Stratégies sereines pour surmonter les défis de la RPA

Il est essentiel de travailler avec les équipes de direction pour expliquer les vrais bénéfices qu'elles peuvent espérer atteindre et dans quel délai.

Beaucoup d'organisations connaissent déjà les avantages de l'automatisation des processus robotiques (RPA), mais trouvent difficile de savoir comment démarrer leurs propres projets. Qui doit être impliqué ? Doit-elle être pilotée par le métier ou l'IT ? Devons-nous savoir ce que nous voulons automatiser avant de chercher de l'aide, ou partir d'une page blanche ?

L'automatisation signifie des choses différentes pour différentes organisations, et il n'y a pas d'endroit ou de moment défini pour commencer.

L'aspect le plus important à considérer dans le parcours vers une implémentation RPA réussie est l'élément humain et la compréhension de la façon dont l'introduction de la technologie affectera les personnes au sein d'une organisation.

Reconnaître la résistance

Nous nous retrouvons souvent à implémenter des technologies numériques modernes dans des environnements legacy établis, ce qui signifie enseigner de nouvelles compétences à des équipes établies.

Certaines équipes seront plus résistantes au changement que d'autres, particulièrement si l'organisation a l'habitude de travailler en silos. Mais ce qui fait la différence entre le succès et l'échec d'un projet RPA, c'est le niveau d'adhésion au sein de ces équipes établies avant le lancement.

Ce qui est requis ici, c'est un sponsor transversal pour aider à souligner les bénéfices métier de la RPA ; la réduction des erreurs et le service 24/7 en tête. Bien sûr, la sécurité tend à être perçue comme un enjeu clé dans le déploiement des robots aussi — l'idée que les bots seraient hors de contrôle. Cependant, la gouvernance IT standard est presque toujours suffisante pour assurer une conformité totale.

Le plus important dans la poursuite du bonheur RPA, les entreprises doivent réaliser et communiquer que le rôle de la RPA est d'automatiser des tâches, pas des emplois.

Simple comme 1, 2, 3

Pour surmonter nombre de ces obstacles et répondre aux questions importantes autour des défis RPA, nous recommandons un programme en trois étapes.

Étape 1 : Éduquer

Nous commençons par une preuve de valeur ou de concept, pour aider les organisations à comprendre la puissance de l'offre RPA. Elles veulent vérifier que la technologie fonctionne, qu'elles peuvent construire le business case pendant cette phase, ainsi qu'un plan de livraison avec les bénéfices et économies potentiels.

Il est essentiel de travailler avec les équipes de direction pour expliquer les vrais bénéfices qu'elles peuvent espérer atteindre et dans quel délai. Le message doit ensuite être porté à l'organisation dans son ensemble sur ce qu'est la RPA et comment elle peut bénéficier à tous. Intégrez le personnel de première ligne pour expliquer comment ils peuvent travailler avec la robotique pour automatiser les éléments banals de leur travail et se recentrer sur le client.

Il est aussi vraiment important d'impliquer les départements support tels que les RH et la sécurité IT pour assurer une collaboration à travers toute l'organisation. Cela pose les fondations du succès à long terme de la RPA.

Étape 2 : Évaluer

C'est l'étape excitante où vous mettez en production un cas métier spécifique en automatisant un certain nombre de processus. Bien que centrée sur la technologie, cette phase devenant visible pour l'organisation, un programme robuste de communication et de gestion du changement doit être mené en parallèle pour maintenir les personnes concernées à bord et informées.

Travailler avec une petite équipe de 3 à 4 personnes, il est raisonnable de s'attendre à ce que vous puissiez concevoir, construire, tester et implémenter un processus en 40 jours. Il est important de cartographier un processus qui convient pour une preuve de valeur, quelque chose d'assez grand et complexe pour prouver un retour sur investissement en 40 jours, mais assez petit pour être réalisable et ne pas avoir à affronter les défis qui viennent avec le passage à l'échelle d'une solution RPA.

Le résultat final de l'étape 2 devrait être un processus automatisé fonctionnel ainsi qu'un plan clair pour faire avancer la RPA — et le plus important, une main-d'œuvre éduquée qui a appris comment la RPA fonctionne et ce qu'elle implique. La clé ici est de prouver les bénéfices de la livraison, tester et être capable de restituer les robots au métier si l'autonomie est l'objectif.

Étape 3 : Faciliter

La troisième étape pour surmonter les défis RPA consiste à construire un plan opérationnel métier qui crée un pipeline d'automatisation indiquant quels processus et ressources sont susceptibles d'être impliqués. Au final, l'objectif idéal de toute organisation devrait être de devenir un centre d'excellence pour l'automatisation. Un centre d'excellence est une structure organisationnelle qui peut être fournie en interne ou par un tiers, et devrait inclure le support des processus métier, le support technique logiciel et/ou le support d'infrastructure pour toutes les activités d'automatisation. Considérez cela comme de la RPA-as-a-service.

Un point supplémentaire à faire ici est que dès le début de votre parcours vers l'automatisation, vous devez réfléchir à à quoi cette structure ressemblera post-projet. Est-il préférable d'avoir votre centre d'excellence géré en interne ou en conjonction avec un tiers ? C'est une considération majeure en termes de ressources qui pourrait changer tout au long de l'étape de preuve de valeur mais doit rester en tête.

Si vous suivez ces trois étapes pour surmonter les défis RPA, vous ne vous tromperez pas. Mais compte tenu de l'importance du facteur humain, ces trois principes de RPA devraient régner en maîtres.

• Mettre les gens au centre de l'automatisation ;
• Éliminer le banal pour faire place au créatif ;
• Enseigner de nouvelles compétences pour tirer parti des nouvelles technologies.

Écrit par Ciara MacCooey, COO, human+