireuse) de répondre à vos besoins. Leur équipe devrait pouvoir vous fournir des conseils utiles — ou vous indiquer un endroit où vous pouvez les trouver — pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre système. » – Brian Dziuk, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018, RasTrac ; Twitter : @RasTrac_GPS

42. Implémentez des suivis stricts post-formation. « L'instruction n'est qu'une partie d'un régiment de formation réussi. Faire un suivi avec votre personnel après leur formation, pendant qu'ils utilisent le système de suivi d'actifs, peut vous aider à vous assurer qu'ils l'utilisent correctement. C'est important pour plusieurs raisons. Premièrement, s'il y a des défis substantiels liés à la formation dans l'utilisation du système, c'est une bonne occasion de décider si une formation supplémentaire est nécessaire. Aussi, cela aidera à déterminer l'efficacité de la formation elle-même et vous donnera l'opportunité de la réévaluer et de modifier le programme si nécessaire. Enfin, cela vous permet de mener des évaluations de performance, et vous saurez si le personnel responsable de l'utilisation du logiciel de suivi d'actifs le fait de la manière la plus productive et efficace possible. » – 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools, Supply Chain Services ; Twitter : @SupplyChainSvcs

43. Formez votre personnel à se méfier des inefficacités comme la duplication. « L'une des clés les plus précieuses dans une bonne gestion d'actifs est l'identification et l'élimination des sources de gaspillage. Identifiez où des défauts ou erreurs sont introduits dans votre programme de gestion d'actifs d'équipement. Où l'erreur humaine peut-elle influencer la qualité des décisions prises dans la maintenance des actifs ? Concernant un programme d'analyse d'huile, la technique de collecte d'échantillons, la transcription d'informations et la configuration d'informations peuvent toutes impacter la précision des résultats. Identifiez où se produit la duplication de travail. L'utilisation de routes inefficaces, dupliquées ou chevauchantes pour collecter des informations de maintenance prédictive peut résulter en beaucoup de temps gaspillé. La saisie d'informations dans plusieurs bases de données ou par plusieurs personnes peut aussi être une source potentielle d'erreur si pas administrée correctement. » – Kent Knight, Equipment Asset Management: 6 Key Factors for Success, Reliable Plant ; Twitter : @NoriaCorp

44. Mettez votre protocole de suivi d'équipement par écrit. « Les personnes qui travaillent avec votre stock et utilisent votre système d'inventaire sont l'élément le plus critique pour établir un système de gestion d'inventaire plutôt bon. Vous devez vous assurer que ces personnes savent quoi faire avec les articles reçus, prélevés du stock, réservés pour usage futur, requis pour la production, ou qui est responsable de certaines transactions, etc… Dans certains cas, ce ne peut être qu'une ou deux personnes, mais il n'y a rien de mal à écrire vos politiques et s'assurer qu'elles sont suivies. Si vous ou les personnes avec qui vous travaillez n'êtes pas cohérents sur la façon dont l'inventaire est géré, peu importe le logiciel que vous utilisez, vous ne connaîtrez que frustration et échec. » – Inventory Basics — Inventory Management, ClearlyInventory ; Twitter : @clearinventory

45. Utilisez le suivi d'équipement pour renforcer la responsabilité des employés. « Quand on essaie de changer les attitudes des employés concernant les responsabilités d'équipement, cela fonctionne toujours mieux de leur faire savoir comment le suivi d'actifs peut bénéficier aux membres d'équipage individuels ainsi qu'à l'entreprise. Par exemple, expliquez comment le suivi GPS peut éliminer la paperasse chronophage et fournir des données plus précises. Fournissez des exemples concrets de comment le suivi d'actifs bénéficie directement aux employés. Cela peut inclure tout, depuis obtenir les bons véhicules sur le site au bon moment jusqu'à améliorer la sécurité des conducteurs, récupérer les véhicules volés et plus. Cela aide aussi à impliquer les employés dans l'implémentation et l'utilisation du suivi d'actifs. Quand cela devient partie de leur routine quotidienne, ils prendront naturellement plus de responsabilité pour le soin et l'utilisation appropriée de l'équipement. » – Greg Arlen, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability, Tenna ; Twitter : @Tenna_Co

46. Ne laissez pas les doigts collants des employés nuire à votre résultat net. « Les ordinateurs portables, smartphones et licences logicielles non récupérés, inutilisés, augmentent inutilement les coûts IT. Outre les nouveaux employés emportant des actifs, dans de nombreuses organisations, les actifs mal suivis, y compris leurs logiciels installés, restent simplement inutilisés dans les tiroirs et placards. Même le matériel activement utilisé contient souvent des logiciels payés mais rarement utilisés. Ces organisations finissent par acheter de nouveaux actifs inutilement et paient souvent des taxes significatives sur leurs actifs inutilisés. » – Automating Employee Asset Lifecycle Management, LANDesk ; Twitter : @LANDeskSoftware

47. Fournissez aux employés l'équipement traçable dont ils ont besoin, dès le premier jour. « S'assurer que les employés ont ce dont ils ont besoin pour faire leur travail le jour 1 est une fonction critique de l'onboarding des nouveaux employés, pourtant c'est en réalité un processus de cycle de vie des employés : les rôles changent, de nouveaux actifs doivent être émis, les actifs retirés doivent être récupérés. » – Employee Onboarding, Assets@Work

48. Assurez-vous que tous les nouveaux employés sont ajoutés à la liste d'équipement numérique mise à jour. « Une liste devrait être générée et fournie à un gestionnaire d'actifs IT. Quand les actifs sont retournés, une interface de confirmation ou un email devrait être envoyé pour déclencher le processus automatisé de mise à jour de la base de données de gestion d'actifs. » – Marcel Shaw, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users, Ivanti Blog ; Twitter : @Golvanti

49. Rendez les objectifs de performance connus de vos employés. « Les politiques organisationnelles peuvent être considérées comme une superposition large au processus. Des facteurs non-ingénierie, non-économiques reflétant les valeurs, perceptions et prédispositions d'une agence peuvent modifier les décisions basées sur la performance. Par exemple, des politiques établies, ou « règles de base », peuvent diriger une agence à sélectionner une alternative d'investissement basée sur la pratique historique ou d'autres raisons. Aussi, la direction peut assigner des contraintes de ressources non-économiques à certains composants d'actifs. La clé pour établir des objectifs de performance est de déterminer les priorités, valeurs et standards des utilisateurs liés à des domaines tels que la douceur de roulement et le niveau de service global ; le temps de trajet ; la mobilité globale du système ; l'accessibilité au système ; et la disponibilité des installations. Les objectifs peuvent être définis en termes de pourcentage d'actifs répondant à des niveaux de performance spécifiés, comme un exemple. » – Asset Management Overview: Strategies for Implementation, U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration ; Twitter : @USDOTFHWA

50. Pour une optimisation supplémentaire du suivi, chaque pièce d'équipement devrait avoir un « propriétaire » établi. « Un propriétaire est normalement assigné à un niveau exécutif ou de direction supérieure au sein d'une organisation, comme directeur ou vice-président. Un propriétaire ne possède pas légalement l'actif qui lui est assigné ; le propriétaire est ultimement responsable de la protection des actifs assignés et peut avoir une responsabilité fiduciaire ou être tenu personnellement responsable de la négligence dans la protection de ces actifs sous le concept de diligence raisonnable. » – Lawrence C. Miller, Peter H. Gregory, Determine and Maintain Ownership for Asset Security, Dummies ; Twitter : @For Dummies