6 signes qu'il est temps de mettre à jour votre application GMAO.

Les responsables de la maintenance ne valent pas mieux que leurs outils, et les outils physiques ne sont pas plus importants que les outils virtuels - les systèmes qui hébergent les ordres de travail, les tâches et les documents d'actifs. À quand remonte la dernière fois que vous avez évalué votre logiciel de GMAO ?

Si vous ne savez pas que GMAO signifie « logiciel de gestion de maintenance informatisé », il y a fort à parier que vous utilisez des flux de travail papier ou un système de tableur. C'est en soi une raison de mise à niveau. Mais même si vous disposez déjà d'un système centralisé, vous devez régulièrement évaluer son état et ses performances, comme vous le feriez avec vos installations.

Alors que la révolution SaaS et mobile balayait l'industrie informatique, de nombreux systèmes d'entreprise, y compris la GMAO, ont évolué. Le marché est toujours en expansion. Les logiciels de maintenance et de gestion des installations devraient dépasser 43 milliards de dollars d'ici 2019, selon MarketsandMarkets. Si vous n'avez pas récemment étudié le paysage des éditeurs de logiciels pour comparer les nouvelles fonctionnalités des applications de GMAO et les options de tarification flexibles, le moment est peut-être venu.

Dans quelle mesure votre application GMAO actuelle répond-elle à vos besoins ? Voici six signes indiquant qu'il est peut-être temps de mettre à jour l'application GMAO.

Manque de visibilité

Que savez-vous de la performance et de la maintenance de vos actifs et installations, à un moment donné ? S'il faut une journée entière pour rédiger un simple état des lieux, comment allez-vous prendre une décision rapide quand le sort de votre travail, ou la continuité du service, ou la sécurité des travailleurs en dépend ?

Une application CMMS moderne et conviviale doit fournir une visibilité en temps réel en suivant et en créant des rapports sur n'importe quel nombre de mesures d'installation et d'équipement, des codes d'échec CMMS aux temps d'arrêt, à l'achèvement des ordres de travail, aux heures d'utilisation et à l'inventaire des pièces. Bien sûr, tous les utilisateurs n'auront pas besoin de ces mesures à chaque procédure, mais le fait de regrouper toutes vos données dans un seul système offre un accès pratique aux gestionnaires d'installations et autres décideurs. L'accès basé sur les autorisations permet aux utilisateurs d'utiliser des fonctionnalités spécifiques tout en bloquant l'accès aux fonctionnalités dont ils n'ont pas besoin. Les autorisations peuvent facilement être modifiées pour refléter les besoins de chaque utilisateur, aidant à désencombrer l'interface et à simplifier leur tâche immédiate à accomplir.

Problèmes de conformité

Dans chaque industrie, il existe des codes et des réglementations qui régissent la sécurité, la maintenance et les niveaux de service fonctionnels. Dans un monde basé sur le papier, rester conforme à ces réglementations nécessite beaucoup d'efforts manuels et, très probablement, un gestionnaire d'installations avec un esprit comme un piège en acier.

Le bon logiciel de gestion de la maintenance informatisée peut automatiser une grande partie de ce processus pour augmenter les taux de conformité et minimiser la main-d'œuvre redondante. Suivez l'état de votre équipement, de vos véhicules ou de vos installations grâce à notre application GMAO et définissez des notifications pour vous rappeler les expirations de garantie et les inspections de routine. Vous pouvez également enregistrer l'historique des réparations, héberger tous les documents sur les actifs et les équipements, y compris les manuels d'exploitation et d'entretien, les fiches techniques, les étiquettes d'identification et les images des modèles d'équipement, et conserver une piste d'audit propre pour les inspections ou demandes futures.

Modifications au travail qui affectent la maintenance

Si vous ne gérez que quelques équipements ou une petite installation, vous ne ressentirez peut-être pas le besoin d'un système logiciel dédié. Vous vous débrouillez très bien avec des feuilles de calcul et un classeur. Pour le moment, c'est peut-être vrai. Mais si les circonstances changent (nouveaux véhicules/équipements, installations mises à niveau ou nouveaux défis réglementaires), vos flux de travail actuels pourraient devenir soudainement insuffisants.

Si l'un de ces changements est à l'ordre du jour pour les six prochains mois, c'est une bonne idée de commencer à rechercher des solutions dès maintenant et de mettre en place un système. Avec l'émergence d'un plus grand nombre de fournisseurs SaaS proposant des applications CMMS abordables, même les plus petites opérations peuvent bénéficier d'une gestion rationalisée des ordres de travail et d'une base de données de sous-traitants externes. Les applications CMMS sont également évolutives et peuvent facilement évoluer avec une entreprise pour refléter l'évolution des besoins opérationnels. En recherchant des options maintenant ou en commençant par de simples fonctionnalités d'application CMMS, vous serez en avance sur le jeu lorsque viendra le temps de prendre des décisions de mise en œuvre à plus grande échelle.

Pour obtenir des conseils sur la manière de gagner du temps lors de la recherche d'applications GMAO, téléchargez notre guide GMAO gratuit.

Vos techniciens transportent des presse-papiers

Il n'y a rien de "mal" à utiliser un presse-papiers en soi. Les techniciens et le personnel de maintenance ont travaillé sur papier pendant des décennies avant l'avènement des logiciels d'entreprise modernes. Mais si vous possédez une application GMAO et que vos employés sont toujours doublant leurs efforts avec des processus papier et la ressaisie des données, il est peut-être temps d'envisager une mise à niveau.

Un système de cloud hybride ou basé sur le cloud devrait éliminer le besoin d'anciens flux de travail redondants en fournissant un accès en temps réel aux données et aux rapports depuis n'importe quel emplacement. De nombreux fournisseurs proposent même des applications mobiles natives permettant aux techniciens de lire, soumettre, modifier et compléter les bons de travail à partir de leurs smartphones et tablettes.

Manque d'intégration

Votre GMAO actuelle échange-t-elle des données avec d'autres systèmes d'entreprise pertinents, tels que la gestion des stocks, la gestion des biens et la comptabilité ? Si vous utilisez un produit serveur vieux de 10 ans dont le fournisseur a cessé de publier des mises à jour, la réponse est probablement non. Ce type d'intégration horizontale est important pour s'assurer que votre unité de maintenance prend en charge le reste de l'entreprise.

À cette fin, recherchez une application CMMS qui soit prend en charge l'intégration native avec les systèmes que vous utilisez (plug and play), soit fournit une API flexible (interface de programme d'application) pour une intégration personnalisée. Si tout le reste échoue, assurez-vous que vos données de maintenance peuvent être facilement extraites de votre base de données sans frais de pénalité.

Échec du processus d'ordre de travail

Les ordres de travail sont l'élément vital de presque toutes les opérations de maintenance. Leur gestion efficace peut donc faire la différence entre le succès et l'échec en tant qu'unité commerciale. Si votre taux de première réparation (FTF) est faible et que vos ordres de travail sont souvent en retard, vous pouvez généralement attribuer le problème à des flux de travail défectueux ou à une mauvaise gestion des données.

Par exemple, votre application GMAO actuelle n'offre pas de fonction d'inventaire intégrée connectée aux bons de travail, de sorte que vos techniciens arrivent souvent à mi-chemin d'un travail avant de se rendre compte qu'ils n'ont pas les pièces ou les matériaux nécessaires. Lorsque vous recherchez des systèmes, essayez d'en trouver un qui prend en charge vos flux de travail actuels et peut apporter des améliorations si nécessaire. Il est également important que la fonction de bon de travail étende l'accès des utilisateurs au personnel et aux clients de l'entreprise, à tous ceux qui pourraient avoir un intérêt dans vos installations et votre équipement.