50 conseils essentiels de suivi de l'équipement que vous devez savoir

Maintenant plus que jamais, les entreprises ont le pouvoir de suivre leur équipement efficacement et, parfois, avec seulement de petits investissements initiaux. Cela dit, il y a actuellement beaucoup de concurrence sur le marché, ce qui peut rendre les sélections difficiles, notamment en termes de processus, de logiciels et d'équipements de suivi spécialisés. Heureusement, Internet regorge de ressources expertes qui aident à se concentrer sur cette tâche vertigineuse. Pour aider à réduire la graisse, nous avons compilé une liste de 50 conseils de suivi de l'équipement, y compris des astuces d'organisation, la mise en œuvre de processus et les meilleures pratiques d'entretien et de réparation. Ci-dessous, vous trouverez des citations provenant directement de ces ressources d'experts, organisées de manière pratique par catégorie.

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• Meilleures tactiques d'organisation pour l'équipement
• Logiciel de suivi des actifs et bonnes pratiques en matière de sélection de balises
• Comment mettre en place un programme de suivi de l'équipement
• Enregistrement de la maintenance et des réparations
• Comment promouvoir l'importance du suivi des équipements auprès des employés

Meilleures tactiques d'organisation pour l'équipement

1. Avant de faire quoi que ce soit, compilez une liste d'inventaire à jour de l'équipement. « Savez-vous exactement quel équipement se trouve dans votre inventaire ? Vous avez peut-être une idée, même si nous pensons que la valeur combinée de tous vos équipements de support est probablement plus élevée que ce à quoi vous vous attendiez. Même si vous avez une vue d'ensemble, est-ce une chose vivante ? Une liste des équipements de votre inventaire datant d'il y a un an vaut moins que le papier sur lequel elle est imprimée. – Henri Van Bost, 8 conseils pour une gestion efficace des stocks d'équipements , consigne; Twitter :@cheqroom

2. Pensez au-delà du suivi manuel des équipements organisationnels. « La perception courante selon laquelle les méthodes manuelles de suivi des stocks sont une valeur sûre nuit aux entreprises. Bien sûr, ils sont abordables et existent depuis l'administration Reagan, mais ils se sont également avérés être une responsabilité financière et opérationnelle pour la gestion des équipements. – Le moyen ultime de suivre les outils et équipements de construction , Systèmes ASAP ; Twitter :@ASAP_Systems

3. Organisez votre espace afin que l'équipement puisse être localisé efficacement. « Avant de placer quoi que ce soit dans l'entrepôt, étiquetez tout :les étagères de l'entrepôt, les étagères, les quais, tout. Les solutions d'étiquetage d'entrepôt sont conçues spécifiquement pour répondre aux besoins uniques de l'entrepôt, offrant des options personnalisées allant des étiquettes rétroréfléchissantes à longue portée aux étiquettes de stockage frigorifique, en passant par les panneaux d'entrepôt suspendus, les étiquettes de rack à plusieurs niveaux et les panneaux de quai et de porte extérieurs qui peuvent résister aux éléments. En choisissant la bonne solution d'étiquetage, votre entrepôt sera plus facile à naviguer, le prélèvement et l'emballage seront rationalisés et l'efficacité organisationnelle sera globalement stimulée. – Shelly Stazzone, Comment organiser un entrepôt :un guide étape par étape pour une organisation efficace de l'entrepôt , Camcode ; Twitter :@Camcode

4. Créez un processus de gestion et de suivi de l'équipement qui aidera votre exploitation à atteindre ses objectifs. « Selon le Département américain des transports, la première étape d'un processus de gestion des actifs physiques consiste à établir des politiques organisationnelles, y compris des objectifs stratégiques et des budgets. Cela aide à déterminer les besoins futurs d'une entreprise. La deuxième étape consiste à collecter et à analyser l'inventaire et les performances des actifs actuels. La différence entre l'endroit où l'entreprise veut être et l'endroit où elle se trouve aujourd'hui est le déficit d'actifs stratégiques de l'entreprise, qui indique où l'entreprise doit apporter des améliorations. La troisième étape consiste à évaluer les alternatives pour combler ces lacunes. La dernière étape consiste à surveiller en permanence la performance des actifs et à réajuster la composition de l'actif au besoin. » – Chirantan Basu, Fonction organisatrice de la gestion des actifs physiques , Chron; Twitter :@houstonchron

5. Prenez des décisions organisationnelles fortes qui sont faites pour rester. « Traduire un ensemble de priorités de fabrication en un ensemble approprié d'usines, de personnes et de politiques nécessite des ressources, du temps et de la persévérance de la part de la direction. Comme nous l'avons mentionné précédemment, la majeure partie des actifs de la plupart des entreprises (capital, humain et de gestion) se trouve dans le secteur manufacturier. De plus, ces actifs ont tendance à être massifs, fortement interdépendants et à longue durée de vie, en comparaison avec le marketing et la plupart des actifs financiers. Par conséquent, il est difficile de les rediriger et le « réglage fin » est presque impossible. Une fois qu'un changement est effectué, son impact se fait sentir dans tout le système et ne peut pas être annulé facilement. – Robert H. Hayes et Roger W. Schmenner, Comment devriez-vous organiser la fabrication ? , Revue de Harvard business; Twitter :@HarvardBiz

6. Choisissez un processus organisationnel visuel simple à mettre en œuvre et à comprendre. " Il existe un certain nombre de méthodes existantes pour organiser les outils. Cela peut être par type d'outil, par type de travail (en supposant que cette différenciation peut être facilement faite) ou même par ordre alphabétique si vous avez une sélection particulièrement large. Différentes catégories peuvent être stockées dans différentes zones, ce qui permet une localisation facile. » – Moira Van Den Akker, Manières simples de gérer votre inventaire de coffre à outils , Constructible; Twitter :@TrimbleMEP

7. Identifiez et éliminez vos « actifs fantômes ». « Un actif « fantôme » est un bien qui est perdu, volé ou inutilisable, mais qui est toujours répertorié comme une immobilisation active dans le système… Les actifs fantômes qui ne sont pas identifiés peuvent entraîner une perte de productivité car les actifs manquants ou inutilisables ne sont pas disponibles en cas de besoin. . Les budgets d'investissement sont rendus inadéquats parce que la direction n'est pas au courant des actifs critiques qui doivent être remplacés. » – Meilleures pratiques pour les gestionnaires d'immobilisations , Logiciel Sage ; Twitter :@SageNAmerica

Logiciel de suivi des actifs et bonnes pratiques de sélection des balises

8. Avant de sélectionner votre logiciel, réfléchissez d'abord à vos options. « Les gestionnaires d'immobilisations peuvent mettre en œuvre les meilleures pratiques en sélectionnant le système de suivi des actifs approprié pour leurs organisations. Parmi les outils à considérer pour un contrôle total du cycle de vie des actifs figurent les logiciels de comptabilité des immobilisations, les solutions d'inventaire, les rapports personnalisés et les solutions de comptabilité de projet. Lors de l'évaluation des solutions logicielles, une attention particulière doit être accordée à l'intégration entre les applications d'immobilisations ainsi qu'avec d'autres solutions financières, telles que le grand livre, afin de gagner du temps supplémentaire et d'éliminer la possibilité d'erreurs de ressaisie de données. – Avantages de la mise en œuvre d'une solution d'immobilisation qui inclut le codage à barres, la numérisation , Web informatique ; Twitter :@ITWeb

9. Déterminez l'équipement qui doit être étiqueté à des fins de suivi. « Presque tous les types d'équipements peuvent être étiquetés, et les étiquettes sont fabriquées à partir de différents types de matériaux pour leur permettre de résister à l'environnement dans lequel votre équipement est utilisé. Les étiquettes d'inventaire contiennent généralement un code-barres qui permet d'attribuer à chaque équipement un numéro d'identification unique pour vous aider à localiser facilement son emplacement, accéder aux calendriers de maintenance, déterminer l'état de l'équipement, et plus encore en scannant simplement l'étiquette permanente de l'équipement. L'utilisation d'étiquettes d'inventaire réduit également le risque de perte d'équipement par erreur humaine ou vol. » – Shelly Stazzone, Meilleures pratiques de suivi des équipements :balises d'inventaire et logiciels, planification de la maintenance, etc. , Camcode ; Twitter :@Camcode

10. Tenez compte de vos investissements actuels dans le suivi des équipements. « Il est crucial que vous sélectionniez un système compatible avec vos technologies existantes – par exemple, certains ne fonctionnent que sur certains appareils ou systèmes d'exploitation. Vous devez examiner vos systèmes actuels et évaluer si le système de gestion des commandes en ligne peut s'y intégrer. – Jodie Green, Comment sélectionner le bon système de gestion des stocks en ligne , Fleximiser ; Twitter :@fleximize

11. Déterminez l'équipement supplémentaire qui sera nécessaire pour suivre vos actifs. "Il existe de nombreuses façons différentes de suivre l'inventaire, il est donc important de savoir quelle méthode vous utiliserez. Vous pouvez suivre le stock à l'aide de codes-barres, de la sérialisation, des étiquettes RFID, du contrôle des lots et de la mise en kit. Non seulement il existe de nombreuses méthodes, mais certaines fonctionneront mieux avec des processus d'inventaire particuliers. C'est pourquoi vous devez décider d'une méthode avant de commencer votre recherche d'un système d'inventaire. Tous les systèmes n'ont pas la capacité d'utiliser tout le suivi, en particulier sur les marchés des bureaux de taille moyenne à petite. Forcer vos processus d'inventaire à s'adapter à un système peut être problématique et coûteux. Pour éviter cela, définissez quelle méthode de suivi fonctionnera le mieux avant de commencer votre recherche.

« Selon votre choix, vous devrez peut-être acheter le matériel et les scanners. Vous voulez vous assurer que les scanners que vous choisissez sont utilisables avec votre système. Si vous sélectionnez vos scanners après votre système, ils peuvent ne pas être compatibles. Ou bien, les scanners compatibles peuvent ne pas convenir à vos besoins. Comme vous pouvez le constater, il est important de prendre ces décisions avant de commencer votre recherche. » – 5 conseils pour sélectionner le bon système de gestion des stocks , Araignée claire ; Twitter :@clearspider

12. Assurez-vous qu'au minimum, votre logiciel de suivi d'équipement inclut ces fonctionnalités. « … vous devez noter celles dont vous avez vraiment besoin, ainsi que celles dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir et oublier les fonctionnalités non pertinentes. Il convient également de noter que votre logiciel de point de vente peut avoir toutes les fonctionnalités de gestion des stocks dont vous avez besoin déjà intégrées, alors assurez-vous simplement de ne pas doubler votre logiciel.

• Pôle central : Assurez-vous que votre logiciel agira comme un "hub central" entre tous les points d'achat, y compris les magasins en ligne et plusieurs emplacements physiques.
• Données en temps réel : Ceci est particulièrement important si vous exploitez plusieurs magasins ou gérez plusieurs entrepôts.
• Convivialité : Vous devez tester tous les logiciels gratuitement et vous assurer que vos employés sont à l'aise de les utiliser avant de les acheter. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'argent à long terme.
• Sécurité : Vos données doivent être sauvegardées en ligne dans le cloud et non stockées localement.
• Assistance technique et formation : Vous devez demander à votre fournisseur si la mise en œuvre, le support et la formation sont inclus. Cela peut représenter un coût supplémentaire important si ce n'est pas le cas.
• Intégration matérielle : Le logiciel fonctionnera-t-il avec votre ordinateur, votre système d'exploitation et vos scanners de codes-barres/RFID ?"

– Amanda Layton, professionnelle du marketing numérique chez PrognoStore, Le guide ultime pour choisir un logiciel de gestion des stocks , Le blog PrognoStore ; Twitter :@PrognoStore

13. Utilisez un numéro d'identification unique pour chaque pièce d'équipement. "Il est important de garder à l'esprit que vous devez éviter d'utiliser le numéro de série de l'équipement lors de la création d'une étiquette d'inventaire ou d'une étiquette de code-barres. Les numéros de série peuvent être dupliqués et les utilisateurs seront confus lorsqu'il deviendra impossible de distinguer deux actifs dans un système de suivi des actifs. La solution consiste à utiliser un numéro d'identification unique pour chaque équipement afin de ne pas avoir de numéros identiques. Vous préserverez l'intégrité de vos données et disposerez d'informations complètes et précises sur l'équipement en temps réel lorsque vous choisissez d'utiliser un numéro d'identification unique pour votre équipement. – Shelly Stazzone, Meilleures pratiques de suivi des équipements :balises d'inventaire et logiciels, planification de la maintenance, etc. , Camcode ; Twitter :@camcode

14. Avant d'acheter un système de gestion d'actifs, demandez une démo gratuite. "Vérifiez si un essai gratuit ou une démonstration est fourni par l'entreprise. Demandez-le et essayez d'obtenir la démonstration dans les mêmes conditions (configuration matérielle et logicielle identique à celle que vous utiliserez dans votre organisation). – Mungara Chinratan, 6 conseils pour choisir le bon logiciel de gestion d'actifs, secteur de l'apprentissage en ligne; Twitter :@elearningindustry

15. Recherchez des fonctionnalités d'enregistrement et de départ faciles. "Une fonction d'enregistrement/de départ facile à utiliser peut grandement améliorer la précision et réduire le temps passé à distribuer et à recevoir des actifs. Recherchez un logiciel qui remplit automatiquement les champs pour l'enregistrement/le départ avec une fonction de « recherche rapide » qui recherche votre base de données par étiquette d'actif, actif, fournisseur, client ou employé. Certaines offres logicielles vous permettent d'utiliser une seule transaction lors de l'enregistrement/de la sortie de plusieurs actifs à plusieurs cessionnaires - un grand avantage pour les berceaux à outils, les écoles et les unités d'intervention d'urgence avec un grand nombre d'actifs qui doivent être régulièrement enregistrés/sortis à plusieurs utilisateurs." – Brian Sutter, 14 choses à rechercher lors du choix d'un logiciel de gestion des actifs pour votre entreprise , Business2Community ; Twitter :@b2community

16. Déterminez quelles pièces d'équipement ont besoin d'étiquettes d'inventaire. "Répondre aux questions suivantes peut vous mettre sur une voie bien définie pour étiqueter vos actifs :

1. Quels outils présentent un plus grand risque de vol ou d'égarement ?
2. Quels éléments sont les plus utilisés ?
3. Y a-t-il un risque que des instruments passent d'un service à l'autre ?

« Une fois que vous avez répertorié tous les actifs qui correspondent aux critères, vous pouvez mieux comprendre les éléments à étiqueter. Cela pourrait, par exemple, inclure des appareils portables qui peuvent être facilement perdus d'un endroit à l'autre, ou des articles très demandés. Les équipements les plus fréquemment étiquetés sont les ordinateurs portables, les smartphones et les imprimantes. Selon la taille de l'entreprise, ces éléments peuvent représenter des investissements en capital coûteux qui ne sont pas facilement remplaçables. Outre leur valeur monétaire, les ordinateurs portables et les disques durs contiennent souvent des informations confidentielles auxquelles le personnel non autorisé ne doit à aucun prix accéder. Pour cette raison, il devient crucial d'étiqueter tout actif qui doit être protégé et suivi tout au long de son utilisation. » – Meilleures pratiques d'étiquetage des actifs :un guide pour l'étiquetage des actifs de l'entreprise , Inventaire de bureau EZ ; Twitter :@officeinventory

17. En cas de doute, choisissez le code-barres. « Les numéros de série sont souvent dupliqués, endommagés ou indisponibles pendant le processus d'inventaire. Le format du numéro de série varie considérablement selon le fabricant, ce qui n'est pas propice à un identifiant de clé de base de données. La collecte des numéros de série est sujette à l'erreur humaine et à l'interprétation. Les numéros de série comportent souvent des caractères spéciaux non alphabétiques ou non numériques (#, -, %).

"Bien que le numéro de série soit un point de données clé pour tous les actifs, il ne doit pas être utilisé comme point de données standard à des fins de suivi et de rapport isolément. Le codage à barres est la voie privilégiée. Cela permet d'avoir un identifiant clé cohérent pour tous les actifs dans un format standard. Les codes à barres permettent également un inventaire plus contrôlé. Les balises peuvent être suivies et les actifs confirmés visuellement ainsi que capturés dans l'inventaire. » – David Foxen, Guide rapide du suivi des ressources matérielles , L'examen de l'ITAM ; Twitter :@itamreview

18. Découvrez les avantages de l'utilisation de systèmes de suivi pour les équipements lourds. "Un équipement lourd qui vous permet de savoir où il se trouve quand il sera de retour, combien de carburant il utilise et quand est-il temps d'aller chez le médecin? Sans oublier de contribuer aux rapports et de faire des livraisons sur place sans avoir à prendre de pause café ? En plus de réduire le temps désormais consacré à la coordination et à la collecte de données par le personnel, cet équipement « intelligent » peut également aider les responsables à prendre des décisions concernant les clients à cibler et les horaires de travail, ce qui signifie non seulement un gain de temps, mais également davantage de bénéfices. Certaines querelles télématiques exclusives entre fabricants se poursuivent, de sorte que tous les accès à toutes les données d'équipement n'existent pas encore, mais les responsables doivent se préparer à un scénario de site dans un futur proche où une grande partie du travail est effectuée par des machines autrefois "stupides". – Comment le suivi des équipements de haute technologie change la construction , Raken ; Twitter :@RakenApp

19. Rendez votre équipement moins vulnérable au vol. " Faites inscrire le nom et l'adresse de votre entreprise sur vos équipements et vos outils. Cela permettra une identification correcte de votre équipement et dissuadera également les voleurs de voler votre équipement. Si votre équipement est inscrit, il est identifiable, ce qui le rend moins désirable. – Comment lutter contre le vol d'équipement de construction , LiveViewGPS ; Twitter :@latracker

20. Suivez les outils qui réparent votre équipement. « Des données de suivi efficaces des outils s'accumuleront au fil du temps, et les responsables pourront identifier les employés qui pourraient avoir besoin de plus de formation ou qui utilisent mal l'équipement. Prusha affirme que le suivi des outils est une priorité dans la fabrication, où des outils spécifiques sont utilisés pour réparer les actifs tout au long d'une chaîne de production. En revanche, les gestionnaires d'installations peuvent négliger ce processus plus souvent, car ils ont tendance à utiliser des équipements non spécifiques, tels que des tondeuses à gazon, des brosses ou des perceuses. Quelle que soit la taille de l'organisation, le suivi des outils les plus critiques pour les tâches quotidiennes offre une meilleure surveillance. » – Brock Prusha, analyste principal des systèmes pour le fournisseur de GMAO MAPCON, comme l'a dit à Taylor Short, Gestion des outils avec une GMAO :avantages et meilleures pratiques , Conseils logiciels ; Twitter :@softwareadvice

21. Exécutez des rapports périodiques sur l'utilisation des actifs pour un suivi plus concentré. « L'exécution réussie des opérations commerciales quotidiennes n'est possible que grâce à une solide gestion des actifs. Afin d'assurer des activités de travail fluides, il est crucial de noter la consommation d'actifs. Cela peut être fait en générant un rapport d'utilisation des actifs qui utilise le suivi de l'historique d'utilisation et les enregistrements d'enregistrement et de sortie. Il aide les entreprises à définir des seuils d'approvisionnement en stocks et à faire tourner l'équipement pour la longévité si nécessaire.

« Plus important encore, le suivi de la consommation via des rapports d'utilisation vous permet d'automatiser l'approvisionnement. Cela garantit que vous ne serez pas confronté à des retards dus à des pénuries. Le suivi des tendances d'approvisionnement mois par mois à l'aide de tels rapports peut réduire considérablement les frais généraux administratifs de votre entreprise. » – Momina Sohail, Les rapports de suivi des actifs les plus cruciaux que vous devriez exécuter , Conseils technologiques ; Twitter :@Technology_Adv

22. Assurez-vous que votre logiciel de suivi des équipements est suffisamment flexible pour faire des distinctions catégorielles importantes. "Vous devez être en mesure de suivre les choses que vous ne possédez pas à côté de celles que vous possédez et de rendre compte de l'utilisation comparative. Ces données sont très utiles pour vous aider à décider s'il vaut la peine d'ajouter des articles supplémentaires à votre propre flotte. – Logiciel de suivi des actifs – Meilleures pratiques pour la gestion des équipements , Wynne; Twitter :@wynnesystems

23. Renforcez la culture de responsabilité de votre entreprise. "Le suivi des actifs ajoute un niveau de responsabilité plus élevé à toute entreprise. Lorsque les responsables sont en mesure de conserver des enregistrements détaillés du moment où certains actifs sont utilisés et de qui les a utilisés, vous obtenez de nouvelles informations qui peuvent être utilisées pour résoudre des problèmes préexistants. Par exemple, vous pouvez apprendre que vous perdez régulièrement des produits dans l'entrepôt A. Après avoir examiné la question, vous constatez qu'à chaque fois que le nouveau sélecteur est envoyé à cet endroit, quelque chose finit par manquer.

"Sans suivi des actifs, vous n'avez peut-être jamais remarqué que cela se produisait. L'augmentation de la responsabilité globale de votre système décourage également le mauvais traitement des actifs par les employés. Lorsque les employés savent qu'ils sont tenus responsables des actifs, ils en prennent mieux soin. » – Dominique Robinson, Comment savoir si votre entreprise a besoin d'un logiciel de suivi des actifs , SkuVault; Twitter :@SkuVault

24. Sélectionnez un système basé sur le cloud pour le suivi de l'équipement en déplacement. « Les solutions logicielles basées sur le cloud complètent les fonctionnalités d'automatisation en offrant aux équipes plus de flexibilité quant au moment et à la manière dont elles effectuent leur travail. Plutôt qu'un système sur site ou sur des appareils, une plate-forme basée sur le cloud garantit que les membres de l'équipe peuvent enregistrer et mettre à jour les données à tout moment, n'importe où. De plus, les systèmes hébergés dans le cloud permettent aux équipes de collaborer en temps réel, plutôt que d'attendre l'envoi de la dernière version. Enfin, trouvez une précision accrue avec les programmes cloud et assurez-vous qu'il n'y a qu'un seul enregistrement de la vérité. – Gestion des stocks 101 : de l'inventaire simple à la gestion basée sur le cloud , Feuille intelligente; Twitter :@smartsheet

Comment mettre en œuvre un programme de suivi des équipements

25. Tirez le meilleur parti du suivi de votre équipement en fusionnant les systèmes. « Les alternatives logicielles pour gérer votre système d'inventaire vont des téléchargements de logiciels gratuits aux solutions de tableur que vous développez vous-même, en passant par les gestionnaires d'inventaire commerciaux autonomes et basés sur le cloud. Vous pouvez même avoir un logiciel personnalisé conçu expressément pour votre entreprise. Si vous souhaitez incorporer un logiciel d'inventaire avec des progiciels de comptabilité, vos options seront réduites, bien que certains progiciels de comptabilité aient des fonctionnalités d'inventaire de base intégrées, de sorte que vous disposez peut-être déjà d'une capacité de logiciel d'inventaire. Vérifiez que le progiciel que vous envisagez peut gérer suffisamment d'articles d'inventaire pour répondre à vos besoins. – Scott Shpak, Comment mettre en place un système d'inventaire pour une entreprise de fabrication , AZ Central ; Twitter :@azcentral

26. Lors de la mise en œuvre, décidez d'un système d'unités unifié. "Les unités de mesure, des choses comme" pcs "" ea "" lbs "" sacs "etc… donnent un sens aux quantités et elles appartiennent à leur propre place, en dehors des descriptions et des champs de quantité numérique. L'utilisation d'unités de mesure bien créées et cohérentes facilitera la compréhension des niveaux de stock, des quantités expédiées et des quantités commandées. – Notions de base sur l'inventaire – Gestion des stocks , Clairement Inventaire ; Twitter :@clearinventory

27. Sélectionnez les solutions de numérisation les plus adaptées aux mobiles. "Que vous travailliez dans un environnement au rythme rapide, à l'extérieur ou dans un grand entrepôt, disposer d'un lecteur de codes-barres robuste est essentiel à votre réussite. Les principales différences entre les scanners standard et robustes sont que les premiers sont construits avec des joints complets pour les protéger contre la poussière et l'humidité. Ils ont également des poignées antidérapantes et ont souvent une résistance aux chutes de quatre à six pieds. – Meilleures pratiques de gestion des stocks , Systèmes ASAP ; Twitter :@ASAP_Systems

28. Préparez-vous au pire scénario avant implémentation logicielle. « Sauvegardez toutes vos données et stockez la sauvegarde dans un endroit sûr. Ce sera votre copie d'urgence des informations dans le cas peu probable où quelque chose tournerait mal. – Comment se préparer à la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des stocks :minimiser les perturbations , Zenventory; Twitter :@zenventory

29. Intégrez des options d'audit simples dans votre intégration logicielle. "Les auditeurs ne devraient pas avoir à patauger dans un océan de paperasse ou à se déplacer d'un endroit à un autre. Avec un système de gestion des stocks, ils ont toutes les informations dont ils ont besoin à portée de main. Que ce soit sur un ordinateur ou un appareil mobile, les données sont accessibles partout. Ce logiciel devrait également vous aider à maintenir le contrôle des stocks » – Les tenants et les aboutissants des systèmes de gestion des stocks , SelectHub ; Twitter :@SelectHub

Enregistrement de la maintenance et des réparations

30. Utilisez votre système de suivi de l'équipement pour suivre les réparations. « Le suivi des réparations est essentiel pour identifier les équipements chroniquement défectueux ou les opérateurs abusifs. Une simple feuille de calcul peut suffire, bien qu'une application spécialisée et sophistiquée de suivi des actifs puisse contrôler le travail dans l'atelier, la propriété, les calendriers de maintenance, les mises à niveau de programmation, les vérifications d'inventaire, l'installation et la maintenance structurelle. Vous pouvez le configurer pour les rapports de gestion des actifs et rendre les départements responsables de leurs actifs et contrôler l'accès. » – Suivi des actifs , Meilleure pratique P25 ; Twitter :@TaitRadio

31. Utilisez votre système pour concevoir un programme de maintenance. "Les entreprises obtiennent un retour sur investissement massif avec un système d'immobilisations de qualité qui peut calculer l'amortissement périodique (en utilisant une variété de méthodes, y compris l'amortissement linéaire et l'amortissement dégressif double), identifier le besoin d'entretien préventif afin d'étendre la durée de vie de l'immobilisation durée de vie, et un processus d'enregistrement et de sortie pour surveiller qui avait l'actif en sa possession en dernier, où il l'avait et pour quelle raison, empêchant la perte d'actifs due au vol, à l'oubli ou à l'incompétence. – Jay Schofield, Ce que vous devez savoir :gestion des immobilisations ou des stocks , ID système ; Twitter :@systemid

32. Utilisez votre outil de suivi des équipements pour suivre l'amortissement. "Habituellement, vous ne déclarez pas le coût total d'une immobilisation en un an. Au lieu de cela, vous amortissez la dépense pour tenir compte de la baisse de valeur de l'actif au fil du temps. Vous déclarez des parties du coût total sur un nombre fixe d'années. Vous devez suivre l'état d'amortissement de chaque immobilisation pour savoir quoi déclarer sur votre déclaration de revenus d'entreprise. » – Amanda Cameron, Gestion des immobilisations pour les petites entreprises , Logiciel Patriot ; Twitter :@patriotsoftware

33. Soyez clair sur la signification des différentes stratégies de cycle de réparation. « Idéalement, la maintenance préventive ou de routine est planifiée et effectuée via un système de suivi des actifs pour prévenir ou prévoir le besoin de réparations ou de remplacements complets de l'équipement. Alternativement, la maintenance corrective ou d'urgence se produit lorsqu'il y a un besoin soudain de réparation ou de remplacement.

"La maintenance peut inclure, mais n'est pas limitée à :

1. Inspections régulières des actifs
2. Effectuer les réparations nécessaires sur les actifs pour assurer une fonctionnalité complète
3. Remplacement de l'équipement qui ne peut plus être utilisé
4. Visibilité de l'historique des réparations de l'équipement à des fins comptables"

– Maintenir la maintenance pour le suivi des actifs , Blog Barcloud; Twitter :@ASAP_Systems

34. Prenez l'habitude d'ajouter des données d'utilisation de l'équipement à vos dossiers généraux. « Chaque entreprise investit une grande quantité de capital dans son équipement. Les outils et les machines de haute qualité ont tendance à moins tomber en panne et à fonctionner plus longtemps. Mais cela ne signifie pas que vous ne surveillez pas rigoureusement leur utilisation. Une façon de le faire est de suivre quand et où votre équipement est utilisé. Cela peut être facilement fait grâce à la tenue de registres d'entretien de l'équipement en étiquetant tous vos outils. Cela consiste essentiellement à lier votre inventaire officiel à un logiciel en ligne. Ce logiciel est un point d'accès unique à l'information pour tout le monde sur votre lieu de travail. Chaque fois qu'un employé vérifie l'utilisation d'une machine, celle-ci est instantanément mise à jour dans le système. Lorsque vous savez où se trouvent vos outils, il devient plus facile d'enregistrer leur historique d'utilisation pour prévoir les tendances et les modèles futurs. – Qu'est-ce que la tenue de registres de maintenance de l'équipement et comment l'optimiser , Inventaire de bureau EZ ; Twitter :@officeinventory

35. Automatisez les calendriers de maintenance et d'entretien de vos équipements. « Les solutions EAM/GMAO offrent une gestion de la maintenance et une tenue des registres plus complètes, ce qui favorise une plus grande longévité des pièces et est généralement nécessaire pour atteindre la conformité réglementaire. La sérialisation facilite grandement la surveillance et la gestion des activités et des historiques de maintenance, et de meilleures solutions prennent en charge des fonctionnalités améliorées telles que l'intégration avec des appareils mobiles pour les rapports d'activité de maintenance. La possibilité d'automatiser la planification, y compris la gestion de la planification basée sur les ressources, garantit que le travail est effectué selon les besoins.

« De plus, les usines acquièrent un meilleur contrôle sur les travaux de réparation grâce à leur capacité à enregistrer et à analyser les incidents et les intervalles de réparation. Les analyses historiques des dossiers d'entretien et de réparation peuvent également aider l'organisation à suivre les performances de pièces spécifiques par rapport aux attentes. – Mike Edwards, fondateur d'AssetOptics, 4 conseils pour une meilleure gestion des stocks , Usine fiable ; Twitter :@NoriaCorp

36. Intégrez la gestion de la maintenance à votre plan de gestion des actifs. « Bien que la gestion de la maintenance et la gestion des actifs soient techniquement différentes, elles sont toujours interdépendantes et fonctionnent bien ensemble. La gestion de la maintenance permet de guider efficacement les performances physiques des équipements et des activités de maintenance, tandis que la gestion des actifs permet d'analyser toutes les données du travail nécessaire pour effectuer les actifs eux-mêmes.

"La gestion des actifs aide à identifier et à hiérarchiser le travail nécessaire pour des actifs spécifiques, non seulement pour le retour sur investissement de l'actif, mais également pour analyser et coordonner stratégiquement avec le travail sur d'autres opportunités." – Quelle est la différence entre la gestion des actifs et la gestion de la maintenance , Micromain ; Twitter :@micromaincorp

37. Tenez toujours compte de la météo lors de la formulation d'un programme d'entretien. « Il est important de tenir compte des conditions météorologiques et du site dans votre plan de maintenance. Parce que les conditions météorologiques et les conditions du site changent la fréquence et le moment où l'entretien des équipements de construction doit être programmé. Dans les endroits où le sol est acide ou salé, il est important d'en tenir compte dans votre plan d'entretien. Sinon, des parties importantes de l'équipement pourraient finir par rouiller ou se corroder et entraîner des besoins de maintenance inattendus. – Rachel Novotny, Entretien des équipements de construction :à quelle fréquence et quand planifier , eSUB ; Twitter :@eSUBinc

38. Économisez de l'argent en analysant les données de performance clés de votre équipement. « L'un des principaux avantages d'une solution logicielle de maintenance concerne les données. Toutes les données actuelles et historiques liées aux actifs et à la maintenance sont facilement accessibles en un seul endroit.

“’That gives contractors a powerful tool for managing day-to-day maintenance processes, monitoring KPIs, and making strategic ownership decisions like when it is more cost effective to replace an asset versus continuing to maintain it’,” says Kane.” – John Kane, product manager at B2W Software, as quoted by Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers , Conexpo Con/Agg; Twitter:@conexpoconagg

39. Put your equipment on a preventative maintenance track instead of a corrective one. “Equipment failures can shut down part of your plant or even your entire facility. Operations will cease until you can fix the equipment issue. Preventive maintenance helps you catch potential problems before they become major failures, whereas corrective maintenance relies on fixing issues after they’ve already caused disruptions.

“With a PM system in place, you can perform maintenance tasks and fix potential problems on your terms. You can choose to address the issue at a time when you don’t need to use the equipment in question, such as at night, on the weekend or during another time when activity is slow. You can also shut down small parts of your operations one at a time, so your business never has to come to a complete stop. If you rely on corrective maintenance, you have no control over when you perform maintenance activities. Equipment could go down anytime, and chances are it won’t fail at a time that’s convenient for you. These failures will also likely take longer to fix than conducting PM activities would have.” – The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment , Cherry’s Industrial Equipment; Twitter:@CherrysInd180

40. Learn how to create an equipment downtime report using your equipment tracking software. “You know it’s frustrating to navigate through spreadsheets if your company still relies on manual asset tracking and reporting. Eliminate the need for spreadsheets (with thousands or rows of assets for each location) with a CMMS.

“When you implement a CMMS, you gain real-time visibility and insights that minimize downtime and reduce lost profits. You’ll gain the opportunity to organize all assets in one place in a hierarchical structure, rather than a list for an easy-to-scan downtime report. A CMMS allows you to add equipment to work orders as you populate them. From here, you can sort by overall asset, brand or lifecycle stage, or choose to see asset by location. In one click, you’re able to sort assets or locations by downtime to generate quick, data-driven reports for future decisions.” – Leah Garcia, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS , Maintenance Connection; Twitter:@maintconnect

How to Promote the Importance of Equipment Tracking to Employees

41. Educate your staff on your new equipment tracking system. “While having a system in place is important, it is just as important that you and your team understand how to use it effectively. Set aside time to familiarize yourself with the software, including its settings, filters, attributes, and understand how to generate reports so you can review important information.

“If there is something you or your colleagues don’t understand or want to learn about, it is important that you have a service provider that has a technical support team that is able (and wanting) to meet your needs. Their team should be able to provide you with useful tips and advice — or point you to a place where you can find those things — to help you get the most out of your system.” – Brian Dziuk, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018 , RasTrac; Twitter:@RasTrac_GPS

42. Implement strict post-training followups. “Instruction is only part of a successful training regiment. Following up with your staff after their training, while they are using the asset tracking system, can help you ensure that they are using it correctly.

“It’s important for several reasons. First, if there are substantial training-related challenges in using the system, it’s a good opportunity to decide whether additional training is needed. Also, it will help you to determine the effectiveness of the training itself and gives you the opportunity to re-evaluate it and make modifications to the curriculum if necessary. Finally, it lets you conduct performance assessments, and will let you know whether or not the staff responsible for using the asset tracking software are doing so in the most productive and efficient way possible.” – 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools , Supply Chain Services; Twitter:@SupplyChainSvcs

43. Train your staff to beware of inefficiencies like duplication. “One of the most valuable keys in proper asset management is identifying and eliminating sources of waste. Identify where defects or errors are being introduced into your equipment asset management program. Where can human error influence the quality of decisions made in maintaining assets? With regards to an oil analysis program, sample collection technique, information transcription and information setup can all impact the accuracy of test results.

“Identify where duplication of work is occurring. The use of inefficient, duplicated or overlapping routes to collect predictive maintenance information may result in much time wasted. Entry of information into multiple databases or by multiple people may also be a potential source of error if not administered correctly.” – Kent Knight, Equipment Asset Management:6 Key Factors for Success , Reliable Plant; Twitter:@NoriaCorp

44. Put your equipment tracking protocol in writing. “The people who work with your stock and use your inventory system are the most critical element in establishing a pretty good inventory management system. You must make sure that these people know what to do with items that are received, taken from stock, reserved for future use, required for production, or who is responsible for making certain transactions, etc… In some cases this may only be one or two people, but there’s nothing wrong with writing down your policies and making sure they get followed. If you or the people you work with aren’t consistent about the way inventory is handled, it won’t matter what software you use, you will only experience frustration and failure.” – Inventory Basics – Inventory Management , ClearlyInventory; Twitter:@clearinventory

45. Use equipment tracking to bolster employee accountability. “When trying to shift employee attitudes regarding equipment responsibilities, it always works better to let them know how tracking assets can benefit individual crewmembers as well as the business. For example, explain how GPS tracking can eliminate time-consuming paperwork and provide more accurate data.

“Provide actual examples of how asset tracking directly benefits employees. This can include everything from getting the right vehicles to the job site at the right time to improving driver safety, recovering stolen vehicles and more. It also helps to get employees involved in the implementation and use of asset tracking. When this becomes part of their daily routine, they will naturally take more accountability for the care and proper use of the equipment.” – Greg Arlen, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability , Tenna; Twitter:@Tenna_Co

46. Don’t let employees’ sticky fingers hurt your bottom-line. “Un-reclaimed, unused laptops, smart phones, and software licenses increase IT costs unnecessarily. Aside from new employees taking assets with them, in many organizations poorly tracked assets, including their installed software, simply lie unused in drawers and closets. Even actively used hardware assets often contain software that is paid for but rarely used. These organizations end up purchasing new assets unnecessarily and often pay significant taxes on their unused assets.” – Automating Employee Asset Lifecycle Management , LANDesk; Twitter:@LANDeskSoftware

47. Provide employees with the trackable equipment they need, starting on day one. “Making sure employees have what they need to do their jobs on day 1 is a critical function of new employee onboarding, yet it’s actually an employee lifecycle process:roles change, new assets must be issued, retired assets must be recovered.” – Employee Onboarding , Assets@Work

48. Ensure that all new employees are added to the updated digital equipment list. “A list should be generated and supplied to an IT asset manager. When assets are returned, a confirmation interface or email should be sent that will trigger the automated process to update the asset management database.” – Marcel Shaw, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users , Ivanti Blog; Twitter:@Golvanti

49. Make performance goals known to your employees. “Organizational policies may be thought of as a broad overlay to the process. Nonengineering, noneconomic factors that reflect an agency’s values, perceptions, and predispositions may modify performance-based decisions. For example, established policies, or ‘rules of thumb,’ may direct an agency to select an investment alternative based on historic practice or other reasons. Also, management may assign noneconomic resource constraints to some asset components.

“The key to establishing performance goals is determining user priorities, values, and standards related to areas such as ride smoothness and overall level of service; travel time; overall system mobility; accessibility to the system; and availability of facilities. Goals may be defined in terms of the percentage of assets that meet specified performance levels, as one example.” – Asset Management Overview:Strategies for Implementation , U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration; Twitter:@USDOTFHWA

50. To further tracking optimization, each piece of equipment should have an established ‘owner’. “An owner is normally assigned at an executive or senior-management level within an organization, such as director or vice president. An owner doesn’t legally own the asset assigned to him or her; the owner is ultimately responsible for safeguarding assigned assets and may have fiduciary responsibility or be held personally liable for negligence in protecting these assets under the concept of due care.” – Lawrence C. Miller, Peter H. Gregory, Determine and Maintain Ownership for Asset Security , Dummies; Twitter:@For Dummies