Stratégies pour maintenir l'efficacité d'entrepôt pendant la COVID-19

Alors que de nombreuses industries sont affectées par la pandémie de COVID-19 et ont été forcées de fermer leurs opérations, le secteur de la logistique travaille sans relâche pour assurer les livraisons fluides de fournitures et d'autres produits essentiels. Cependant, plusieurs entrepôts rencontrent des défis pour faire fonctionner leur entreprise tout en restant à flot au milieu de la crise.

Les entrepôts sont intégraux dans les chaînes d'approvisionnement. Ils sont essentiels pour garantir que les économies prospèrent et que la fabrication et la distribution de services sont en plein essor. C'est pourquoi il est important de maintenir l'efficacité des entrepôts et de traiter les problèmes qui interfèrent avec les processus vitaux d'entrepôt.

Dans cet article, nous identifions les étapes importantes que vous pouvez prendre pour garder vos opérations aussi productives et efficaces que possible pendant la pandémie.

Moyens de maintenir les opérations d'entrepôt efficaces

1. Élaborer un plan de gestion des risques

Pour déterminer les problèmes et mieux identifier les solutions, les entreprises doivent élaborer un plan de gestion des risques. Ce plan doit être revisité et mis à jour régulièrement par rapport au problème pressant du moment (dans ce cas, la pandémie).

Alors que les pays n'étaient pas préparés à faire face à la maladie à coronavirus, vos protocoles et procédures doivent être modifiés pour faire face aux développements en cours liés à celle-ci.

Plus spécifiquement, votre plan de gestion des risques devrait couvrir les domaines de préoccupation suivants :

• Coordination avec les fournisseurs – Alignez votre calendrier avec les plans de production de vos fournisseurs. Ayez des sources de secours pour les produits et services pour éviter les retards dans votre production. Pour suivre les temps, déterminez s'il y a un besoin de réduire le nombre de commandes entrantes ou d'annuler celles en attente. Déterminez si vous pouvez gérer les fournitures critiques à leur arrivée.
• Gestion des clients – Travaillez sur un plan pour répondre à leurs préoccupations. Nivelez les attentes avec eux et informez-les des augmentations ou réductions de commandes possibles dues à la pandémie.
• Coordination avec les fournisseurs de services de transport – Contrôler le fret entrant et sortant est l'un des domaines les plus importants que vous devez aborder. Évaluez la condition de la logistique entrante et sortante (des transporteurs, courtiers, aux ports). Si nécessaire, assurez-vous de travailler sur des arrangements avec les transporteurs concernant les services de ramassage et de livraison 24/7.

2. Assurer une main-d'œuvre adéquate

Votre main-d'œuvre est et sera toujours votre plus grand atout, surtout pendant ces temps difficiles. Il devrait y avoir assez de paires de mains qui peuvent travailler pendant les périodes de forte demande et quand certains de vos membres d'équipe sont indisponibles à cause d'une maladie.

Planifiez comment gérer le nombre excédentaire de travailleurs au cas où la demande ralentirait. Êtes-vous capable de maintenir l'effectif actuel si vous réduisez leurs heures de travail ?

De plus, votre entreprise doit établir un plan sur la façon dont vous pouvez soutenir vos membres clés de l'équipe. Pouvez-vous les couvrir quand ils sont malades ? Pouvez-vous former d'autres employés pour qu'ils puissent faire le travail d'un membre d'équipe qui est malade ? Avez-vous documenté vos processus pour guider les employés qui ne leur sont pas familiers ?

3. Diviser vos équipes, faire tourner les quarts

Les Centers for Disease Control and Prevention (CDC) soulignent que le coronavirus se propage principalement par contact personnel étroit. Une personne infectée peut en infecter beaucoup d'autres par des gouttelettes respiratoires libérées quand ils parlent, toussent ou éternuent.

Pour prévenir cela, il est important de limiter le nombre de personnes convergent dans une zone pour minimiser le risque du virus. Dans un cadre d'entrepôt, divisez vos équipes et répartissez-les sur différents quarts. Les équipes devraient être cohérentes pour éviter une transmission possible. Échelonnez les pauses pour limiter l'exposition des travailleurs aux autres.

Envisagez de planifier les quarts de vos employés pour qu'ils n'aient pas à utiliser les transports en commun pendant les heures de pointe.

4. Renforcer la sécurité dans vos opérations

Voici les meilleures pratiques que vous devriez considérer pour promouvoir la sécurité et l'efficacité dans vos opérations d'entrepôt et pour améliorer continuellement votre processus :

• Créer une stratégie de communication claire et inclusive lors de la diffusion d'informations sur les protocoles de sécurité et les rappels d'opérations à l'intérieur et à l'extérieur de votre entreprise. Développez un plan pour distribuer les instructions à vos gestionnaires, personnel, clients et fournisseurs.
• Mettre en œuvre des exigences d'hygiène personnelle pour tous les employés. Celles-ci incluent le lavage régulier des mains et l'utilisation d'équipements de protection individuelle (EPI) au travail.
• Appliquer la distanciation physique. Il doit y avoir assez d'espace pour que les travailleurs d'entrepôt maintiennent une distance d'au moins 2 mètres (ou 6 pieds) des autres. Si possible, mettez en place des arrangements de travail à domicile pour réduire le nombre de personnes sur le lieu de travail.
• Désinfecter les zones de travail et autres pièces communes, y compris les toilettes et la salle de pause. Désinfectez les surfaces comme les bureaux, mains courantes, poignées de porte, interrupteurs, machines et équipements lourds fréquemment utilisés par les travailleurs. Des recherches montrent que le coronavirus peut survivre sur les surfaces en plastique et en acier pendant 3 jours.
• Fournir des désinfectants et lingettes à base d'alcool. Rendez-les facilement accessibles aux employés.
• Limiter l'accès à l'installation d'entrepôt. Autant que possible, rencontrez les conducteurs et visiteurs dans la cour. Prenez leur température et laissez-les se laver les mains avant d'entrer dans l'établissement.
• Limiter les zones de pause désignées aux emplacements sur site pour que les employés ne soient pas exposés à d'éventuelles infections à l'extérieur. Pour faire respecter la distanciation sociale, réduisez les interactions entre employés tout au long des quarts. Tenez des réunions en petits groupes (10 personnes maximum).
• Installer des stations de contrôle de température aux entrées et sorties. Ne laissez pas les employés entrer dans l'installation s'ils ont de la fièvre, de la toux ou des rhumes.
• Permettre aux employés de prendre des congés de maladie. Quiconque présente des symptômes grippaux doit rester à la maison et s'isoler pendant 2 semaines.

5. Envisager l'embauche d'un fournisseur logistique tiers

La COVID-19 a perturbé les économies ; les entreprises ont trouvé difficile de se concentrer sur de nombreux aspects de leurs opérations, y compris la logistique. Vous devez concentrer votre temps, budget et attention sur l'aspect le plus crucial de votre entreprise – vos opérations. Confier vos besoins de transport à un fournisseur logistique tiers vous permet de vous concentrer sur la rationalisation de vos processus et la protection de vos employés.

De plus, voici les avantages d'engager une entreprise logistique tierce pour améliorer votre efficacité :

• Économies de coûts – C'est une démarche coûteuse d'acheter ou louer du matériel de camionnage si vous manquez de transport pour soutenir les opérations quotidiennes. Quand vous laissez la logistique de fret à une entreprise de déménagement, vous pouvez allouer ce budget à d'autres domaines importants.
• Exposition minimisée à l'infection – Une équipe logistique tierce peut vous aider à protéger vos employés d'entrepôt des risques possibles d'exposition à l'extérieur.
• Opérations plus rapides – Les achats en ligne sont de plus en plus demandés. Quand il s'agit de ramassage, livraison, stockage et tri des marchandises, vous pouvez faire confiance à un fournisseur logistique tiers pour faire ce travail sans heurts pour vous. Cela aide à promouvoir des processus rapides.

Alors que le monde transitionne vers la nouvelle normalité, les entrepôts devraient repenser et reconstruire leurs processus pour protéger leurs équipes et mieux servir leurs clients. Garder la sécurité de vos employés à l'esprit, améliorer vos opérations et satisfaire vos clients sont des facteurs importants pour que votre entreprise continue de prospérer au milieu d'une crise.

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