Comment formater correctement les balises d'actif :normes réglementaires et autres considérations

Les étiquettes d'inventaire sont un outil crucial pour les entreprises qui suivent et gèrent des actifs coûteux. Bien qu'il existe une variété d'options de formatage pour les balises d'inventaire, le format spécifique des balises d'inventaire qui convient le mieux à une entreprise peut ne pas être le plus adapté à une autre. Le meilleur format dépend de plusieurs facteurs, tels que le type d'actifs suivis, la séquence de numérotation et/ou les symbologies de code-barres utilisées pour le suivi d'autres actifs de l'entreprise (si d'autres actifs sont déjà suivis) et d'autres considérations.

Normes réglementaires

De plus, certaines industries ont des normes qui régissent la façon dont les actifs et l'inventaire physique doivent être étiquetés pour assurer la cohérence et rationaliser le processus de transition des actifs ou des données entre les organisations. Par exemple, GS1 publie des normes pour le secteur de la vente au détail, ainsi que pour les fabricants et les fournisseurs, y compris des normes générales et des normes spécifiques axées sur l'identification, la capture, le partage et l'utilisation des données afin d'améliorer la collaboration mondiale.
L'alimentation et La Drug Administration (FDA) identifie la norme d'étiquetage des fournisseurs de codes à barres de l'industrie de la santé (HIBC SLS) comme norme de données pour l'identification unique des dispositifs (UDI), une norme élaborée par le Health Industry Business Communications Council (HIBCC). La réglementation de la FDA exige que les dispositifs soient étiquetés avec un identifiant de produit ainsi qu'un identifiant d'étiqueteuse, tel que le HIBC LIC. La Federal Highway Administration (FHWA), l'Environmental Protection Agency (EPA), l'Automotive Industry Action Group (AIAG) et diverses autres entités publient également des normes spécifiques à l'industrie qui traitent des procédures de formatage et d'identification requises pour divers types d'actifs industriels.
Ainsi, la première étape pour déterminer le formatage approprié pour vos étiquettes d'inventaire consiste à vous familiariser avec toutes les normes applicables de l'industrie, en particulier les normes qui stipulent les procédures d'identification des actifs ou les formats d'étiquettes requis.
Outre toutes les exigences applicables de l'industrie , il existe plusieurs options de mise en forme à prendre en compte pour les balises d'éléments :

• Légende (titre ou titre)
• Limite de caractères de texte
• Police
• Numérotation séquentielle
• Codage couleur
• Code-barres
• Logo de l'entreprise

Lisez la suite pour en savoir plus sur ces différentes options de formatage ci-dessous.

Légende (titre ou titre)

De nombreuses étiquettes d'inventaire utilisent un titre ou une légende qui indique "Propriété de", bien que dans de nombreux cas, il s'agisse d'un élément inutile, en particulier si le nom ou le logo de l'entreprise est imprimé ailleurs sur l'étiquette. Cependant, il existe d'autres légendes souvent utilisées pour les balises d'actif, telles que :

• Ne pas supprimer
• Danger !
• Loué par
• Installé par
• Étiquette de garantie
• Pour un appel de service
• Pour un appel commercial
• Numéro d'inscription
• N° de lot
• Date de service

Pour les actifs de grande valeur susceptibles d'être perdus ou volés, des légendes telles que "Récompense si trouvé" ou "Appel si trouvé" peuvent être utiles, ainsi que des légendes telles que "Ne pas supprimer". Des légendes telles que « Installé par » et « Pour un appel de service » peuvent être des informations utiles pour les actifs qui nécessitent un entretien périodique, ce qui permet aux employés de contacter plus facilement la bonne entreprise avec les bonnes informations pour organiser le service et remettre les actifs en état de marche dès que possible. le plus rapidement possible.

Limite de caractères de texte

La plupart des balises d'inventaire ont une limite de caractères de texte d'environ 24 caractères, ce qui est dû à l'espace restreint disponible. Les étiquettes d'inventaire sont généralement disponibles dans des tailles standard de 1,5 sur 0,75 pouces jusqu'à 2 pouces sur 1 pouce. Si vous avez besoin de caractères supplémentaires, cela peut être possible en réduisant la taille de la police; cependant, une police plus petite peut nuire à la lisibilité. Vous pouvez également envisager une étiquette d'inventaire personnalisée plus grande pour laisser suffisamment d'espace.

Police

La lisibilité est une considération importante lors du formatage des étiquettes d'inventaire. En plus de la taille de la police, le style de police peut avoir un impact majeur sur la lisibilité. La plupart des balises d'inventaire utilisent les polices Arial ou Helvetica, bien que d'autres options de police soient disponibles si une conception personnalisée est nécessaire.

Numérotation séquentielle

Les balises d'inventaire sont utilisées pour identifier et suivre les actifs, ce qui signifie que chaque actif doit avoir un numéro d'identification unique. Il existe une variété d'options de système de numérotation, allant d'un simple système de numérotation numérique séquentielle à une formule plus complexe qui inclut des préfixes pour identifier l'entreprise, le service, le fabricant ou même la date de fabrication ou le type d'actif.

Codage couleur

Une personnalisation supplémentaire de l'étiquette d'inventaire est possible à l'aide d'un code couleur. Le codage couleur peut être utilisé à la place d'un préfixe pour identifier un département ou un type d'actif, ou pour désigner autrement toute variable utile à l'organisation pour identifier et suivre les actifs.

Code-barres

De nombreuses étiquettes d'inventaire incluent des étiquettes de code-barres, qui permettent de numériser des étiquettes d'inventaire plutôt que de lire les étiquettes et de documenter les informations manuellement. Cela peut réduire considérablement les erreurs de documentation résultant d'erreurs humaines et peut également accélérer considérablement les processus. Plusieurs symbologies peuvent être utilisées pour le codage à barres, y compris les symbologies de codes à barres 1D et 2D. Les codes-barres peuvent être uniquement numériques ou alphanumériques, selon le système de codes-barres existant de l'entreprise et les exigences. Pour les industries fortement réglementées, des symbologies de code-barres spécifiques peuvent être requises selon les normes de l'industrie.

Logo de l'entreprise

L'impression du logo de l'entreprise sur les étiquettes d'actifs permet une reconnaissance instantanée de la propriété et, par conséquent, les actifs équipés de ces étiquettes sont moins susceptibles d'être volés ou falsifiés, ce qui améliore la sécurité. Comme mentionné, l'impression du logo de l'entreprise sur les étiquettes d'actif élimine également le besoin d'utiliser la légende ou l'espace du titre pour identifier l'entreprise en tant que propriétaire ou locataire de l'actif, libérant ainsi cet espace précieux pour d'autres informations importantes sur l'actif.
Bien qu'il y ait une variété d'options à considérer, il n'y a pas une seule bonne ou mauvaise façon de formater les étiquettes d'inventaire, mais il existe quelques meilleures pratiques qui, lorsqu'elles sont suivies, rendent les étiquettes d'inventaire plus utiles et pratiques, réduisant même le risque de vol et améliorant la sécurité. L'exception à cette règle est lorsqu'une entreprise est soumise aux réglementations et normes de l'industrie, qui peuvent stipuler des formats et des éléments spécifiques requis qui doivent être présents sur les étiquettes d'inventaire. Le meilleur plan d'action consiste à consulter un fournisseur expérimenté de solutions de suivi des actifs possédant l'expertise nécessaire pour vous guider dans la conception d'une solution d'étiquette d'inventaire personnalisée conforme à toutes les normes et réglementations applicables, tout en utilisant les meilleures pratiques établies pour vous assurer que vous obtenez le kilométrage le plus possible de votre investissement.