Formatage étiquettes d'actifs : bonnes pratiques, normes réglementaires et considérations clés

Les tags d'actifs sont un outil crucial pour entreprises qui suivent et gèrent des actifs coûteux. Bien qu'il existe une variété d'options de formatage, le format optimal pour une entreprise peut ne pas convenir à une autre. Le meilleur format dépend de plusieurs facteurs : type d'actifs suivis, séquence numérotation et/ou symbologies code-barres utilisées pour suivre d'autres actifs de l'entreprise (si déjà suivis), et autres considérations.

Normes réglementaires

De plus, certains secteurs ont des normes régulant comment actifs et inventaire physique doivent être étiquetés pour assurer cohérence et fluidifier transition d'actifs ou données entre organisations. Par exemple, GS1 émet normes pour retail, fabricants, fournisseurs, incluant normes générales et spécifiques sur identification, capture données, partage, usage pour améliorer collaboration globale.
La FDA (Food and Drug Administration) identifie le Health Industry Bar Code Supplier Labeling Standard (HIBC SLS) comme standard de données pour l'Identification Unique de Dispositif (UDI), standard développé par Health Industry Business Communications Council (HIBCC). La réglementation FDA exige que dispositifs soient étiquetés avec identifiant produit et identifiant étiqueteur, comme HIBC LIC. La Federal Highway Administration (FHWA), Environmental Protection Agency (EPA), Automotive Industry Action Group (AIAG), et d'autres entités émettent aussi normes sectorielles adressant formatage requis et procédures identification pour divers types d'actifs industriels.
Donc, la première étape pour déterminer le formatage approprié de vos tags d'actifs est de vous familiariser avec toutes normes sectorielles applicables, spécifiquement celles stipulant procédures d'identification d'actifs ou formats d'étiquettes requis.
En dehors des exigences sectorielles, plusieurs options de formatage à considérer :

• Légende (Titre ou en-tête)
• Limite caractères texte
• Police
• Numérotation séquentielle
• Codage couleur
• Code-barres
• Logo entreprise

Lisez la suite pour en savoir plus sur ces options.

Légende (Titre ou en-tête)

Beaucoup de tags d'actifs utilisent une légende « Propriété de », bien que dans de nombreux cas cet élément soit inutile, surtout si le nom ou logo de l'entreprise est imprimé ailleurs sur l'étiquette. Cependant, d'autres légendes sont souvent utilisées :

• Ne pas retirer
• Danger !
• Loué par
• Installé par
• Étiquette garantie
• Pour appel service
• Pour appel commercial
• N° enregistrement
• N° lot
• Date service

Pour actifs haute valeur pouvant être perdus/volés, légendes « Récompense si trouvé » ou « Si trouvé appeler » sont utiles, ainsi que « Ne pas retirer ». Légendes « Installé par » et « Pour appel service » aident pour actifs nécessitant maintenance périodique, facilitant contact de la bonne entreprise avec bonnes infos pour service rapide et remise en service.

Limite caractères texte

La plupart des tags d'actifs ont une limite d'environ 24 caractères, due à l'espace restreint. Tailles standards : 3,8 x 1,9 cm à 5 x 2,5 cm. Si vous avez besoin de plus de caractères, possible en réduisant taille police ; mais police plus petite nuit à lisibilité. Alternative : tag custom plus grand pour espace adéquat.

Police

La lisibilité est une considération importante pour le formatage. En plus de la taille, le style de police impacte majoritairement la lisibilité. La plupart des tags utilisent polices Arial ou Helvetica, d'autres options disponibles si design custom nécessaire.

Numérotation séquentielle

Les tags identifient et suivent les actifs, donc chaque actif doit avoir un numéro d'identification unique. Variété d'options système numérotation : simple numérotation numérique séquentielle à formule plus complexe incluant préfixes pour identifier entreprise, département, fabricant, date fabrication ou type d'actif.

Codage couleur

Personnalisation additionnelle possible via codage couleur. Peut remplacer préfixe pour identifier département ou type d'actif, ou dénoter toute variable utile pour identifier/suivre actifs.

Code-barres

Beaucoup de tags incluent étiquettes code-barres, permettant scan au lieu lecture manuelle et documentation. Cela réduit significativement erreurs de doc dues à erreur humaine, et accélère dramatiquement processus. Plusieurs symbologies possibles : 1D et 2D. Codes-barres numériques-only ou alphanumériques selon système existant et exigences. Pour industries fortement régulées, symbologies spécifiques peuvent être requises par normes sectorielles.

Logo entreprise

Imprimer logo entreprise sur tags permet reconnaissance instantanée propriété ; actifs ainsi tagués sont moins susceptibles vol/altération, renforçant sécurité. Comme mentionné, logo élimine besoin d'utiliser espace légende pour identifier entreprise comme propriétaire/locataire, libérant cet espace précieux pour autres infos importantes d'actif.
Bien qu'il y ait variété d'options, il n'y a pas de seule bonne ou mauvaise façon de formater tags d'actifs, mais des bonnes pratiques rendent tags plus utiles et pratiques, réduisant même risque vol et renforçant sécurité. Exception : quand entreprise soumise à régulations/normes sectorielles stipulant formats/éléments spécifiques requis sur tags. La meilleure démarche : consulter fournisseur expérimenté solutions tracking d'actifs avec expertise pour guider design tag custom aligné avec toutes normes/regulations applicables, tout en utilisant bonnes pratiques établies pour maximiser retour sur investissement.