Comptes fournisseurs automatisés : renforcer la prévention de la fraude et rationaliser les paiements

L'automatisation des comptes fournisseurs donne aux comptables la tranquillité d'esprit face au risque de fraude et rationalise également l'ensemble du processus, de la décision d'achat à l'approbation de la facture avec les paiements électroniques inclus dans l'expérience.

Prononcer le mot « comptabilité » peut rapidement vider une pièce ou vous laisser avec un public diminué d'oreilles muettes. Malgré la présence de paiements et de factures dans à peu près n'importe quelle entreprise, les processus comptables peuvent souvent être accueillis avec peu d'intérêt et d'innovation. L'automatisation et le changement technologique ont modernisé les logiciels de finance et les outils en ligne, et pourtant, les procédures comptables standard, telles que les comptes fournisseurs, sont restées péniblement fastidieuses et manuelles. Avec une hausse des paiements frauduleux — 63 % des entreprises subissent plus de fraude et de pertes en 2018 que jamais auparavant — l'automatisation des comptes fournisseurs devient rapidement le seul moyen de faire face à la sophistication du criminel moderne. Cela permet aux entreprises d'atteindre un tout nouveau niveau de supervision lorsqu'elles automatisent les processus de paiement. Voici comment :

Contrôle des identifiants et des accès utilisateurs

Contrôler, et plus important encore savoir, qui peut demander et effectuer des paiements est la première étape pour lutter contre la fraude. L'automatisation des comptes fournisseurs fournit une solution facile à cela car chaque facture et demande de paiement est instantanément routée à travers des canaux préétablis pour approbation. L'accès utilisateur des employés est également strictement contrôlé dans la plupart des solutions d'automatisation AP, en permettant aux administrateurs de personnaliser les identifiants utilisateur en fonction du rôle ou d'autres facteurs.

Selon un rapport AFP, plus d'un tiers des fraudes de paiement ont en fait été internes, impliquant des employés embauchés. Dans les systèmes de comptes fournisseurs manuels, n'importe quel employé pouvait autoriser un paiement et cela passerait inaperçu. L'automatisation des comptes fournisseurs permet donc à certains employés seulement d'accéder aux données stockées électroniquement et ces solutions peuvent même mettre en place un système interne de contrôles et d'équilibres.

Rapports et notifications à la demande

L'Association des Examinateurs Certifiés de Fraude (ACFE) estime une médiane de 16 mois avant que les schémas de fraude ne soient détectés. Adopter l'automatisation des comptes fournisseurs éliminerait cette recherche car elle offre une responsabilité avec chaque paiement étant enregistré dans le système numérique, créant instantanément une piste d'audit. Non seulement cela permet de trouver efficacement les détails des transactions si une entreprise suspecte une activité frauduleuse, mais cela peut aider à la dissuader complètement. Des outils automatisés de détection de fraude, tels que le positive pay, peuvent également être mis en place avec l'automatisation des comptes fournisseurs pour contrer la fraude aux chèques et le phishing.

Les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs peuvent souvent suivre les changements de prix, suivre l'augmentation du volume des factures, identifier les factures manquantes, et par des notifications immédiates, signaler toute modification ou activité non vérifiée. Certaines solutions offrent des rapports à la demande ainsi que des pistes d'audit des factures et des paiements pour donner aux administrateurs le pouvoir de savoir exactement quelles actions ont été entreprises sur n'importe quelle facture à tout moment. Des mesures de notification supplémentaires peuvent également renforcer la sécurité. Par exemple, lorsque les informations du fournisseur changent, une notification par e-mail instantanée pourrait être envoyée aux administrateurs de paiement.

Workflows et processus définis

Les processus de comptes fournisseurs peuvent produire une montagne de paperasse et d'approbations. L'automatisation du système peut alléger ce volume mais aussi définir des workflows standardisés et des meilleures pratiques. Cela inclut une centralisation de toute l'activité et l'adhésion à une mesure étape par étape pour passer chaque phase d'approbation et de paiement.

Manuellement, les paiements peuvent facilement passer à travers les mailles du filet, mais lorsqu'ils sont automatisés dans le cloud, l'ensemble du processus d'approbation et de workflow peut être complété de n'importe où. Ce workflow défini peut inclure la vérification que les montants facturés sont corrects, que toutes les parties concernées sont notifiées, ou l'approbation des dépenses à des intervalles appropriés.

Les comptes fournisseurs peuvent être une partie frustrante et chronophage de la comptabilité pour les professionnels de la finance. L'automatisation des comptes fournisseurs donne aux comptables la tranquillité d'esprit face au risque de fraude et rationalise également l'ensemble du processus, de la décision d'achat à l'approbation de la facture avec les paiements électroniques inclus dans l'expérience. C'est encore un autre exemple de la façon dont la transformation numérique peut faire gagner du temps et des ressources aux organisations, et dans ce cas, aider à prévenir les pertes dues à la fraude.

Catherine Dahl est la PDG de Beanworks, une solution leader d'automatisation des comptes fournisseurs. Comptable Professionnelle Agréée (CPA) et Comptable en Management Certifiée (CMA) avec plus de 25 ans d'expérience opérationnelle en comptabilité et gestion, Catherine maintient une perspective unique sur l'industrie comptable dans son ensemble. Elle a utilisé cette expertise pour diriger Beanworks au cours des cinq dernières années et construire une entreprise prospère avec un personnel en forte croissance, hautement motivé.