Procédure opérationnelle standard :le secret d'une SOP infaillible

Personne ne prétendra que McDonald's fabrique le meilleur hamburger au monde. Pourquoi alors peut-il vendre 50 millions de hamburgers par jour ? Parce qu'il peut livrer le même hamburger partout, à chaque fois. C'est la magie d'une procédure d'exploitation standard (SOP), et elle fonctionne dans n'importe quelle entreprise où elle est utilisée correctement.
Dans cet article, vous apprendrez :

• Qu'est-ce qu'une procédure opératoire standard ?
• Quels sont les avantages d'une SOP ?
• Pourquoi tant de services ne parviennent-ils pas à tirer parti des SOP ?
• La seule chose qui garantira virtuellement votre succès.
• Quels sont les autres formats SOP courants ?

Comment votre service se développerait-il si votre équipe exécutait chaque tâche avec précision et rapidité ? Que vous travailliez dans une petite ou une grande entreprise, continuez à lire pour découvrir comment donner vie à cette vision.

Qu'est-ce qu'une procédure opératoire standard ?

Définition

Une procédure opérationnelle standard (SOP) est un document officiel contenant des instructions détaillées qui expliquent comment effectuer une tâche spécifique .

Les organisations l'utilisent pour aider leur personnel à effectuer un travail cohérent.

Pour quand le caoutchouc rencontre la route

Une procédure opérationnelle standard permet à votre équipe de savoir exactement quoi faire, quand le faire et comment le faire.

Il ne s'agit pas d'un document procédural de haut niveau. Le SOP aborde les écrous et les boulons (parfois littéralement) du travail avec des étapes spécifiques qui laissent peu ou pas de place à l'interprétation ou à l'erreur .

Qui utilise les procédures opérationnelles standard ?

Les SOP peuvent être utilisées dans n'importe quelle verticale. Ils sont particulièrement importants pour les entreprises dont les tâches sont répétées sans cesse . Dans ces cas, la rationalisation se traduit par des coûts inférieurs et une production plus élevée. Les procédures d'exploitation standard sont courantes dans :

• Fabrication
• Entretien
• Services de restauration
• Centres d'appels
• Militaire
• Et plus.

Vous devriez sérieusement envisager de créer des SOP pour des procédures spécifiques avant développer votre entreprise si vous souhaitez maintenir une qualité élevée.

Les avantages des procédures opérationnelles standard

Évitez les erreurs stupides

Laissé à lui-même, il y a très peu de chances que votre équipage accomplisse une tâche de la même manière que vous. Définir la « bonne » manière  pour tout faire et faire travailler chaque employé comme votre meilleur employé .

Prendre une longueur d'avance

Les SOP orientent les équipes vers la prévention des problèmes plutôt que vers la réaction pour eux. Ils s'assurent que rien ne tombe entre les mailles du filet.

Réduire la maintenance réactive de 73,2 %

Voir les résultats que Red Hawk aime avec Limble

Lire notre
Étude de cas

Fournissez ce que vous êtes censé fournir

Les procédures opérationnelles standard sont un système naturel de gestion de la qualité qui garantit que le travail de votre équipe est à la hauteur à chaque fois. Cela vous aide à éviter les retards et à refaire le travail.

Mettre tout le monde sur la même longueur d'onde

Une mauvaise communication peut se produire de deux manières :

• La personne qui parle peut utiliser les mauvais mots.
• La personne qui écoute peut ne pas comprendre.

Cela signifie que le simple fait de fournir une source d'informations unique et vérifiée pourrait réduire les erreurs jusqu'à la moitié. . Cela représente d'énormes économies de temps et de ressources.

Couvrez-vous le cul

Même dans des installations bien gérées, quelque chose va mal tourner. Gardez le blâme de tomber sur vous en prouvant que vous avez des SOP - et que ces SOP sont suivies. Il protège également l'ensemble de l'entreprise contre les amendes et les litiges.

Plus important encore, donner à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin dans une SOP détaillée prévient en premier lieu les accidents . Cela nous amène à notre prochain point.

Ne rien laisser au hasard

Il est facile d'oublier de mentionner les détails lors de l'attribution des tâches les jours de pointe. Cela devient un gros problème lorsque ces détails sont des avertissements pour la santé, des mesures de sécurité ou des dangers pour l'environnement.

Pour vous assurer que vous vous souvenez de chaque détail pertinent à chaque fois, les SOP sont la façon dont vous les écrivez une fois  et attachez-les facilement  aux devoirs .

Donner une meilleure formation

Grâce aux procédures opérationnelles standard, vous pouvez commencer à intégrer les nouveaux employés à leur poste de manière ordonnée. Étant donné que les SOP sont à portée de main à tout moment, les nouvelles recrues peuvent  travailler de manière autonome plus tôt , permettant aux professionnels expérimentés de se concentrer sur leurs propres charges de travail.

Faites plus avec moins

À l'heure actuelle, vos employés perdent du temps à rechercher les mêmes informations encore et encore . Au lieu de cela, votre équipe peut diriger cette énergie vers la réalisation du travail. En fournissant aux missions des instructions complètes et détaillées, la normalisation libère des ressources.

Petits changements, grand impact

Après avoir établi une norme, vous pouvez tester de nouvelles méthodes et apporter des améliorations .

Lorsque tous les employés commencent à faire le même travail de la même manière, ils sont sûrs de penser à des façons de l'améliorer et ils vous le feront savoir. Si vous n'avez pas cet état d'esprit d'expérimentation, cela peut ressembler à une plainte. Au lieu de cela, si vous disposez d'un moyen simple de mettre en œuvre leurs suggestions, vous pouvez diriger cette énergie vers quelque chose de positif . Souvent, ces petits changements s'additionnent rapidement.

Soyez prêt

Un service sans procédures opérationnelles standard se trouve en grande difficulté le jour où des employés clés démissionnent ou prennent leur retraite, ou même partent en vacances. L'équipe est plus flexible lorsque le savoir-faire de chacun est au même endroit  (généralement appelée « source unique de vérité ».) Ils peuvent se former et s'adapter quels que soient les changements.

Conformité réglementaire pour les nuls

Les instructions les plus importantes de toutes sont la loi. Si les réglementations sont mal comprises ou non respectées, cela pourrait entraîner une catastrophe pour l'ensemble de l'entreprise. Les SOP garantissent que chaque employé sait qu'il doit se conformer et comment s'y conformer .

Faites-vous un nom

Des gestionnaires efficients et efficaces dirigent des services qui peuvent se développer sans douleur de croissance. Les bonnes entreprises leur confient de meilleures opportunités. Vous êtes bien placé pour gravir les échelons  quand vos opérations quotidiennes sont connues et fiables.

Des équipes heureuses

Les SOP préparent les membres de votre équipe à réussir.

• Attentes :  Ils comprennent exactement ce qu'on attend d'eux.
• Assistance :  Ils savent où trouver les ressources dont ils ont besoin.
• Remerciement : Vous entendez et agissez sur leurs demandes et recommandations d'amélioration.
• Indépendance :  Vous n'avez pas besoin de microgérer.
• Impact :  Ils voient leur travail faire avancer le département plutôt que d'être gaspillé.

Pourquoi certains départements ne parviennent-ils pas à tirer parti de leurs procédures opérationnelles standard ?

À ce stade, vous pensez peut-être : « Si nous pouvons faire un meilleur travail plus rapidement avec moins d'erreurs, d'accidents et de risques, pourquoi n'utilisons-nous pas déjà des procédures d'exploitation standard ? »

Excellente question ! Les SOP sont des outils inestimables, mais comme tout outil, vous pouvez les utiliser de manière incorrecte. Voici les erreurs courantes qui empêchent les équipes de débloquer cette valeur :

Trop occupé

C'est la principale raison pour laquelle la plupart des équipes échouent. Ils sont trop occupés à faire le travail et n'ont pas le temps de le documenter , malgré le fait que cela rendrait leur travail plus simple à long terme. En fin de compte, les besoins urgents et à court terme entravent la planification à long terme.

Ne vous découragez cependant pas. Dans l'exemple ci-dessous, nous allons vous montrer comment intégrer l'écriture SOP à votre routine de gestion.

Informations obsolètes

Les SOP créent du travail supplémentaire :vous devez les maintenir. Instructions incorrectes, incomplètes ou obsolètes  ne sont pas beaucoup mieux que de ne pas avoir d'instructions du tout.

Mauvais moment, mauvais endroit

Même des instructions parfaites ne servent à rien si elles ne sont pas disponibles. Trop souvent, les SOP bien rédigées finissent dans un classeur au bureau tandis que les travailleurs qui en ont besoin sont sur le terrain . Mettre le SOP dans une forme physique rend difficile de l'avoir au bon endroit au bon moment. Le département peut ne pas bénéficier de l'effort de création.

Une douleur à utiliser

Si votre SOP n'est pas facile à utiliser, elle ne sera pas utilisée du tout. Les SOP doivent être formatées de manière à les utiliser  facile -  même agréable .

Si les instructions sont écrites, elles peuvent avoir besoin d'une table des matières claire, d'onglets codés par couleur et de nombreux titres, sous-titres et puces.

Vous pouvez également intégrer les SOP dans le lieu de travail lui-même. Par exemple :

• Accrochez des affiches « comment faire » juste à côté de l'équipement.
• Sur les listes de contrôle, ajoutez des codes QR qui renvoient vers des sites Web contenant des informations utiles.

En fait, ce principe d'intégration est si important que vous découvrirez qu'il joue un rôle clé dans la création d'une SOP infaillible. Nous approfondissons ce point ci-dessous.

Manque de responsabilité sur le terrain

Il faut de l'énergie pour changer les habitudes, et les gens ne le feront généralement que s'ils savent qu'il y aura des conséquences. Chaque SOP doit inclure une section qui explique comment et quand évaluer le travail par rapport à la SOP.

Manque d'adhésion de la direction

Pour que les employés prennent au sérieux les procédures opérationnelles standard, vous devez vous assurer que la SOP est, en fait, la règle de mesure que la direction utilise lors de l'évaluation du travail . Si les attentes de la direction concernant un travail bien fait ne correspondent pas au contenu du SOP, cela signifie l'une des deux choses suivantes :

• La SOP est incorrecte.
• La direction ne comprend pas les nuances de l'environnement de travail.

Heureusement, le fait de remettre à la direction une SOP bien rédigée leur permet de l'utiliser par défaut comme outil d'évaluation de choix plutôt que de créer la leur.

Encastré dans la pierre

Les besoins de votre département sont en constante évolution. Si vous avez écrit la procédure d'exploitation standard d'une manière qui nécessite beaucoup d'efforts pour mettre à jour, vous avez peut-être créé plus de travail que vous n'en avez économisé.

Voici des exemples de SOP rigides :

• Copies physiques : Pages imprimées qui doivent être recherchées et échangées
• Mise en forme de la page : Contenu complètement complet et dense où l'ajout d'informations sur une page affectera la mise en page sur toutes les pages suivantes (par opposition au remplacement d'une seule page)
• Mise en forme du contenu : Verbiage « mur de texte » (par opposition au graphique - nous en parlerons plus tard) qui rend les petits changements difficiles à voir
• Non annoncé : Tout changement qui n'est pas également annoncé et entraîné lors des réunions
• Par mémoire : Procédures qui n'ont pas à être examinées lors de l'exécution du travail (ce qui permet de manquer facilement de nouvelles informations)

Ne vous inquiétez pas, il y a de bonnes nouvelles !

Ne vous découragez pas ! Connaître toutes les manières dont une procédure d'exploitation standard peut échouer signifie que vous pouvez arrêter les problèmes avant qu'ils ne commencent.

Comment créer une procédure d'exploitation standard infaillible

Il y a trois choses qui rendront une procédure d'exploitation standard pratiquement à l'épreuve des balles :Rendez votre SOP numérique , interactif et intégré.

1. Numérique

La création et la mise à jour des SOP sont plus rapides et plus faciles  sur une plateforme numérique.

• Les mises à jour sont transmises à tous les membres de l'équipe en temps réel.
• Les instructions multimédias utilisent du texte, des images et même des vidéos, ainsi que des liens en un clic vers d'autres contenus utiles.

2. Interactif

Faites en sorte que votre SOP et votre liste de contrôle ne fassent qu'un.

• Demandez aux membres de l'équipe de cocher chaque étape au fur et à mesure qu'ils l'achèvent.
• Toutes les informations pour cette étape sont devant eux pendant qu'ils font le travail .

3. Intégré

Créez une SOP qui  fait le travail pour vous .

• Des notifications automatiques informent les membres de l'équipe des mises à jour des procédures et des tâches en attente.
• Les membres de l'équipe saisissent les données dans la procédure d'exploitation standard elle-même, ce qui déclenche des étapes supplémentaires si nécessaire.
• Générer automatiquement des rapports sur le travail effectué. Suivez les performances, les temps d'arrêt, l'inventaire, etc.

Bref, votre mode opératoire standard ne ressemblera plus à un manuel. Il deviendra l'outil que votre équipe utilisera au quotidien pour savoir où être, quand y être, quoi faire et comment le faire.

Voir en action :exemple de procédure opératoire standard

Attention :vous verrez souvent le mot « automatiquement » dans les sections suivantes. En effet, des procédures opérationnelles standard efficaces sont conçues pour rationaliser autant de travail que possible.

Rencontrez notre responsable maintenance

Dans cet exemple, un responsable de la maintenance - appelons-le Joe - est responsable de l'ensemble de son installation plus 2 millions de dollars d'équipements de fabrication. Joe doit travailler avec son équipe pour réparer l'équipement le plus rapidement possible en cas de problème, car l'entreprise perd 200 000 $ de chiffre d'affaires chaque jour où la ligne de production est en panne.

Plus important encore, Joe souhaite prolonger la durée de vie utile de l'équipement afin qu'il n'ait pas de problèmes en premier lieu, ce qui nécessite une maintenance préventive (MP) régulière. Cela peut aller des inspections visuelles au remplacement des filtres et à la vérification des niveaux d'huile.

Préparation

Joe utilise Limble GMAO pour conserver toutes ses SOP afin qu'elles soient numériques, interactives et intégrées. (Joe est un gars intelligent.) Selon le temps dont il dispose, Joe peut soit créer toutes ses SOP à la fois, soit commencer avec quelques-unes et ajouter des SOP en fonction des besoins.

Tout configurer en même temps

Joe peut commencer par lister chaque pièce d'équipement et joindre toute information utile (manuels, coordonnées du fabricant, notes, etc.)

Pour chaque pièce d'équipement, Joe peut créer des SOP pour :

• Entretien courant (listes de contrôle, horaires, affectations automatiques, etc.)
• Signaler des problèmes (formulaires de soumission)
• Affectation du travail (listes de contrôle, affectations automatiques, etc.)
• Commande de matériel SOP (inventaire)

Il peut également lier les SOP afin qu'elles puissent se déclencher automatiquement (plus à ce sujet plus tard.)

Mise en place petit à petit

Si Joe est occupé - soyons honnêtes, il l'est probablement - alors il peut saisir un équipement et définir ses SOP la prochaine fois qu'un employé signalera un problème. Limble devient sa nouvelle façon d'attribuer les tâches et de suivre les progrès. Mais comme il utilise Limble, une tâche qu'il a créée une fois peut être utilisée comme procédure d'exploitation standard à partir de ce jour .

Tout ce que Joe a à faire pour créer ses SOP est de sélectionner un type de données (par exemple, il souhaite peut-être que le technicien télécharge une photo ou marque l'étape terminée) et écrive les instructions pour cette étape. Joe a le choix entre toutes sortes de types de données (que nous aborderons ci-dessous).

Procédure d'exploitation standard pour la maintenance de routine

Il s'avère que Joe est très occupé, il a donc commencé à élaborer les procédures d'exploitation standard pour ses machines en entrant seulement quelques pièces d'équipement dans Limble. Il a créé quelques SOP de maintenance préventive pour des tâches qu'il sait avoir tendance à passer entre les mailles du filet. Dans ce cas, l'équipe de Joe doit terminer chacun d'eux une fois par mois.

Procédure d'exploitation standard pour signaler les problèmes

Joe souhaite également que les employés qui utilisent les machines suivent les SOP lorsqu'ils signalent des problèmes. Il a donc créé des formulaires de rapport personnalisés dans Limble pour les pièces d'équipement pour lesquelles les opérateurs l'appellent le plus souvent.

Malheureusement, il est courant que les opérateurs soumettent des rapports qui sont vagues ou omettent des détails importants. Désormais, Limble les invite à inclure tous des informations requises.

Joe permet à ces opérateurs d'accéder facilement aux formulaires en imprimant le code QR personnalisé unique de Limble en les collant directement sur le panneau de commande des opérateurs. Maintenant, ils le scannent avec leur téléphone, répondent à quelques questions et cliquent pour l'envoyer.

Connaître toujours le statut de travail actuel

Lorsque Joe arrive à l'usine jeudi matin, il consulte la liste des travaux à effectuer ce jour-là, organisée par le membre de l'équipe à qui elle a été affectée. Certains d'entre eux ont terminé tout leur travail la veille et ont des listes vides. Certains membres de l'équipe ont des tâches en cours. En un seul coup d'œil, Joe peut voir qui a quel travail, sur quel équipement il travaille et l'état actuel.

Les déclencheurs et notifications automatiques font le travail pour vous

Joe voit également qu'il y a une nouvelle tâche en suspens :une inspection rapide de la bande transporteuse pour voir si quelque chose semble usé ou lâche. Limble a créé cette tâche sur la base de la SOP de maintenance de routine que Joe a effectuée, car cela fait exactement un mois que son équipe a terminé la liste de contrôle pour la dernière fois. En deux clics, Joe attribue la tâche à Rick.

En fait, Limble avait créé deux tâches ce matin-là, mais lorsque Joe a initialement fait sa deuxième SOP - vérifier les drains pour les blocages - il avait dit à Limble de l'attribuer automatiquement au plombier de son équipe. Il pouvait le réaffecter si nécessaire, mais comme il était attribué automatiquement, même si Joe avait été appelé pour une urgence ce matin-là, le plombier saurait s'occuper de l'évacuation.

Tout à portée de main

Lorsque Joe a assigné la tâche d'inspection visuelle à Rick, Limble a contacté le téléphone de Rick pour le lui faire savoir. Lorsque Rick a cliqué sur la notification, il a affiché le SOP complet et il s'est dirigé directement vers la machine.

Si Rick est appelé pendant un moment, le SOP l'attendra dans sa liste de tâches Limble.

Procédure opérationnelle standard multimédia

Rick fait défiler les instructions dans Limble et sait immédiatement quoi faire. C'est parce que Joe a écrit chaque étape et a inclus des images de ce à quoi devrait ressembler chaque partie de la bande transporteuse. Il y a même une vidéo montrant comment retirer les panneaux latéraux si nécessaire.

Joe a joint le manuel au format pdf, et il y a un lien vers l'assistance technique sur le site Web du fabricant au cas où Rick en aurait besoin.

La vraie magie :procédure opératoire standard interactive

Obtenir des informations riches

Rick ne se contente pas de lire sa liste de contrôle. Il saisit les données directement dans Limble pour chaque étape.

• Photo/vidéo : Pour des raisons de sécurité, cette SOP nécessite d'arrêter l'équipement et de le verrouiller afin qu'un autre employé ne puisse pas redémarrer l'équipement pendant que Rick l'inspecte (appelé « verrouillage, étiquetage »). Limble invite Rick à télécharger une photo de la serrure en place afin qu'il ne puisse pas continuer sans avoir franchi cette étape vitale. Prendre et télécharger la photo est facile puisque Rick utilise de toute façon Limble sur son téléphone.
• Texte/numéro : Ensuite, Limble demande à Rick de vérifier le compteur « heures de fonctionnement » et d'entrer le nombre.
  • Il existe une autre procédure de fonctionnement standard pour l'entretien du moteur toutes les 5 000 heures de fonctionnement. Limble attribuera automatiquement cette tâche si le nombre est suffisamment élevé. Mais aujourd'hui, ce n'est pas le cas.
• Liste déroulante/case à cocher : Rick utilise une liste déroulante oui/non pour indiquer si la ceinture semble effilochée.
  • Dans ce cas, c'est le cas, donc Limble demande à Rick de signaler le problème (remplissant tous les champs obligatoires) et envoie le rapport à Joe.

Lier les procédures opérationnelles standard

Joe voit le rapport de problème de bande transporteuse arriver. Il n'a pas encore créé de SOP pour remplacer les bandes transporteuses effilochées, alors il se lance et crée un modèle de SOP rapide.

Joe lie ensuite cette SOP à quelques autres processus afin qu'ils la déclenchent automatiquement :

• Entretien courant> Mission de travail  :Toute inspection future qui remarquera des courroies effilochées inclura automatiquement la nouvelle SOP sur la mission de remplacer la courroie.

• Tâche de travail> Commande de matériel :Cette procédure utilise des pièces de rechange en rupture de stock, Rick ajoute donc cette pièce au fichier d'équipement, en notant combien sont actuellement en stock, quand commander à nouveau et combien commander. En d'autres termes, il crée un inventaire SOP.

Procédure opérationnelle standard pour la commande de matériel

Lorsque Joe a créé le SOP d'inventaire pour les courroies transporteuses de rechange, il a décidé que l'usine devait commander plus de courroies une fois que l'inventaire actuel tomberait en dessous de 10, et que la commande devrait ramener l'inventaire à 20.

Effectivement, il n'y avait que 10 ceintures en stock, donc lorsque la tâche de remplacer la ceinture effilochée actuelle a été terminée, l'inventaire est tombé à 9 et Limble a automatiquement créé une nouvelle tâche pour en commander plus. S'il s'agissait d'une installation plus importante, la tâche aurait été automatiquement attribuée au service des achats ou au coordinateur de maintenance. L'équipe de Joe n'est pas si grande, cependant, il a donc défini le SOP pour s'attribuer tous les achats.

Mise à jour d'une procédure opératoire standard

Après avoir fait l'inspection à quelques reprises, Rick a pensé qu'il serait plus efficace d'ajouter de l'huile pendant qu'il avait de toute façon retiré les panneaux latéraux au lieu que cela soit sa propre tâche autonome. Il a mis ses pensées sous la même forme que ses collègues de travail pour signaler les problèmes afin qu'elles aillent directement à Joe. Joe a pensé que c'était une excellente idée et a simplement ajouté l'étape à la SOP d'inspection.

Quel que soit le moment où Joe apporte des modifications, Rick a toujours accès à la version la plus récente .

Journaux et rapports

Quelques mois plus tard, Joe a saisi tout son équipement et élaboré des SOP pour chaque routine de maintenance. Limble a automatiquement enregistré tout le travail de son équipe sur l'historique de travail de l'équipement, et Joe est en mesure de voir dans ses rapports quel équipement prend le plus de temps à son équipe.

Son budget a été augmenté afin qu'il puisse remplacer une machine obsolète de 200 000 $. Il demandait depuis des années, et il a finalement été accordé car il a pu montrer que l'entreprise dépense 50 000 $ par an en pièces et main-d'œuvre pour essayer de la maintenir en vie, et même dans ce cas, son temps d'arrêt coûte à l'entreprise 600 000 $ de perte de revenus par trimestre.

Joe n'avait pas à calculer cela lui-même et espérait que la direction le croirait. Il a été automatiquement (il y a encore ce mot) compilé pour lui en fonction des tâches qui ont été effectuées conformément à ses procédures opérationnelles standard.

Collecter les connaissances des membres de l'équipe

Remarquez comment, en créant ses procédures d'exploitation standard dans Limble, Joe a documenté tout ce qu'il avait appris sur l'équipement au cours de ses décennies avec l'entreprise. En ajoutant les suggestions de son équipe, les SOP sont devenues l'unique entrepôt de données pour le service.

Désormais, l'équipe de Joe prend moins de temps pour poser des questions, il est plus facile pour Joe de prendre des vacances et il est beaucoup moins inquiet du fait que Joe envisage de prendre sa retraite dans les 5 prochaines années.

Plus qu'un document

Pour qu'elle ait un impact, une SOP doit être plus qu'un document :c'est un outil de gestion qui :

• Automatisation :  Exécute des tâches répétitives et la communication,
• Garantit la rigueur : Garantit que rien ne passe entre les mailles du filet,
• Donner un aperçu : Révèle les opportunités d'augmenter la productivité et de réduire les coûts.

Cela devient une plate-forme qui ne se contente pas de dire aux parties prenantes quoi faire, elle les aide à le faire. Les SOP de Limble sont infaillibles car elles intègrent des procédures dans le travail quotidien et apportent de la valeur à tous les niveaux de l'organisation :

• Managers :  Rationalise le travail administratif
• Techniciens :  Fournit des attentes claires
• Dirigeants et chefs d'entreprise :  Donne de la visibilité sur les forces et les faiblesses financières des opérations quotidiennes

Plus que ce que vous aviez prévu

Si vous vous attendiez à en apprendre davantage sur les pages de titre et les tables des matières, cette introduction aux procédures opérationnelles standard a peut-être été une surprise. J'espère que vous avez saisi toute l'étendue de ce que les SOP numériques, interactives et intégrées de Limble peuvent faire pour votre organisation :

Gérez vos équipements et installations

Limble devient la source unique de toutes les informations sur tous les actifs. Cela permet de tirer le meilleur parti de l'équipement à chaque phase de son cycle de vie.

Allégez votre charge de travail

Limble crée automatiquement des tâches (avec des SOP) en fonction de divers déclencheurs. Sa mise en page conviviale et son routage des affectations font passer le temps passé à gérer des heures à des secondes.

Qualité garantie

Limble est un système de contrôle qualité/assurance qualité qui permet à votre équipe de fonctionner de manière cohérente et révèle les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent.

Rationalisation de l'inventaire

Limble suit l'utilisation et déclenche les achats lorsque l'inventaire tombe en dessous des limites que vous avez définies. Vous réparerez l'équipement plus rapidement avec les bonnes pièces en main.

Conformité des ongles

Limble s'assure que le travail réglementé est :

• prévu pour
• terminé
• enregistré

puis enregistre l'historique d'approbation avec :

• capture de signature
• horodatages
• vérification multimédia

Récompenser les performances

Limble suit le travail de tous les membres de l'équipe afin que vous puissiez récompenser les meilleurs et obliger les membres de l'équipe à la tâche. (Partagez les métriques avec toute l'équipe pour une pression positive des pairs.)

Planifier pour l'avenir

Limble est disponible à tout moment pour tous les employés, ce qui signifie que l'équipe ne dépend pas trop du savoir-faire d'une personne. Le service peut continuer à fonctionner correctement, quelles que soient les circonstances en constante évolution.

Autres types courants de procédures opérationnelles standard

Si vous décidez de passer à l'ancienne, vous avez le choix entre plusieurs types de SOP. Dans les paragraphes suivants, nous discutons des avantages et des inconvénients de chaque type de document SOP.

1) Procédure pas à pas

Une SOP étape par étape est la méthode la plus simple. Comme son nom l'indique, il fonctionne comme une liste de contrôle facile à suivre d'instructions d'étape, décrivant chaque action qu'un employé devra entreprendre pour accomplir la tâche à accomplir.

Quand utiliser une SOP étape par étape : Utilisez ce type de SOP lorsque la tâche est simple et doit toujours être exécutée de la même manière.

Avantages :

• Simple à comprendre, créer et utiliser.
• Idéal pour les tâches de routine.

Inconvénients :

• Ne s'applique pas aux processus complexes ou à ceux qui nécessitent une prise de décision.

2) Procédure opérationnelle standard hiérarchique

A hierarchical SOP is a better choice for complex procedures that need more structure and additional information. It provides further details within each step . While a step-by-step SOP may list steps 1, 2, and 3, etc., this would also include hierarchical steps 1a and 1b; 2a and 2b, then 3a and 3b. It can also come in the form of a checklist or bullet point list.

For example, let’s imagine that a new employee needs to sign up for benefits online. If step 1 tells them to create an account, step 1a may give directions on creating a username while step 1b will guide them to create a unique password before proceeding.

When to use a hierarchical SOP:  Use this type of SOP when the workflow you outlined needs an extra layer of instructions. Hierarchical SOPs allow you to include all the required steps in a tidy format, without having to create lengthy descriptions that are hard to follow.

Pros:

• They provide additional information while keeping things simple.
• Each step provides the background and context for the next one, so there’s no need for lengthy explanations.

Inconvénients :

• Updating hierarchical SOPs can be time-consuming, especially if the change in one step means you have to make changes in other steps.
• Not a good fit for any business process that requires decision making.

3) Flowchart standard operating procedure

Flowcharts are images that explain what path to follow depending on the situation . These processes are not linear — the outcome of one step will determine the course of action for following steps.

When to use a flowchart SOP:  Flowchart SOPs apply to complex situations. They could be used when troubleshooting engine problems or addressing a complaint. They allow users to visualize workflow steps and quickly proceed with the job at hand.

Avantages :

• They are great for understanding the big picture behind complex processes.
• They minimize confusion for staff when deciding how to proceed.
• Flowcharts make it easy to improve business processes. It is easy to see ways to combine or rearrange steps. In the end, you can reduce waste, eliminate bottlenecks, get more done, optimize the amount of time needed for the desired outcome, and so on.
• They are a great choice for processes where the outcomes can be hard to predict, such as customer service calls.

Inconvénients :

• Updating flowchart SOPs can be a serious hassle. If you make a bigger change, you may have to redraw the entire flowchart or a substantial part of it.
• Long flowcharts can look clumsy and messy, making it difficult for users to understand and follow through. They need to be well-thought-out and structured to be useful.

4) Management standard operating procedure

In a nutshell, a management SOP is an SOP for writing SOPs. That probably sounds weird — let’s clarify this.

For organizations with a large number of SOPs, it’s best to have a document that explains how to write and manage new standard operating procedures . This document is known as the management SOP. It serves as a template that outlines how SOPs should be structured. Its job is to ensure that new procedures are consistent with older SOPs.

A management SOP will cover topics like presentation and layout, and how to review, approve, maintain, and carry out new SOPs.

When to use a management SOP:  These are most helpful to large companies. This is especially true if there are many procedures to document and multiple staff who write the SOPs.

Avantages :

• They get rid of the problem of conflicting procedures and help ensure that all SOPs comply with best practices.
• They speed up the SOP creation process by using a template. Having a management SOP takes out the guesswork, and saves your staff from having to memorize all the steps for creating SOPs from scratch every time.

Cons: 

They add an extra layer of work because, like other SOPs, you have to regularly review and update management SOPs.

How to structure an SOP document?

Traditionally, here is what you would expect to see in a standard operating procedure document (not necessarily in this order):

Title page

Includes:

• Procedure’s name (for example, “Air Conditioning Unit:Changing the air filter”)
• Unique SOP ID number
• Date created or updated
• Department or team the SOP applies to
• Names and signatures of everyone involved in creating the SOP

Revision history

Information about when the SOP was created and what was changed the last time it was updated.

Table of contents

Summarizes the document and helps the user quickly find what they are looking for. Helpful when the document is very large.

Purpose and scope

Describes why the SOP was created, which processes are covered, and what the document aims to accomplish.

Roles and responsibilities

Lists the people (employees, managers, etc.) who will need to follow this SOP. Outlines their responsibilities. This helps avoid confusion and keeps everyone accountable.

Procedures

The core content that forms the bulk of your SOP. This section outlines the work to be completed, including all the information relevant to each task. This can include pictures, charts and other helpful images.

Health and safety information

SOPs for industrial processes must include:

Resources

• Safety warnings
• Protective gear
• Steps for avoiding hazards

A list of related training materials, websites, or reference guides to your SOP. This is another feature that comes in handy when getting new team members up to date.

Glossary

Every industry has its unique vocabulary, including acronyms. Explain it all here.

Approval signatures

Show the signatures of anyone who was required to approve the SOP.

Steps for writing effective standard operating procedure

To ensure your effort doesn’t go to waste, you need to think ahead. Start by doing foundational work:

• Be prepared for change management:  Introducing changes can be difficult. Clarify your company’s goals and explain why you need SOPs. This will give your team the drive to keep going if they run into obstacles along the way.
• Select processes you want to standardize:  Avoid the distraction of trying to create an SOP for every single procedure in your company. Focus on the core processes and those activities that impact health and safety, quality, and the bottom line.
• Organize the SOP team:  Select a team that will be accountable for creating the document and meeting deadlines. Don’t forget that, sooner or later, you’re going to need input from people that will be using these procedures.

Once all that is out of the way, use the following steps to create an actionable standard operating procedure for the tasks you picked.

1) Decide on the scope of your SOP

For every process, think about what exactly you intend to document and how detailed the SOP needs to be. This is largely influenced by:

• How important the topic is to your operations (such as health and safety considerations).
• The intended audience for the SOP you plan to write (for instance, an SOP for new employees would likely require more information than one for more experienced staff).
• The complexity of the business process itself.

2) Collect necessary information

Every standard operating procedure should be created with the end-user (staff) in mind. That means the person outlining the procedure needs to be aware of the existing workflows, best practices, and workplace limitations. Many of these details will have to be sourced from experienced employees who know the process inside and out.

Consider including this vital information:

• Schematics or instruction booklets, and OEM manuals.
• Required equipment, gadgets, materials, and tools needed to execute a specific task.
• Personal protective equipment (PPE).
• Potential safety hazards and safety warnings need to be mentioned.
• List of the actual steps in the task workflow.
• The number of people required to complete the job.
• Any additional details that need to be included to successfully execute the task.

The main difference between an industrial SOP and an office SOP is the type of information that needs to be included. For example, a heavy equipment operator needs PPE and safety guidelines along with standardized work instructions. In contrast, a help desk worker or a junior marketing manager might need login information for a tool they need to complete their task.

After this, you can review all the information with the maintenance supervisor or other stakeholders to fine tune the list. Some processes that you may want to create SOPs for are:

• routine maintenance tasks
• commonly executed repairs and troubleshooting processes
• what to do in the case of emergency maintenance
• procedures for submitting maintenance tickets, reviewing work requests, scheduling planned and unplanned maintenance work
• taking and returning tools and parts from inventory
• quality control and other specific tasks

3) Choose an SOP type

Earlier on, we discussed the major types of SOPs (Step-by-step, Flowchart, and Hierarchical list) and when to use each type. Assess your operations and choose a suitable SOP type for the process you’re outlining.

4) Write the first draft

With all the above steps completed, you can get down to writing the actual SOP. Depending on the type of SOP you’re writing, a simple document editor like Microsoft Word will be sufficient for the job. For complicated processes with flowcharts, you might need a dedicated flowchart software (we recommend Lucidchart) or one of the tools we list in a standalone section below) or a well-structured template.

5) Distribute and review the first draft

The document may require several reviews, especially if this is your company’s first attempt at SOP writing. Don’t rush this step. It’s important to have employees at different levels available to review the procedures and ensure that they align with your organizational objectives and current workflow.

6)  Publish and implement the SOP

We advise that you put the SOPs through a testing phase where your staff will use them and offer feedback. After getting substantial feedback, commit to tracking how effective the documents are, then make more adjustments and tweaks if necessary.

7) Staff training

To further help ensure compliance with the SOP, you must fully train all staff to use the SOPs for the techniques and procedures relevant to their work. Be sure to document who completed which training.

A few standard operating procedure examples from the industrial space

Curious to see some standard operating procedure examples from the manufacturing space? Here are a few.

Standard operating procedure example #1:Determining silt concentration

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Standard operating procedure example #2:Performing prechecks on gas forklift

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Standard operating procedure example #3:Testing tanks for vessel entry

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One thing you should learn from these examples is that you do not have to follow a set format. You just need to make sure that the document contains all relevant information.

Fast-track your team with digital, interactive, integrated standard operating procedures

Standard operating procedures are the secret behind the world’s most effective teams. But you have to do more than a document; you have to provide your team with the tools that make doing great work the path of least resistance .

Still don’t think you have time?

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