Stratégie complète de sauvegarde des données d'entreprise : guide étape par étape

La cybersécurité n'est pas un sujet à prendre à la légère pour les entreprises.

Il ne suffit pas de disposer de protections de base comme un antivirus pour protéger vos fichiers précieux. Les pirates passent leur temps à trouver des moyens de contourner ces mesures. Tôt ou tard, ils y parviennent.

Lorsque cela se produit, vous n'aurez pas à craindre de perdre vos données de façon permanente.

C'est du moins le cas si vous avez mis en place une stratégie de sauvegarde pour protéger les informations de votre entreprise.

Pourquoi une stratégie de sauvegarde est vitale

La perte de données peut non seulement mettre en danger les informations de vos clients, mais aussi avoir un impact significatif sur votre crédibilité.

Le coût moyen d'une violation s'élevait à 7 millions de dollars en 2019. On estime que 60 % des entreprises subissant une perte de données ferment dans les six mois.

Vous risquez également de perdre vos données de façon permanente. Les virus et logiciels malveillants qui attaquent votre matériel peuvent le détruire, mais ce ne sont que quelques-unes des menaces les plus courantes.

Des études montrent que 45 % de tous les temps d'arrêt imprévus sont causés par des pannes matérielles, tandis que 60 % des professionnels de l'informatique affirment que les employés négligents constituent le plus grand risque pour leurs données.

Tous ces risques peuvent coûter cher à votre entreprise et, sans système de sauvegarde adéquat, vous pourriez tout perdre.

Même si votre entreprise survit à une perte de données, le coût peut être élevé. Les recherches montrent qu'en moyenne, les entreprises paient 7 millions de dollars pour récupérer après une perte. Beaucoup n'ont pas ce genre de budget.

Ces dépenses, aussi élevées soient-elles, ne racontent qu'une partie de l'histoire. L'autre coût peut être quelque chose d'irremplaçable : la confiance de vos clients. S'ils estiment que leurs données ne sont pas en sécurité chez vous, ils iront voir ailleurs.

La solution consiste à créer et mettre en œuvre une stratégie de sauvegarde des données. Avec les bons outils, une planification rigoureuse et une formation adaptée, vous pouvez protéger vos données.

Les composants d'une stratégie de sauvegarde efficace

Avant de créer votre stratégie de sauvegarde, vous devez savoir quoi y inclure.

Passons en revue quelques bonnes pratiques :

1. Coût. Vous avez besoin d'un plan de sauvegarde des données que vous pouvez vous permettre. Pensez au-delà des dollars. Gardez à l'esprit le coût potentiel d'une violation ou d'une perte, puis comparez-le au coût prévu de votre système de sauvegarde. Cela vous guidera.
2. Où stocker les copies de vos données ? Certaines entreprises préfèrent la sauvegarde dans le cloud, d'autres une sauvegarde physique. Les plus prudentes utilisent plusieurs sources de sauvegarde. Ainsi, si l'une échoue, une autre prend le relais.
3. Quels risques de données affrontez-vous ? Chaque entreprise doit penser aux malwares et au phishing. Mais ce ne sont peut-être pas les seuls risques. Une entreprise en zone inondable doit prévoir les dégâts des eaux. Une sauvegarde hors site serait alors judicieuse.
4. À quelle fréquence sauvegarder ? Certaines entreprises génèrent des données rapidement : une sauvegarde quotidienne peut ne pas suffire, des sauvegardes horaires peuvent être nécessaires. Pour d'autres, dont les données changent peu, une sauvegarde hebdomadaire suffit.
5. Qui sera responsable de la planification de la sauvegarde ? La formation des employés est essentielle à une stratégie efficace. Vous avez besoin de personnes compétentes et fiables pour faire tourner le système.

Ces éléments sont essentiels, mais ne sont que la pointe de l'iceberg. Vous devez examiner chaque aspect de votre plan en détail, puis le mettre en œuvre le plus rapidement et efficacement possible.

Étape 1 : Évaluer les besoins de sauvegarde de votre entreprise

La première étape consiste à évaluer vos besoins. Plusieurs facteurs entrent en jeu. Détaillons-les.

Quelles données devez-vous protéger ?

La réponse courte : tout. Perdre ne serait-ce qu'une partie de vos données de façon permanente est un risque inacceptable. Vous avez besoin de vos données pour maintenir votre activité.

Posez-vous ces questions, à court et long terme :

• Avez-vous besoin de restaurer les données le plus rapidement possible ?
• Avez-vous besoin de récupérer des données après un incident ?
• Devez-vous maintenir les services accessibles aux clients ?
• Devez-vous sauvegarder bases de données, fichiers, systèmes d'exploitation, applications et configurations ?

Plus votre plan est complet, moins il vous faudra de temps pour reprendre l'activité. Ces questions vous orienteront vers la bonne solution. Réfléchissez aussi aux données les plus critiques.

Vous pourrez peut-être vous passer d'une restauration immédiate pour certaines données, mais d'autres nécessiteront un accès instantané.

Quels sont vos risques de données ?

Compte tenu de la croissance de la cybercriminalité, vous devez considérer les meilleures pratiques pour protéger vos données des pirates. Voici des questions pour identifier vos risques :

• Votre entreprise a-t-elle déjà été piratée ?
• Les employés négligents sont-ils une préoccupation pour la sécurité ?
• Votre localisation est-elle exposée à des risques météorologiques (inondations, incendies) ?
• Les clients se connectent-ils à votre système pour accéder à des données ou services ?

Ces questions vous aideront à identifier vos risques. Une entreprise en zone cyclonique craindra inondations et vents violents. Un système client connecté à vos données ajoute des risques. Soyez aussi exhaustif que possible.

Quelle devrait être votre infrastructure de sauvegarde ?

Votre infrastructure doit correspondre à vos besoins. Si vous craignez pannes matérielles ou catastrophes naturelles, envisagez des solutions de sauvegarde hors site.

Une sauvegarde physique sur site peut aussi être utile pour une récupération rapide, surtout si vous perdez votre connexion internet lors d'une urgence. La meilleure approche pour éviter une interruption prolongée est de choisir un site de reprise d'activité distant dans le cloud, éventuellement avec votre fournisseur de centre de données. Ce site doit vous donner accès au matériel informatique, à internet et aux autres actifs nécessaires pour faire tourner votre entreprise.

Imaginez qu'un ouragan frappe vos locaux. Un plan de reprise d'activité vous permet de continuer depuis un autre site et de limiter les pertes financières.

Combien de temps conserver les données sauvegardées ?

Enfin, déterminez la durée de conservation. Le stockage est cumulatif : si vous accumulez beaucoup de données, vous aurez besoin d'espace. Certaines entreprises ont des obligations réglementaires qui influencent ce choix.

Évaluez vos besoins et déterminez la structure la plus adaptée.

Étape 2 : Évaluer les options pour trouver la meilleure stratégie

Après l'évaluation des besoins, examinez les options disponibles. La meilleure solution pour une autre entreprise ne conviendra pas nécessairement à la vôtre. Passons en revue les options.

Sauvegardes matérielles

Une sauvegarde sur disque dur est conservée sur site, souvent montée en rack. Elle inclut généralement un composant de stockage. L'avantage principal : facile à connecter à votre réseau.

L'inconvénient : si ce matériel unique tombe en panne, vous n'avez plus de sauvegarde. D'où l'intérêt de multiplier les systèmes.

Solutions logicielles

L'achat de logiciels de sauvegarde peut être moins cher que du matériel dédié. Beaucoup s'installent sur votre système sans serveur supplémentaire.

Vous devrez peut-être l'installer sur une machine virtuelle. C'est souvent le meilleur choix si votre infrastructure évolue souvent.

Services cloud

Les services cloud offrent la sauvegarde en tant que service (BaaS) ou sauvegarde hors site. Vous exécutez la sauvegarde et la stockez dans l'infrastructure cloud du fournisseur.

L'avantage par rapport aux serveurs dédiés : coût abordable et sécurité. Mais les entreprises manipulant des données sensibles ou soumises à des réglementations strictes peuvent ne pas pouvoir l'utiliser.

Solutions hybrides

Une solution populaire combine logiciel et cloud pour offrir plusieurs options de restauration.

L'avantage : double protection. Vous avez des sauvegardes sur site si nécessaire, et pouvez aussi récupérer depuis le cloud.

Considérez aussi l'impact sur votre personnel. Sans option BaaS complète, vos employés devront gérer les sauvegardes. Point important.

Options de stockage des sauvegardes

Vous devez aussi choisir où stocker vos sauvegardes. Plusieurs options :

1. Disques locaux ou USB. Idéal pour fichiers individuels et matériel unique. Pas adapté aux réseaux. Si le disque est détruit, la sauvegarde est perdue.
2. NAS (Network Attached Storage) et SAN (Storage Area Networks). Idéaux pour stocker les données du réseau. Facilitent la récupération, sauf si votre matériel ou bureaux sont détruits.
3. Bandes magnétiques. Expédiées vers un site sécurisé. Données en sécurité, mais restauration lente (attente de réception des bandes). Adaptées à la restauration complète du système, pas aux fichiers individuels.
4. Stockage cloud. De plus en plus populaire. Nécessite une connexion internet. Des options existent pour transférer de gros volumes. Accès depuis n'importe où, mais dépendant d'internet.

Pour choisir, deux métriques clés : RTO et RPO.

• RPO (Recovery Point Objective) : temps maximal de perte de données acceptable.
• RTO (Recovery Time Objective) : temps souhaité pour restaurer les opérations normales.

Le choix est un exercice d'équilibre entre budget et besoins spécifiques.

Étape 3 : Budgétisation

Troisième étape : établir un budget pour votre plan de sauvegarde.

Certaines solutions sont plus chères. L'achat de matériel neuf coûte cher et peut nécessiter une interruption pour l'installation. Les solutions cloud sont plus abordables.

Points à considérer :

1. Quel est le montant maximum que vous souhaitez investir ?
2. Prévoyez-vous cela en dépenses d'investissement (CAPEX) ou en dépenses d'exploitation (OPEX) ? Certaines options permettent le second.
3. Combien coûterait une perte de données due à une cyberattaque ou une catastrophe ?
4. Quel sera le coût de formation des employés pour gérer la sauvegarde ? Sans BaaS, quelqu'un en interne devra en assumer la responsabilité.

Avec le BaaS, vous payez mensuellement et évitez un gros investissement initial. Soyez réaliste sur vos besoins et le coût pour les satisfaire.

Parfois, les entreprises sous-investissent dans la sauvegarde. Une raison : ce n'est pas vu comme un centre de profit. Il aide de le considérer comme une solution de prévention de la perte de données.

Étape 4 : Sélectionner une plateforme

Vient le choix de la plateforme.

Si vous avez bien évalué, vous savez peut-être déjà ce que vous voulez. Comme mentionné, certaines entreprises préfèrent plusieurs options pour se couvrir.

Une seule option peut suffire. Si vous êtes certain d'avoir toujours une connexion internet, une sauvegarde cloud peut suffire : accessible partout, restauration rapide.

L'argument principal contre le cloud : la confidentialité. Si vous stockez des données sensibles, vous ne voudrez peut-être pas dépendre d'un tiers. La réglementation peut même l'interdire. Dans ce cas, envisagez un stockage hors site sécurisé pour vos sauvegardes, accessible si vos locaux sont endommagés.

Étape 5 : Choisir un fournisseur de sauvegarde

Choisissez un fournisseur pour implémenter votre stratégie. Vous pouvez opter pour un service tout-en-un : matériel, logiciel, cloud, et parfois formation.

Demandez toujours un appel d'offres (RFP) ou une proposition de centre de données. C'est le meilleur moyen de connaître les options. En comparant les devis, considérez :

• Le coût global d'implémentation
• Les options incluses
• Le délai d'implémentation prévu
• La réputation du fournisseur

Demandez des références. Appelez-les, interrogez-les sur tous les aspects de leur expérience, notamment le service et le support. Une fois toutes les informations réunies, attribuez le contrat.

Étape 6 : Créer un calendrier

Le fournisseur choisi vous donnera un calendrier estimé. Créez le vôtre pour planifier l'implémentation. Un calendrier est essentiel pour préparer le soutien au nouveau protocole.

Points à considérer :

1. Quelles actions devez-vous mener avant que le fournisseur commence ? Exemple : créer une sauvegarde maître des données existantes ou désigner une équipe de supervision.
2. Avez-vous besoin d'une approbation budgétaire ? Combien de temps cela prendra-t-il ?
3. Quel calendrier le fournisseur propose-t-il ? Prévoyez une marge pour absorber d'éventuels retards.
4. L'installation perturbera-t-elle l'activité ? Peut-on planifier l'installation matériel un soir ou un week-end ?
5. Comment le projet affectera-t-il vos clients ? Que faire pour les protéger des retards ?

Intégrez une marge de sécurité. Cela laisse de la place pour l'imprévu. Il y a toujours des facteurs incontrôlables ; du temps supplémentaire aide à les gérer.

Étape 7 : Créer un plan de récupération détaillé

Pendant la construction du plan, rédigez des instructions détaillées pour son utilisation. Idéalement, incluez une check-list de réponse aux incidents de sécurité facile à suivre.

Gardez à l'esprit que les responsables des sauvegardes affineront vos procédures. C'est naturel.

Au minimum, votre processus de récupération doit inclure :

• Le type de récupération nécessaire
• L'ensemble de données à récupérer
• Les dépendances affectant la récupération
• Les étapes post-restauration à effectuer

Vous aurez peut-être besoin de l'avis de vos fournisseurs. Impliquez autant que possible les personnes responsables des sauvegardes.

Étape 8 : Tester votre nouveau système de sauvegarde

Dernière étape : tester vos sauvegardes. Les tests doivent être continus. Idéalement après chaque sauvegarde, mais comme ce n'est pas pratique, définissez un calendrier adapté.

Que tester ? Vérifiez que :

• La sauvegarde a réussi et les données à sécuriser sont présentes
• Le processus de restauration est fluide et sans accroc
• Les employés savent quoi faire et quand
• Il n'y a pas de dysfonctionnements ou problèmes

Commencez par les données, souvent l'élément le plus critique. Les tests de données peuvent inclure :

• Récupération de fichier. Pouvez-vous récupérer un fichier individuel ? Test simple mais nécessaire. Les utilisateurs suppriment ou corrompent parfois des fichiers par erreur.
• Récupération de machine virtuelle (VM). S'applique aux environnements virtuels. Vérifiez que vous pouvez restaurer la VM depuis les sauvegardes. Contrôlez aussi les licences d'applications pour d'éventuels conflits.
• Récupération de serveur physique varie selon votre configuration. Certains sauvegardent depuis un SAN, d'autres depuis un disque local. Connaissez le processus.
• Récupération de données varie aussi. Si vous sauvegardez une base de données au niveau application, vérifiez que vous pouvez la restaurer.
• Récupération d'application peut être complexe. Comprenez les relations entre vos applications et serveurs. Testez de préférence dans un environnement isolé.

Une fois les sauvegardes validées, créez un calendrier de tests :

1. Calendrier basé sur le temps. Exemple : test complet hebdomadaire ou mensuel. La fréquence dépend de vos besoins.
2. Tests supplémentaires après modifications des données. Nouvelle application ou mise à jour ? Testez.
3. Tests après afflux de données. Nouvelle application, fusion d'entreprise... Vérifiez que la sauvegarde capture les nouvelles données.

Avec un calendrier en place, vous serez certain que vos sauvegardes seront là quand vous en aurez besoin.

Ne négligez pas les stratégies de sauvegarde pour votre entreprise

Aucune entreprise ne devrait se passer d'un système de sauvegarde complet.

C'est le seul moyen de prévenir la perte de données. Toute entreprise court des risques : catastrophe naturelle, cybercriminalité, négligence humaine. Un système de sauvegarde sécurisé vous donne la tranquillité d'esprit nécessaire.