306 000 heures économisées : comment nos robots ont révolutionné nos opérations

Comment une entreprise d'automatisation s'automatise-t-elle elle-même ?

Nous entendons souvent cette question. Et pour cause ! Si nous vous encourageons à devenir une fully automated enterprise™, il est raisonnable que nous le soyons nous aussi.

Hier, nous avons publié nos résultats du premier trimestre en tant que société cotée. À partir d'aujourd'hui, chaque trimestre suivant nos résultats, nous annoncerons les dernières statistiques de notre propre programme d'automatisation à l'échelle de l'entreprise, piloté par notre Centre d'Excellence (CoE) d'automatisation. Aujourd'hui, nous avons automatisé plus de 306 000 heures de travail en interne, tout en faisant croître notre effectif à plus de 3 000 employés UiPath dans le monde.

306 000 heures de capacité créée équivalent à sauter 12 500 jours dans le futur* jusqu'en août 2055. Ou plus concrètement, c'est comme si chaque employé UiPath avait contribué 54 semaines de travail en une année (au lieu de 52). Nos robots sont un élément clé vers une croissance durable.

* Basé sur des journées de 24 heures. Si on compte 8 heures par jour (journée de travail typique dans de nombreux pays), les membres de l'équipe récupèrent près de 40 000 journées de travail grâce à leurs robots.

Notre expérience va à l'encontre du récit populaire selon lequel l'automatisation impacte négativement l'emploi. Pour nous, et pour beaucoup de nos clients, l'utilisation de robots logiciels permet une expérience client et employé améliorée, un levier opérationnel accru, et une opportunité d'adresser le paradoxe de la productivité (malgré des décennies de progrès technologiques, le taux de productivité de la société décline).

Nous espérons que les leçons que nous avons apprises pourront aider votre propre parcours vers une fully automated enterprise. Une fully automated enterprise :

1. Assigne tout travail automatisable aux robots avec un CoE à l'échelle
2. Libère les employés pour qu'ils se concentrent sur un travail épanouissant, précieux et stratégique
3. Démocratise l'automatisation et construit une armée de développeurs citoyens
4. Infuse l'intelligence artificielle (IA) dans chaque facette du travail

Leçon 1 : Assigner tout travail automatisable aux robots avec un CoE à l'échelle

Naturellement, les employés UiPath ont entrepris des projets d'automatisation depuis le début de l'entreprise. Mais en 2019, nous avons fait un effort concerté pour mettre à l'échelle notre CoE d'automatisation global.

Nous avions besoin d'un CoE d'automatisation dédié pour identifier les meilleurs processus à automatiser dans chaque département, évaluer et construire des idées de robots crowdsourcées, et suivre l'impact de notre programme.

Notre CoE envisage un monde où :

• Chaque client bénéficie de notre expérience d'utilisation de notre propre technologie
• Chaque employé a un accès facile aux technologies d'automatisation
• Nous faisons de « a robot for every person™ » une réalité chaque jour

UiPath Automation Hub a été crucial dans le déploiement de notre stratégie d'automatisation à l'échelle de l'entreprise. Il nous permet d'identifier, gérer et prioriser notre pipeline et nos idées d'automatisation en un lieu central, au lieu de dépendre du processus frustrant de réconciliation de tableaux séparés, de Post-it® avec des idées d'automatisation, et d'emails.

Pour atteindre l'automatisation à l'échelle, nous devions stimuler et faire croître l'enthousiasme à l'échelle de l'entreprise autour de l'automatisation. Traditionnellement, en matière de structure de CoE, les organisations ont deux options : centralisé ou fédéré.

• Un modèle de CoE centralisé unit la transformation digitale dans une équipe centrale qui possède la stratégie organisationnelle.
• Une structure de CoE fédéré délègue la stratégie d'automatisation aux unités métier individuelles, qui identifient leurs propres objectifs.

Nous mélangeons les deux approches. La majeure partie de notre CoE travaille en Roumanie, mais elle est complétée par des champions d'automatisation internes et des développeurs citoyens au sein de chaque équipe à travers le monde.

Sur demande via les champions d'automatisation, le CoE aide ensuite chaque département à assigner tout travail automatisable aux robots.

Par exemple :

• La Finance a rationalisé le processus order-to-cash, reliant une myriade de systèmes comme Salesforce, NetSuite, et plus
• Le Marketing utilise des robots pour consolider les informations pertinentes pour les emails hebdomadaires à l'équipe commerciale
• Les Achats unifient les informations de notre système d'achats, Coupa, vers d'autres applications en aval, accélérant le traitement des commandes
• Le Juridique assure la conformité RGPD dans toutes les bases de données de l'entreprise
• People Ops a construit un robot « Avokudos » qui encourage les employés à partager des retours positifs sur Slack

Nous avons également une multitude d'automatisations non supervisées qui tournent en arrière-plan. Notre équipe Finance a automatisé le processus order-to-cash avec de nombreuses automatisations non supervisées permettant de gagner du temps.

Voir l'infographie complète pour voir toutes les façons dont l'équipe Finance UiPath utilise les robots.

Leçon 2 : Libérer les employés pour qu'ils se concentrent sur un travail épanouissant et précieux

Notre parcours vers 306 000 heures économisées n'aurait pas été possible sans UiPath Assistant.

Chargé directement sur le bureau de chaque employé, UiPath Assistant donne aux gens accès à une bibliothèque d'automatisations préconstruites et d'applications alimentées par des automatisations qu'ils peuvent lancer en un clic de souris.

Grâce à UiPath Assistant, les utilisateurs peuvent déployer rapidement des robots sur leurs ordinateurs. Ces automatisations nous permettent de faire tout, depuis l'extraction de texte de n'importe quelle image avec la reconnaissance optique de caractères (OCR) jusqu'au contrôle d'une présentation par la voix en passant par la création de devis commerciaux.

En utilisant une bibliothèque de robots préconstruits, chaque employé peut recentrer son attention sur la construction de relations clients au lieu de remplir des formulaires fastidieux.

Leçon 3 : Démocratiser l'automatisation et communiquer souvent

Nous avons partagé comment nous pensons que la star surprise de l'IT est le développeur citoyen.

Les développeurs citoyens ont été intégraux à nos propres efforts d'automatisation. Naturellement, il y a des centaines de développeurs professionnels parmi notre CoE, nos équipes Presales, Customer Success et Produit. Et bien qu'ils génèrent certainement une valeur et des heures économisées énormes, des développeurs citoyens émergent également dans des domaines surprenants comme le Marketing, les Ventes et les Achats.

Fournir aux développeurs citoyens les outils dont ils ont besoin pour réussir est un devoir vital du CoE. Chaque employé a accès non seulement à Assistant et Automation Hub mentionnés ci-dessus, mais aussi :

• UiPath StudioX pour construire leurs propres automatisations avec un canevas low-code simple
• UiPath Apps pour créer des interfaces personnalisées pour leurs automatisations
• UiPath Automation Ops qui permet à notre CoE de gouverner l'accès à ces outils et de donner aux développeurs citoyens les garde-fous nécessaires

Le CoE parraine également un programme formel de développeurs citoyens à travers lequel près de 100 employés ont été désignés comme développeurs citoyens formels. Ils complètent le CoE en reprenant des projets d'automatisation simples remontés dans Automation Hub.

La DevCon de la semaine prochaine a une session entière sur comment piloter l'automatisation menée par les citoyens. L'événement virtuel gratuit est ouvert au public et idéal pour votre équipe CoE :

Nous avons également constaté que la communication est clé dans le développement des développeurs citoyens.

Toutes les initiatives d'automatisation d'entreprise ont besoin d'une communication transparente et constante. Sans elle, les équipes opèrent en silos et peuvent rater des opportunités d'automatisation transverses. Avec elle, les membres d'équipe se sentent habilités et investis pour exploiter la nouvelle technologie de façons innovantes et excitantes.

Notre CoE communique à travers trois canaux principaux :

1. Automation Hub. C'est notre meilleur atout pour partager et explorer des idées d'automatisation
2. Slack. Nous avons ajouté tous les employés à un canal CoE spécifique (avec un robot, naturellement) où nous publions des annonces régulières
3. Une page intranet CoE. Nous avons créé une page d'accueil interne dédiée au CoE, où les employés peuvent voir les résultats de l'automatisation, consulter notre scorecard mensuel, découvrir des témoignages, et soumettre des idées à Automation Hub

Cette approche crée une communication bidirectionnelle entre le CoE et le reste de UiPath. À travers ces trois canaux, les gens peuvent voir le travail en temps réel que les robots font dans l'entreprise, s'inspirer pour soumettre leurs propres idées, et recevoir des mises à jour sur leurs automatisations en cours.

Leçon 4 : Infuser l'IA dans chaque facette du travail

Les capacités d'IA sont offertes à travers toute la plateforme UiPath, de notre solution Task Mining qui aide à identifier les candidats à l'automatisation à la Computer Vision IA qui permet aux robots de voir les écrans d'ordinateur comme nous le faisons.

En tant que « client zéro » qui teste les nouveaux produits, le CoE a une place de choix pour exploiter les automatisations activées par l'IA. Au cours de la dernière année, nous avons utilisé l'IA pour découvrir des processus métier, accélérer le traitement des factures, et optimiser nos services d'assistance IT.

Voulez-vous tracer votre propre chemin vers 306 000 heures économisées (et au-delà) avec des outils infusés d'IA ?

Explorez UiPath.com/CoE pour apprendre :

• Comment nous utilisons le Task Mining pour identifier les candidats d'automatisation idéaux
• Certaines des automatisations préférées de notre C-suite
• Comment un chatbot qui raconte des blagues transforme notre IT Service Desk

Marquez UiPath.com/CoE pour plus de leçons apprises sur notre chemin vers la fully automated enterprise.

Nous avons hâte de partager les progrès de notre propre performance d'automatisation interne chaque trimestre.