Gérer la crise d'entreprise : stratégies pour stimuler la productivité pendant les ralentissements économiques

Une crise financière qui fait chuter l'économie peut être dévastatrice, surtout pour les entreprises. Elle peut avoir des effets directs et indirects sur la croissance et le développement de votre activité. Les entreprises peinent pendant les crises financières, ce qui peut nuire aux intérêts et aux investissements de nombreuses parties prenantes. Un ralentissement économique a des effets néfastes tant sur les petites que sur les grandes entreprises. Comme la reprise économique peut prendre beaucoup de temps, les entreprises touchées au début de la récession subiront probablement les effets négatifs pendant une période plus longue.

Que doit faire l'entreprise en période de crise ?

Capitaliser sur les clients existants et potentiels

Même en période de crise économique, vous devez garantir que votre entreprise se démarque de la concurrence. Misez sur vos clients actuels et vos prospects. Assurez-vous que le service client est optimal ou améliorez-le si nécessaire. Un meilleur service client peut attirer de nouveaux clients et renforcer la fidélité des clients actuels. Il n'y a pas de meilleur moment pour essayer des techniques nouvelles, innovantes et efficaces afin de distinguer votre entreprise des autres. Vous pouvez faire preuve de créativité même quand l'économie est au ralenti. Inspirez vos clients à rester fidèles en leur montrant que vous êtes prêt à mettre en place de nouveaux systèmes innovants pour rester au sommet de votre marque.

Profiter du ralentissement pour optimiser les processus

L'optimisation des processus consiste à ajuster les processus existants pour maximiser la production et minimiser les coûts. L'entreprise peut planifier à l'avance ses futures opérations en améliorant les processus existants, ce qui permettra de générer plus de production une fois la crise financière passée. Pour les entreprises manufacturières, il y a généralement trois domaines principaux d'optimisation :

1. Équipements et maintenance
2. Procédures opérationnelles
3. Optimisation des contrôles

Optimiser les opérations et la maintenance des équipements

La première étape consiste à vérifier que les équipements existants sont utilisés à leur plein potentiel en examinant les données d'exploitation pour identifier les équipements sous-performants. Pour améliorer l'efficacité et la rentabilité de l'usine, il faut réduire les coûts totaux en optimisant les processus opérationnels et la maintenance. Cela se fait en améliorant continuellement la fiabilité des machines et en adoptant une maintenance proactive. Les programmes de gestion d'actifs et les systèmes d'automatisation peuvent améliorer significativement l'efficacité de l'usine, la qualité des produits, la rentabilité, la sécurité et l'environnement de travail des opérateurs. Voici comment aborder l'optimisation des équipements :

• Maintenance optimisée sur tout le cycle de vie de l'usine
  Les systèmes de maintenance nouveaux et complets jouent un rôle clé dans la maintenance des équipements de process, de l'automatisation, de l'alimentation électrique et des réseaux d'information. Mettre en place un système de surveillance continue des opérations de l'usine permet d'éliminer la détérioration progressive des performances et d'éviter les perturbations de process.
• Passer à une maintenance proactive
  De nouveaux outils permettent enfin de passer de la simple réparation des pannes à une maintenance systématique et proactive. La surveillance système des équipements mécaniques pour mesurer les vibrations informe les opérateurs que les équipements de fabrication fonctionnent correctement pendant les opérations quotidiennes. Une maintenance proactive réussie permet de réagir immédiatement aux perturbations et de planifier les réparations en fonction des données de mesure collectées.
• Corriger les défauts avant qu'ils ne causent de graves perturbations
  L'installation d'équipements de surveillance dans les processus à différents stades de leur cycle de vie donne de bons résultats avec des délais de rentabilité courts. Identifier la défaillance d'un sous-composant avant qu'elle n'affecte l'ensemble du processus de fabrication garantit que d'autres dommages ou perturbations de production ne causeront pas d'arrêts opérationnels futurs. Réparez avant que cela n'empire.
• Solutions d'automatisation
  Les solutions d'automatisation pour les processus et les opérations permettent d'augmenter les vitesses de production tout en contribuant à un environnement de travail sûr et ergonomique. La fiabilité est accrue grâce aux processus automatiques, permettant aux opérateurs d'effectuer davantage de tâches « à valeur ajoutée ».

Optimiser les procédures opérationnelles

La procédure opérationnelle est un terme sophistiqué pour désigner le flux de travail (workflow). L'optimisation du flux de travail est un moyen important de réduire les coûts et d'offrir de meilleurs services. Avec des flux de travail inefficaces, les choses prennent plus de temps et coûtent plus cher. Repenser les procédures de flux de travail est une étape cruciale dans l'intégration de nouvelles technologies futures dans la chaîne de fabrication de l'entreprise. Pour optimiser les processus typiques, les éléments suivants doivent être respectés :

1. Cartographier les processus tels qu'ils existent actuellement, y compris les problèmes
2. Identifier les risques et obstacles associés à chaque processus
3. Atténuer les risques et obstacles associés à chaque processus
4. Identifier les opportunités d'amélioration
5. Cartographier les processus optimisés
6. Conserver un enregistrement/évaluation des améliorations apportées

Gardez à l'esprit que ces éléments peuvent s'appliquer à tout ce qui a un flux de travail : optimisation des processus de candidature pour le travail administratif, flux de travail pour les procédures de fabrication sur lignes de production, ou opérations d'expédition et de réception de stocks. L'optimisation des procédures opérationnelles peut améliorer le temps de développement des produits, le flux de travail, réduire les coûts de fabrication et augmenter la production.

Optimisation des contrôles

Les installations de production fonctionnent en continu pour produire le maximum de produits possible. Elles sont souvent surveillées par des centaines de capteurs qui transmettent des données en temps réel aux opérateurs sur les performances de l'usine. De nombreuses installations manufacturières utilisent des systèmes de contrôle distribué (DCS) pour les processus dans une usine. Les DCS sont des systèmes dédiés au contrôle des processus de fabrication en fonctionnement continu. Ils sont connectés à des capteurs et actionneurs et utilisent le contrôle de consigne pour contrôler le flux de matériaux à travers le processus de production.
Pour améliorer les performances, il est souvent conseillé aux usines d'acquérir un logiciel de supervision des performances (PSS) pour l'installation de process. Ce logiciel rassemble toutes les données en temps réel du système de contrôle de process et calcule les performances pour les équipements de process, les contrôles et les opérateurs. Pour que les données soient utiles, elles doivent mesurer des informations significatives, mesurables et exploitables. Dans la plupart des systèmes de supervision des performances, le logiciel peut diagnostiquer et prioriser les opportunités au niveau des équipements, des contrôles ou des opérateurs.

Optimiser les stocks

Toute entreprise fait face au défi d'adapter son volume d'approvisionnement à la demande des clients. La qualité de cette gestion a un impact majeur sur la rentabilité.

Note : L'un des avantages d'utiliser E3.series et de personnaliser sa base de données est que l'entreprise peut restreindre les composants de la base de données aux fournisseurs préférés. Si chaque projet et chaque équipe utilise les mêmes modèles de composants, les achats deviennent moins chers, les stocks ont moins de diversité de pièces. La production et la maintenance deviennent moins chères et les commandes en plus grande quantité peuvent bénéficier de meilleures conditions de paiement.

Il y a quatre domaines principaux de la planification de la chaîne d'approvisionnement sur lesquels se concentrer pour tirer le meilleur parti de vos stocks :

1. Réduire l'erreur de prévision grâce à une meilleure planification de la demande
2. Établir de meilleurs niveaux de stock cibles avec l'optimisation multi-échelons des stocks
3. Synchroniser davantage le flux d'approvisionnement avec une meilleure planification des ventes et des opérations (S&OP)
4. Améliorer la gestion quotidienne des stocks

• Réduire l'erreur de prévision grâce à une meilleure planification de la demande
  Les deux facteurs clés qui influencent la quantité de stock requise dans une chaîne d'approvisionnement sont les délais d'approvisionnement et l'incertitude de la demande. Bien que la prévision soit extrêmement difficile et toujours imparfaite, beaucoup peut être fait pour en augmenter la précision grâce à des améliorations de processus et de technologie.
• Établir de meilleurs niveaux de stock cibles avec l'optimisation multi-échelons
  Décider où placer les stocks peut être difficile dans une chaîne d'approvisionnement de bout en bout avec de nombreux produits. Il existe de nombreuses façons de rééquilibrer l'allocation des budgets de stocks, le regroupement de stocks et les stratégies de report de produits peuvent être complexes à exécuter. Un système d'optimisation multi-échelons des stocks (MEIO) permettra à une entreprise de prendre en compte tous ces éléments pour décider où dans la chaîne d'approvisionnement et quelle quantité de stock avoir.
• Synchroniser davantage le flux d'approvisionnement avec une meilleure planification des ventes et des opérations
  Dans le cadre du processus de planification des ventes et des opérations, une entreprise doit déterminer comment répondre à la demande de stock provenant des prévisions de demande et des arriérés. Si une entreprise n'a pas un bon processus S&OP en place, elle ne pourra pas prendre de bonnes décisions concernant les stocks. De plus, si le système S&OP ne tient pas compte des effets des capacités finies, des matériaux et des contraintes opérationnelles, le contrôle des niveaux de stock ne sera pas atteint.
• Améliorer la gestion quotidienne des stocks
  Même avec un plan parfait, une entreprise ne peut pas maintenir des stocks bas et un service client élevé à moins de pouvoir exécuter le mouvement des stocks à travers la chaîne d'approvisionnement pour répondre aux commandes clients. Une meilleure gestion des stocks donnera une visibilité améliorée des stocks à travers la chaîne d'approvisionnement et créera les ordres pour déplacer les stocks quand nécessaire.

Standardiser/homologuer les projets, produits et procédures

Toutes les entreprises veulent augmenter la productivité et l'efficacité tout en réduisant les erreurs et les accidents, mais cela peut être particulièrement bénéfique pour les petites entreprises opérant avec des budgets plus serrés et des effectifs réduits. La standardisation peut être un moyen efficace d'augmenter la productivité et l'efficacité en formalisant les processus et en créant de la responsabilité. L'un des rôles clés de la standardisation sur le lieu de travail est qu'elle crée des procédures de routine que les gestionnaires et les employés peuvent suivre pour accomplir les tâches et responsabilités. Comme les employés n'auront pas besoin de s'arrêter pour réfléchir à la meilleure façon d'accomplir une tâche, cela maintient le flux de travail pour préserver la productivité et l'efficacité. Cela aide également à garantir l'uniformité pour que les produits et services finaux soient cohérents.

L'établissement d'un travail standardisé repose sur la collecte et l'enregistrement de données sur quelques formulaires. Ces formulaires sont utilisés par les ingénieurs et les superviseurs de première ligne pour concevoir le processus et par les opérateurs pour apporter des améliorations à leur propre travail. Ces trois formulaires sont :

1. Temps de tâche : C'est le rythme auquel les produits doivent être fabriqués dans un processus pour répondre à la demande client.
2. Séquence de travail : C'est la façon dont un opérateur effectue les tâches dans les temps de tâche.
3. Stock standard : Il comprend les unités dans les machines, nécessaires pour maintenir le processus en fonctionnement fluide.

Les avantages du travail standardisé incluent la documentation du processus actuel pour tous les quarts de travail, la réduction de la variabilité, une formation plus facile des nouveaux opérateurs, la réduction des blessures et tensions, et une base de référence pour les activités d'amélioration.
Il est facile de standardiser les composants de projet et cela peut faire gagner du temps et de l'argent pour le développement futur. Par exemple, les ingénieurs électriciens utilisent constamment des sous-circuits dans leur travail. Si les ingénieurs utilisent les mêmes sous-circuits encore et encore, et doivent les recréer à chaque nouveau circuit, cela devient une perte de temps. À mesure que vous construisez des circuits de plus en plus sophistiqués, vous voudrez construire des circuits plus petits que vous pourrez utiliser plusieurs fois dans des circuits plus grands. Dans Logisim, un tel circuit plus petit utilisé dans un circuit plus grand est appelé un sous-circuit. Utiliser le même sous-circuit encore et encore sans avoir à le recréer peut faire gagner un temps précieux à l'ingénieur.
Dans des logiciels comme E3.series, ces sous-circuits peuvent être enregistrés dans la base de données et « glissés » dans de nouveaux projets pour gagner du temps et maintenir les nouveaux produits conformes aux produits existants.

Réduire la production de déchets

Les entreprises négligent souvent leur production de déchets. Beaucoup se contentent d'établir et de gérer un système efficace pour éliminer les déchets. Les temps ont changé, et la gestion des déchets aussi. De nombreuses entreprises constatent une augmentation spectaculaire de la complexité et du coût de la gestion de leurs déchets. Parallèlement, la préoccupation du public quant aux effets des déchets a considérablement augmenté. Aujourd'hui, de plus en plus de clients prennent en compte des considérations environnementales lors de l'achat de produits et services.
En plus d'économiser de l'argent grâce à des coûts d'élimination des déchets réduits, la réduction des déchets a du sens d'un point de vue commercial. Elle peut aider à réduire les dépenses en matières premières, fournitures de bureau, équipements et autres achats. La rationalisation des opérations pour réduire les déchets peut souvent améliorer l'efficacité et la productivité globales. De plus, les mesures de réduction des déchets peuvent démontrer une préoccupation pour l'environnement et augmenter la fidélité des clients. Pour de nombreuses entreprises, la réduction des déchets devient rapidement un élément important de leur planification commerciale à long terme. Par exemple, l'ingénierie électrique et la fabrication nécessitent l'utilisation de grandes quantités de fils de cuivre. Si les projets ne sont pas développés avec une communication appropriée entre ingénieurs mécaniques et électriciens, les longueurs de fil ne sont pas précises et peuvent entraîner des excédents de fils et des longueurs raccourcies dues à des erreurs de dessin, ce qui se traduit par du gaspillage de cuivre et des coûts de production.

Implémenter un nouveau logiciel pendant la crise

Lorsque le temps d'arrêt de l'entreprise est un résultat direct ou indirect de la crise économique actuelle, il est inévitable. C'est généralement le meilleur moment pour mettre en œuvre de nouvelles solutions innovantes. L'implémentation de logiciels peut être chronophage et éprouvante pour les entreprises qui essaient de la configurer pendant des opérations de production à haut volume. Mais les périodes de faible production sont les moments idéaux pour l'implémentation. Il est crucial de garder les équipes inactives occupées pendant les temps d'arrêt et de permettre aux équipes de rester complètes une fois la crise terminée. L'implémentation de logiciels, surtout à grande échelle, nécessite le soutien total de l'entreprise. La refonte logicielle n'est pas une tâche du jour au lendemain.

L'état économique actuel a-t-il affecté votre entreprise ? Que avez-vous fait pendant le temps d'arrêt de votre entreprise ?