Réduire les coûts IT : 11 stratégies éprouvées pour optimiser votre budget technologique

Cet article a été mis à jour en juin 2021.

Vous cherchez des tactiques éprouvées d'optimisation des coûts IT et des stratégies de réussite ?

On sait qu'une technologie bien choisie peut réduire les coûts. Mais qu'en est-il quand il faut évaluer les dépenses IT de votre entreprise ?

Si vous sentez que votre budget IT est trop contraint pour suivre les nouvelles exigences, vous n'êtes pas seul.

De nombreux dirigeants technologiques et métiers peinent à répondre à la demande tout en gérant un budget serré.

Une enquête de CIO Magazine révélait que les petites entreprises dépensent environ 6,9 % de leur chiffre d'affaires en coûts d'infrastructure IT, au-dessus de la fourchette recommandée de 4 à 6 %. Les entreprises moyennes dépensaient 4,1 % en moyenne, les grandes 3,2 %.

Pourtant, dépenser beaucoup en infrastructure IT ne fait pas de vous un top performer. Découvrez des moyens créatifs de réduire vos coûts IT.

Réduisez vos coûts IT avec ces 11 stratégies

Il existe d'innombrables techniques pour réaliser des réductions significatives des coûts IT.

Les DSI doivent examiner leur budget et identifier les postes de dépenses réduisibles. Déterminez quels domaines peuvent être consolidés et lesquels nécessitent plus d'attention.

Voici onze techniques d'optimisation des coûts et stratégies de réussite pour réduire les coûts d'infrastructure IT :

1. Virtualisation

La virtualisation est l'une des méthodes permettant des économies significatives.

Elle consiste à remplacer le matériel physique par des équivalents virtuels.

L'un de ses avantages majeurs sur l'infrastructure traditionnelle : la capacité à maximiser l'utilisation des ressources serveurs. Certains environnements bare-metal ont des taux d'utilisation minimaux, souvent sous 15 %. La virtualisation peut quadrupler ce pourcentage.

En virtualisant les composants, les entreprises n'ont plus besoin de dépendre de serveurs physiques. Elles basculent vers des environnements virtuels pour réduire les coûts énergétiques et matériels. De plus, la mémoire et les CPU peuvent être dissociés du matériel, offrant espace et flexibilité pour d'autres usages.

2. Centre de données défini par logiciel (SDDC)

Un centre de données défini par logiciel (SDDC) est la suite logique de la virtualisation et peut réduire significativement les coûts opérationnels liés aux systèmes IT.

phoenixNAP et d'autres fournisseurs délivrent réseau, stockage, calcul, télécommunications et autres fonctions IT. Ces ressources sont mutualisées, permettant aux entreprises d'éliminer le besoin d'espace supplémentaire lors des pics de demande. Cela minimise aussi le temps et l'argent que les employés consacrent à la maintenance. Les entreprises économisent sur le matériel qu'elles n'ont plus à stocker dans leurs locaux.

De plus, de nombreux fournisseurs mettent à disposition une équipe d'experts. Une panne dans votre calcul ou réseau peut paralyser votre activité et coûter des milliers de dollars en productivité perdue. Il est crucial de choisir un fournisseur avec des spécialistes support disponibles immédiatement.

3. Externalisation du personnel et services IT

L'externalisation est une autre voie pour réduire les coûts d'infrastructure IT. Dans une entreprise moyenne, le support IT représente 8 % de l'ensemble des coûts IT. C'est la raison principale pour laquelle certaines entreprises externalisent.

Selon un article de What's to Become sur les statistiques d'externalisation, 30 % des entreprises américaines externalisent, tandis que 64 % des services externalisés concernent le développement d'applications logicielles. Ces chiffres parlent de la popularité et de la commodité de l'externalisation du personnel.

Dans la plupart des cas, l'externalisation réduit efficacement les coûts opérationnels IT. C'est flagrant dans la tech, mais beaucoup d'autres secteurs y ont recours.

Une étude de Business Technology Labs rapporte une réduction des dépenses de 25 à 40 % grâce à l'externalisation. Pas étonnant que 78 % des petites entreprises fassent appel à des freelances pour prendre l'avantage sur leurs concurrents. Le freelancing aide les petites entreprises à réduire les coûts d'infrastructure IT et de recrutement de 50 % ou plus.

Au-delà du personnel, les entreprises peuvent externaliser des composants d'infrastructure en mode pay-per-use. Ce modèle opérationnel permet d'accéder à divers services et technologies avancés. La sécurité en tant que service, la reprise d'activité en tant que service (DRaaS) et la sauvegarde en tant que service (BaaS) ne sont que quelques solutions qui rendent l'IT avancée abordable.

Ces technologies étant généralement coûteuses, les payer à la demande peut être une excellente initiative de réduction des coûts.

4. Externalisation des services de sécurité

Faire appel à des prestataires externes pour se protéger contre les menaces de sécurité réseau peut être bénéfique. Travailler avec un MSSP (Managed Security Service Provider) offre généralement une protection plus efficace contre les cyberattaques.

Les pirates sont devenus plus rusés. Les entreprises doivent se défendre contre de nouvelles menaces.

Parallèlement, les services de sécurité gérés sont une alternative rentable à la mise en place d'équipes et systèmes de sécurité internes.

Par exemple, une entreprise de taille moyenne devrait payer des milliers de dollars par an pour un seul système de sécurité, soit l'équivalent du salaire d'un spécialiste en sécurité de l'information.

Mais l'employé s'accompagne de coûts additionnels : avantages sociaux, congés, maladies, intégration et départ. Sans compter le matériel de sécurité spécialisé et potentiellement plusieurs embauches. En comparant les deux options, la valeur business de la sécurité gérée saute aux yeux.

Les MSSP fournissent aussi une équipe interne d'experts formés offrant un service client en temps réel 24/7. La réponse instantanée est critique car on ne sait jamais quand surviendra la prochaine violation de données.

5. Implémentation du cloud hybride

Le stockage cloud est un moyen populaire de réduire les coûts d'infrastructure IT. Une étude d'AllCloud révélait que 85 % des organisations prévoyaient d'avoir la majorité de leur charge de travail dans le cloud, tandis que 23 % visaient le tout-cloud d'ici 2020.

Même les grandes entreprises s'y mettent. Selon Flexa, 63 % des entreprises utilisaient des fournisseurs de services cloud gérés pour gérer l'usage du cloud public. De plus, 78 % s'attendaient à un environnement hybride/multi-cloud d'ici 2021.

Peu de mystère sur les raisons de cette adoption massive. Selon un rapport Microsoft Trends, « près de 80 % [des pros IT interrogés] ont dit économiser de l'argent, gagner en productivité et améliorer la sécurité » grâce au cloud.

Les entreprises migrant vers le cloud voient une hausse de l'efficacité des processus, de la croissance et du time-to-market. Le cloud aide à économiser et booster la productivité.

Les entreprises nécessitant une sécurité renforcée peuvent réduire leurs coûts avec un modèle cloud hybride. Aujourd'hui la forme de cloud computing la plus populaire et efficace, le cloud hybride permet une distribution optimale des charges entre environnements public et privé.

Les entreprises peuvent stocker les données critiques dans des environnements privés tout en utilisant le cloud public pour les données et applications moins sensibles. En plus, les solutions hybrides sont incroyablement scalables : mises à niveau faciles des ressources pour s'adapter aux besoins business. Choisissez un fournisseur cloud capable de vous aider à construire la bonne plateforme.

6. Optimisation des coûts cloud

Que vous utilisiez un fournisseur cloud unique, multi-cloud ou hybride, l'erreur fréquente est de payer pour des ressources non utilisées. Pour éviter ce gaspillage, beaucoup d'entreprises optent pour un outil de gestion des coûts, comme Cloud Admin, afin d'éviter les frais superflus.

Les outils de gestion et d'optimisation des coûts cloud permettent de profiter du cloud sans gaspiller d'argent.

Il existe de nombreux outils aidant à réduire les frais de gestion, prévoir les dépenses, allouer les coûts et donner de la visibilité sur l'utilisation du cloud. Pour en savoir plus, consultez 14 Cloud Cost Management & Optimization Tools.

7. Consolidation des systèmes pour réduire les coûts

La consolidation consiste à combiner plusieurs processus en une seule unité.

Ainsi, les entreprises économisent espace, temps et argent. Fusionner plusieurs solutions IT en une plateforme unique et rationalisée demande beaucoup de travail et d'efforts au départ.

Mais cette technique fera tourner votre business plus fluidement.

Elle permet aussi de saisir diverses opportunités de réduction des coûts. Les petites économies ici et là réduiront significativement vos dépenses IT.

Il est essentiel de maintenir l'activité pendant ces changements critiques. Nouveaux processus, transferts de données, ajout ou suppression d'éléments peuvent impacter significativement le flux d'activité. Testez chaque opération au préalable pour vous assurer qu'elle fonctionne comme prévu après implémentation.

8. Standardiser votre infrastructure IT pour économiser

La standardisation signifie assurer la cohérence entre différents matériels et logiciels.

C'est une forme d'amélioration des processus métier qui aide à maintenir la compatibilité. Elle contribue aussi significativement à l'optimisation des coûts IT. Standardiser vos plateformes peut être aussi simple que d'équiper tous les employés du même type d'ordinateur ou système d'exploitation. Avec tout le monde sur la même page, personne ne se demande quelle application tourne sur quelle plateforme.

C'est l'une des actions clés pour éliminer les coûts d'infrastructure IT et économiser sur la formation.

Imaginez un spécialiste passant son temps à maîtriser chaque ordinateur ou programme différent. Cela demanderait une énergie énorme. De plus, tous les autres employés connaîtront les mêmes plateformes et résoudront plus facilement les problèmes.

9. Utiliser des logiciels open source

Vous pouvez réduire significativement vos dépenses IT en utilisant des logiciels open source. Ces solutions offrent gratuité, accès au code source et support communautaire pour maintenir votre activité.

Au-delà de l'avantage tarifaire évident, elles offrent plus de flexibilité. L'open source aide à prévenir le verrouillage fournisseur (vendor lock-in). Vous ne serez pas forcé de continuer avec un fournisseur qui ne correspond plus à vos besoins.

10. Comprendre les différents types de coûts

Il est crucial de comprendre les différents types de coûts et comment les gérer. Par exemple, les dépenses opérationnelles (OPEX) sont des dépenses prévisibles lors des opérations normales : stocks, loyer, équipement, etc. Les dépenses d'investissement (CAPEX) sont le capital utilisé pour maintenir, mettre à niveau et acquérir technologie, équipements, bâtiments et autres actifs physiques.

Comme l'OPEX est plus prévisible, il est plus facile à influencer. Cependant, réduire les dépenses en CAPEX peut avoir un gros impact sur votre budget. D'où l'importance de décisions mûrement réfléchies pour choisir la bonne technologie et le bon équipement.

11. Réduire le turnover

Enfin, assurez-vous que vos employés se sentent valorisés et reconnus. Le recrutement et la formation de nouveaux collaborateurs IT peuvent peser lourd sur le budget. Avoir des personnes fiables, sans souci d'efficacité ni de coûts d'onboarding, est un atout majeur.

Combien votre entreprise devrait-elle dépenser en IT ?

Sunny Gupta, fondateur d'Apptio, affirmait que la plupart des DSI consacrent 70 à 80 % de leur budget IT à la maintenance. Les 20 à 30 % restants vont à l'innovation.

Il est clair que les DSI doivent réduire les coûts d'infrastructure pour se concentrer sur l'innovation. Imaginez les économies possibles en appliquant des techniques de réduction des coûts.

Michele Caminos, VP chez Gartner, est du même avis.

L'entreprise suggère que les entreprises utilisent des stratégies spécifiques pour réduire les dépenses IT de 10 % en 12 mois et de 25 % en trois ans.

Plus vous commencez tôt à réduire les coûts d'infrastructure IT, mieux c'est.

Calculez combien vous dépensez en infrastructure IT par employé par an. Puis calculez les économies possibles en baissant ce chiffre de 10 %. Si vous y parvenez, vous pourrez réaffecter ces fonds vers de meilleurs projets.

Conclusion

L'utilisation des stratégies ci-dessus demandera recherche et planification pour être implémentée. Mais l'effort initial n'est rien comparé aux économies à long terme.

Vous constaterez que les centaines, sinon milliers ou millions de dollars économisés, pourront financer la croissance et l'innovation. Prenez l'avantage concurrentiel avec un budgeting efficace. Revitalisez votre plan financier et réduisez significativement vos coûts d'infrastructure IT avec ces tactiques.